Collegevoorstel verordeningen, nota afschrijvingen en normenkader definitief 2023 en concept 2024

Collegevoorstel

Onderwerp

Rechtmatigheidsverantwoording en -controle 2023 (Normenkader)

Zaaknummer

62037-2023

B&W vergadering

28 november 2023

Integrale advisering

Jeanet van Olst (juridisch); Jannie Lozeman (financieel); Baker Tilly accountants

Portefeuillehouder

Dhr. A. (Alexander) Kreule

Voor informatie

Adriaan Sanders (financieel)

Bestuurssamenvatting In het kader van veranderde wet- en regelgeving met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording door het college vanaf 2023 zijn een 3-tal stukken geactualiseerd. Het gaat om actualisatie van de financiële- en controleverordening en het normenkader 2023. Het normenkader is de vastgestelde inventarisatie van wet- en regelgeving die als basis voor de rechtmatigheidscontrole 2023 wordt gebruikt bij de interne controle. Daarnaast wordt het normenkader 2023 gebruikt als voorlopig normenkader 2024. De financiële- en controleverordening zijn geactualiseerd met specifieke rechtmatigheidsaspecten en toevoeging van de kadernota. Naast de rechtmatigheidsaspecten is vanuit interne controle geadviseerd om de startdatum van afschrijving expliciet vast te leggen in de nota afschrijvingsbeleid. Om efficiency redenen worden bovengenoemde stukken gezamenlijk aangeboden in dit voorstel.

Beslispunten De gemeenteraad via de rekeningcommissie voor te stellen 1. De geactualiseerde Financiële verordening en Controleverordening vast te stellen; 2. Het geactualiseerde normenkader 2023 vast te stellen; 3. Het voorlopig normenkader 2024 vast te stellen; 4. Het addendum Nota activa- en afschrijvingsbeleid 2019 vast te stellen;

Besluit

1

Collegevoorstel

Inleiding 1.

Financiële verordening en Controleverordening

Door veranderde wet- en regelgeving wordt de verantwoordelijkheid van het college voor de rechtmatigheid benadrukt doordat het college met ingang van het verslagjaar 2023 een verantwoording over rechtmatigheid af moet geven in plaats van de accountant. Het college is zich hierdoor nog meer bewust van haar verantwoordelijkheid te zorgen voor een goed financieel beheer, inclusief het actueel houden van de bijbehorende verordeningen. De accountant controleert nog wel de verantwoording van het college in het kader van de getrouwheid. Daarmee zijn voor de raad waarborgen ingebouwd dat het college niet ‘zomaar’ de verantwoording kan opstellen en afgeven. Bij rechtmatigheid en de verantwoording daarover door het college heeft de raad zowel in haar kader stellende als controlerende rol een belangrijke functie. In de financiële verordening worden door de raad de uitgangspunten voor het financiële beleid, het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie vastgelegd. In de controleverordening worden door de raad regels vastgesteld voor de controle op het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie. In de financiële verordening is een hoofdstuk opgenomen over rechtmatigheidsverantwoording waarin de verantwoordingsgrens en rapportagegrens zijn opgenomen, zoals vastgesteld door de raad op 18 juli 2023.

Daarnaast is hierin opgenomen dat het jaarlijkse normenkader door het college ter vaststelling wordt aangeboden aan de raad. Ook is de kadernota nu opgenomen in deze geactualiseerde financiële verordening. We werken vanaf 2019 met een kadernota, terwijl de vorige financiële verordening (zonder kadernota) dateerde uit 2017. Tot slot zijn enkele ‘technische aanpassingen’ doorgevoerd. Tot slot is een lid opgenomen waarbij het college vooraf investeringen tot € 50.000 kan autoriseren, waarbij dekking plaatsvindt uit een bestemmingsreserve. Zie bijlage 1. In de controleverordening zijn aanpassingen gemaakt waaruit volgt dat de accountant niet meer controleert op rechtmatigheid, maar de rechtmatigheidsverantwoording door het college controleert op getrouwheid. Zie bijlage 2. De financiële- en controleverordening hebben terugwerkende kracht tot 1 januari 2023.

2.

Normenkader 2023 en 2024

Het jaarlijks vaststellen van het geactualiseerde normenkader, de inventarisatie van wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole, was tot en met boekjaar 2022 een bevoegdheid van het college. Vanaf boekjaar 2023 is dit, door een wetswijziging, een bevoegdheid van de raad. Het geactualiseerde normenkader 2023 treft u aan in bijgevoegde bijlage 3. De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van vorig jaar zijn actualiseringen van diverse belasting- en heffingsverordeningen. Een controle begint normaal gesproken met het vooraf vaststellen van een normenkader. Tot op heden is het normenkader achteraf vastgesteld om een actuele inventarisatie van wet- en regelgeving mogelijk te maken. Om efficiënt te werken wordt voorgesteld jaarlijks aan het einde van het jaar het normenkader van het afgelopen jaar definitief vast te stellen en ditzelfde definitieve normenkader voor het komende jaar vooraf als voorlopig vast te stellen. Hierdoor is vooraf een normenkader vastgesteld en blijft actualisatie achteraf mogelijk. Het voorlopig normenkader 2024 is bijgevoegd in bijlage 4.

3.

Addendum Nota Activa- en afschrijvingsbeleid 2019

Directe aanleiding voor het actualiseren van de beleidsnota activa- en afschrijvingsbeleid 2019 is een bevinding vanuit de verbijzonderde interne controle 2021. Hierbij is gebleken dat het startmoment van afschrijven niet is geformaliseerd in de beleidsnota activa- en afschrijvingsbeleid van onze gemeente. Vanuit het besluit begroting en verantwoording (BBV) is dit wel noodzakelijk. Overige aanpassingen in de beleidsnota betreft terminologie uit het BBV. De tabel met afschrijvingstermijnen is geactualiseerd met enkele kleine technische aanpassing. Dit heeft geen financiële consequenties.

Beoogd effect Beschikken over geactualiseerde verordeningen, normenkader 2023 en voorlopig normenkader 2024 en een geactualiseerde nota activa- en afschrijvingsbeleid. Hiermee laten we, ook richting de inwoners, zien dat op een verantwoorde manier met overheidsfinanciën in het kader van rechtmatigheid wordt omgegaan.

2

Collegevoorstel

Argumenten 1.1

Actualisatie is nodig in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording.

Rechtmatigheidsverantwoording door het college is met ingang van het verslagjaar 2023 van kracht. Daarom zijn de financiële- en controleverordening geactualiseerd met terugwerkende kracht tot 1 januari 2023. 2.1 en 3.1. Jaarlijkse actualisatie is nodig in het kader van de rechtmatigheidscontrole. De interne controle op rechtmatigheid vraagt een geactualiseerde inventarisatie van wet- en regelgeving. 4.1 Actualisatie is nodig om te voldoen aan het besluit begroting en verantwoording (BBV). Het besluit begroting en verantwoording vereist het expliciet vastleggen van het startmoment van afschrijving. De afschrijving van een activum start op de eerste dag van het jaar volgend op het jaar waarin het kapitaalgoed gereedkomt of verworven wordt.

Duurzaamheid n.v.t.

Kanttekeningen n.v.t.

Financiën en Fiscale aspecten De actualisatie van de genoemde stukken heeft geen financiële en fiscale gevolgen. Uitvoering van de verordeningen is geborgd in de reguliere werkzaamheden. De rechtmatigheidscontrole maakt onderdeel uit van de verbijzonderde interne controle en wordt getoetst bij de accountantscontrole op de jaarrekening (inclusief rechtmatigheidsverantwoording).

Vervolg De financiële- en controleverordening, de normenkaders en het addendum nota activa- en afschrijvingsbeleid worden via de rekeningcommissie van 13 december 2023 aangeboden aan de raad. De accountant wordt in kennis gesteld van de besluitvorming.

Communicatie De vastgestelde verordeningen zullen op de gebruikelijke wijze worden bekendgemaakt. Het college zendt de verordeningen binnen twee weken na vaststelling door de raad aan gedeputeerde staten.

Bijlagen Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Bijlage 5

Financiële verordening 2023 Controleverordening 2023 Normenkader, Inventarisatie wet- en regelgeving rechtmatigheid 2023 Normenkader, Inventarisatie wet- en regelgeving rechtmatigheid 2024 voorlopig Addendum nota activa- en afschrijvingsbeleid 2019

3