Memo klankbord raad 20220713

Inrichting Raad- en Trouwzaal. Memo n.a.v. klankbordgroep raad 20-6-22 Op maandag 20 juni heeft een eerste overleg plaatsgevonden met de klankbordgroep die vanuit de raad is aangesteld om adviezen te geven en mee te kijken met het toekomstige ontwerp voor de raadzaal en de vergaderzaal die zal worden gebruikt voor de raadsvergaderingen en rond-detafelgesprekken.. Aanwezigen: Monique Fidom - Raadslid voor Gemeentebelangen Ruben van der Woude – Raadslid voor CDA Ischa Detiger – Projectleider ’t nieuwe Raolter werken Peter van Savoyen – Raadslid voor Burgerbelangen Coen Knipping – Griffier gemeente Raalte (a.i.) Ralph Mulders (Groen Links) was afwezig. Naast de bijgevoegde presentatie (aan de hand waarvan Ischa heeft toegelicht waar we staan en wat al wel gedaan is) hebben we gezamenlijk gekeken naar de mogelijkheden en onmogelijkheden die de raad biedt. Hierbij zijn de volgende opmerkingen en ideeën naar voren gekomen: • Kijken naar de mogelijkheid om de pilaren weg te werken (visueel) of juist een Raalte kleur te gebruiken; • Raadzaal is kil en kaal, nergens is herleidbaar dat dit de raadzaal van de gemeente Raalte is, het zou elke willekeurige raadzaal van een gemeente kunnen zijn • Raad wil open en transparant zijn, wellicht connectie naar buiten maken • Voor de rond de tafel is een interruptiemicrofoon en het gebruik van de posten mogelijk niet wenselijk.

Dit maakt het formeel. Beter zou zijn een setting waarin het open gesprek mogelijk is, maar waarbij het gesprek wel wordt “opgenomen” en kan worden gestreamd. • Voor de rond-de-tafelgesprekken wordt de raadzaal als onpersoonlijk en afstandelijk ervaren. Het inspreken vergt veel “moed”. • Mogelijk kan het publiek worden omgedraaid (in de ruimte)? • Een van de grote muren en/of de vloer gebruiken om een pakkend beeld aan te brengen en lokaal beeld • Is de beeltenis (statieportret) nodig of kan het ook anders? • Is een tribune voor het publiek een optie/wenselijk voor beter zicht op wat zich afspeelt? • De “toeter” in het midden zou als scherm voor projecties (kunst/logo/informele presentatie) gebruikt kunnen worden; überhaupt is het te overwegen om dit als vast gegeven te hanteren. De opstelling zou dan ronder kunnen zijn waardoor iedereen elkaar in de ogen kan kijken en letterlijk en figuurlijk de afstand wordt verkleind tussen de fracties. • Deel van de formele vergadering kan gebroken worden door gebruik te maken van de eerder bedachte bank voor de stoelen zodat presentaties ook vanaf daar kunnen worden gevolgd (oordeelvormend deel) • Kleuren meubilair (zittingen zwart) helpt niet mee in sfeer.

• De trouwzaal zal meer een bijzondere vergaderzaal worden (standaard) en incidenteel als trouwzaal gebruikt worden; de bank in de raadszaal en mogelijke andere opstellingen zullen meer als mogelijkheid worden gebruikt om het formele gedeelte van de vergadering te breken en om evt. tegelijkertijd 2 rond de tafels te organiseren of verschillende commissievergaderingen.

Auteur

Ischa Detiger

Datum

woensdag 13 juli 2022

Versie

1.0

Kenmerk

MR20220713

Bijlage 1: Presentatie

2

Bijlage 2: Tekst RFPvE Voor de volledige beeldvorming is op de volgende pagina’s de tekst die op de Raad- en trouwzaal van toepassing is uit het eerder door de stuurgroep vastgestelde ruimtelijk en functioneel PvE opgenomen.

5. PUBLIEKE EN VERGADER RUIMTES 5.1. Vergaderruimtes Activiteiten en functie • Overleg met internen; • Overleg met externen; • Ronde tafelgesprekken vanuit de raad met betrokkenen uit de samenleving (12 keer per jaar); • ……… …… Wensen en behoeften ……. • Enkele van boven beschreven activiteiten vragen specifieke ruimtes, die met elkaar gecombineerd kunnen worden voor multifunctioneel gebruik • Er dienen minimaal 2 vergaderruimtes geschikt te zijn voor 16 of meer deelnemers, deze worden gebruikt voor ronde tafelgesprekken (van de gemeenteraad). De gesprekken in deze ruimtes moeten opgenomen kunnen worden; • …….. • Vergaderruimtes dienen multifunctioneel, creatief en representatief (netjes en van deze tijd) en inspirerend te zijn, gastvrij, uitnodigend qua sfeer. Er is behoefte naar een koppeling (qua thema/kleurstelling en of uitstraling met de gemeenschap/het dorp Raalte). ……..

5.3. Trouwzaal Activiteiten en functie • Het voltrekken van huwelijken Wensen en behoeften • De trouwzaal mag multifunctioneel ingericht worden zodat deze ook voor andere ontmoetingen (jubilea etc.) gebruikt kan worden; • Gezien de huidige staat, historie en uitstraling van de trouwzaal is het wenselijk om deze op de huidige plaats te behouden; • De trouwzaal moet feestelijk/speciaal zijn ingericht; • De trouwzaal moet beschikken over goede verlichting en geluidsapparatuur; • De trouwzaal biedt ruimte aan 42 bezoekers, het bruidspaar, de buitengewoon ambtenaar en een ondersteunende medewerker. Vloeroppervlakte • De trouwzaal heeft een oppervlakte van 96 m²

5.4. Raadszaal 3

Activiteiten en functie • Het houden van raadsvergaderingen (12-24 x per jaar) Wensen en behoeften • De raadzaal mag multifunctioneel ingericht worden zodat deze ook voor andere ontmoetingen gebruikt kan worden. De raadzaal dient hiervoor flexibel ingericht te zijn, waardoor de opstelling gemakkelijk veranderd kan worden; • De voorzieningen in de raadzaal (AV middelen) dienen te voldoen aan de eisen vanuit de WOB; • De raadzaal dient ruimte te bieden aan 25 raadsleden, de voorzitter, griffier, 5 wethouders, enkele ondersteunende medewerkers en ruim plek te bieden aan publiek (minimaal 60 mensen); • De raadzaal moet gemakkelijk te benaderen zijn van buitenaf en dient te beschikken over een ontvangstruimte/vide/uitloopmogelijkheid voor de bezoekers; • De raadzaal dient in nabijheid van toiletvoorzieningen te zijn gevestigd • In de raadzaal is een AV installatie, livestreaming en een ringleiding aanwezig. Vloeroppervlakte • De raadzaal heeft een minimale oppervlakte van 230 m² (huidige oppervlakte 243 m²)

Raad Kenmerken De raad van de gemeente Raalte bestaat uit 25 raadsleden en vergadert 12 keer per jaar in de raadzaal. Er wordt op dit moment gebruik gemaakt van twee ruimtes voor ronde tafel sessies, waarbij per ruimte minstens 16 deelnemers zijn (voorkeur is niet in de kelder). Bezoekers moeten daar laagdrempelig kunnen meespreken (12 keer ronde tafel sessies per jaar). Naast de raadsleden is op de raadsvergadering de voorzitter aanwezig (burgemeester), de griffier, 5 wethouders, en nog enkele ondersteunende mensen. Er wordt nog niet veel inspraak gevraagd, dat mag nog groeien. Er is in de voorspraak al veel contact met de samenleving. Wensen • Goede apparatuur waarbij iedereen goed te horen is, is van belang. • Bij de ronde tafelgesprekken konden mensen inspreken, nu kunnen mensen meespreken. Dat is laagdrempeliger. De raadzaal komt daarvoor niet heel plezierig over. Dan moet de inrichting wat aangepast worden. • Een goed functionerend systeem met makkelijk te verplaatsbare tafels zou mogelijk moeten zijn. Nu kost het een halve dag om de zaal te verbouwen. • Raadsvergaderingen moeten gestreamd worden, bij voorbereidende vergaderingen hoeft dat niet. • Bij de raadsleden is wel een grote behoefte om fysiek te vergaderen, zowel met elkaar als met publiek. Je wilt elkaar in de ogen kunnen kijken, non-verbale communicatie is erg van belang.

• De raadszaal wordt dusdanig verbouwd (inrichting) dat de ruimte ook voor trouwpartijen en ronde-tafel sessies met de raad kan worden gebruikt. Als voorbeeld hebben we gebruik gemaakt van de recentelijk gerenoveerde raadzalen in Hilvarenbeek en Assen (foto); • De ‘Toeter’ wordt fris wit geschilderd en voorzien van akoestisch dempend materiaal; • Er worden nieuwe representatieve ontvangstmeubilair (koffietafel en eventueel statafels) aangeschaft voor in de hal naar de raadszaal. Deur trouwzaal 4

De trouwzaal wordt ook ingezet als vergaderruimte voor 16 personen om zodoende optimaal de beschikbare ruimte te benutten. Om deze zaal flexibel te gebruiken wordt de oude raadskamer gebruikt als opslag voor overtollig meubilair. Tussen deze twee ruimten is dan een dubbele deur nodig zodat het ombouwen van de zaal in een minimaal tijdsbestek mogelijk is. De fractiekamer wordt omgebouwd tot opslagruimte voor overbodig meubilair bij het ombouwen van de trouwzaal. Er is een stelpost van 10.000 euro opgenomen voor de realisatie hiervan waarbij rekening is gehouden met het toepassen van een H-balk, het toepassen van een dubbele deur en het stempelen tijdens de werkzaamheden. Toeter geluidsisolatie

In de raadzaal zit een bouwkundige lichtkoepel, de zogenoemde ‘Toeter’. Deze geeft een ongewenst akoestisch effect in de raadzaal. Om hier geluidsdemping aan te brengen op een wijze waarbij er wel licht doorgelaten wordt is een is een stelpost van 10.000 euro opgenomen om de toeter te dichten.

5