Jaarplan griffie 2025

Jaarplan griffie 2025

6 februari 2025

Inleiding Het jaar 2025 wordt het jaar waarin de griffie en de gemeenteraad zich voorbereiden op de gemeenteraadsverkiezingen. Deze zijn pas in maart 2026. Maar de partijen maken in 2025 hun verkiezingsprogramma’s. En bepalen wie er op de kandidatenlijst komen te staan en misschien wel raadslid gaan worden. De griffie bereidt zich voor op de raadswissel. Hoe kunnen we de kennis en kunde van deze raad goed overdragen aan de nieuwe raad? En hoe zorgen we ervoor dat nieuwe raadsleden snel ingewerkt raken, zich welkom voelen en de weg naar de griffie voor hulp en advies weten te vinden? Kunnen we nog wat betekenen in het informeren van inwoners over de gemeenteraadsverkiezingen? In dit speelveld gaat het gewone raadswerk door. De griffie helpt de raad en de raadsleden hierbij. We hebben dit uitgebreid in het griffieplan beschreven, vandaar dat we in dit jaarplan minder stilstaan bij de reguliere werkzaamheden en vooral ingaan op de bijzonderheden.

Speerpunten 2025 We hebben een aantal speerpunten geformuleerd voor de werkzaamheden op de griffie die ofwel eenmalig zijn ofwel meer intensiteit behoeven in 2025: - Voorbereiding gemeenteraadsverkiezingen en inwerkprogramma nieuwe raad - Vervangen verouderde AV-apparatuur - Benoemen van fractievolgers voor de rond-de-tafelgesprekken - Raadscommunicatie - Participatie(verordening) - Evaluatie raadsstatuut Het Manifest van Raalte - Met de raad op pad - Betrekken van jongeren bij de lokale politiek/ kindergemeenteraad - Strategische raadsagenda - Verdere ontwikkeling van de kadernota - Regionale samenwerking en de positie van de raad daarin.

Werkzaamheden griffie Griffieteam Het griffieteam is sinds september 2024 versterkt met een raadscommunicatieadviseur voor 16 uur per week. In 2025 wordt dit incidenteel gedekt uit het budget voor de gemeenteraad. Structureel bestaat de griffie uit 2,7 fte (1 fte griffier, 0,7 fte raadsadviseur, 1 fte griffiemedewerker), 0,3 fte onder het minimale bezettingsniveau volgens de Vereniging van Griffiers en de Vereniging voor Raadsleden. Met de incidentele inzet voor raadscommunicatie komen we uit op 3,1 fte. Voor 2026 en verder is geen budget beschikbaar vanuit het raadsbudget voor raadscommunicatie. Voorstel van de griffie is om vanaf 2026 tot en met 2028 incidenteel hier budget voor beschikbaar te stellen. Dat geeft enerzijds de raadscommunicatieadviseur de ruimte om de meerwaarde van structurele inzet van raadscommunicatie te bewijzen en anderzijds een nieuwe raad om een afweging te maken of raadscommunicatie structureel een plek binnen het griffieteam moet krijgen en in welke mate. Coördinatie Het leggen van verbinding tussen raad, college, organisatie en inwoners is een belangrijke taak voor de griffie. We verwachten in 2025 hier eenzelfde invulling aan te kunnen geven als in 2024. De griffie vindt het belangrijk om de verbinding met de organisatie nog verder te verstevigen.

We doen dat door regelmatig te sparren met teams in de organisatie over bestuurlijke besluitvorming, door nieuwe medewerkers te vertellen over de rol van de gemeenteraad en hoe de griffie de raad daarin bijstaat. Onze deur staat altijd open voor de ambtelijke organisatie om te sparren over hoe de raad goed in processen meegenomen kan worden. Advisering Het eerste onderwerp op de strategische raadsagenda, ‘Eenvoudig geregeld’ is zover dat de uitkomsten teruggelegd kunnen worden aan de raad. De griffie zal daarna in overleg met de agendacommissie het volgende onderwerp in gang zetten.

2

Ook in 2025 gaan we weer met de raad op pad. Planning is om voor het zomerreces de kernen die nog niet zijn bezocht in deze raadsperiode te bezoeken en om in het najaar gezamenlijk projecten in de regio Zwolle te bezoeken. De griffie bereidt de evaluatie van het Manifest het samenspel van Raalte voor; de uitkomsten van die evaluatie nemen we mee als input voor verdere acties. De raad wil een gesprek voeren over de kaders. Op welk abstractieniveau wil de raad de kadernota? In de rekeningcommissie is dit gesprek eind januari gevoerd aan de hand van de uitwerking van een voorbeeld. Uitgewerkt wordt hoe de voltallige raad hierin meegenomen kan worden om samen daarin een keuze te maken. Facilitering De opfrisbeurt van het gemeentehuis is in 2024 gestart. In 2025 worden ook de griffiekamers gerestyled, conform de andere vleugels in het gemeentehuis. Ook de raadzaal wordt daarin meegenomen. De raadzaal wordt pas gedaan na de vervanging van de AV-apparatuur. Verder heeft de griffie aandacht voor het vergaderen op locatie. Wanneer een onderwerp zich daarvoor leent, zullen we via de agendacommissie suggesties meegeven om daarmee de raad te faciliteren. Beleid In 2025 zullen we op de ingeslagen weg voortgaan met het door ontwikkelen van het strategisch kader, zoals manifest, strategische raadsagenda, kadernota, waarbij we steeds de vraag ophalen bij de raad waar behoefte aan is.

Participatie is eveneens een onderwerp wat in 2025 verder zal worden opgepakt, uiteindelijk uitmondend, in samenwerking met raad en organisatie, tot een participatieverordening. Maar voor dit onderwerp is vooral van belang om te zorgen voor een eensluidend beeld van participatie onder de raadsleden en goed in beeld te brengen waar de samenleving behoefte aan heeft. Een ander belangrijk onderwerp is jongerenparticipatie. Op dit moment ontbreekt een gedeelde visie hierover. Een trainee gaat zich vanaf februari 2025 met dit onderwerp bezighouden door eerst te inventariseren welke activiteiten er gemeentebreed zijn richting jongeren. Vervolgens is het plan om daar een visie op te ontwikkelen als handvat om de activiteiten meer te stroomlijnen. Is er een richting bepaald waar de gemeente behoefte aan heeft, dan zal vervolgens de trainee onderzoeken welke behoeften er zijn in het onderwijs. We hopen op deze manier een pakket van activiteiten te kunnen ontwikkelen dat aansluit bij de wensen in de organisatie, de raad, het onderwijs en jongeren in onze gemeente. Administratie De werkzaamheden op dit onderdeel zullen in 2025 op vergelijkbaar niveau liggen als in voorgaande jaren. Raadscommunicatie In 2025 gaan we raadscommunicatie verder uitbouwen. Zo gaan we de gemeentelijke informatiepagina’s in het huis-aan-huisblad inzetten om inwoners te betrekken bij het werk van de gemeenteraad.

In verband met de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2026 wordt een communicatieplan voorbereid. Verder zetten we communicatie in bij de diverse projecten, zoals met de raad op pad, de strategische raadsagenda en het betrekken van jongeren bij de lokale gemeentepolitiek. Informatisering Groot deel van de AV-apparatuur in de raadzaal is verouderd en wordt niet meer ondersteund. Met hoge prioriteit zet de griffie in op vervanging van de verouderde apparatuur met als streven om dit in het zomerreces te realiseren. Eind januari 2025 is een programma van eisen opgesteld aan de hand van een inventarisatie van wat kan worden behouden en wat moet worden vernieuwd. ICT heeft daarbij gebruik gemaakt van de ervaringen van de gemeente Deventer, waar onlangs de apparatuur is vervangen. Via een aanbesteding moet een leverancier worden geselecteerd. Op dat moment zal duidelijk worden of het gereserveerde budget voldoende is voor realisatie. In het verlengde van de vervanging AV-apparatuur gaan we in 2025 onderzoeken of het raadsinformatiesysteem gemoderniseerd kan worden. Op dit moment wordt veel handmatig uitgewerkt voor de vergaderingen van de raad, zoals sprekersinformatie. Nieuwe AV-apparatuur biedt mogelijkheden om hier een slag in te maken.

3