Collegevoorstel en -besluit Verantwoording informatiehuishouding 2020

Collegevoorstel

Onderwerp

Verantwoording informatiehuishouding 2020

Zaaknummer

71375-2020

B&W vergadering

19 januari 2021

Integrale advisering

Arjen Vrolijken, Martin Jansen (DOWR)

Portefeuillehouder

Dhr. M.P. (Martijn) Dadema

Voor informatie

Babette van Alphen

Bestuurssamenvatting

In het kader van het interbestuurlijk toezicht legt het college verantwoording af aan de provincie over de wettelijke uitvoering van taken op het gebied van informatie- en archiefbeheer. Voldaan moet worden aan wet- en regelgeving en de archiefbescheiden moeten op een juiste wijze digitaal worden gearchiveerd. Jaarlijks maken wij een verantwoordingsverslag, op basis waarvan de provinciale archiefinspecteur de gemeente een beoordeling geeft over de kwaliteit van de informatiehuishouding. Over het jaar 2019 scoorde de gemeente voor informatie- en archiefbeheer oranje (‘voldoet deels’).

Beslispunten

1. Het verantwoordingsverslag informatiehuishouding 2020 gemeente Raalte vast te stellen; 2. Het verantwoordingsverslag ter kennisname aan te bieden aan de gemeenteraad; 3. Het verantwoordingsverslag na vaststelling in het college toe te zenden aan de provinciale toezichthouder.

Besluit

Inleiding

Het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) zag zich begin 2020 genoodzaakt het informatie-en archiefbeheer bij de gemeente Raalte te beoordelen met een oranje score. De informatiehuishouding voldeed slechts deels en er waren meerdere aandachtspunten die om een gerichte aanpak vroegen. In het verantwoordingsverslag gaan wij in op de maatregelen die in 2020 zijn genomen om ons archief- en informatiebeheer naar een hoger niveau te tillen. De belangrijkste aandachtspunten voor 2020 waren: De besluitvorming over de bezetting (personeel) voor archief-en informatiebeheer In de begroting voor 2021 en de kadernota 2022-2025 is structureel geld voor informatie- en archiefbeheer opgenomen, waarmee structurele capaciteit is gewaarborgd. Er zijn twee medewerkers aangetrokken met brede kennis en ervaring. Het organiseren van een correcte overbrenging van archieven ouder dan 20 jaar 1

Collegevoorstel

Niet op locatie kunnen werken vanwege de corona-maatregelen heeft ervoor gezorgd dat archieven die in aanmerking komen voor overbrenging naar de archiefbewaarplaats niet werden geïnventariseerd. Archieven die niet toegankelijk zijn, kunnen niet worden overgedragen. Daarom is er op advies van de archiefinspecteur voor gekozen om bij Gedeputeerde Staten uitstel van overbrenging aan te vragen. Zodra werken op locatie mogelijk is, zal het toegankelijk maken van archieven weer worden opgepakt. Het op orde brengen van de archiefbewaarplaats De archiefruimten zijn aan de hand van de aanbevelingen uit het inspectieverslag op orde gebracht. Voor het schrijven van het verantwoordingsverslag is dit jaar gebruik gemaakt van de landelijk gehanteerde archief KPI’s (kwaliteit prestatie indicatoren). De visuele weergave van de KPI’s geeft ons een scherper beeld van aan te pakken onderwerpen voor de komende jaren.

De totaalscore laat zien dat we goed op weg zijn, maar dat er ruimte blijft voor verbetering. De onderdelen waarop de gemeente nog onvoldoende scoort, komen voor de inhoudelijke specialisten niet als een verrassing. Acties om op deze punten te voldoen aan wet- en regelgeving waren al opgenomen in uitvoeringsplannen. Prioriteit voor 2021 heeft het vergroten van de kennis en vaardigheid over digitaal informatiebeheer. Er is door het cluster informatiebeheer gestart met het geven van cursussen aan alle nieuwe en bestaande medewerkers van de gemeente over zaakgericht werken met de e-Suite. Met de cursussen en kwartaalrapportages over zaakgericht werken zetten we een belangrijke stap in het verbeteren van de algehele kwaliteit van de informatiehuishouding. 1.

Lokale regelingen Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?

2

Collegevoorstel

Conclusie: De regelingen van de gemeente Raalte voldoen aan de wettelijke eisen en bij samenwerkingsvormen is aandacht voor archief- en informatiebeheer. 2.

Middelen en Mensen Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?

Conclusie: De gemeente heeft in beeld hoeveel mensen zij inzet voor het informatiebeheer. In de loop van 2020 is de bezetting op orde gebracht en is gestart met het wegwerken van ontstane achterstanden. 3.

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaatsen en e-depot Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

Conclusie: De gemeente heeft de fysieke bewaarplaatsen op orde. Activiteiten gericht op toekomstige digitale opslag worden in 2021 voortgezet. De score op dit onderdeel is daarom ruim voldoende. 4.

Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding?

Conclusie: Volgens de nieuwe Archiefwet, die naar verwachting op 1 januari 2022 in werking treedt, is elke gemeente verplicht een gemeentearchivaris aan te wijzen. Op dat onderdeel scoort de gemeente nu onvoldoende. Ook de kwaliteitszorg blijft een aandachtspunt. Het verbeteren van deze punten is in 2020 projectmatig, DOWR-breed en

3

Collegevoorstel

binnen het cluster informatiebeheer in gang gezet. Voor het voldoen aan de nieuwe Archiefwet wordt verkend of gezamenlijk met de gemeenten Olst-Wijhe en Deventer een gemeentearchivaris kan worden aangewezen. 5.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?

Conclusie: Informatie in het analoge archief en digitale informatie in het zaaksysteem zijn goed geordend, terug te vinden, voorzien van context en herbruikbaar. Informatie in vak-applicaties en in andere informatiesystemen of schijven is niet volledig in beeld en kan daardoor nog onvoldoende worden beheerd. Hiervoor zijn diverse acties opgenomen in het DOWR Uitvoeringsplan Informatiebeheer. 6.

Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

Conclusie: Waardering en selectie van archiefbescheiden is van voldoende niveau. De gemeente scoort slechts één onvoldoende, omdat een periodieke hotspotmonitor voor het aanwijzen van archief hotspots ontbreekt. 7.

Overbrenging archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats en e-depot Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 'te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?

4

Collegevoorstel

Conclusie: Op dit onderdeel scoort de gemeente onvoldoende. De overdracht van archieven naar de archiefbewaarplaats is nog niet formeel geregeld en zal door het ontbreken van een volledige inventaris voorlopig niet plaats vinden. Daarom wordt er bij Gedeputeerde Staten uitstel aangevraagd. Door de corona omstandigheden is werken op locatie niet mogelijk. Zodra dit wel mogelijk is, zal het toegankelijk maken van archieven weer worden opgepakt. De verwachting is dat het volledig toegankelijk maken van het archief met hulp van vrijwilligers ongeveer een jaar in beslag neemt.

Beoogd effect

Gestructureerd toewerken naar een informatiehuishouding die volgens wettelijke normen en kaders op orde is. Het verantwoordingsverslag met de KPI scores draagt daaraan bij. Het geeft inzicht in de stand van zaken en gaat in op ontwikkelingen, projecten en plannen die worden opgesteld en uitgevoerd om het informatiebeheer up-to-date te houden en om mee te groeien in nieuwe (digitale) ontwikkelingen op het vakgebied.

Argumenten

1.1 Juiste, betrouwbare en volledige informatie is voor een organisatie essentieel. Een gestructureerde (interne) check beoogt een betere regie op de informatiehuishouding. Deze check wordt weergegeven in de vorm van een jaarlijks verantwoordingsverslag zoals bedoeld in de Archiefverordening en conform een door de VNG opgestelde handreiking met KPI’s. Bij het verantwoordingsverslag is een jaarplanning gevoegd waaruit blijkt dat er uitvoering wordt gegeven aan diverse activiteiten die nodig zijn om goed informatie- en archiefbeheer te kunnen waarborgen. 2.1 Conform artikel 9 van de Archiefverordening van de gemeente Raalte wordt het vastgestelde verantwoordingsverslag ter kennisname naar de gemeenteraad gestuurd. Op deze wijze voldoen wij hieraan. 3.1 In het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht dient het verslag ook naar de provinciaal archiefinspecteur gezonden te worden. Op deze wijze voldoen wij hieraan.

Duurzaamheid N.v.t.

Kanttekeningen Geen

Financiën

Eén van de aanbevelingen van het Interbestuurlijk Toezicht was zorgen voor een adequate en structurele bezetting op informatie- en archiefbeheer, zodat de gemeente Raalte de verantwoordelijkheden en verplichtingen als zorgdrager kan nakomen. De gemeente heeft in 2020 haar bezetting voor informatiebeheer op orde gebracht dankzij een uitbreiding van het budget met € 133.000, - . Structurele capaciteit is geborgd in de begroting/kadernota 2022-2025.

Vervolg

Het verantwoordingsverslag en jaarplanning gaan na besluitvorming door het college naar de gemeenteraad en provinciaal archiefinspecteur. De jaarlijkse verslaglegging en de uit te voeren acties zijn onderdeel van de structurele samenwerking in DOWR-verband.

Communicatie

De provincie publiceert in april de score van het Interbestuurlijk Toezicht op haar website.

Bijlagen Bijlage Bijlage

Verantwoordingsverslag informatiehuishouding 2020 gemeente Raalte KPI verslag 2020 gemeente Raalte 5

Collegevoorstel

Bijlage

Activiteitenoverzicht DOWR Uitvoeringsplan Informatiebeheer 2019-2020

6