Collegevoorstel PvA DGW 2023 Raalte

Collegevoorstel

Onderwerp

Aanpak van datagedreven werken in Raalte

Zaaknummer

28362-2023

B&W vergadering

20 juni 2023

Integrale advisering

Henry van Rossum (financiën), Mieke Lammerts van Bueren (CIO)

Portefeuillehouder

Dhr. M.P. (Martijn) Dadema

Voor informatie

Hans Scholtheis (informatiemanager Raalte)

Bestuurssamenvatting De gemeente Raalte heeft de ambitie om meer data toe te passen in haar opgaven, dienstverlening en bedrijfsvoering. Daarvoor heeft zij in 2021 een visie en ambitie vastgesteld. Dit is concreet gemaakt in een plan van aanpak met daarin omschreven de ambitie en de doelen, de aanpak en organisatie daarvan en de beoogde resultaten (informatieproducten). Een belangrijke randvoorwaarde hiervoor is de realisatie van een gezamenlijk gegevensfundament met onze DOWRpartners. Dit vraagt echter wel om investeringen de komende jaren. Het college wordt gevraagd commitment te geven aan de beoogde aanpak, de gevraagde investeringen mee te nemen bij de integrale afweging nieuw beleid voor de begroting 2024 en de raad hierover te informeren.

Beslispunten 1. 2. 3.

Commitment te geven aan de beoogde aanpak zoals is omschreven in het plan van aanpak voor datagedreven werken in 2023 in Raalte; De benodigde investeringen voor datagedreven werken in Raalte mee te nemen bij de integrale afweging nieuw beleid voor de begroting 2024; De gemeenteraad over de aanpak en de gevraagde investeringen te informeren met het toezenden van het collegebesluit en bijbehorend plan van aanpak.

Besluit

Inleiding In de toepassing van data in onze organisatie staat de behoefte vanuit de praktijk voorop. Onze bestuurders en medewerkers zijn dagelijks bezig met vraagstukken vanuit de grote opgaven uit ons coalitieakkoord. Maar ook vraagstukken die meer zijn gericht op onze bedrijfsvoering en onze dienstverlening naar inwoners en ondernemers.

Onze ambitie Onze ambitie van datagedreven werken is daarom dat datatoepassing significant gaat bijdragen aan de grote gemeentelijke opgaven en aan het oplossen van onze vraagstukken in onze bedrijfsvoering en dienstverlening. Dit is als 1

Collegevoorstel

vertrekpunt gehanteerd in de in 2021 vastgestelde visie en ambitie op datagedreven werken in Raalte. In volwassenheid hebben we daarbij gesteld dat we willen groeien van het niveau van ‘Pionieren en ontdekken’ naar ‘Professionaliseren en verbreden’. Vanuit het ‘pionieren en ontdekken’ zijn de afgelopen jaren al enkele succesvolle voorbeelden van datatoepassing ontwikkeld in Raalte met de beperkte middelen die we daarvoor hebben. We staan nu op het punt om dit door te ontwikkelen naar professionelere toepassing en naar verbreding in meer opgaven en vakgebieden. In de themasessie met het college op 8 november 2022 en in de rond de tafel sessie van 17 november 2022 zijn met college- en raadsleden de mogelijkheden van datatoepassing besproken aan de hand van concrete voorbeelden. Op de kansen die datatoepassing geeft, werd enthousiast gereageerd en er werd uitgesproken dat we hier in Raalte meer gebruik van zouden moeten maken. Door de portefeuillehouder is hier toen de attendering gemaakt dat dit ook financieel wat vraagt en dat we daar bij het college en de gemeenteraad op terug zouden komen. In het plan van aanpak zijn deze kansen uitgewerkt en is verwoord, welke randvoorwaarden daarvoor gelden en welke investeringen dit vergt.

Randvoorwaarden Om de toepassing van data in onze organisatie succesvol te laten verlopen, geldt een aantal randvoorwaarden. Een belangrijke randvoorwaarde is het realiseren van een gezamenlijke gegevensopslag in DOWR-verband, het gegevensfundament. Dit leidt tot een betere toegankelijkheid van onze data, een veiliger manier van opslaan en uiteindelijk tot een hogere kwaliteit van onze data. Dit gegevensfundament is een cruciale randvoorwaarde want zonder kunnen we de betrouwbaarheid van monitoren en dashboards nu en in de toekomst niet garanderen. En kunnen wij de kwaliteit van bijvoorbeeld onze huidige monitor van het sociaal domein niet borgen.

Beoogd effect De toepassing van data in onze opgaven, bedrijfsvoering en dienstverlening moet leiden tot betere en beter gefundeerde beslissingen. Bovendien kan het ons ondersteunen in gesprekken met samenwerkingspartners, in participatietrajecten met inwoners en ondernemers en in de opgave om een transparantere overheid te zijn.

Argumenten 1.1 Om de ambitie van datagedreven werken waar te maken, is bestuurlijk draagvlak nodig voor de beoogde aanpak. We willen dat datatoepassing significant gaat bijdragen aan de grote gemeentelijke opgaven en aan het oplossen van onze vraagstukken in onze bedrijfsvoering en dienstverlening. Dat gaat alleen lukken als het college hierachter staat en hierin wil investeren.

2.1 Door faciliteiten voor datagedreven werken samen met de gemeenten Deventer en Olst-Wijhe te organiseren en te financieren, werken we (kosten)efficiënter en bereiken we meer dan in de situatie waarin de gemeente Raalte dit alleen doet of niet doet. De investering om een dergelijke faciliteit zelfstandig te realiseren is hoger dan als we dat in gezamenlijkheid doen. Onze samenwerkingspartners Deventer en Olst-Wijhe hebben overigens de eerste investeringen voor het gegevensfundament in 2023 al gedaan. Daarnaast biedt de gezamenlijke ontwikkeling de kans om onze kennis en expertise van de drie gemeenten en de DOWR-i werkorganisatie te bundelen en verder uit te bouwen waarmee we samen stappen verder kunnen zetten. Afzien van de investering betekent dat de betrouwbaarheid en de veiligheid van huidige en toekomstige datatoepassingen niet gegarandeerd kunnen worden en mogelijk zelf afgezien moet worden van reeds bestaande informatieproducten zoals bijvoorbeeld de monitor van het sociaal domein.

3.1 Het belang en de impact van datatoepassing in de gemeentelijke opgaven en vraagstukken raakt ook de gemeenteraad

2

Collegevoorstel

De gemeenteraad gaat enerzijds de resultaten ervaren van datatoepassing in haar opgaven en anderzijds heeft zij een rol in de gevraagde investeringen.

Duurzaamheid Niet van toepassing

Kanttekeningen 2.1 Het vinden van specialisten is een uitdaging gezien de huidige gespannen arbeidsmarkt. Hier is op geanticipeerd door in het eerste jaar (2023) te werken met inhuur. Voor het project zijn in het eerste kwartaal data-architecten geworven waarmee het gegevensfundament verder uitgewerkt kan worden. De komende jaren staat het werven van dataspecialisten in vaste dienst bij DOWR-i gepland. Deze formatie vormt de grootste post van de gevraagde investering.

Financiën en Fiscale aspecten De investering in het project van het gegevensfundament heeft de gemeente Raalte in eerste instantie uitgesteld (in tegenstelling tot DOWR-partners Deventer en Olst-Wijhe). Desalniettemin hebben beide partnergemeenten wel aangegeven dat Raalte mee kan en mag denken in het project (dat reeds in 2023 in uitvoering is gegaan). Mocht Raalte afzien van de investering dan is deze deelname niet langer gegarandeerd. Voor de begroting van 2024 is het voorstel om alsnog deel te nemen aan het project en de oorspronkelijk begrote investeringen van 2023 voor 2024 te begroten. Dat betekent voor 2024 € 339.188,- aan incidentele kosten. De duur van dit project gaat over langere tijd en betekent dat in 2025 ook nog incidentele kosten gemaakt moeten worden. Daarnaast vraagt het gegevensfundament om extra kennis en kunde bij de DOWR-werkorganisatie in de vorm van extra formatie. Deze formatie leidt tot extra structurele kosten. Om een compleet beeld te schetsen van de gevraagde investeringen, is dit in onderstaande tabel weergegeven in combinatie met de investeringen die de gemeenten Deventer en Olst-Wijhe al doen.

Tabel 1. Gevraagde investeringen gegevensfundament DOWR Gemeente Type kosten 2023 2024 Deventer Olst-Wijhe Raalte

2025

2026

2027

379.230

379.230

379.230

67.615

67.615

141.109

141.109

Incidenteel

911.568

593.248

Structureel*

-

325.400

Incidenteel

162.528

105.773

Structureel*

-

58.017

67.615

Incidenteel

-

339.188

220.743

Structureel*

-

-

121.079

* de structurele kosten betreffen voornamelijk formatie bij DOWR-i voor specialisten. Deze formatie loopt in de eerste 3 jaar op (van 2,4 naar 4,7 FTE) waarbij in het eerste jaar wordt uitgegaan van inhuur (tegen uurtarief) en de jaren daarna van vaste formatie (tegen loonsom). De inhuur wordt gezien als incidentele lasten. Deze kosten vallen daarom voor Raalte in 2024 onder de post ‘incidentele kosten’.

Vervolg De volgende stap is dit besluit doorvertalen in de begroting van 2024. Daarnaast zal in de toekomst het college en de raad periodiek geïnformeerd worden over de voortgang die de gemeente Raalte en de DOWR-partners maken op het gebied van datatoepassing en datagedreven werken.

Communicatie Nadere communicatie naar aanleiding van dit besluit is niet noodzakelijk.

3

Collegevoorstel

Bijlagen Bijlage 1. Plan van aanpak datagedreven werken 2023 in Raalte

4