Collegevoorstel Jaarstukken VRIJ 2022

Collegevoorstel

Onderwerp

Jaarstukken 2022 Veiligheidsregio IJsselland

Zaaknummer

25147-2023

B&W vergadering

30 mei 2023

Integrale advisering

Jody Kruiper, financiën

Portefeuillehouder

Dhr. M.P. (Martijn) Dadema

Voor informatie

Geke Goosen

Bestuurssamenvatting Het jaarverslag en de jaarrekening 2022 van de Veiligheidsregio IJsselland (VRIJ) worden voorafgaand aan de vaststelling in het algemeen bestuur ter informatie toegezonden aan de raden van de deelnemende gemeenten.

Beslispunten 1. 2.

De jaarstukken 2022 van de Veiligheidsregio IJsselland voor kennisgeving aan te nemen; De jaarstukken 2022 ter kennisname aan de gemeenteraad aan te bieden en de gemeenteraad via de Zomernota 2023 inhoudelijk over de jaarstukken te informeren.

Besluit

Inleiding De jaarstukken 2022 van de VRIJ zijn, conform de gemeenschappelijke regeling, ter informatie toegezonden aan de gemeenteraad. In de beleidsnota ‘Verbonden Partijen’ is vastgelegd dat over jaarrekeningen met een groot maatschappelijk en financieel belang gerapporteerd wordt aan het college. De VRIJ heeft in 2022 een negatief resultaat behaald van 33.939 euro. Dit tekort wordt gedekt uit eigen reserves van de VRIJ. De burgemeester kan opmerkingen van het college inbrengen in de vergadering van het Algemeen Bestuur. De VRIJ vraagt nu geen schriftelijke reactie.

Beoogd effect Als deelnemer van de VRIJ binnen het besluitvormingsproces van de financiële documenten tijdig hiervan kennisnemen en hier een oordeel over vormen. Het college beoordeelt de jaarstukken met accountantsverklaring van de verbonden

1

Collegevoorstel

partij om te controleren of de gedelegeerde taken en bevoegdheden volgens afspraak zijn uitgevoerd en om inzicht te hebben in de rechtmatigheid van de verbonden partij.

Argumenten 1.1 De jaarrekening 2022 sluit af met een negatief saldo van 33.939 euro., dat minder groot is dan verwacht; In de eerste bestuursrapportage werd een negatief saldo van 355.600 euro verwacht. In de tweede bestuursrapportage werd een negatief saldo van 444.286 euro verwacht. Uiteindelijk sluit het jaar 2022 af met een negatief saldo van 33.939 euro. Deze verschillen laten zien dat 2022 een onzeker en daardoor moeilijk voorspelbaar jaar was. Naast de stijgende inflatie hebben onvoorziene factoren, zoals de eenmalige uitkering aan werknemers in december 2022 en het moeten instellen van een voorziening spaarverlof er mede toe geleid dat het verwachte voordeel teniet is gedaan. Daarnaast laat uitvoering van het functioneel leeftijd ontslag 24-uurs uitrukdienst een afwijking zien ten aanzien van de vastgestelde budgetten. De meerkosten en opbrengsten opvang ontheemden Oekraïne, crisisnoodopvang hebben in het begrotingsjaar tot fluctuaties geleid. Hoewel dit onder aan de streep kostenneutraal is afgerond voor 2022 lopen deze wel door onze reguliere begroting heen.

1.2 De belangrijkste financiële afwijkingen zijn in beeld en hier wordt de komende jaren waar mogelijk op geanticipeerd door de VRIj; Veiligheid, Huisvesting (€ 394.800) Incidenteel hogere kosten groot- en dagelijks onderhoud in de kazernes. Dit zijn huurderskosten welke voortkomen uit de vastgestelde onderhoudsdemarcatielijsten tussen huurder en verhuurder. Deze kosten fluctueren per jaar. Het op termijn instellen van een onderhoudsfonds gekoppeld aan de meerjaren onderhoudsbegroting voorkomt voor een groot deel deze hoge incidentele afwijkingen. De aan het eind van het jaar dalende energieprijzen hebben een positief effect gehad op de eerder afgegeven kostenprognose. Veiligheid, Opleiden en oefenen (€ 471.500) De VRIJ heeft te maken met meer uitstroom van brandweermedewerkers dan gewend. Enerzijds heeft dit te maken met leeftijd; anderzijds met de trend dat mensen zich korter committeren aan de brandweer. Het is tot op heden echter geen probleem om nieuwe brandweermedewerkers te vinden. Maar er moeten wel meer brandweermedewerkers opgeleid worden dan voorzien. Dat heeft voor een deel voor de meerkosten gezorgd.

Veiligheid, overige kosten (€ 281.600) Deze hogere kosten worden deels gedekt door lagere loonsomkosten voor de meldkamerformatie, inkomsten Openbaar Meldsysteem (OMS) en onttrekking reserve transitie Meldkamer (noodzakelijk door de hoge onttrekking uit de rijksbijdrage voor de vorming van de Landelijke Meldkamer Organisatie). Vanaf 2023 is dit afgedekt in de nieuwe begroting Meldkamer Noord Oost Nederland. Veiligheid, opbrengsten (- € 643.600) Er was sprake van een voordeel van 140.000 euro door een hogere opbrengst bij de verkoop van vervangen materieel. Daarnaast is er sprake van incidentele OMS-inkomsten (vervalt per 01-01-2023) van 155.000 euro, welke deels ook de hogere kosten meldkamer afdekken. De inzet van eigen personeel in de crisisnoodopvang van 203.000 euro is gefactureerd aan het COA. Het restant van 145.600 euro komt voort uit uitkering UVVV en detacheringen bij onder andere GGD, NIPV en Politie. Overhead, personeelskosten(€ 750.100) Op de doorontwikkeling informatieveiligheid is voor 430.000 euro externe expertise ingehuurd om flinke stappen te zetten in het voldoen aan de BIO en AVG, ontwikkelen van beleid en het nemen van technische maatregelen. Dit wordt gedekt uit de toegekende bijdrage uit het jaarrekeningresultaat 2021. Het overige deel van 320.100 euro komt

2

Collegevoorstel

voort uit de noodzakelijke externe inhuur voor opvang van de hoge uitstroom en gevolg van langdurige uitval bij bedrijfsvoering. Overhead, opbrengsten (- € 330.300) Door de hogere inhuurkosten voor opvang van de hoge uitstroom en gevolg van langdurige uitval bij Bedrijfsvoering ontstaat er een extra bijdrage GGD van 123.300 euro. Het restant van 207.000 euro komt voort uit opbrengsten inzet uren GGD covid-19, de vorming van Meldkamer Noord Oost Nederland, crisisnoodopvang en uitkeringen van het UVVV. De kosten voor opvang van ontheemden uit Oekraïne, crisisnoodopvang en Functioneel Leeftijdsontslag worden volledig gedekt door subsidie en facturatie aan het COA en de gemeenten.

1.3 Het tekort wordt gedekt uit de eigen reserves van de VRIJ; De VRIJ heeft over 2022 een nadelig resultaat behaald van 33.939 euro. Dit is een tekort van 0,8% op de totale begroting en kan worden gedekt uit eigen reserves.

1.4 Het bestuur wordt voorgesteld om 2.410.000 euro aan restantkredieten opnieuw beschikbaar te stellen in 2023; Van het in 2022 beschikbaar gestelde investeringsbudget ad. 8.400.000 euro is 5.990.000 euro gerealiseerd. Van het restant krediet is 1.605.250 in opdracht gegeven (reeds 176.000 euro aan deelleveringen ontvangen), maar door oplopende levertijden gaan deze over de jaargrens heen. Het restant van 804.750 is uitgesteld naar 2023. Hierin zit 604.750 euro aan informatie & automatisering kredieten, welke in 2023 opnieuw in de meerjaren investeringsbegroting worden gepland.

1.5 Het jaarverslag laat een aantal opvallende zaken over het jaar 2022 zien; Over de jaren heen kunnen we stellen, dat de VRIJ samen met andere hulpdiensten en crisispartners een betrouwbare crisisorganisatie heeft neergezet. - Toen de covid-19-crisis nagenoeg voorbij was, kreeg de veiligheidsregio coördinerende en uitvoerende taken op het gebied van de vluchtelingencrisis; - Alle activiteiten die door de covid-19-crisis tot stilstand gekomen waren, of beperkt waren uitgevoerd, zijn weer als vanouds opgepakt. Hierbij kan gedacht worden aan het opleiden en oefenen van brandweer- en crisisfunctionarissen en activiteiten op het gebied van Veilig Leven. Wel is er behoorlijk druk ontstaan op bedrijfsvoering waarbij naast het regulier werk de crisisorganisatie maximaal is gefaciliteerd. Dit heeft geleid tot uitval van personeel en achterstanden in regulier werk. De VRIJ neemt maatregelen om deze situatie te normaliseren. - De inzet van de crisisfunctionarissen in de crisisstructuur (eerst covid-19 en daarna de vluchtelingencrisis) en de bemensing van de opvanglocaties voor Oekraïners en vluchtelingen heeft consequenties gehad voor de werkzaamheden van de veiligheidsregio. Er is gekozen om zo veel als mogelijk de doelstellingen te behalen die met het bestuur zijn afgestemd. Een aantal ICT-projecten heeft echter wel vertraging opgelopen.

- Er hebben zich in 2022 twaalf zogenaamde GRIP1-incidenten voorgedaan. Daarnaast is er vijf keer een ROT (Regionaal Operationeel Team) geformeerd voor de volgende niet-acute situaties: covid-19 (afsluiting), extreem weer/ hoge waterstanden, opvang ontheemden Oekraïne, boerenprotest en watertekort/ droogte. - De brandweer is ruim 3.000 keer gealarmeerd in 2022. De brandweer was bij 96% van de meldingen binnen de in het dekkingsplan vastgestelde opkomsttijd ter plekke. - Vanwege de droogte zijn er veel meer meldingen geweest van berm- en natuurbranden dan voorgaande jaren. Zo waren er in 2021 78 meldingen van berm- en natuurbranden tegenover 227 meldingen van berm- en natuurbranden in 2022. - Er is een regionaal projectplan opgesteld om de uitrukorganisatie door te ontwikkelen, naast de implementatie van bouwsteen 1: de verplichting om vrijwilligers die brandweerdiensten lopen (door consigneren en kazerneren) een parttime beroepsaanstelling te geven. De uitrukorganisatie van Deventer, Kampen en Zwolle krijgen hierbij bijzondere aandacht.

3

Collegevoorstel

-

In 2022 is gewerkt aan een nieuwe strategische beleidsagenda 2023 t/m 2026. Op 14 december 2022 heeft het algemeen bestuur de strategische beleidsagenda 2023 t/m 2026, inclusief dekkingsplan, vastgesteld. De CO2-uitstoot van VRIJ is geïnventariseerd. Deze is ruim 2.000 ton per jaar. Door een breed gedragen maatregelenpakket is de VRIJ in staat om in 2025 de CO2-uitstoot met 50% te reduceren. Als eerste veiligheidsregio in Nederland zijn is de VRIJ om die reden gecertificeerd op niveau 3 (van 5) van de CO2prestatieladder.

Duurzaamheid n.v.t.

Kanttekeningen 1.1 De door de accountant geconstateerde onrechtmatigheid van 670.000 valt buiten de 1% materialiteitsgrens waardoor een verklaring met beperking noodzakelijk is; De accountant heeft een (voorlopige) bevinding bij de jaarrekening gedaan aangaande de rechtmatigheid van uitgaven. Deze onrechtmatigheid is circa 670.000 euro wat de materialiteitsgrens van 1% met 0,2% te boven gaat en leidt tot een verklaring met beperking. De onrechtmatigheid heeft betrekking op twee onderdelen: - Niet tijdig aanbesteding van Microsoft licenties, totaal 339.000 euro. Bij de start van de coronacrisis in 2020 moesten de licenties met spoed worden aangeschaft om een stabiele voorziening voor videobellen te organiseren. Voor 2023 staat de transitie naar Office 365 in de planning. De licenties worden dan opnieuw tegen het licht gehouden. In dit proces gaat de VRIJ de aanbestedingsregels vooraf strakker toepassen. - Investeringen in met name bluskleding, voertuigen en ICT-middelen buiten de goedgekeurde kredieten van totaal 308.000 euro. Hoewel deze investering binnen de begroting heeft plaatsgevonden, is deze onbedoeld niet meegenomen in de tweede bestuursrapportage waardoor onrechtmatigheid is ontstaan. Het interne controleproces wordt door de VRIJ aangescherpt.

Financiën De VRIJ heeft in 2022 een nadelig resultaat behaald van 33.939 euro (0,8% ten opzichte van totale begroting). Dit tekort kan worden gedekt uit eigen reserves van de VRIJ. Dit heeft dus geen nadelig effect voor ons als gemeente.

Vervolg Het algemeen bestuur van de VRIJ zal volgens planning de jaarstukken 2022 op 12 juli as. vaststellen. De burgemeester kan opmerkingen vanuit het college meenemen.

Communicatie Volgens de beleidsnota verbonden partijen rapporteert het college over de jaarstukken via de reguliere P&C-cyclus aan de gemeenteraad. In de zomernota 2023 zal van de jaarstukken 2022 van de VRIJ een kort verslag worden gedaan in het betreffende programma.

Bijlagen Bijlage Bijlage

Aanbiedingsbrief Jaarstukken VRIJ 2022 Jaarverslag en Jaarrekening VRIJ 2022

4