Collegevoorstel en -besluit toetreding tot GR Collectie Overijssel

Collegevoorstel

Onderwerp

Verkenning toetreding GR Collectie Overijssel

Zaaknummer

4385-2026

B&W vergadering

27 januari 2026

Integrale advisering

Jeanet van Olst, Remco van Riezen, Herman Mulder en Hester Maas

Portefeuillehouder

Dhr. R.J. (Rob) Zuidema

Voor informatie

Tom van 't Zand

Bestuurssamenvatting In dit collegevoorstel wordt verslag gedaan van de uitkomsten van de nadere verkenning van toetreding tot de Gemeenschappelijke Regeling Collectie Overijssel (GR CO), zoals gevraagd naar aanleiding van het raadsbesluit van 4 december 2025. Op basis hiervan wordt het college voorgesteld om een intentieovereenkomst tot toetreding aan te gaan, waarover de raad wordt geïnformeerd.

Beslispunten 1. 2. 3.

4.

Kennis te nemen van de uitkomsten van de nadere verkenning van toetreding tot de gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel, naar aanleiding van het raadsbesluit hierover op 4 december 2025 (Bijlage 1). De intentie uit te spreken om per 1 januari 2027 toe te treden tot Collectie Overijssel en daartoe het (voorgenomen) besluit te nemen de intentieovereenkomst met Collectie Overijssel aan te gaan (Bijlage 2). Bij een positief besluit van de raad tot toetreding tot Collectie Overijssel in het vervolgproces, de structurele kosten oplopend van € 72.950 in 2027 tot € 96.900 vanaf 2029 én de incidentele kosten in 2029 tot een bedrag van € 20.000 op te nemen in de begroting 2027-2030 als autonome ontwikkeling. De raad te informeren over de uitkomsten van de verkenning en het voornemen de intentieovereenkomst aan te gaan overeenkomstig bijgevoegde informatienotitie (Bijlage 3).

Besluit

Inleiding Op 4 december 2025 heeft de raad het college opdracht gegeven tot het starten met de procedure van verkennen tot toetreding tot de GR CO (zaaknummer: 63721-2025). Op basis van deze verkenning stellen wij voor de intentie uit te spreken om per 1 januari 2027 toe te treden tot GR CO en daartoe vóór 1 maart 2026 de intentieovereenkomst met de GR CO aan te gaan. Hierover de raad te informeren door bijgevoegde informatie toe te zenden. Daarnaast stellen wij voor, bij een positief besluit van de raad tot toetreding tot GR CO in het vervolgproces, de bijbehorende kosten vanaf 1-1-2027 als autonome ontwikkeling op te nemen in de begroting 2027-2030.

1

Collegevoorstel

Beoogd effect Een duurzaam en toegankelijk historisch archief dat voldoet aan de nieuwe wettelijke eisen en waarbij het beheer voor lange termijn adequaat geregeld is.

Argumenten 1.1. Met toetreding tot GR CO kunnen we de beheertaken rondom ons fysieke historisch archief voor lange termijn goed regelen. We zijn verzekerd van professioneel beheer van ons historisch archief. Het is aannemelijk dat wettelijke eisen en toezicht in de nabije toekomst aangescherpt worden. GR CO speelt hier actief op in.

1.2. De missie van GR CO sluit aan bij de gestelde uitgangspunten van gemeente Raalte. De maatschappelijke waarde van GR CO bestaat volgens uit het behouden en bruikbaar maken van (historische) overheidsinformatie en cultureel erfgoed.

1.3 Met het toetreden tot GR CO voldoen we direct aan actuele wet- en regelgeving. De nieuwe Archiefwet 2027 treedt naar verwachting vanaf 1 januari 2027 in werking. Met deelname aan GR CO voldoen we direct aan de strengere eisen (o.a. het verplicht aanstellen van een Archivaris) die deze wet stelt. De schaalgrootte van GR CO brengt met zich mee dat zij aan deze strengere eisen kan voldoen met behoud van kwaliteit.

1.4 Met deelname aan GR CO verzekeren we ons van de beheer door deskundige professionals, die anders moeilijk te vinden zijn. GR CO is een aantrekkelijk werkgever voor archivarissen en andere historici die een inhoudelijk uitdagende functie binnen hun vakgebied zoeken. Het zelfstandig invullen van deze functie door gemeente Raalte betekent zoeken naar alternatieven, zoals het werven van een archivaris die bereid is parttime te werken, het bijscholen van bestaand personeel, extern inhuren of samenwerking zoeken met buurgemeenten. De kosten voor het in eigen beheer houden en het aanstellen van een parttime archivaris worden geschat op tenminste €72.000 per jaar.

1.5 Met deelname aan GR CO hebben we verbeterde gebruiksmogelijkheden en een aantrekkelijke, goed vindbare website, waarmee diensten worden aangeboden. Door aan te sluiten bij Collectie Overijssel wordt het historisch archief professioneel beheerd en via een goed vindbare website toegankelijk gemaakt voor een breed publiek, zoals onze inwoners, collega’s, hobby-onderzoekers, docenten, studenten, scholieren, journalisten etc.

2.1 Het aangaan van de intentieovereenkomst is nodig, omdat er een nieuw Collectiecentrum in Deventer wordt gebouwd, zodat er voldoende archiefruimte is voor de bestaande en toetredende partijen. Het toetreden van gemeente Raalte tot GR CO valt samen de plannen van GR CO om hun archiefruimte uit te breiden met een nieuw Collectiecentrum. Zonder nieuw Collectiecentrum is voor Raalte als toetredende partij, geen mogelijkheid om archiefmeters af te nemen. In de intentieovereenkomst is vastgelegd dat de toetredende partij uitgenodigd wordt voor de ambtelijke vooroverleggen van het Algemeen Bestuur wanneer besluitvorming omtrent het nieuw te bouwen Collectiecentrum op de agenda staat. De toetredende partij heeft daarin een adviserende stem, welke wordt meegewogen in de beslissingen. De toetredende partij heeft tot aan de toetreding geen formeel stemrecht. Collectie Overijssel geeft aan na 1 maart 2026 geen mogelijkheid meer te bieden aan nieuwe deelnemers om in de toekomst aan te sluiten.

3.1 De kosten worden gemaakt om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die ingaan per 1 januari 2027. De kosten voor toetreding tot de GR CO worden voorgesteld als autonome ontwikkeling in de begroting omdat zij rechtstreeks voortvloeien uit de nieuwe wettelijke eisen uit de nieuwe Archiefwet. Deze verplichtingen vereisen, ongeacht beleidskeuzes, structurele investeringen in archiefbeheer. Deelname aan de GR CO is de meest doelmatige manier om aan deze eisen te voldoen, de onderliggende kosten zijn wettelijk en onvermijdelijk.

2

Collegevoorstel

4.1 Met de informatienotitie informeert het college de raad over de uitvoering van het raadsbesluit van 4 december 2025. Raad heeft op 4 december 2025 besloten het college opdracht te geven tot het starten met de procedure van verkennen tot toetreding tot de GR van CO. Met de informatienotitie en de verkenning rapporteert het college aan de raad over de uitvoering van het besluit.

4.2 Het informeren van de raad is onderdeel van de actieve informatieplicht van het college. Het aangaan van de intentieovereenkomst is een privaatrechtelijke rechtshandeling. Volgens de Gemeentewet is het collegebevoegd te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van de gemeente. In het kader van actieve informatieplicht geeft het college de raad vooraf inlichtingen over de uitoefening van die bevoegdheid als de raad daarom vraagt of als de uitoefening ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente (art. 169 Gemeentewet). Bij ingrijpende gevolgen neemt het college geen besluit dan nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen. Van dergelijke ingrijpende gevolgen is in dit geval geen sprake. Aangezien het aangaan van de intentieovereenkomst een opstap is naar de volgende fase, het toetreden tot de GR, ligt het voor de hand de raad vooraf te informeren over het aangaan van de overeenkomst.

Duurzaamheid Collectie Overijssel streeft ernaar om hun nieuw te bouwen locatie het meest duurzame gebouw van Nederland te maken.

Kanttekeningen 1.1 Onze beleidsmatige invloed wordt kleiner. Omdat de beleidsruimte op het gebied van archiefbeheer beperkt is, zal deze afname van invloed ook beperkt zijn. Daar tegenover staat wel dat gemeente Raalte een relatief kleine deelnemer is en daarmee naar verhouding ook minder stemrecht heeft. Mogelijk stellen andere deelnemende gemeenten hogere eisen aan het bewaren van hun historisch archief dan wij in een autonome situatie zouden doen. Als kleine tot middelgrote gemeente in deze gemeenschappelijke regeling is het aannemelijk dat we zullen meebewegen met de richting die het Collectief op wil.

1.2 Het archief bevindt zich niet meer binnen de gemeentegrenzen Het fysiek archief wordt in Deventer geplaatst, niet meer in Raalte. Omdat de meeste aanvragen en antwoorden digitaal zijn, zullen de meeste opvragers van archief hier niets van merken. Bezoek op locatie is altijd mogelijk en indien nodig kunnen opgevraagde stukken naar Raalte gebracht worden om daar in te zien.

1.3 We maken pas in 2029 gebruik van alle voorzieningen. De nieuwe locatie van Collectie Overijssel in Deventer is klaar in 2029 (gepland). Tot die tijd maken we wel kosten als deelnemer van de GR. De kosten van deelname zonder gebruik te maken van de fysieke locatie zijn een gereduceerd tarief (151 euro per strekkende meter, versus 208 euro per strekkende meter).

1.4 Kapitaallasten beïnvloeden de financiële consequenties De uiteindelijke kapitaallasten zijn afhankelijk van het rentepercentage van de financiering en de inflatie van de bouwkosten en kunnen dus nog wijzigen. De aanvullende kosten voor nieuwbouw door GR CO zijn gebaseerd op een inschatting door GR CO. De aanvullende kosten voor een nieuw gemeentehuis zijn gebaseerd op de scenariostudies van het gemeentehuis, zoals in februari 2024 verstrekt.

2.1 Met het aangaan van de intentieovereenkomst committeert gemeente Raalte zich aan toekomstige kosten die gemoeid zijn met toetreding en het bouwen van het Collectiecentrum. Met het aangaan van de intentieovereenkomst committeren we ons aan het vergoeden van de kosten met betrekking tot ontwikkeling van het Collectiecentrum, wanneer we ons uiteindelijk niet aansluiten bij de GR. Gezien onze beperkte inbreng van strekkende meters archiefruimte is het financiële risico ingeschat op € 5.500.

3

Collegevoorstel

Financiën en Fiscale aspecten GR CO rekent een tarief per strekkende meter archief, waarmee het helder en voorspelbaar is wat de kosten zijn voor het beheer, de toezicht op en dienstverlening rondom het archief. Omdat de gemeente Raalte in een vroeg stadium heeft gekozen om haar archief digitaal op te bouwen is de verwachting dat het fysieke archief maar minimaal zal toenemen in de toekomst. Hiermee is geborgd dat de kosten voor GR CO stabiel en voorspelbaar blijven. Digitaliseren en vervangen van over te brengen historisch archief is volgens de archiefwet niet toegestaan waardoor de omvang van het historisch archief en bijbehorende kosten niet verlaagd kunnen worden.

Archivaris Gemeenschappelijke regeling (2027 en 2028 € 67.950 per jaar. vanaf 2029 € 93.600) Beleidsadvisering (vanaf 2027) Risico-opslag nieuwbouw Collectie Overijssel (vanaf 2029) Verhuiskosten naar Deventer (2029) Besparing huidige formatie Totaal

Collectie Overijssel Niet toetreden Incidenteel Structureel Structureel €72.000 € 93.600

€ €

5.000 9.300

€ 20.000

€ 20.000

€ -11.000 € 96.900

€ 72.000

In de begroting 2026 zijn de financiële gevolgen van de nieuwe archiefwet 2027 niet opgenomen. Voorgesteld wordt om bij een positief besluit van de raad tot toetreding tot GR CO in het vervolgproces de financiële effecten van toetreding tot GR CO als autonome ontwikkeling op te nemen in de begroting 2027-2030. Met het ondertekenen van de intentieovereenkomst committeren we ons aan het vergoeden van de kosten met betrekking tot ontwikkeling van het Collectiecentrum, wanneer we ons uiteindelijk niet aansluiten bij de GR. Gezien onze beperkte inbreng van strekkende meters archiefruimte is het financiële risico ingeschat op € 5.500.

Vervolg Voor het proces tot toetreding worden de stappen uit de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) gevolgd. College heeft het besluit genomen de toetreding tot GR CO per 1 januari 2027 te verkennen. GR CO stelt de concept wijziging GR tekst op en levert deze aan het college. College stuurt het ontwerp van de regeling toe aan de raad. De raad kan vervolgens binnen acht weken zienswijzen over toetreding tot de GR, dus over het ontwerp van de regeling, naar voren brengen bij het college. Het college stemt de ontvangen zienwijze af met de deelnemers van de GR, via het bestuur van de GR. Dit leidt eventueel tot een aangepaste tekst van de regeling. Vervolgens neemt het college een (voorgenomen) besluit tot toetreding tot de GR. Het definitief besluit neemt het college nadat de raad toestemming heeft gegeven voor toetreding. De raad kan op dat moment alleen toestemming onthouden als volgens de raad sprake is van strijd met het recht op het algemeen belang. De regeling treedt in werking na bekendmaking.

4

Collegevoorstel

Belangrijke mijlpalen op een rij Periode Januari 2026 Februari 2026 Februari/maart 2026 Juli 2026 September 2026 Januari 2027 Najaar 2028 Januari 2029

Gebeurtenis Aanlevering concept wijziging GR tekst door CO Tekenen intentieovereenkomst gemeente Raalte Deadline zienswijze raad op concepttekst GR Definitief voorstel toetreding in college Deadline definitief instemmen toetreding GR CO raad Start afnemen beheerdiensten Collectie Overijssel Oplevering nieuw archief GR CO Overijssel in Deventer Fysiek overbrengen archief van Raalte naar Deventer

Communicatie N.v.t.

Bijlagen 1. 2. 3.

Verkenning toetreding tot Collectie Overijssel Intentieovereenkomst toetreding tot Collectie Overijssel Informatienotitie raad toetreding tot Collectie Overijssel

5