Informatienotitie Raad verkenning toetreding tot GR Collectie Overijssel

INFORMATIENOTITIE RAAD Onderwerp

Verkenning toetreding tot Gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel en voornemen tekenen intentieovereenkomst

Zaaknummer

4385-2026

B&W vergadering

27 januari 2026

Portefeuillehouder

Dhr. R.J. (Rob) Zuidema

Behandelend ambtenaar

Tom van 't Zand E-mail: tom.vant.zand@raalte.nl

Kennis te nemen van 1. De Verkenning toetreding tot Gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel (GR CO) en het voornemen van het college om de intentieovereenkomst tot toetreding tot de GR CO aan te gaan.

Inleiding De gemeenteraad heeft op 4 december 2025 het college opdracht gegeven tot het starten met verkenning tot toetreding tot de Gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel. Wij hebben op basis van deze verkenning de intentie uitgesproken om per 1 januari 2027 toe te treden tot GR CO en daartoe een intentieovereenkomst aan te gaan. Het aangaan van de intentieovereenkomst is de eerste stap naar de volgende fase, het toetreden tot de GR. Daarom informeren wij u vooraf over het aangaan van de overeenkomst en krijgt u een beeld van het vervolg en de momenten waar u als raad invloed heeft.

Kernboodschap Door toe te treden tot de GR CO waarborgen wij professioneel beheer van ons archief, volledig in lijn met de nieuwe Archiefwet 2027. Deze samenwerking biedt directe toegang tot deskundige professionals, moderne voorzieningen en een breed toegankelijk digitaal platform voor inwoners, onderzoekers en onderwijsinstellingen. De toetreding sluit aan bij onze maatschappelijke ambities en wettelijke verplichtingen: behoud van cultureel erfgoed, naleving van strengere regelgeving en duurzame archiefopslag. Door de schaalgrootte van de GR CO kunnen wij efficiënt voldoen aan toekomstige eisen, zonder dat wij zelf moeten investeren in specialistisch personeel of dure infrastructuur. Hoewel toekomstig historisch archiefbeleid tot stand zal komen in samenspraak met de andere deelnemende gemeenten en het archief fysiek buiten de gemeentegrenzen komt, wegen de voordelen van kwaliteit, continuïteit en kostenbeheersing voor ons zwaarder. De financiële risico’s voor het aangaan van de intentieovereenkomst zijn beperkt en transparant. Ook de jaarlijkse kosten bij aansluiting bij GR CO zijn helder en transparant en zullen in de toekomst naar verwachting stabiel en voorspelbaar blijven. Bij een positief besluit van de raad tot toetreding tot GR CO in het vervolgproces, nemen we de toetredingskosten als autonome ontwikkeling op in de begroting 2027-2030.

Met deze stappen geven wij invulling aan de opdracht van de raad en zetten wij in op een duurzame, toekomstgerichte archiefvoorziening voor de Gemeente Raalte.

Vervolg Voor het proces tot toetreding worden de stappen uit de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) gevolgd: • College heeft het besluit genomen de toetreding tot GR CO per 1 januari 2027 te verkennen. • CO stelt de concept wijziging GR tekst op en levert deze aan het college.

• • • • •

College stuurt het ontwerp van de regeling toe aan de raad, inclusief een advies voor een zienswijze. De raad kan vervolgens binnen acht weken zienswijzen over toetreding tot de GR naar voren brengen bij het college. Het college stemt de ontvangen zienwijze af met de deelnemers van de GR, via het bestuur van de GR. Dit leidt eventueel tot een aangepaste tekst van de regeling. Vervolgens neemt het college een (voorgenomen) besluit tot toetreding tot de GR. Het definitief besluit neemt het college nadat de raad toestemming heeft gegeven voor toetreding. De raad kan in deze laatste fase alleen toestemming onthouden als volgens de raad sprake is van strijd met het recht op het algemeen belang. De regeling treedt in werking na bekendmaking.

Communicatie N.v.t.

Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. burgemeester en wethouders van de gemeente Raalte,

de secretaris Monique van Esterik

de burgemeester Rob Zuidema

Bijlagen 1. 2.

Verkenning toetreding tot GR Collectie Overijssel Collegevoorstel verkenning en intentie toetreding tot GR Collectie Overijssel

2