Collegevoorstel i uitvoeringsplannen

Collegevoorstel

Onderwerp

I-uitvoeringsplannen 2022-2025

Zaaknummer

21854-2021

B&W vergadering

30 maart 2021

Integrale advisering

Annette Jutte (Concern Informatie Strateeg DOWR)

Portefeuillehouder

Dhr. F. (Frank) Niens

Voor informatie

Hans Scholtheis

Bestuurssamenvatting

Het college wordt geïnformeerd over de vier i-Uitvoeringsplannen 2022-2025, te weten 1. Dienstverlening en Participatie; 2. Fysiek, Economie en OOV; 3. Sociaal en 4. Bedrijfsvoering. Tevens wordt het college gevraagd om de benodigde middelen mee te nemen in de afwegingen bij de kadernota 2022.

Beslispunten 1.

2.

Kennis te nemen van de vier i-Uitvoeringsplannen 2022-2025, te weten: 1. Dienstverlening en Participatie; 2. Fysiek, Economie en OOV; 3. Sociaal en 4. Bedrijfsvoering; De benodigde middelen voor de autonome ontwikkelingen en de initiatieven met prioriteit 1a te betrekken bij de afwegingen voor de Kadernota 2022.

Besluit

Inleiding

Met dit voorstel informeren wij u over de vier Uitvoeringsplannen Informatievoorziening 2022-2025. In deze uitvoeringsplannen is de i-visie en het Strategisch Informatieplan uitgewerkt naar concrete initiatieven voor 20222025 en de financiële vertaling daarvan. Door het gezamenlijk doorlopen van het proces (de drie gemeenten èn DOWR-i) is het draagvlak binnen de organisatie hoog. Afgelopen jaar is kwalitatief dan ook een hele stap gemaakt, zowel op het proces als op de inhoud: een stap om te komen tot verdere professionalisering van de PDCA-cyclus voor de planning en de realisatie van de informatievoorzieningsprojecten. De uitvoeringsplannen zijn besproken in de drie directies van de DOWR-gemeenten en wat betreft financiën geaccordeerd door de drie directies.

1

Collegevoorstel

Beoogd effect

Op basis van de maatschappelijke opgaven en de ontwikkelingen die we zien, komen tot een (financieel) meerjarenbeeld van de behoefte aan informatievoorzieningen op de domeinen Dienstverlening en Participatie; Fysiek, Economie en OOV; Sociaal en Bedrijfsvoering en op basis hiervan deze middelen in te brengen bij de afwegingen voor de Kadernota 2022.

Argumenten

1.1 Met de i-uitvoeringsplannen anticiperen wij op de wijze waarop digitale mogelijkheden ons kunnen ondersteunen in onze maatschappelijke opgaven De i-uitvoeringsplannen zijn opgesteld om proactief in te kunnen spelen op de ontwikkelingen die op ons afkomen en de opgaven die we hebben als gemeente. Hiermee willen we maximale toegevoegde waarde creëren. Bovendien zien wij informatievoorziening als een dominante factor voor het realiseren van onze opgaven.

Duurzaamheid

Niet van toepassing.

Kanttekeningen

1.1 Het opstellen van de i-uitvoeringsplannen heeft tijd en inzet gekost van de organisatie De i-uitvoeringsplannen zijn opgesteld in de inhoudelijke domeinen van de drie DOWR-gemeenten. Daarbij is gekeken naar de (maatschappelijke) opgaven die er in de domeinen liggen en is bepaald, welke digitale mogelijkheden daar ondersteunend in kunnen zijn. Dit heeft tijd gekost en betekende een extra belasting voor de organisatie. Het heeft echter geleid tot i-uitvoeringsplannen die niet de digitale techniek als startpunt hebben genomen maar juist de kernopgaven van de gemeente.

Financiën

In de plannen is beschreven wat de benodigde budgetten zijn. Het grootste deel van de kosten is incidenteel en nog niet gedekt. Aanvraag en besluitvorming over deze budgetten vindt bij de kadernota 2022 plaats. Met deze nota geven we u hier alvast inzicht in. Een deel van de kosten nemen we mee als autonome ontwikkeling. Deze kosten zijn onontkoombaar; enerzijds omdat we uit rechtmatigheidsoogpunt moeten aanbesteden, zoals bijvoorbeeld bij de vervanging van het zaaksysteem en de burgerzaken modules (Dimpact), anderzijds omdat we ons voorbereiden op de implementatie van een aantal nieuwe wetten, waaronder wetgeving m.b.t. de doorontwikkeling van de basisregistraties in het fysieke domein. Daarnaast is er een opdeling gemaakt in prioriteit 1 (Noodzakelijk voor de opgave van het domein) en prioriteit 2 (Wens). Omdat het gevraagde bedrag voor prioriteit 1 initiatieven relatief hoog is t.o.v. prioriteit 2 initiatieven, zijn de prioriteit 1 initiatieven aan de hand van een Nijmeegs prioriteitenmodel (zie bijlage 1) opgedeeld in 1a en 1b. Geadviseerd wordt om de autonome ontwikkelingen en de initiatieven met prioriteit 1a te betrekken bij de afwegingen voor de kadernota 2022-2025. In onderstaande tabellen is een overzicht gegeven van de totale uitvoeringskosten voor Raalte voor 2022-2025. In bijlage 2 is detailinformatie over deze kosten opgenomen.

2

Collegevoorstel

Voor de bovenstaande tabellen geldt een aantal aandachtspunten, te weten: 1. Bij de raming voor de vervanging van de burgerzakenmodules is er van uitgegaan dat bij de aanbesteding de huidige leverancier wordt geselecteerd. Wanneer een andere leverancier uit de aanbesteding komt, wordt voor Raalte 60.000 euro aan extra kosten verwacht. 2. Voor Datagedreven werken worden alleen de benodigde bedragen voor 2022 aangevraagd in de kadernota 2022. De bedragen voor 2023 en verder zullen pas worden aangevraagd in de kadernota van 2023, omdat de raming van de benodigde bedragen nog onzeker is. 3. Voor de implementatie van het financiële systeem is een bedrag van 48.000 euro voor Raalte geraamd, uitgaande dat tijdens de aanbesteding de huidige leverancier wordt geselecteerd; wanneer er echter een andere leverancier uit de aanbesteding komt, wordt 48.000 euro aan extra kosten verwacht. Deze zullen op dat moment alsnog worden aangevraagd. 4. Voor een aantal initiatieven zijn de verwachte kosten nog niet te ramen. Deze zijn voor nu als PM post opgenomen. De afweging over deze initiatieven zal dan ook later plaatsvinden.

Vervolg

Besluitvorming over de financiën van de projecten in de i-uitvoeringsplannen vindt plaats in het kader van de kadernota. Daadwerkelijke uitvoering van de genoemde projecten is afhankelijk van deze besluitvorming.

Communicatie

Nadere communicatie naar aanleiding van dit besluit is niet noodzakelijk.

Bijlagen Bijlage 1

Prioritering volgens Nijmeegs prioriteitenmodel

3

Collegevoorstel

Bijlage 2 Bijlage 3 t/m 6

Overzicht uitvoeringsplannen informatievoorziening 2022-2025 I-uitvoeringsplannen 2022-2025

4