Memo rechtmatigheid EU-aanbestedingen

MEMO Datum

23 mei 2023

Aan

Rekeningcommissie

Van

College van Burgemeester en wethouders

Informant

Adriaan Sanders

Onderwerp

Rechtmatigheid EU-aanbestedingen

Inleiding Uit het accountantsverslag bij de jaarrekening 2022 blijkt dat bij naleving van de Europese Aanbestedingswetgeving rechtmatigheidsfouten zijn aangetroffen. Dit betreft specifiek het proces ‘inhuur van personeel’. Rechtmatigheidsfouten wegen mee in het oordeel van de accountant over het afgeven van zijn rechtmatigheidsverklaring. De nu geconstateerde fouten blijven beneden de door de raad vastgestelde controletolerantie waardoor de accountant naar verwachting ook dit jaar een goedkeurende controleverklaring verstrekt voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid. Om rechtmatigheidsfouten in de toekomst te minimaliseren hebben we het proces ‘inhuur van personeel’ inmiddels aangepast en aangescherpt. Aard en oorzaak van de geconstateerde fouten De bevindingen van rechtmatigheidsfouten zijn geconstateerd tijdens de verbijzonderde interne controle 2022. Bij deze onrechtmatigheden is niet de juiste procedure gevolgd. In deze gevallen is het drempelbedrag met betrekking tot de levering van diensten volgens Europese aanbestedingswetgeving overschreden. Wanneer personeel wordt ingehuurd kan dit op twee manieren, namelijk: - Via de inhuurdesk van de Talentenregio (waarbij wordt getoetst op fiscaal juiste contracten en rechtmatigheid) óf - Rechtstreeks bij een detacherings- of uitzendbureau.

Door de inhuur van personeel via de inhuurdesk te laten verlopen worden financiële onrechtmatigheden voorkomen. De geconstateerde fouten hebben dan ook betrekking op inhuur van personeel buiten de inhuurdesk om. In veel van de hierbij opgemaakte overeenkomsten zijn looptijd, verlengopties, aantal uren en/of uurtarief niet duidelijk opgenomen. Hier ligt dan ook een duidelijk verbeterpunt. De accountant adviseert in het accountantsverslag dan ook om personeel in te huren via de inhuurdesk om in de toekomst financiële onrechtmatigheden te voorkomen. Doorgevoerde verbeterpunten en huidige werkwijze vanaf 2023 Het onderwerp inhuur personeel heeft de afgelopen maanden in de ambtelijke organisatie meer aandacht gekregen, mede door de bevindingen vanuit de verbijzonderde interne controle. Aanpassing in het proces ‘inhuur personeel’ en de verantwoordelijkheid van managers hierin is besproken. Nu wordt zoveel als mogelijk ingehuurd via de inhuurdesk. Inhuur buiten de inhuurdesk kan incidenteel nodig zijn om toch die specifieke kennis en kunde in huis te halen of te behouden in een steeds krappere arbeidsmarkt. Hierbij is het zaak dat de af te sluiten overeenkomsten vooraf door domein bedrijfsvoering zijn getoetst op Europese aanbestedingsregels.

Risico’s met betrekking tot het eventueel niet voldoen aan Europese aanbestedingsregels kunnen dan vooraf bewust worden afgewogen door management en/of college. Daarnaast blijven we via het periodiek uitvoeren van de verbijzonderde interne controle ook achteraf toetsen op eventuele onvolkomenheden. Door het nemen van deze maatregelen wordt het risico op aanbestedingsfouten zoveel mogelijk geminimaliseerd.