Collegevoorstel_Wet_open_overheid_ambitieniveau

Collegevoorstel

Onderwerp

Ambitieniveau actieve openbaarmaking van informatie

Zaaknummer

51709-2023

B&W vergadering

10 oktober 2023

Integrale advisering

Jeanet van Olst, juridisch adviseur

Portefeuillehouder

Dhr. A.C. (Arco) Hofland

Voor informatie

Babette van Alphen, regisseur informatiebeheer

Bestuurssamenvatting De Wet open overheid (Woo) is sinds 20221 in werking en moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar en eenvoudig te ontsluiten is. Om dat te bereiken worden overheden verplicht om meer informatie in een vroegtijdig stadium actief openbaar te maken. De Woo beschrijft de minimale verplichting waaraan het bestuursorgaan dient te voldoen (de basis). Aan die verplichting voldoet de gemeente Raalte op dit moment. Nieuwe verplichtingen zullen de komende 5 jaar gefaseerd in werking treden. Daarnaast biedt de Wet mogelijkheden om meer te doen aan openheid en transparantie – hiervoor stelt de raad de kaders via de openbaarheidsparagraaf in de begroting. De kaders en het ambitieniveau zijn het uitgangspunt voor de implementatie van de Woo. Voorgesteld wordt voor de implementatie te kiezen voor het niveau ‘basis’.

Beslispunten 1. Kennis te nemen van verplichtingen uit de Wet open overheid 2. Kennis te nemen van de vier niveaus voor actieve openbaarmaking 3. Voor de implementatie van actieve openbaarmaking te kiezen voor het niveau ‘Basis’.

Besluit

Inleiding De Woo kent naast de Woo-verzoeken (voorheen Wob) vier vernieuwingen: 1. aanstellen Woo contactpersoon 2. openbaarheidsparagraaf in begroting en verantwoording 3. informatiehuishouding op orde hebben en houden 4. actieve openbaarmaking van documenten in 11 informatiecategorieën

1 Bekendgemaakt in Stb. 2021, 499 en Stb. 2021, 500.

1

Collegevoorstel

1. Aanstellen Woo-contactpersoon De gemeente wordt verplicht om één of meer contactpersonen aan te wijzen die vragen van inwoners kunnen beantwoorden over de beschikbaarheid van overheidsinformatie. Dit om inwoners (waaronder diegenen die niet digitaal vaardig zijn) wegwijs te maken in de overheidsinformatie. Hierbij moet niet zozeer aan een functionaris worden gedacht maar mogelijk aan een rol die op verschillende plaatsen in de organisatie kan worden belegd. De verantwoordelijkheid om informatie te verstrekken ligt in Raalte bij alle medewerkers. Iedere medewerker heeft de rol van contactfunctionaris. Informatieverzoeken lopen nu vaak via cluster Communicatie, het omgevingsloket, KCC of via de vak domeinen. Verzoeken om informatie komen daar rechtstreeks terecht, telefonisch, per mail of digitaal via de e-Suite. De bedoeling is dat de contactfunctionaris op laagdrempelige en klantvriendelijke wijze vragen beantwoordt en wellicht ook documenten verstrekt in gevallen die zich daarvoor lenen. Leidt de beantwoording van de vraag tot een verzoek om een groot aantal documenten dan kan worden opgeschaald naar de procedure voor het afhandelen van een Wooverzoek. Deze werkwijze is gelijk aan de beschrijving van de rol contactpersoon in de memorie van toelichting op de Woo. 2.

Openbaarheidsparagraaf in begroting en verantwoording Als bestuur moet er aandacht en verslag van de beleidsvoornemens op het gebied van openheid, toegankelijkheid en transparantie worden gedaan. In de wet wordt de ‘openbaarheidsparagraaf’ genoemd. Deze moet worden opgenomen in de begroting en in de jaarlijkse verantwoording. In het jaarverslag over 2022 is voor het eerst een openbaarheidsparagraaf opgenomen (zie bijlage 1). 3. Informatiehuishouding op orde De verplichting om de informatiehuishouding op orde te brengen en het duurzaam toegankelijk maken en houden van documenten zijn niet nieuw. De Woo herhaalt het voorschrift uit de Archiefwet dat documenten in goede, geordende en toegankelijke staat gehouden en bewaard moeten worden. Door de informatiehuishouding op orde te brengen wordt de basis gelegd om efficiënt te kunnen publiceren en ook informatie die duurzaam bewaard moet worden te kunnen opslaan in een digitale archiefbewaarplaats. Er is een onlosmakelijk verband met het op orde hebben van de informatiehuishouding en het openbaar kunnen maken van documenten. De Toeslagenaffaire is hier een goed voorbeeld van. Dossiers moeten daar achteraf worden gereconstrueerd om gezinnen inzage te geven in hun eigen gegevens en om getroffenen te kunnen compenseren.

Door de Woo zal de gemeente versnelde maatregelen moeten treffen om de duurzame toegankelijkheid te borgen en de informatie op orde te brengen. 4. Actieve openbaarmaking 11 informatiecategorieën De Woo verplicht de gemeente om documenten uit elf informatiecategorieën actief openbaar te maken. Documenten die behoren tot de elf informatiecategorieën behoren binnen 14 dagen nadat ze de status ´definitief´ hebben gekregen, op internet gepubliceerd te worden via het Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI). In december 2022 besloot de minister echter de ontwikkeling van dit platform stop te zetten. Daarmee werd de fasering wanneer elke informatiecategorie openbaar gemaakt moet worden op de lange baan geschoven. De algemene inspanningsverplichting voor gemeenten om informatie actief openbaar te maken, geldt al wel. Bestuursorganen worden daarom aangemoedigd vooruit te lopen op de eerder voorgestelde fasering door informatie alvast openbaar te maken op een eigen publicatie-omgeving of website. Ambitieniveau Met het vaststellen van het ambitieniveau wordt de snelheid en scope voor het openbaar maken bepaald en dus de mate van inspanning. Het ambitieniveau is het uitgangspunt voor de implementatie van het actief openbaar maken. Er worden vanuit de VNG vier ambitieniveaus voor actieve openbaarmaking onderscheiden:

2

Collegevoorstel

Beneden-basis De gemeente voldoet niet aan de in de Woo gestelde eisen voor het actief openbaar maken van documenten. Momenteel zijn er geen sancties in de wettekst opgenomen voor gemeenten die (nog) niet voldoen.

Basis De gemeente voldoet aan het wettelijk minimum voor wat betreft het openbaar maken van de overheidsstukken uit de elf informatiecategorieën. De gemeente maakt de stukken openbaar in de daartoe behorende fase. Medium De gemeente voldoet aan het wettelijk minimum en daarnaast maakt de gemeente al stukken in andere, niet in de wet genoemde categorieën openbaar of maakt zij binnen een categorie meer stukken openbaar dan wettelijk vereist of maakt zij stukken openbaar van categorieën waarvan de openbaarmaking nog niet verplicht is, aangezien de fase waarin deze categorie openbaar gemaakt dient te worden nog niet is aangebroken. Plus Alle stukken van de wettelijk vereiste categorieën, dan wel eventuele extra categorieën, zijn actief openbaar gemaakt. Er kunnen ook stukken openbaar gemaakt zijn binnen een categorie waarvan dat niet wettelijk verplicht is. Deze categorieën vallen dus niet onder de Woo of andere wetgeving. Er kan bijvoorbeeld onderliggende informatie openbaar gemaakt worden, of informatie worden gedeeld die buiten de verplichte informatiecategorieën liggen.

Niks doen

Niks doen is altijd een optie. U handelt dan wel in strijd met de wet! Verzoeken om informatie ( Wob- verzoeken) blijven als vanouds afgehandeld worden. We blijven dezelfde informatie delen via dezelfde kanalen. Het kost u niets extra’s, maar het Rijk zal moeilijk doen over (met name) de extra Rijksbijdrage. De Raad en media zullen zeer kritisch zijn!

Basis

We zorgen ervoor dat we de verplichte 11 categorieën kunnen publiceren op een landelijk platform. De focus ligt op het treffen van de nodige technische voorzieningen en het geven van knoppentrainingen aan gebruikers. Aan de verzoeken om informatie ( Wob- verzoeken) veranderen we niet veel. U hoeft waarschijnlijk niets bovenop de Rijksbijdrage bij te betalen.

Bescheiden ambitieus

Naast de 11 verplichte categorieën is er ruimte om ook andere categorieën aan te pakken. De focus ligt op de veranderaanpak, dus naast techniek ook proces-analyse en bewustwording. Het behandelen van verzoeken om informatie gaan we versnellen door daar extra handen voor in te zetten. Bovenop de Rijksbijdrage is een eigen investering nodig.

In optima forma

We maken alle documenten en data openbaar, tenzij de wettelijke uitzonderingsgronden van toepassing zijn. De focus ligt op de veranderaanpak. Het aantal verzoeken om informatie zal waarschijnlijk sterk teruglopen. Bovenop de Rijksbijdrage is een stevige eigen investering nodig.

Beneden -basis

Medium

Plus

De gemeente publiceert al informatie uit meerdere categorieën op haar website. Uit een in 2023 gehouden nulmeting is gebleken dat de gemeente Raalte zes van de elf verplichte informatiecategorieën al (deels) actief publiceert (zie bijlage 1).

3

Collegevoorstel

Voor de verdere implementatie van het actief openbaar maken van informatie wordt gekozen voor het niveau basis, wat betekent dat we als gemeente de landelijke fasering en ontwikkelingen volgen en zorgen dat de benodigde voorzieningen voor de aangekondigde verplichtingen op orde zijn (processen, systemen, kennis, enz.). Er is op dit moment nog onvoldoende bekend over de definitie en afbakening van de 11 informatiecategorieën om met zekerheid te stellen dat naast de extra Rijksbijdrage geen eigen investering nodig is.

Compliancy

Kosten

Benadering

Reactie van buiten

Reactie van binnen

Niks doen

Voldoet niet aan de wet

Verlies van extra Rijksbijdrage?

-

Boos

Zorgen

Basis

Letter van de wet

Alleen Rijksbijdrage?

Technology driven

Teleurgesteld?

“Wat moet, dat moet.”

Bescheiden ambitieus

Geest van de wet

€

Openbaarheid by design

Verschillend

Nieuwsgierig, lichte weer stand

In optima forma

Gaat verder dan de wet

€€ / €€€

Openbaarheid by design

Onder de indruk

Grote weerstand

Beneden -basis

Medium

Plus

Beoogd effect Bij de toepassing van de Wet open overheid wordt uitgegaan van het algemeen belang van openbaarheid van publieke informatie voor de democratische samenleving. Met vaststelling van dit voorstel zorgen we ervoor dat het voor inwoners en andere belanghebbenden duidelijk is hoe de gemeente Raalte opvolging geeft aan openheid en transparantie vanuit de Woo. Daarnaast zorgt vaststelling voor richting en houvast voor de implementatie van de Woo binnen de gemeentelijke organisatie.

Argumenten 3.1 Bij de keuze voor niveau Basis voldoen we aan de op dit moment geldende wettelijke verplichtingen. 3.2 Niveau Basis sluit aan bij het principe uit het Strategisch Informatie Plan (STiP) dat de gemeente een ‘snelle volger’ is, maar geen koploper. 3.3 Is er tijd om eerst de informatiehuishouding op orde te brengen (randvoorwaarde voor het actief openbaar maken van informatie). 3.4 Als informatie openbaar is gemaakt, kan de inwoner de informatie zelf vinden en hoeft daar niet om te vragen.

Duurzaamheid Niet van toepassing

4

Collegevoorstel

Kanttekeningen 3.1 Nog niet actief openbaar gemaakte informatie kan via de Woo-contactpersoon en/of een Woo-verzoek worden opgevraagd. 3.2 Als wordt gekozen voor niveau Basis moeten inwoners voor informatie uit categorieën die nog niet openbaar zijn gemaakt, meer moeite doen om aan informatie te komen. Dit kan betekenen dat er meer contact met de gemeente wordt opgenomen met het verzoek om informatie.

Financiën en Fiscale aspecten Het Rijk heeft voor de uitvoering van de Woo middelen beschikbaar gesteld. De incidentele middelen zijn bestemd voor het verbeteren van systemen, het opleiden van medewerkers, en het aanpassen van processen en de organisatie. De structurele middelen zijn bedoeld voor de actieve openbaarmaking van de informatiecategorieën zoals genoemd in de Woo, het aanwijzen van een contactfunctionaris en het beheer en onderhoud van systemen.

Vervolg De keuze wordt gebruikt als input voor het plan van aanpak voor de implementatie van de Woo.

Communicatie Niet van toepassing

Bijlagen Bijlage 1 – Openbaarheidsparagraaf – incl. nulmeting voor het reeds actief openbaar maken van informatie

5