Collegevoorstel en -besluit_verantwoording_informatiehuishouding_2021

Collegevoorstel

Onderwerp

Verantwoording informatiehuishouding 2021

Zaaknummer

93447-2021

B&W vergadering

25 januari 2022

Integrale advisering

Arjen Vrolijken, Martin Jansen (DOWR)

Portefeuillehouder

Dhr. M.P. (Martijn) Dadema

Voor informatie

Jos Endeman en Henriët Bongers

Bestuurssamenvatting In het kader van het interbestuurlijk toezicht legt het college verantwoording af aan de provincie over de wettelijke uitvoering van taken op het gebied van informatie- en archiefbeheer. Voldaan moet worden aan wet- en regelgeving en de archiefbescheiden moeten op een juiste wijze digitaal worden gearchiveerd. Jaarlijks maken wij een verantwoordingsverslag, op basis waarvan de provinciale archiefinspecteur de gemeente een beoordeling geeft over de kwaliteit van de informatiehuishouding. Over het jaar 2020 scoorde de gemeente voor informatie- en archiefbeheer groen.

Beslispunten 1. Het verantwoordingsverslag informatiehuishouding 2021 gemeente Raalte vast te stellen; 2. Het verantwoordingsverslag ter kennisname aan te bieden aan de gemeenteraad; 3. Het verantwoordingsverslag na vaststelling in het college toe te zenden aan de provinciale toezichthouder.

Besluit

1

Collegevoorstel

Inleiding Het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) heeft begin 2021 het informatie- en archiefbeheer bij de gemeente Raalte beoordeeld met een groene score. De informatiehuishouding voldeed. Er waren wel aandachtspunten voor het jaar 2021 waar we aan kunnen werken. In het verantwoordingsverslag gaan wij in op de aandachtspunten en maatregelen die in 2021 zijn genomen om ons archief- en informatiebeheer naar een hoger niveau te tillen. De belangrijkste aandachtspunten voor 2021 waren: • • •

Het organiseren van een correcte overbrenging van archieven ouder dan 20 jaar. Beheer- en bewaarstrategie voor digitaal archief Hotspotmonitor

In het verantwoordingsverslag is nader omschreven welke stappen het cluster informatiebeheer en de i-werkorganisatie DOWR hebben gezet met betrekking tot bovenstaande drie aandachtspunten. Kort samengevat: •

Het organiseren van een correcte overbrenging van archieven ouder dan 20 jaar.

Ook 2021 kenmerkte zich door een zeer beperkte inzet van vrijwilligers van de historische verenigingen Raalte en Heino door corona . De werkzaamheden met betrekking tot het inventariseren van de historische archieven vanaf 1811 tot rond 1950 hebben grotendeels stil gelegen. Voorwaarde voor overbrenging van archieven is het goed toegankelijk zijn van de informatie. Nu de werkzaamheden in 2021 maar beperkt zijn voortgezet heeft overleg plaatsgevonden met de provinciaal archiefinspecteur. De gemeente Raalte hoeft geen uitstel van overbrenging aan te vragen maar krijgt nog één tot maximaal twee jaar uitstel voor de overbrenging •

Beheer- en bewaarstrategie voor digitaal archief

Het opstellen van een brede bewaar- en beheerstrategie is een DOWR breed vraagstuk geworden en in 2021 onderdeel geworden van de op te stellen ‘’Beleidsvisie duurzaam toegankelijke informatie’’. Enkele beleidsprincipes zijn inmiddels opgesteld. Verdere uitwerking – inclusief de rol en de plaats van een e-depotvoorziening – worden verder uitgewerkt in 2022. •

Hotspotmonitor

Wat is een hotspot? Een hotspot is een gebeurtenis of kwestie die leidt tot een opvallende of intensieve interactie tussen Overheid en burgers of tussen burgers onderling. Het gaat dus om zaken die veel maatschappelijke beroering veroorzaken. Bijvoorbeeld een ramp, crisis, een internationaal sportevenement, een politiek omstreden besluit. De gemeente kent geen volledige hotspotmonitor. Coronacrisis is als hotspot aangewezen. Voor het archiveren van corona gerelateerde zaken is aandacht. Een bredere benoeming van hotspots (zaken die vanwege het unieke karakter van het voorval blijvend bewaard worden) is in 2021 nog niet opgesteld. Het opstellen van deze hotspotmonitor zal in 2022 worden opgepakt. Naast deze aandachtspunten en maatregelen willen we ook graag onderstaande punten delen en aangeven waar we als cluster trots op zijn en wat nog een aandachtpunt is voor zowel het cluster zelf als voor de gemeente Raalte.

2

Collegevoorstel

Waar zijn we trots op? Kwaliteitsverbeteringen. Dat we binnen de e-Suite bezig zijn om kwaliteitscontroles uit te voeren. Dit is gebeurd in de e-Suite op zaakniveau. Wij hebben dit gedeeltelijk uitgevoerd omdat door het oa. wegvallen van medewerkers en andere prioriteiten hier niet 100% aan is gewerkt. Maar ondanks dat hebben we wel geprobeerd om de data binnen de e-Suite te verbeteren dmv uitval- en controlelijsten te draaien. Hierop staat data die niet of niet volledig is en dit hebben we aangepast in de e-Suite of laten aanpassen door de medewerkers van verschillende domeinen. Ook hebben we tijd geïnventariseerd in het geven van basiscursussen e-Suite en zaakgericht werken (ZGW) . Dit is een tijdsinvestering die we later hopelijk terug gaan zien in de kwaliteit van data op zowel zaakniveau als in de uitvallijsten die uiteindelijk minder uitval laat zien. Extra service. Daarnaast zijn we ook trots op het feit dat door de corona het toch mogelijk is gemaakt dat collega’s thuis kunnen blijven werken omdat er dagelijks door onze medewerkers registratie binnen ons cluster de fysieke post wordt in gescand en zaken hiervoor worden aangemaakt in de e-Suite. Hiermee maken we weer een grote stap naar het digitale werken.

Ook geldt dit voor de printservice die door het cluster Informatiebeheer wordt uitgevoerd en waardoor het mogelijk is dat correspondentie, ondanks dat een medewerker thuis werkt, toch verstuurd kan worden.

Wat heeft onze aandacht? Dat we komend jaar en in de toekomst binnen de gemeente Raalte nog meer zaakgericht gaan werken dmv de applicatie het zaaksysteem de e-Suite (of vervanger) en ook aandacht hebben voor de verschillende (vak) applicaties die aan de esuite gekoppeld zijn. Ook dat we er op toezien dat we aangehaakt worden bij de aanschaf van nieuwe applicaties zodat we blijven voldoen aan onze archiefwet en hierdoor zowel intern als extern tijdig en goed kunnen blijven voorzien van de juiste informatie. Om te kunnen werken met de e-Suite blijven wij cursussen aanbieden, evalueren en verbeteren daar waar nodig is. Maar ook moet er meer bewustwording en draagvlak gecreëerd worden binnen de verschillende domeinen zodat er meer met de e-Suite gewerkt wordt. We moeten hiermee voorkomen dat er allerlei documentatie rondzwerft op schijven, SharePoint en andere locaties. Ook kunnen we door het gebruik van de e-Suite nog beter onze dienstverlening vergroten, we zijn dan als gemeente transparant, voldoen aan de Archiefwet en hierdoor is informatie makkelijk terug te vinden. Dit zijn tevens ook minimale voorwaarden waaraan we moet blijven voldoen en heeft onze aandacht dat dit wordt meengenomen in het aanbestedingstraject 2020-2023 rondom de aanschaf van een nieuw zaaksysteem (aanbestedingstraject 2020-2023).

Beoogd effect Voldoen aan de Wet revitalisering generiek toezicht (wet RGT). Uitgangspunt van de wet RGT is vertrouwen; het vertrouwen dat een bestuurslaag zijn taken goed uitoefent. Het gemeentebestuur dient verantwoording af te leggen over het gevoerde informatiebeleid aan de gemeenteraad. Daarnaast hebben de gemeenten te maken met een toezichthouder per beleidsterrein. Één van die beleidsterreinen betreft het taakgebied archieven (overheidsinformatie). Door het aanbieden van dit verantwoordingsverslag aan Gedeputeerde Staten voldoen we aan wet- en regelgeving in het kader van het interbestuurlijk toezicht. Het geeft inzicht in de stand van zaken en gaat in op ontwikkelingen, projecten en plannen die worden opgesteld en uitgevoerd om het informatiebeheer up-tot-date te houden en om mee te groeien in nieuwe (digitale) ontwikkelingen op het vakgebied.

Argumenten 1.1 Juiste, betrouwbare en volledige informatie is voor een organisatie essentieel. Een gestructureerde (interne) check beoogt een betere regie op de informatiehuishouding. Deze check wordt weergegeven in de vorm van een jaarlijks verantwoordingsverslag zoals bedoeld in de Archiefverordening en conform een door de VNG opgestelde handreiking met KPI’s. Bij het verantwoordingsverslag is een ‘’overzicht van geprioriteerde acties op basis van het

3

Collegevoorstel

uitvoeringsplan Informatiebeheer DOWR-gemeenten” (activiteitenoverzicht) gevoegd. Dit overzicht toont de geplande werkzaamheden en de stand van zaken per december 2021. 2.1 Conform artikel 9 van de Archiefverordening van de gemeente Raalte wordt het vastgestelde verantwoordingsverslag ter kennisname naar de gemeenteraad gestuurd. Op deze wijze voldoen wij hieraan. 3.1 In het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht dient het verslag ook naar de provinciaal archiefinspecteur gezonden te worden. Op deze wijze voldoen wij hieraan.

Duurzaamheid n.v.t.

Kanttekeningen Geen

Vervolg Het verantwoordingsverslag en jaarplanning gaan na besluitvorming door het college naar de gemeenteraad en provinciaal archiefinspecteur. De jaarlijkse verslaglegging en de uit te voeren acties zijn onderdeel van de structurele samenwerking in DOWR-verband.

Communicatie De provincie publiceert in april 2022 de score van het Interbestuurlijk Toezicht op haar website.

Bijlagen Bijlage Bijlage

Verantwoordingsverslag informatiehuishouding 2021 gemeente Raalte Activiteitenlijst 2020-2021 _Verantwoordingsverslag Informatiehuishouding 2021_Raalte

4