Informatienotitie Raad Toezeggingen Evenementenvisie

INFORMATIENOTITIE RAAD Onderwerp

Beantwoording bestuurlijke toezeggingen evenementenvisie

Zaaknummer

37015-2024

B&W vergadering

26 februari 2024

Portefeuillehouder

Dhr. B. (Breun) Breunissen

Behandelend ambtenaar

Laura van Telgen - Schrijver telefoon: , e-mail:

Kennis te nemen van Terugkoppeling bestuurlijke toezeggingen evenementenvisie en internetaansluiting Domineeskamp.

Inleiding In december 2022 is de evenementenvisie vastgesteld door uw Gemeenteraad. Tijdens deze raadsvergadering zijn verschillende bestuurlijke toezeggingen gedaan waarop u nog een terugkoppeling krijgt. In het tweede kwartaal van 2023 is er een Raadsmemo naar u verzonden met daarin het bericht dat wegens personele onderbezetting er nog geen uitvoering is geweest aan de bestuurlijke toezeggingen. Middels deze informatienotitie wil ik u graag een terugkoppeling op de bestuurlijke toezeggingen geven. Tevens informeren we u graag over de laatste ontwikkelingen omtrent de elektravoorziening en internetverbinding op evenementenlocaties in Heino en Raalte.

Kernboodschap Onderzoek naar internetaansluiting en elektra voorziening evenemententerrein Op het evenemententerrein op de Domineeskamp in Raalte wordt een internetverbinding voor evenementen aangelegd. De gemeentelijke internetaansluiting wordt op verzoek van organisatoren van evenementen gerealiseerd. Deze internetaansluiting is alleen bedoeld voor de evenementenorganisatoren. Het college is akkoord gegaan met de kostenraming. We zijn bezig met het oriënteren op elektravoorzieningen aan de Domineeskamp te Raalte en het Hof van Rakhorst in Heino. Beide locaties worden door evenementenorganisatoren gebruikt. Voor wat betreft de Domineeskamp is er een kostenberekening gemaakt op basis van piekvermogen. Vanwege de aanzienlijke investering en innovaties volgt verdere verdieping van het onderzoek voor een optimale oplossing. Betreffende het Hof van Rakhorst is opnieuw gestart met het verkennen van de behoeften en de mogelijkheden. Uit een eerdere verkenning bleek onvoldoende draagvlak. De organisator van de Heinose Pompdagen geeft inmiddels aan graag opnieuw naar de mogelijkheden te willen kijken. Een uitdaging bij de realisatie van de stroomvoorzieningen is dat Enexis heeft aangegeven dat de uitbreidingscapaciteit voor zakelijke aansluitingen op het stroomnetwerk beperkt is. We gaan daarom nu naar consumentenaansluitingen kijken.

Handreiking duurzaamheid Er is gewerkt aan de bestuurlijke toezegging over het maken van een handreiking duurzaamheid voor de evenementenorganisatoren op de www.raalte.nl. Allereerst is ruimte gemaakt op onze website www.raalte.nl/evenementen voor het plaatsen van de duurzaamheidsinformatie.

We hebben de handreiking duurzaamheid opgesplitst in een drietal onderwerpen: ‘een afvalvrij bekersysteem’, ‘vermindering uitstoot dieselaggregaten’ en ‘het scheiden van afvalstromen’. De infobladen voor organisatoren zijn inmiddels gemaakt en op de website geplaatst. Daarnaast zijn er twee themabijeenkomsten over het verbod op wegwerpplastic georganiseerd en is er een rondleiding gegeven voor evenementenorganisatoren bij het evenement de Kôle Kermse. Daar kon meegekeken worden naar het bekersysteem van de Kôle Kermse. Tijdens de twee themabijeenkomsten is uitleg gegeven over de verschillende nieuwe typen bekers, is er een presentatie gegeven over de praktijkervaring van het werken met het nieuwe bekersysteem en gingen de evenementenorganisatoren samen brainstormen over de nieuwe werkwijze van het afvalvrije bekersysteem. Beide themabijeenkomsten hadden om en nabij de 40 deelnemers en bij de rondleiding waren ongeveer 25 organisatoren aanwezig. Vanwege de nieuwe regels over het gebruik van wegwerpplastic was er een duidelijke behoefte bij organisatoren om meer informatie te ontvangen over dit onderwerp. We hebben met de themabijeenkomsten en de rondleiding voorzien in deze behoefte.

Evenementenorganisatoren op een pro-actieve wijze meenemen bij het opstellen van uitvoeringsbeleid In de tweede helft van 2023 is vooral gewerkt aan de verbetering van de vergunningverlening en advisering en de interactie met organisatoren en hulpdiensten. Bij de vergunningverlening zijn adviseurs betrokken. Dit zijn niet alleen interne adviseurs, zoals de collega’s van cluster Veiligheid, maar ook externe adviseurs, namelijk de hulpdiensten. Er zijn verschillende gesprekken gevoerd met onze adviseurs om te komen tot een betere verbinding en ook een beter georganiseerde adviesprocedure. Er zijn daarnaast veel gesprekken gevoerd met evenementenorganisatoren. Zo hebben wij in februari 2024 een feedbackmoment georganiseerd, waarbij de organisatoren van de evenementen Rib&Blues, de Pompdagen, de Stoppelhaene en de Sallandse Wandelvierdaagse waren uitgenodigd om feedback te geven op de samenwerking met de gemeente, met als doel de onderlinge samenwerking te verbeteren. Uit dit feedbackgesprek hebben we een aantal verbeterpunten opgehaald en zijn er een aantal positieve punten opgehaald, die we hopen te bestendigen in de toekomst. Organisatoren worden betrokken bij de totstandkoming van de duurzaamheidsthema’s en het opzetten van een hulpmiddel voor het opstellen van een veiligheidsplan.

Zo zijn er gesprekken gevoerd tijdens de themabijeenkomsten over het verbod op wegwerpplastic, waar we organisatoren actief hebben gevraagd naar verbetermogelijkheden. Ook waren er evenementenorganisatoren betrokken als testers bij het invoeren van het nieuwe digitale aanvraagformulier. Tot slot hebben we in maart een netwerkbijeenkomst evenementen georganiseerd. Hierbij hebben een kleine 100 organisatoren de mogelijkheid gekregen om met de medewerkers van de gemeente, politie, brandweer en GHOR in gesprek te kunnen gaan. Naast het plenaire onderdeel, waarbij een keynote speaker van de Zwarte Cross aanwezig was, waren er ook drie subsessies. De drie subsessies waren: - Alles wat je moet weten over evenementenzorg met de GHOR - Snel en slim: je vergunning digitaal aanvragen - Veiligheid eerst! Zo maak je een goed veiligheidsplan. Daarnaast was er tijdens de netwerkbijeenkomst een meet & greet ingericht waar een moderator actief organisatoren met elkaar in verbinding heeft gebracht. Overige activiteiten Wij gaan onze evenementenorganisatoren faciliteren met weerondersteuning. Professionele weerinformatie draagt bij tot een veiliger evenement. We bieden de evenementenorganisatoren een mogelijkheid om via een account van WeatherSupport gedurende de duur van hun evenement, inclusief opbouw en afbouw, een uitgebreide weerondersteuning te krijgen.

2

Vervolg We hebben de focus gelegd op de verbinding met organisatoren en we krijgen hiervoor waardering van de evenementenorganisatoren. Er is inmiddels gestart met het opstellen van het uitvoeringsbeleid, waarin de verbeteringen worden beschreven en nieuwe verbeteringen worden opgenomen. Doel is om het uitvoeringsbeleid in het derde kwartaal van 2024 op route te zetten voor bestuurlijke behandeling.

Communicatie Er is samengewerkt met cluster communicatie om de handreiking duurzaamheid op de website te plaatsen.

burgemeester en wethouders van de gemeente Raalte,

de secretaris Monique van Esterik

de burgemeester Rob Zuidema

3