Collegevoorstel externe begeleiding aanbesteding voertuigen

Collegevoorstel

Onderwerp

Externe begeleiding aanbesteding voertuigen

Zaaknummer

93481-2022

B&W vergadering

29 november 2022

Integrale advisering

Arjen Vrolijken en Jannie Lozeman (financiën), Henk Ruigrok (inkoop), Mark van Egmond (beheer)

Portefeuillehouder

Dhr. B.J.M. (Ben) Nijboer

Voor informatie

Robert van Harten

Bestuurssamenvatting Voor het domein Beheer staan een 8-tal voertuigen op de planning om vervangen te worden. Hiervoor is dekking aanwezig binnen de begroting 2023. Evenals in het verleden is er behoefte aan externe begeleiding van het aanbestedingstraject om het proces efficiënt, doelmatig en succesvol te laten verlopen. Voor deze begeleiding is geen budget beschikbaar, wel kan dekking gevonden binnen de reserve IVOR. Vanwege de lange doorlooptijd van aanbesteding en levering wordt voorgesteld hiertoe € 70.000 te onttrekken aan de reserve IVOR, en dit te effectueren bij de Zomernota 2023.

Beslispunten 1. In te stemmen met het in gang zetten voor een aanbestedingstraject voor de aanschaf van een 8-tal voertuigen waarbij wij begeleid worden door een externe partij. 2. In de zomernota 2023 een bedrag van € 70.000 te ramen voor deze externe aankoopbegeleiding en dit te dekken vanuit de reserve Integrale Visie Openbare Ruimte (IVOR). 3. De gemeenteraad te informeren door toezending van dit collegebesluit

Besluit

Inleiding In 2023 staan er een 8-tal voertuigen op de planning om vervangen te worden. Voor de aanschaf van deze voertuigen is dekking vanuit de vervangingsinvesteringen welke zijn opgenomen in de begroting 2023. Bij een grootschalige vervanging van voertuigen in 2020 heeft een externe partij ons begeleid bij deze aanbesteding. Dit omdat het specialistisch werk is waarvoor wij de kennis zelf niet in huis hebben. Deze externe begeleiding is zeer waardevol om het proces efficiënt, doelmatig en succesvol te laten verlopen. Voor de komende ronde van 5 kavels (met in totaal 8 voertuigen) is de behoefte om wederom gebruik te maken van deze externe begeleiding, echter is hiervoor nog geen budget beschikbaar. Wel is dekking aanwezig binnen de reserve IVOR. Het ramen van het budget voor deze begeleiding 1

Collegevoorstel

en daar tegenover een onttrekking aan de reserve zal geeffectueerd worden bij de zomernota 2023. Omdat een aantal voertuigen nodig aan vervanging toe zijn en lange levertijden op deze voertuigen zit willen wij in de tussentijd al wel vast starten met het aanbesteden van deze voertuigen.

Beoogd effect Door nu te starten met de aanbesteding kunnen de voertuigen tijdig vervangen worden en lopen we zo min mogelijk vertraging op. Daarnaast wordt door de externe begeleiding onnodige kosten in de toekomst voorkomen.

Argumenten 1.

2. 3.

Omdat een aantal voertuigen dusdanig versleten zijn dat deze vervangen moeten worden en de levertijden op deze voertuigen 1 tot 1,5 jaar bedragen zouden wij nu alvast willen beginnen met de aanbesteding zodat gunning in het voorjaar 2023 plaats kan vinden. Door nu de aanschaf van meerdere voertuigen te combineren worden de interne en externe uren die nodig zijn om deze aanbesteding uit te voeren zo efficiënt mogelijk ingezet. Omdat voor dergelijke aanbestedingen specialistische kennis nodig is, is behoefte hier een externe partij bij te betrekken. Het beschikbaar stellen van budgetten en middelen onttrekken aan een reserve is de bevoegdheid van de gemeenteraad, daarom wordt voorgesteld dit te effectueren in de zomernota 2023. Het is goed de gemeenteraad te informeren zodat zij op de hoogte zijn van deze ontwikkelingen en bij de zomernota 2023 reeds bekend zijn met deze kosten.

Kanttekeningen Door nu al te starten met de aanbesteding van de voertuigen wordt voordat het budget formeel is vastgesteld al kosten gemaakt. In de toekomst(volgende ronde is pas over ongeveer 5 jaar) zal de kosten van begeleiding mee begroot gaan worden bij vervanging van voertuigen.

Financiën De externe begeleiding voor 5 kavels (met in totaal 8 voertuigen) brengt een kostenpost van €70.000 met zich mee. Dekking hiervoor is aanwezig in de reserve IVOR. De doelstelling van deze reserve sluit aan bij de aanbesteding voor deze voertuigen, deze reserve kan namelijk aangewend worden voor incidentele kosten welke een relatie hebben met de openbare ruimte. Hiermee beogen wij de juiste kwaliteit op de juiste plek met de inzet van de juiste middelen. Inclusief deze onttrekking zal het saldo van de reserve IVOR eind 2023 € 396.013 bedragen.

Vervolg Bij de zomernota 2023 wordt voorgesteld een budget van € 70.000 te ramen voor de begeleiding van deze aanbesteding, welke gedekt wordt vanuit de reserve IVOR.

2