Collegevoorstel_verantwoording_informatiehuishouding_2023

Collegevoorstel

Onderwerp

Verantwoording informatiehuishouding 2023

Zaaknummer

66043-2023

B&W vergadering

30 januari 2024

Integrale advisering

Jeanet van Olst, juridisch Jody Kruiper, financiën

Portefeuillehouder

Dhr. A.C. (Arco) Hofland

Voor informatie

Babette van Alphen, regisseur informatiebeheer

Bestuurssamenvatting Jaarlijks legt het college schriftelijk verantwoording af aan de raad over de informatiehuishouding. Op basis van het verantwoordingsverslag beoordeelt de provinciale archiefinspecteur de kwaliteit van de informatiehuishouding en kent een score toe aan de gemeente. Dit gebeurt in het kader van het interbestuurlijk toezicht. Sinds 2021 is de score voor het informatie- en archiefbeheer goed namelijk ‘groen’.

Beslispunten 1. Het Verantwoordingsverslag informatiehuishouding 2023 Gemeente Raalte vast te stellen 2. Het verantwoordingsverslag ter kennisname aan te bieden aan de gemeenteraad 3. Het verantwoordingsverslag na vaststelling in het college toe te zenden aan de provinciale toezichthouder

Besluit

Inleiding In het verantwoordingsverslag gaan wij in op de maatregelen die in 2023 zijn genomen om ons informatie- en archiefbeheer naar een hoger niveau te tillen. Ondanks de groene score van het interbestuurlijk toezicht, geeft de provinciaal archiefinspecteur jaarlijks aandachtspunten mee die om een gerichte aanpak vragen. Voor 2023 waren dat: • Vervolmaken Kwaliteitssysteem ex art 16 Archiefregeling • Correcte overbrenging van oud-archief (lopend punt) Aan deze punten is opvolging gegeven. Ze zijn echter omvangrijk en daarom nog niet volledig afgerond. Opvolging Kwaliteitssysteem: We maken continu de afweging hoe we de beschikbare capaciteit inzetten, zodat we de meeste impact hebben op een goede dienstverlening voor onze inwoners en ondernemers. Er zijn belangrijke stappen 1

Collegevoorstel

gezet in het monitoren van de kwaliteit van de informatiehuishouding. Aan de hand van de bevindingen worden gerichte stappen in het doorvoeren van verbeteringen gezet, zodat informatie goed vindbaar en bruikbaar is. Opvolging overbrenging: Omdat er vol op de digitale informatiehuishouding is ingezet, schuiven specifieke taken voor het analoog archief door. Het inventariseren ten behoeve van overbrenging vraagt om een gestructureerde (projectmatige) aanpak die volgend jaar vorm krijgt.

Beoogd effect De jaarlijkse verantwoording geeft de raad inzicht in de stand van zaken en gaat in op ontwikkelingen, projecten en plannen die worden opgesteld en uitgevoerd om de archiefzorg up-tot-date te houden en om mee te groeien met de (digitale) ontwikkelingen van het vakgebied. De gemeente wordt door het Interbestuurlijk Toezicht gestimuleerd om de archiefzorg op orde te hebben, zodat informatie makkelijk te vinden en te raadplegen is: als verantwoording van bestuur en bedrijfsvoering, voor de recht- en bewijszoekende burger, vanuit cultuurhistorisch belang en voor wetenschappelijk onderzoek. Dat draagt bij aan de verplichting uit en doel van archiefwetgeving en de Wet open overheid om de informatiehuishouding op orde te hebben, tijdig te vernietigen na het verlopen van de bewaartermijn en overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te maken en te houden.

Argumenten 1.1 Juiste, betrouwbare en volledige informatie is voor een overheidsorganisatie essentieel. Een gestructureerde (interne) check beoogt een betere regie op de informatiehuishouding. Deze check wordt weergegeven in de vorm van een jaarlijks verantwoordingsverslag zoals bedoeld in de Archiefverordening en conform een door de VNG opgestelde handreiking. Bij het verantwoordingsverslag is een jaarplanning gevoegd waaruit blijkt dat er uitvoering wordt gegeven aan diverse activiteiten die nodig zijn om goed informatie- en archiefbeheer te kunnen waarborgen. 2.1 Conform artikel 9 van de Archiefverordening van de gemeente Raalte wordt het vastgestelde verantwoordingsverslag ter kennisname naar de gemeenteraad gestuurd. Op deze wijze voldoen wij hieraan. 3.1 In het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht dient het verslag naar de provinciaal archiefinspecteur gezonden te worden. Door het aanbieden van dit verantwoordingsverslag aan Gedeputeerde Staten voldoen we aan wet- en regelgeving in het kader van het interbestuurlijk toezicht.

Duurzaamheid Niet van toepassing

Kanttekeningen 1.1 De informatiehuishouding niet of onvoldoende op orde hebben, heeft als risico’s - dat niet kan worden voldaan aan de verantwoording van bestuur en bedrijfsvoering, - de rechtszekerheid voor inwoners en ondernemers onduidelijk is en - cultuurhistorisch belangrijke informatie niet bewaard blijft.

Financiën en Fiscale aspecten Niet van toepassing

Vervolg Het verantwoordingsverslag inclusief bijlagen gaat na besluitvorming door het college naar de gemeenteraad en provinciaal archiefinspecteur.

Communicatie De provincie publiceert in april 2024 de score van het Interbestuurlijk Toezicht op haar website. 2

Collegevoorstel

Bijlagen Bijlage

Verantwoordingsverslag informatiehuishouding 2023 Gemeente Raalte

3