Collegevoorstel Geactualiseerd Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Raalte

Collegevoorstel

Onderwerp

Geactualiseerd Inkoop- en aanbestedingsbeleid

Zaaknummer

66758-2023

B&W vergadering

19 december 2023

Integrale advisering

Mw. Jeanet van Olst (Juridisch) Dhr. Henry van Rossum (Financiën) Mw. Lieke Helsper (Duurzaamheid) Mw. Jetty Looijenga (Fairtraide) Mw. Meike Schrijver (Social Return) Dhr. Cor van de Weijer (Bibob) Mw. Macha Haerkens (Ondernemers) Mw. Gerrie Lamers-Middag (Inhuur) Dhr. Adriaan Sanders (Inhuur)

Portefeuillehouders

Dhr. B. (Breun) Breunissen

Voor informatie

Mw. A.M. (Anne) Denissen

Bestuurssamenvatting Het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid loopt eind 2023 af. Het beleid is samen met ondernemers, beleidsmedewerkers, management en bestuur, geëvalueerd en op basis hiervan zijn aanpassingen gedaan. Deze aanpassingen betreffen zowel wijzigingen van bestaande artikelen - denk hierbij aan wijzigingen met betrekking tot Duurzaamheid en Social Return - als aanvullingen zoals het gebruik van Tenderned en het Bedrijvenregister. Het beoogde doel is het geactualiseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid met terugwerkende kracht per 1 januari 2024 te laten vaststellen door de raad.

Beslispunten 1. In te stemmen het geactualiseerde Inkoop- en aanbestedingsbeleid en; 2. de raad voor te stellen dit beleid vast te stellen middels bijgevoegd raadsvoorstel en concept raadsbesluit.

Besluit

1

Collegevoorstel

Inleiding Jaarlijks koopt de gemeente Raalte voor zo'n 35 miljoen euro1 in aan Werken, Leveringen en Diensten, een deel hiervan wordt lokaal besteed (32,9%2).Het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid, dat is vastgesteld in 2017 en is aangepast in 2021, loopt eind van dit jaar af. Het beleid is in de periode juli tot en met oktober 2023 samen met ondernemers, beleidsmedewerkers, management en bestuur geëvalueerd en op basis hiervan zijn aanpassingen gedaan. De evaluatie bestond uit enquêtes uitgezet onder (lokale) ondernemers en interne medewerkers en gesprekken met inhoudelijk deskundigen en gebruikers van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Ook zijn keuzes voorgelegd aan het Management Team en heeft er een Themasessie plaatsgevonden op belangrijke onderdelen in het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Het concept beleid is voorgelegd aan de voorzitters van de Werkgeversverenigingen binnen de gemeente Raalte. Al deze acties hebben geleid tot nieuw, geactualiseerd beleid welke we aan de raad ter vaststelling willen voorleggen. De belangrijkste wijzigingen zijn opgenomen in bijlage 2: Wijzigingen geactualiseerd Inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Beoogd effect Het beoogde doel is het vaststellen van geactualiseerd inkoop- en aanbestedingsbeleid met terugwerkende kracht per 1 januari 2024.

Argumenten Het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid loopt dit jaar af en diende geactualiseerd te worden. In overleg met inhoudelijk deskundigen zijn verschillende artikelen aangepast en toegevoegd. Er zijn geen wijzigingen doorgevoerd met een grote impact op de organisatie. Wel is, op verzoek van het college van B&W, ervoor gekozen gebruik te maken van het systeem Tenderned bij meervoudig onderhandse en nationale procedures. Dit was al, bij wet, verplicht bij Europese aanbestedingen. Het zorgt ervoor dat dit type aanbestedingen zichtbaar worden in één systeem en vergroot een uniforme werkwijze van aanbesteden. In het geactualiseerde beleid wordt ook het gebruik van het Bedrijvenregister beschreven. Dat is niet het geval in het huidige beleid. In samenspraak met inhoudelijk deskundigen zijn onder andere ook de passages met betrekking tot duurzaamheid en Social Return, nu onder de kapstok Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen, verbeterd en aangepast naar de huidige praktijk.

Duurzaamheid Duurzaamheid is onderdeel van het geactualiseerde Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Zie ook raadsvoorstel.

Kanttekeningen Geen. Het beleid is in lijn met wet- en regelgeving, geactualiseerd en in lijn gebracht met de huidige praktijk. Verschillende disciplines en belanghebbenden zijn geraadpleegd.

Financiën Niet van toepassing. Er worden geen additionele kosten verwacht met het geactualiseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Vervolg Na het besluit tot vaststelling van de wijziging wordt het geactualiseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid aangepast en extern bekendgemaakt op http://decentrale.regelgeving.overheid.nl/.

1

Gemiddelde op basis van de spendanalyses 2021 en 2022. Gerekend over de productgroepen waarvan wordt verondersteld dat deze bereikbaar zijn voor lokale partijen (kwartaal 1 tot en met 3, 2023). 2

2

Collegevoorstel

Uit de enquêtes en gesprekken met ondernemers bleek dat het huidige beleid in basis voldoet maar dat er meer aandacht mag zijn voor de zichtbaarheid (van het toepassen) van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en van de effecten van het beleid. Om deze reden volgt er een uitgebreid (intern en extern) implementatietraject na vaststelling van het geactualiseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid. Er worden informatiebijeenkomsten georganiseerd, de website aangepast en een infographic beschikbaar gesteld. Samen met ondernemers en accountmanagers bedrijven wordt gezocht naar mogelijkheden om de zichtbaarheid (en de zichtbaarheid van de effecten) van het beleid te vergroten.

Communicatie Na positief besluit door het college van B&W zal het persbericht (bijlage 4) worden uitgestuurd.

Bijlagen Bijlagen

Bijlage 1 Geactualiseerde Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Raalte (concept) Bijlage 2 Wijzigingen geactualiseerd Inkoop- en aanbestedingsbeleid Bijlage 3 Raadsvoorstel en concept raadsbesluit Bijlage 4 Persbericht

3