Cvs jaarstukken 2020 en ontwerpbegroting 2022 OD IJsselland

Collegevoorstel

Onderwerp

Jaarstukken 2020 en ontwerpbegroting OD IJsselland 2022

Zaaknummer

35135-2021

B&W vergadering

25 mei 2021

Integrale advisering

Henry van Rossum (financiën)

Portefeuillehouder

Dhr. W.J.M. (Wout) Wagenmans

Voor informatie

Sjaak Legebeke

Bestuurssamenvatting

Overeenkomstig de afspraken in de gemeenschappelijke regeling en de regels uit de Wet gemeenschappelijke regelingen, heeft het Dagelijks Bestuur (DB) van de OD IJsselland de financiële verantwoording over 2020, een voorstel over de resultaatsbestemming 2020 en de conceptbegroting over 2022 toegezonden aan de raden van de deelnemers in de OD. De deelnemers hebben tot 9 juni 2021 om, naar aanleiding van deze stukken, zienswijzen in te brengen. De stukken geven geen aanleiding tot het indienen van zienswijzen.

Beslispunten 1.

Kennis te nemen van de jaarstukken 2020 en de ontwerpbegroting 2022 van de Omgevingsdienst IJsselland en te besluiten geen inhoudelijke zienswijzen in te dienen. 2. Het DB van de OD IJsselland hierover schriftelijk te informeren door middel van bijgaande ontwerpbrief. 3. De gemeenteraad ter kennisname te informeren met bijgaand memo.

Besluit

Inleiding

Conform de afspraken en de planning in de gemeenschappelijke regeling legt het DB van de OD IJsselland het financieel jaarverslag en de jaarrekening over 2020 aan de gemeenteraad voor met een voorstel over de resultaatbestemming. Voorgesteld wordt om het positieve resultaat in te zetten voor het gedeeltelijk dekken van de kosten van het Plan van Aanpak Doorontwikkeling OD IJsselland. Dit besluit moet nog wel via een begrotingswijziging in de tweede bestuursrapportage over 2021 worden verwerkt. Daarnaast wordt voorgelegd de conceptbegroting over 2022. De raad heeft de mogelijkheid over de ontwerpbegroting 2022 en de meerjarenbegroting zienswijzen in te dienen bij het DB. Deze dienen uiterlijk 9 juni 2021 te zijn ingediend. Het college is gemachtigd om namens de raad te besluiten over het al dan niet indienen van zienswijzen. De raad wordt geïnformeerd over het collegebesluit.

1

Collegevoorstel

Beoogd effect

Als deelnemer in de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst IJsselland binnen het besluitvormingsproces tijdig kennis te nemen van en een oordeel te vormen over de financiële documenten. Het college beoordeelt de jaarstukken met accountantsverklaring van de verbonden partij om te controleren of de gedelegeerde taken en bevoegdheden volgens afspraak zijn uitgevoerd en om inzicht te hebben in de rechtmatigheid van de verbonden partij. De gemeenteraad neemt kennis van de jaarstukken en het standpunt van het college.

Argumenten

1.1 Jaarrekening 2020 Het positieve rekeningresultaat bedraagt € 312.837. Voorgesteld wordt, en feitelijk heeft het AB van de OD dit besluit al genomen, om van dit resultaat € 243.000 te benutten voor het opstellen en uitvoeren van het “Plan van Aanpak Doorontwikkeling OD IJsselland” en om € 69.837 in te zetten voor het uitvoeren van energiecontroles in 2021. Het budget voor dit project is pas in de 2 helft van 2020 toegekend (ter compensatie voor de inzet op Energie & Duurzaamheid) en kon daardoor niet volledig in 2020 worden uitgevoerd. Voor het overige blijkt uit dit jaarverslag dat de OD zijn bedrijfsvoering over 2020 niet op orde had. De ingezette herstructurering van de bedrijfsvoering van de OD is dan ook zeer wenselijk. 1.2 Jaarverslag 2020 Uit het jaarverslag over 2020 wordt duidelijk dat de OD, net als de deelnemende gemeenten en provincie, nadrukkelijk is geconfronteerd met de gevolgen van corona en zich heeft ingespannen om de dienstverlening en de klanttevredenheid op peil te houden. In het jaarverslag wordt inhoudelijk teruggekeken op diverse in 2020 uitgevoerde projecten zoals de stoppersregeling, onderzoek luchtwassers, de advisering over het stikstofdossier en de extra inzet op energiecontroles. De implementatie van de Omgevingswet werpt zijn schaduw al vooruit.

De OD moet zijn eigen organisatie gereed maken voor het werken onder deze nieuwe regels maar adviseert en ondersteund ook de partners hierbij inhoudelijk. Uit het jaarverslag blijkt dat er structurele disbalans dreigt te ontstaan tussen enerzijds de door de partners ingebrachte uren en anderzijds het aantal uren dat door de OD aan die partners wordt besteed (zie tabel 2 op bladzijde 5 van het jaarverslag). Aan Raalte zijn in 2020 bijna 900 uren meer besteed dan was ingebracht. Andere gemeenten kregen juist minder dan waarvoor was betaald. Dit is op de langere termijn onhoudbaar. In het als genoemde “Plan van Aanpak Doorontwikkeling OD IJsselland” is dit een van de belangrijke onderzoeksvragen die beantwoord moet gaan worden. 1.3. Ontwerpbegroting 2022 De begroting 2022 is een geïndexeerde kopie van de begroting 2021. De totale kosten voor het opstellen en uitvoeren van het “Plan van Aanpak Doorontwikkeling OD IJsselland” zijn begroot op € 575.000 waarvan wordt voorgesteld dit voor € 243.000 te dekken uit het rekeningresultaat 2020 en voor € 11.000 uit het ontwikkelbudget. Voor het resterende bedrag van € 321.000 zal in het najaar een voorstel worden voorgelegd aan het Algemeen Bestuur.

Aan onderzoeksbureau Seinstra en Partners, dat veel expertise heeft op het gebied van Omgevingsdiensten, is gevraagd de organisatie van de OD door te lichten en met aanbevelingen tot verbetering en een plan van aanpak te komen. Het hieruit voortgekomen “Plan van Aanpak Doorontwikkeling OD IJsselland” wordt, in samenwerking met de deelnemers in de OD uitgewerkt langs 5 sporen: 1. Bedrijfsvoering op orde samen toekomstbestendig; 2. Naar een duurzame begroting; 3. Herijking uitgangspunten en grondslagen financiering; 4. Interne en externe efficiencyverbeteringen en

2

Collegevoorstel

5.

Meer rendement uit de programmering.

Op dit moment is er nog geen zicht op de inhoudelijke gevolgen van de 5 sporen zoals deze in het Plan van Aanpak worden uitgewerkt. Dit in tegenstelling tot de toezegging ten tijde van de kaderbrief begin dit jaar. Het blijft om die reden vooralsnog ongewis wat de gevolgen zijn van deze doorontwikkeling voor de begroting 2021, 2022 en verder. Verwachting is dat pas in het derde kwartaal van 2021 hierover meer bekend wordt. In reactie op de kaderbrief ten behoeve van de begroting 2022 heeft u richting DB van de OD IJsselland in februari van dit jaar het volgende aangegeven: “U geeft aan dat de financiële effecten van de actualisatie van de grondslag en eventuele herverdeling tussen de deelnemers pas in de loop van 2021 zichtbaar worden. Dit betekent dat u de effecten op dit moment nog niet kunt presenteren. Wij vinden deze situatie zorgelijk. Wij begrijpen dat u met ondersteuning van een extern adviesbureau verder werkt aan een verbetering in de bedrijfsvoering. We vragen nadrukkelijk om een zorgvuldige procesgang richting het Algemeen Bestuur, onze gemeenteraad en het in positie brengen van het ambtelijke management. Wij nemen kennis van deze kaderbrief en wachten de verdere ontwikkelingen aangaande de bedrijfsvoering van de Omgevingsdienst IJsselland en de daaruit voortvloeiende inhoudelijke en financiële voorstellen af.” Aan deze situatie is inhoudelijk nog niets veranderd.

Wel zijn/worden de deelnemers in de GR ambtelijk nauw betrokken bij de uitwerking van de 5 genoemde sporen en worden bestuurders hierbij betrokken via het Algemeen Bestuur van de OD. U heeft de mogelijkheid om naar aanleiding van deze begroting zienswijzen in te dienen, echter wat hierover te zeggen is, is al gezegd in de kaderbrief. Wij adviseren u dan ook om naar aanleiding van deze begroting geen inhoudelijke zienswijzen in te dienen en het DB van de OD IJsselland hierover schriftelijk te informeren. Hierin kan wel, zoals in de conceptbrief is verwoord, de aanhoudende zorg worden uitgesproken.

Duurzaamheid

Het werk van de OD draagt bij aan de verduurzaming van het lokale en regionale milieubeleid. De nu voorliggende ontwerpbegroting heeft geen effect op duurzaamheid

Kanttekeningen n.v.t.

Financiën

Rekening 2020: Het totale rekeningresultaat 2020 is een bedrag van bijna € 313.000 waarvan wordt voorgesteld dit voor € 243.000 in te zetten voor het opstellen en uitvoeren van het “Plan van Aanpak Doorontwikkeling OD IJsselland” en om bijna € 70.000 in te zetten voor het uitvoeren van energiecontroles. Resultaat van € 313.000 bestaat grotendeels uit voordelen op de loonkosten/inhuur personeel derden € 311.000; reiskosten € 102.000 en meer doorbelasten (meerwerkopbrengsten) gemeenten € 560.000. Hier tegenover is een nadeel ontstaan op de overige kosten van € 770.000. Dit bedrag bestaat grotendeels uit ict en huisvestingskosten. Begroting 2022 De begroting 2022 is (in afwachting doorlichten organisatie) een kopie van de begroting 2021 waarbij wel rekening gehouden is met een prijsindex van 1,4% en loonkostenindex van 1,3%. Voorgesteld wordt de eerder gestelde efficiencydoelstelling van 2% te bevriezen. Dit is gezien de huidige ontwikkelingen begrijpelijk. De OD is volop in beweging. Ondersteunende werkzaamheden nemen toe en de inrichting van de organisatie moet daarop worden aangepast. De vorming van een bedrijfsbureau is onderdeel van het spoor Bedrijfsvoering op orde 3

Collegevoorstel

samen toekomstbestendig. Op het gebied van de ICT staat de OD de nodige uitdagingen te wachten. Wettelijke voorschriften, veiligheidsmaatregelen en noodzakelijke koppelingen tussen en met systemen maken diverse ICTinvesteringen noodzakelijk. De komende periode wordt zichtbaar of en in hoeverre de huidige middelen toereikend zijn.

Vervolg

De gemeenteraad kan binnen twee weken een reactie op de stukken kenbaar maken of aangeven het onderwerp te willen agenderen ter bespreking in de raad. Bij geen reactie wordt de antwoordbrief aan de OD na twee weken verstuurd. De begroting wordt ter vaststelling aangeboden in de vergadering van het algemeen bestuur van juli 2021. Nadat de begroting is vastgesteld wordt deze door de VRIJ toegezonden aan de deelnemende gemeenten en de Provincie Overijssel en (omdat de provincie deelnemer is in deze GR) ingediend bij het ministerie van Binnenlandse Zaken.

Communicatie Zie vervolg.

Bijlagen Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage

Ontwerpbegroting 2022 OD IJsselland Jaarrekening 2020 OD IJsselland incl. accountantsverklaring Financieel jaarverslag 2020 OD IJsselland Aanbiedingsbrief bij ontwerpbegroting en jaarrekening Memo gemeenteraad Brief aan DB OD IJsselland inzake ontwerpbegroting 2022

4