Gemeente Raalte, definitieve boardletter boekjaar 2024 getekend

Boardletter Gemeente Raalte Boekjaar 2024

Aanbiedingsbrief Aan de gemeenteraad van de gemeente Raalte Postbus 140 8100 AC Raalte Onderwerp: Boardletter 2024 Kenmerk: definitief d.d. 8-1-2025 Geachte gemeenteraad, Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole van boekjaar 2024 van de gemeente Raalte rapporteren wij u onze bevindingen uit de interim-controle. In deze boardletter rapporteren wij de bevindingen naar aanleiding van onze controle, de belangrijkste risico’s, ons beeld van de interne beheersing en relevante ontwikkelingen in wet- en regelgeving. Deze boardletter is een samenvatting van de hoofdlijnen van de management letter zoals uitgebracht aan het college. De bevindingen komen voort uit onze werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole en zijn opgenomen voor zover wij het van belang achten om deze met u te communiceren. De bevindingen en aanbevelingen dienen te worden gelezen als constructieve aanwijzingen voor het college als onderdeel van een continue proces van het verbeteren van de interne beheersing van de organisatie. Deze boardletter is door ons opgesteld voor uw informatie en mag niet zonder onze uitdrukkelijke toestemming geheel of gedeeltelijk aan derden ter beschikking worden gesteld. Wij danken het college en de medewerkers van uw gemeente voor de samenwerking en zijn graag bereid tot het verstrekken van nadere toelichting. Met vriendelijke groet, Baker Tilly (Netherlands) N.V.

drs. E.H.J.D. Damman RA

pagina | 2

Inhoud 1. Bestuurlijke samenvatting 2. Kwaliteit interne beheersing 3. IT-omgeving 4. Actualiteiten

pagina | 3

1

Bestuurlijke samenvatting

1. Bestuurlijke samenvatting In dit overzicht is een samenvatting van de belangrijkste punten naar aanleiding van onze werkzaamheden opgenomen. Onderwerp

Toelichting

Algemene conclusie interne beheersing

De gemeente Raalte hecht waarde aan een goede interne beheersing. We constateren dat de gemeente proactief en planmatig werkt om de interne beheersing naar een hoger niveau te tillen. Wij zien in 2024 bij zowel de interne beheersing in de eerste en tweede lijn als de tijdigheid en diepgang van de verbijzonderde interne controle (VIC/3e lijn) een verdere professionalisering. Wij hebben vastgesteld dat drie bevindingen uit de voorgaande management letter zijn opgelost en dat op diverse bevindingen acties zijn ondernomen. De belangrijkste openstaande punten zitten in het proces rondom aanbesteden en inkopen. De gemeente verwacht een aantal bevindingen te ondervangen in het nieuw te implementeren financieel systeem. Wel willen wij meegeven dat naast de implementatie van het nieuwe financiële systeem ook de menselijke handeling van belang is voor het oplossen van de bevindingen.

IT-omgeving

In het kader van onze jaarrekeningcontrole hebben we de interne beheersing rondom uw IT-omgeving onderzocht. Wij hebben in het kader van de general IT-controls het netwerk, de database en de applicaties iFinanciën, Civision Samenlevingszaken en MO Platform bekeken. We hebben geconstateerd dat voor het onderdeel authenticatie van Civision Samenlevingszaken de inrichting niet voldeed (betrof wachtwoordinstellingen). In oktober 2024 is dit opgelost. Voor het eerste deel van 2024 zullen wij middels een detailcontrole zekerheid krijgen over de lasten Participatiewet in Civision Samenlevingszaken.

Rechtmatigheidsverantwoording

Landelijk was er vorig jaar onduidelijkheid rondom bruto en netto begrotingsoverschrijdingen, dus zal in 2024 e.e.a. verduidelijkt worden via een oplegnotitie bij Audit Alert 48 (die voortkomt uit het ontbreken van de aanpassing in BBV en BADO). In de rechtmatigheidsverantwoording over 2024 dient u de bruto begrotingsafwijkingen die individueel of tezamen boven de verantwoordingsgrens of de materialiteit uitkomen te rapporteren. In de toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording dient u aan te geven welke begrotingsoverschrijdingen acceptabel zijn. Dit is anders dan in de jaarrekening 2023 van gemeente Raalte. In ons oordeel zullen wij de netto begrotingsoverschrijdingen wegen.

pagina | 5

1. Bestuurlijke samenvatting Onderwerp

Toelichting

Actuele ontwikkelingen

Vanuit het oogpunt van onze natuurlijke adviesfunctie in deze management letter hebben we een bijlage opgenomen met actuele ontwikkelingen. Wij vragen u hiervan kennis te nemen. Wij hebben het college gevraagd hier indien noodzakelijk rekening mee te houden bij het opstellen van de jaarrekening 2024.

Onderlinge samenwerking

We hebben na de afwikkeling van de controle van het boekjaar 2023 in juli 2024 een evaluatie uitgevoerd. Hieruit is gebleken dat de samenwerking op prettige wijze verloopt en verder zijn er concrete werkafspraken gemaakt voor de controle van boekjaar 2024.

pagina | 6

2

Kwaliteit interne beheersing

2. Kwaliteit interne beheersing Inleiding

Onze risicoanalyse richt zich op een betrouwbare totstandkoming van

Deze boardletter bevat onze bevindingen ten aanzien van de interne

de jaarrekening. Dit betekent dat wij niet alle risico’s die voor u als

beheersing (inclusief de IT-omgeving), die zijn gebaseerd op onze

gemeente relevant zijn in onze controle meenemen. De risicoanalyse

werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole 2024. Deze

is een continue proces en stellen wij gedurende de controle indien

werkzaamheden zijn dan ook niet gericht op het geven van een

nodig bij. De belangrijkste bij uw gemeente onderkende risico’s /

oordeel over de interne beheersing van uw organisatie als geheel.

kernpunten in de controle zijn:

Een goede interne beheersing maakt dat de risico’s voor de

•

De rechtmatigheidsverantwoording;

•

Waardering van uw grondexploitatie (met name Franciscushof,

organisatie beter beheersbaar zijn en de jaarrekeningcontrole

Molenwijk Heino en de Zegge VII);

effectiever en efficiënter kan plaatsvinden. Vanuit onze natuurlijke

•

Prestatielevering inkopen inzake bedrijfskosten;

adviesfunctie willen wij bijdragen aan verbetering van uw

•

Zakelijke totstandkoming van grote contracten;

bedrijfsvoering, onder andere door het analyseren van de IT-omgeving

•

Risico dat het management van de gemeente de procesafspraken

en de bedrijfsprocessen.

doorbreekt, hetgeen een standaard risico is vanuit onze

Voorgaande jaren hebben wij onze bevindingen eveneens met u

beroepsregels. Dit risico ziet bij uw gemeente met name toe op

gedeeld. In deze boardletter geven wij u een update van onze

budgetverschuivingen binnen de exploitatie- en

bevindingen.

investeringsbudgetten. In ons accountantsverslag rapporteren wij naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole over bovenstaande punten.

pagina | 8

2. Kwaliteit interne beheersing Belangrijkste aanbevelingen In onderstaand overzicht zijn de belangrijkste aanbevelingen naar aanleiding van onze werkzaamheden opgenomen. Wij hebben per bevinding een beknopte omschrijving opgenomen. De kleur van het symbool geeft de status van de constatering aan.

Status 2023

opgelost actie ondernomen, maar nog niet afgerond geen actie ondernomen nieuwe bevinding

#

Proces

Bevinding

Status 2024

Prioriteit

1

Inkopen

Functiescheiding bij autoriseren inkoopfacturen niet altijd aanwezig

2

Inkopen

Contractenregister niet ingezet voor naleving aanbestedingsregels

3

Aanbestedingen

Geen preventieve controle op juiste aanbestedingsvorm

4

Crediteurenstamgegevens

Controle op juistheid bankgegevens te summier

5

Sociaal domein

Collegiale toetsing ontbreekt

Midden

6

Sociaal domein

Prestatielevering onvoldoende onderbouwd

Midden

7

Sociaal domein

Journalisering Civision Samenlevingszaken nog niet verwerkt in de FA

Midden

Hoog

*

Hoog

* Gemeente is wel reeds bezig met de aanpak van de opvolging van de bevinding

pagina | 9

2. Kwaliteit interne beheersing #

Proces

Bevinding

Status 2023

Status 2024

Prioriteit

8

Omgevingsvergunningen

Collegiale bouwkostentoets ontbreekt

9

Omgevingsvergunningen

Verouderde eenheidsprijzen in bouwkostentoets

10

Planning en control

Procesbeschrijvingen onvolledig

11

Algemeen

Ontbreken originele handtekening

Hoog

12

Algemeen

Financiële verordening kan nader uitgewerkt worden

Midden

Laag

*

Midden

* Gemeente is wel reeds bezig met de aanpak van de opvolging van de bevinding

pagina | 10

2. Kwaliteit interne beheersing

Kans

Frauderisicoanalyse De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude (waaronder corruptie) berust bij het college van burgemeester en wethouders. Deze verantwoordelijkheid betreft ook het onderhouden van een zodanige interne beheersing om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder dat deze afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten.

Impact

Voor het opstellen van een frauderisicoanalyse is het raadzaam een template te gebruiken toegespitst op uw gemeente. Hierin kan voor processen waar materiële opbrengsten-/kostenstromen mee zijn gemoeid, inzichtelijk worden gemaakt: • Welke frauderisico’s de gemeente onderkent; • Wat de geschatte kans en impact van deze frauderisico’s is; • Wat de risicorespons van de gemeente is, idealiter afgestemd op de risicobereidheid van de gemeente zoals vastgelegd in frauderisicobeleid; • Welke aandacht er is voor soft controls om fraude te voorkomen; • Welke interne beheersmaatregelen reeds getroffen zijn om onderkende frauderisico’s te mitigeren; • Welke eventuele restrisico’s/leemtes in de interne beheersing resteren en hoe de gemeente deze ondervangt (bijvoorbeeld via de verbijzonderde interne controle). De kans- en impactweging van frauderisico’s kan via een risicomatrix weergegeven worden om op basis daarvan prioriteiten te stellen in de wijze waarop met risico’s wordt omgegaan. Een voorbeeld van hoe een risicomatrix eruit kan zien is hiernaast opgenomen. Wij merken op dat het uitvoeren van een frauderisicoanalyse en het treffen van interne beheersmaatregelen, onderdeel vormen van het bredere ‘frauderisicomanagement’.

Frauderisicomanagement omvat namelijk ook het opstellen van frauderisicobeleid (waar M&O-beleid al dan niet onderdeel van moet vormen), het opstellen van een frauderesponsplan voor situaties dat een vermoeden van fraude bestaat en het periodiek intern evalueren in hoeverre frauderisicomanagement voldoende is ingericht en toereikend werkt binnen de organisatie. Op basis van onze uitgevoerde interim-controle stellen wij vast dat er binnen de gemeente aandacht is voor frauderisico’s en de preventie daarvan. Wel zijn wij van mening dat hier nog een verbeterslag in te maken is.

pagina | 11

2. Kwaliteit interne beheersing Wij constateren dat de gemeente Raalte nog niet beschikt over een gedetailleerde interne frauderisicoanalyse. Er is eind 2024 een beschrijvende analyse opgesteld waarin wordt ingegaan op fraude in het algemeen en geïmplementeerde interne beheersingsmaatregelen in de processen administratie en sociaal domein. Wij adviseren u om een verdiepingsslag te maken waarbij u per proces de specifieke frauderisico’s uitwerkt (bijvoorbeeld risico op budgethoudersfraude bij verantwoorden inkoopfacturen, onzakelijke inkoopcontracten, schuiven met resultaten in grondexploitatie of kredieten om beter beeld te presenteren) en waarbij u vervolgens tot een gewogen afweging komt welke risico’s te accepteren en welke risico’s te mitigeren middels reeds genomen of nog te nemen interne beheersingsmaatregelen. Door te (blijven) werken aan cultuur en gedrag (softcontrols) en voortdurende bewustwording bij medewerkers kan de interne beheersing versterkt worden. Dit helpt ter preventie van fraude. Wij merken dat u nog zoekende bent naar een goede manier om dit in te bedden in de organisatie. Wij raden aan alle medewerkers in de processen te betrekken bij het opstellen van een risicoanalyse door brainstormsessies, het bespreken van specifieke casussen en cultuursessies om gezamenlijk de frauderiscoanalyse te verdiepen/actueel te houden.

Dit zo mogelijk in combinatie met de verdere borging van het sociaal veilig werken en het integriteitsbeleid.

Naleving M&O-beleid Voor de duidelijkheid benoemen we graag dat er een relatie is tussen fraude en misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O). M&O is namelijk een vorm van fraude waarbij de nadruk ligt op handelingen van derden in relatie tot het verkrijgen van overheidsbijdragen dan wel het betalen van heffingen. Aangezien de naleving van het M&O-beleid onderdeel is van de rechtmatigheidsverantwoording, zou de toetsing op het naleven van het M&O beleid onderdeel moeten zijn van de werkzaamheden die gedaan worden ten behoeve van het opstellen van deze verantwoording. Wij raden uw gemeente aan om bij het opstellen van een frauderisicoanalyse, ook expliciet aandacht te besteden aan M&O-risico’s vanwege de verwevenheid tussen fraude en M&O, zie ook ‘Kadernota Voorkomen en Bestrijden Misbruik en Oneigenlijk gebruik 2023’.

Onze frauderisicoanalyse In de afgelopen jaren is de aandacht voor fraude alleen maar toegenomen. Ook de rol van de accountant bij het signaleren van frauderisico’s is afgelopen jaren veelvuldig besproken. Naar aanleiding van de rapportage van de AFM ‘Scherper op frauderisico’s van 8 juni 2023 heeft onze beroepsorganisatie de aanpak van frauderisico’s in de controle geëvalueerd en is deze zomer de concept Handreiking 1153 ‘Frauderisicoanalyse’ gepubliceerd. Tevens wijzen wij u op de gepubliceerde handreiking 1137 ‘Corruptie, werkzaamheden van de accountant’, waarin aandacht geschonken wordt aan Middels de verbijzonderde interne controle toetst u nu al op de ‘hard controls’ corruptierisico’s. De nadere guidance in Handreiking 1153 en 1137 kan er toe in de processen. Met een gedetailleerde uitgewerkte interne frauderisicoleiden dat dit gevolgen heeft voor de frauderisicoanalyse die wij voor onze analyse met beheersingsmaatregelen kunt u de verbijzonderde interne controle van uw gemeente uitvoeren. Dit kan dan tevens betekenen dat wij in controle ook ‘soft controls’ laten toetsen. Op deze wijze toetst uw gemeente niet vergelijking met voorgaande jaren meer of andere frauderisico's identificeren. alleen gegevensgericht maar ook procesgericht, waardoor de verbijzonderde pagina | 12 interne controle volwaardiger en volwassener wordt.

2. Kwaliteit interne beheersing Beheersing fraude- en corruptierisico’s Op basis van de aanscherping, de kennis van uw organisatie en de interim-controle onderkennen wij de volgende frauderisico’s bij onze jaarrekeningcontrole.

#

Fraude-/corruptierisico

Risico*

1

Onjuiste waardering grondexploitaties

Midden

2

Inkoopfacturen inzake bedrijfskosten zijn niet nauwkeurig verantwoord doordat de inkoopfactuur niet in overeenstemming is met de geleverde prestatie (geen adequate functiescheiding).

Hoog

3

Inkoopfacturen inzake bedrijfskosten zijn niet nauwkeurig verantwoord doordat de inkoopfactuur niet in overeenstemming is met de geleverde prestatie (adequate functiescheiding).

Laag

4

Grote contracten komen niet zakelijk tot stand.

Midden

5

Risico dat het management van de gemeente de procesafspraken doorbreekt, hetgeen een standaard risico is vanuit onze beroepsregels. Dit risico ziet bij uw gemeente met name toe op budgetverschuivingen binnen de exploitatie- en investeringsbudgetten.

Midden

* De risicoclassificatie betreft het risico met inbegrip van de beheersingsomgeving en -maatregelen.

Idealiter sluiten de door ons onderkende frauderisico’s in onze controleaanpak aan op de frauderisicoanalyse zoals opgesteld door het college, en de toelichting van het college op de eventuele frauderisico’s in de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarrekening. De passages die wij voornemens zijn op te nemen in de controleverklaring stemmen wij tijdig met uw gemeente af en zullen wij bij de bespreking van het accountantsverslag met u doornemen.

Naar aanleiding van de interim-controle hebben wij geen aanwijzingen voor mogelijke fraude.

pagina | 13

3

IT-omgeving

3. IT-omgeving Inleiding Als onderdeel van onze controleaanpak hebben wij werkzaamheden uitgevoerd om inzicht te krijgen in uw IT-omgeving in 2024 en de daarbij (eventueel) behorende risico’s voor de jaarrekeningcontrole.

Samenvatting bevindingen De tabel op deze pagina geeft een overzicht van onze bevindingen ten aanzien van de IT-aandachtsgebieden binnen uw organisatie. De risico’s kunnen per aandachtsgebied verschillen. Bij de tabel is onze inschatting van de impact op de controle en op uw organisatie opgenomen. De kleur van het symbool geeft de status van de constatering aan: Verbetering nodig Adviespunt Voldoende Omgeving

Belang voor de organisatie

Authenticatie

Autorisatie

Wijzigingsbeheer

Netwerk

Belangrijk

n.v.t.

Database

Belangrijk

n.v.t.

iFinanciën

Belangrijk

Civision voor samenlevingszaken

Belangrijk

MO-Platform

Belangrijk

pagina | 15

3. IT-omgeving IT - Governance Beleid Wij hebben geconstateerd dat de gemeente goed op de hoogte is van de huidige wetgeving, ook in het kader van relevante wet- en regelgeving omtrent informatiebeveiliging voor de overheid (NIS2, BIO2.0). Dit is te merken aan de up-to-date beleidsstukken die de gemeente al heeft aangepast aan de (verwachte) eisen. Proces inrichting authenticatie en autorisatie controle Wij hebben geconstateerd dat uw organisatie nauwlettend is op de controles omtrent autorisaties (belegging van rechten bij de gewenste gebruikers). Echter, zien wij dat dit proces op verschillende manieren uitgevoerd wordt, en niet voldoet aan het door DOWR opgestelde beleid omtrent autorisatie controle. Wij hebben vernomen dat de proces eigenaren periodiek de gebruikers controleren, om vast te stellen of de inrichting nog klopt. Hierbij wordt er echter geen gebruik gemaakt van de functie-autorisatiematrix (SOLL), waarbij er gekeken dient te worden of de huidige inrichting (IST) overeen komt met de gewenste inrichting zoals vastgelegd in de FA matrix (SOLL). Daarnaast hebben wij vernomen dat er geen controle plaats vindt op de wachtwoordinstellingen van gebruikers. Een juiste controle op authenticatie en autorisatie zijn randvoorwaardelijk om te kunnen steunen op het systeem van interne beheersing.

Daarnaast hebben wij vastgesteld dat de wachtwoordinstellingen voor uw systemen van minder strenge mate zijn dan hetgeen in uw beleid beschreven is. Wij hebben vernomen dat het beleid is gebaseerd op de aankomende wet- en regelgeving, en dat de inrichting van de systemen hier naar worden aangepast op het moment dat de wetgeving van kracht is.

pagina | 16

3. IT-omgeving NIS2 In Nederland is de Cyberbeveiligingswet (verder: Cbw) in ontwikkeling welke vanaf 2025 verplicht zal worden en de EU richtlijn NIS2 (verder: Network and Information Systems Directive) implementeert. De wet is uit de consultatieronde en wordt na de zomer definitief gemaakt voor invoering naar verwachting in voorjaar 2025. Dit heeft betrekking op meerdere sectoren, waaronder de sector waar uw organisatie onder valt. Er worden strengere eisen gesteld aan de beveiliging van netwerk- en informatiesystemen. Organisaties worden onder de Cbw meer dan nu verplicht om te zorgen voor de beveiliging van de hele keten waar zij deel van uitmaken. Op basis van het risico in de leveringsketen zullen zij cybersecurity maatregelen moeten opleggen aan hun leveranciers. Die groep leveranciers zal ook digitaal veiliger moeten gaan werken. Daarnaast komt er een verplichte registratie en meldplicht voor incidenten (naast degene die al bestaat voor privacy). Er worden maatregelen ingevoerd om de naleving van de NIS2 richtlijn te verzekeren, inclusief financiële sancties voor niet-naleving. Wij adviseren om vanuit een actueel inzicht in de IT-objecten en gegevens in de keten waarvan uw organisatie deel uitmaakt de risico’s te benoemen en maatregelen en contractuele afspraken scherp in beeld te hebben.

Daarop aanvullend dienen vervolgens een aantal basis hygiëne maatregelen conform de nieuwe wet ingericht te worden. Wij hebben hiervoor een stappenplan ontwikkelt en kunnen u hierbij ondersteunen.

pagina | 17

4

Actualiteiten

4. Actualiteiten Wethouderspensioen De nieuwe pensioenwet is op 1 juli 2023 ingegaan. Uiterlijk 1 januari 2027 moeten alle werknemers en gepensioneerden duidelijkheid hebben over de gevolgen daarvan voor hun pensioen, alvorens 1 januari 2028 alle pensioenen worden overgezet. De nieuwe wet heeft ook gevolgen voor de pensioenen van politieke ambtsdragers, waaronder de pensioenen van wethouders.

Omgevingswet De omgevingswet is op 1 januari 2024 in werking getreden en vervangt 26 bestaande wetten. De omgevingswet heeft een indirecte en directe impact op de gemeentelijke processen en organisatie. Belangrijk is om te toetsen in hoeverre uw processen en procedures voldoen aan de omgevingswet en, waar nodig, aanpassingen te doen, zodat u volledig compliant bent aan de nieuwe omgevingswet.

Specifieke uitkeringen In het hoofdlijnenakkoord is het voorstel opgenomen dat de SPUK's (m.u.v. BUIG) per 2026 overgaan naar het gemeentefonds met tegelijk een korting van 10%. De verwachting is dat dit in 2025 verder wordt uitgewerkt en dat bestaande SPUK’s de komende jaren worden afgebouwd. We adviseren u om deze ontwikkelingen nauwlettend in de gaten te houden om de mogelijke impact voor uw gemeente te bepalen.

Rechtmatigheidsverantwoording Met ingang van verslagjaar 2023 hebben gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in de jaarrekening. Uit de eerste evaluatie blijkt dat de rechtmatigheidsverantwoording voor veel gemeenten nog niet zoveel toegevoegde waarde heeft gecreëerd voor de Raad als van tevoren was gehoopt. Het échte gesprek tussen het college en de Raad is naar onze mening in veel gemeenten nog niet gevoerd. Wij begrijpen dat in Raalte het gesprek heeft plaatsgevonden in de rekeningcommissie van de Raad en daarmee inhoud wordt gegeven aan het nog bewuster inzetten van middelen.

pagina | 19

4. Actualiteiten Rechtmatigheidsverantwoording - vervolg Over 2023 hebben veel gemeenten omvangrijke rechtmatigheidsfouten door begrotingsoverschrijdingen gerapporteerd. Daarbij merken we op dat de foutenevaluatie omtrent begrotingsrechtmatigheid per gemeente en accountant verschilt. Dit geldt overigens ook voor het M&O-criterium, waarvoor eenduidige normen ontbreken. Hieruit blijkt dat de kaders nog te onduidelijk waren. Derhalve heeft de Commissie BBV recent de Kadernota Rechtmatigheid 2024 uitgebracht. De belangrijkste wijzigingen zijn: • •

•

• •

De voorbeeldtabel die op 20 november 2023 op de website van de Commissie BBV is opgenomen als voorbeeld voor het inzichtelijk maken van (begrotings-)onrechtmatigheden in de rechtmatigheidsverantwoording is gewijzigd en nu dus opgenomen in de Kadernota zelf (pag. 34 en 35); Een verduidelijking van wanneer overschrijdingen ten aanzien van wel of niet tijdig melden als onrechtmatig worden beschouwd en wanneer welke begrotingsonrechtmatigheden als gevolg van overschrijding van lasten en/of investeringen als acceptabel (passend in het beleid) worden beschouwd: dus wel onrechtmatig, maar acceptabel (pag. 33); Een tekstuele aanpassing in de modelverantwoording ten aanzien van de geconstateerde bevindingen, specifiek in relatie tot de omvang van niet rechtmatig tot stand gekomen verantwoorde baten, lasten en balansmutaties en welk deel acceptabel is op basis van de vastgestelde afspraken (zie pag. 42). Wij vragen u deze te hanteren in de jaarstukken 2024; Een aangepast hoofdstuk 2 om het bestuurlijk belang van rechtmatigheid voor raadsleden te verduidelijken; Het niet meer in de rechtmatigheidsverantwoording opnemen van geconstateerd misbruik waarbij het M&O beleid is toegepast en heeft geleid tot bijvoorbeeld terugvorderingen en het opleggen van sancties. De jaarrekening is in deze situatie immers getrouw en de financiële effecten van het misbruik zijn teniet gedaan.

Wel dient via de paragraaf bedrijfsvoering inzicht te worden gegeven in de aard en (financiële) impact van het bij de gemeente geconstateerde misbruik.

Voor de volledigheid merken wij op dat tot op heden het BBV en BADO nog niet zijn aangepast.

pagina | 20

4. Actualiteiten Impact van duurzaamheidsverslaggeving steeds beter zichtbaar Met de invoering van de verplichte verantwoording over duurzaamheid / ESG in de jaarrekening van grote ondernemingen per 1 januari 2025 zien wij de aandacht hiervoor bij gemeenten ook sterk toenemen. Beleidsmatig zien we dit concreet terug in initiatieven zoals bijvoorbeeld ‘Global Goals’ (Global Goals voor Gemeenten | VNG). Op het gebied van verantwoording, financiën en verslaggeving constateren wij dat steeds meer wordt gevraagd van gemeenten. Enkele voorbeelden uit de praktijk: • Invoering Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit per 1 juli 2024 voor de Co2-uitstoot van auto’s van werknemers bij organisaties van meer dan 100 werknemers; • Vanaf 2025 zal het hebben van een klimaatactieplan, op bedrijfs- of activaniveau, voor de meeste klanten een voorwaarde zijn om in aanmerking te komen voor BNG-financiering. De impact hiervan is hieronder nader toegelicht; • Stakeholders in het gemeentelijk domein (BNG, Ministerie en enkele (grote) gemeenten) werken in een groep met de naam ‘coalition of the willing’ vanaf 2023 samen om uniforme verslaggeving voor duurzaamheid te ontwikkelen. Onder andere als gevolg van de bovenstaande ontwikkelingen heeft de commissie BBV duurzaamheidsverslaggeving ook op haar agenda gezet.

Een eerste belangrijke stap voor het ontwikkelen van verslaggevingseisen voor gemeenten op het gebied van duurzaamheid. Als Baker Tilly dragen we op landelijk niveau bij door mee te denken over een goede, maar ook praktisch uitvoerbare, route naar duurzaamheidsverslaggeving voor gemeenten. Uit onze ervaring bij de invoering van ESG bij grote ondernemingen weten wij dat analyses van de belangrijkste te rapporteren waarden (door middel van een materialiteitsanalyse) en het betrouwbaar registreren van deze waarden essentieel zijn om tot een goede verantwoording te komen. Op tijd starten is daarom belangrijk. Wij helpen u als gemeente graag om de ontwikkelingen scherp te volgen en hierin de eerste stappen te zetten.

pagina | 21

4. Actualiteiten Impact van Sustainability op kredietverlening BNG Bank De BNG Bank verduurzaamt haar eigen activiteiten en streeft naar een klimaatneutrale bedrijfsvoering. Sustainability heeft een centrale plek in de strategie van de BNG Bank. De BNG Bank wil gezamenlijk optrekken met de grootste sectoren waarin de bank actief is, om de uitstoot van de eigen organisatie én de emissies verbonden aan de kredietportefeuille terug te dringen. De BNG Bank heeft in haar Klimaatplan (Klimaatplan – Going Green (bngbank.nl) belangrijke doelen gesteld voor het behalen van klimaatdoelstellingen. Onderdeel hiervan is het niet meer financieren van organisaties die onvoldoende bijdragen aan deze klimaatdoelstellingen. Investeerders hechten ook grote waarde aan ESG voor wat betreft de klantacceptatie en kredietverleningen door de BNG Bank. Gemeenten hebben er baat bij om duurzaamheid in beeld te brengen om daarmee het investerend vermogen bij de BNG Bank te borgen. Als investeerders zich terugtrekken heeft dit namelijk gevolgen voor de financieringskosten voor de BNG Bank en drijft het de rente van kredietverlening omhoog. In het Sustainability beleidsdocument beschrijft de BNG Bank dat bij hun klanten voortgang op maatschappelijke doelstellingen wordt verwacht. Hiervoor gebruikt de BNG Bank strategische klantgesprekken en een ESG-rating model.

Daarbij wordt informatie gebruikt rondom Co2-intensiteit en omgang met klimaatrisico’s. Daarbij is het noodzaak voor gemeenten om te beschikken over een eigen klimaatdoelstelling.

Notities BBV Per 1 januari 2024 zijn verschillende notities ingrijpend gewijzigd. Dat zijn: • Notitie grondbeleid in begroting en jaarstukken; • Notitie rente; • Notitie overhead. Wij vragen aandacht voor deze notities en we verzoeken het college om te bepalen welke aanpassingen binnen uw gemeente gedaan moeten worden naar aanleiding van de notities.

pagina | 22

4. Actualiteiten De risico’s van het inhuren van zzp’ers Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (Wet DBA) Door de Wet DBA is de Verklaring Arbeidsrelatie (VAR) per mei 2016 vervallen. Opdrachtgevers en opdrachtnemers maken binnen hun arbeidsrelatie afspraken. Samen beoordelen zij of er sprake is van loondienst. Bij twijfel kan een modelovereenkomst zekerheid geven. Wanneer is sprake van loondienst? Als sprake is van alle kenmerken van loondienst: werkgeversgezag, de verplichting tot het leveren van (persoonlijke) arbeid en een beloning. Recente ontwikkelingen Deliveroo Deliveroo maakte gebruik van modelovereenkomsten. De fietskoeriers werkten op basis van een opdrachtovereenkomst gebaseerd op vrije vervanging. Door het ontbreken van het kenmerk ‘de verplichting tot het leveren van (persoonlijke) arbeid’ is daarbij het standpunt ingenomen dat de fietskoeriers hun werkzaamheden als ZZP’ers verrichtten. FNV spande met succes een zaak aan omdat ze van mening waren dat de fietskoeriers in loondienst waren. Gevolg: modelovereenkomsten gebaseerd op vrije vervanging zijn per 1 januari 2024 vervallen.

pagina | 23

4. Actualiteiten Wetsvoorstel: Wet verduidelijking beoordeling arbeidsrelaties en rechtsvermoeden (VBAR) De VBAR heeft als doel schijnzelfstandigheid tegen te gaan door de open norm ‘werken in dienst van’ verder in te kleuren aan de hand van recente rechterlijke uitspraken. Verder wordt een zogenaamd rechtsvermoeden geïntroduceerd op grond waarvan werkenden met een lager uurtarief dan € 32,24 per uur worden geacht hun werkzaamheden te verrichten op basis van een arbeidsovereenkomst. Drie essentiële factoren die van belang zijn bij het onderscheid tussen loondienst en een ZZP’er: • Werkinhoudelijke aansturing; • Organisatorische inbedding; • Eigen rekening en risico. De invoering van de VBAR is uitgesteld nu begin 2025 niet realistisch blijkt te zijn. Handhavingsmoratorium Op basis van het huidige handhavingsmoratorium wordt in de relatie tussen opdrachtgevers en ZZP`ers, alleen corrigerend opgetreden (opleggen van correctieverplichtingen, naheffingen en eventueel boetes) als er sprake is van kwaadwillendheid. Of als opdrachtgevers aanwijzingen van de Belastingdienst, gegeven na 1 september 2019, niet (of in onvoldoende mate) binnen een redelijke termijn opvolgen. De overheid wil met ingang van 1 januari 2025 vooralsnog actief gaan handhaven op schijnzelfstandigheid, ondanks uitstel van invoering van de VBAR. Er zullen in 2025 geen boetes worden opgelegd.

Advies We adviseren u om modelovereenkomsten opnieuw te beoordelen en op basis van de recente ontwikkelingen de arbeidsrelatie met ingehuurde ZZP’ers te heroverwegen.

pagina | 24

Contact drs. E.H.J.D. Damman RA Partner Audit e.damman@bakertilly.nl J.B. Vree-Brink MSc RA Manager Audit m.vree@bakertilly.nl

Kantoorgegevens Baker Tilly (Netherlands) N.V. Burgemeester Roelenweg 14-18 8021 EV Zwolle Postbus 508 8000 AM Zwolle +31 38 425 86 00

Baker Tilly (Netherlands) N.V. trading as Baker Tilly is a member of the global network of Baker Tilly International Ltd., the members of which are separate and independent legal entities.