Collegevoorstel en -besluit Rechtmatigheidsverantwoording college

Collegevoorstel

Onderwerp

Rechtmatigheidsverantwoording college in de jaarrekening gemeente Raalte.

Zaaknummer

31522-2023

B&W vergadering

12 juni 2023

Integrale advisering

Jannie Lozeman (financiën) en Accountants Baker Tilly

Portefeuillehouder

Dhr. A.H. (Alexander) Kreule

Voor informatie

Adriaan Sanders

Bestuurssamenvatting September jl. is het wetsvoorstel over de rechtmatigheidsverantwoording definitief aangenomen in de eerste kamer. Dit leidt tot een wijziging in het afleggen van verantwoording door het college in de jaarrekening. Deze wijziging geldt per 1 januari 2023. De wetswijziging betekent dat het college nog steeds een jaarrekening opstelt en hierbij verantwoording aan de gemeenteraad aflegt. Maar in plaats van de accountant die een rechtmatigheidsverklaring bij de jaarrekening afgeeft, voegt het college een rechtmatigheidsverantwoording toe aan de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording van het college wordt onderdeel van de jaarrekening. De accountant blijft controleren of de gehele jaarrekening een getrouw beeld geeft. Dat is dus inclusief de toelichting ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording door het college. We gaan van een situatie waarin “de accountant vindt dat onze jaarrekening rechtmatig is” naar de situatie waarin “het college verantwoording aflegt over de rechtmatigheid van de jaarrekeningcijfers”. Om het college in staat te stellen de wettelijke verplichting uit te voeren, zijn twee kaderstellende raadsbesluiten nodig. Het gaat om het vaststellen van een verantwoordingsgrens voor afwijkingen binnen de toegestane bandbreedte van 0% tot 3%. Ook gaat het om de kaders over de toelichting door het college in de paragraaf bedrijfsvoering.

De overgang van de huidige rechtmatigheidsverklaring door de accountant naar een rechtmatigheidsverantwoording door het college is besproken met het college, de rekeningcommissie en de accountant.

Beslispunten De gemeenteraad via de rekeningcommissie voor te stellen 1. De verantwoordingsgrens voor het rapporteren van financiële afwijkingen op 1% van de totale lasten vast te stellen. 2. In de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening afwijkingen boven een rapportagegrens van 0,1% van de totale lasten toe te lichten.

Besluit

1

Collegevoorstel

Inleiding Met het vaststellen van de jaarrekening wordt verantwoording afgelegd over de besteding van middelen. De jaarrekening wordt onafhankelijk gecontroleerd door de accountant. De accountant toetst hierbij of de jaarrekening, inclusief toelichtingen, een getrouw beeld geeft. Bij de jaarrekening zit tot en met boekjaar 2022 een verklaring van de accountant op de getrouwheid én de rechtmatigheid. Op 27 september 2022 is het wetsvoorstel over de rechtmatigheidsverantwoording aangenomen. Dit leidt (per 1 januari 2023) tot een wijziging in de rol van het college in het afleggen van verantwoording hierover. Vanaf 2023 moet elk college verantwoording afleggen over het rechtmatig handelen middels een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Dit betekent dat vanaf 2023: • De accountant in zijn verklaring géén uitspraak meer doet over het financieel rechtmatig handelen binnen onze gemeente. De accountant verklaart alleen nog of de jaarrekening een getrouw beeld geeft. • Het college verantwoordelijk is voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording, die onderdeel wordt van de jaarrekening. Het college legt daarmee verantwoording af over de naleving van de regels die belangrijk zijn voor het financiële reilen en zeilen binnen onze organisatie.

Omdat de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel wordt van de jaarrekening, geeft de accountant wél aan of de rechtmatigheidsverantwoording waarheidsgetrouw is. Hier kan de raad zekerheid aan ontlenen. In bijlage I is de ‘waswordt’ – situatie gevisualiseerd. We gaan door deze wetswijziging van een situatie waarin “de accountant vindt dat de jaarrekening rechtmatig is” naar de situatie waarin “het college verantwoording aflegt over de rechtmatigheid van de jaarrekeningcijfers”. In de praktijk verandert er weinig en de gevolgen zijn beperkt. Door het college zelf verantwoording te laten afleggen over het (financieel) rechtmatig handelen, onderstreept de wetgever de politieke verantwoordelijkheid van het college. Ook streeft de wetgever ernaar om een dialoog op gang te brengen tussen raad en college over rechtmatigheid. Dit gesprek wordt nu gevoerd via de accountantsverklaring bij de jaarrekening.

Beoogd effect We voeren de wettelijke verplichting uit door het college verantwoording af te laten leggen over rechtmatigheid in de jaarrekening via de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast zijn we transparant voor onze inwoners. We verwachten een soepele overgang door zoveel mogelijk aan te sluiten op de huidige controleprocessen.

Argumenten Ad 1) Een verantwoordingsgrens van 1% sluit aan bij de huidige accountantscontrole. De wet1 geeft de gemeenteraad de (kaderstellende) bevoegdheid om vast te stellen boven welke grens het college moet aangeven dat de besteding van de middelen afwijkt van de regels. Het gaat hierbij om een (wettelijke) bandbreedte tussen 0% en 3% van de totale lasten in de jaarrekening. Dit wordt ook wel de verantwoordingsgrens genoemd. Afwijkingen boven die verantwoordingsgrens dienen door het college in de rechtmatigheidsverantwoording te worden opgenomen. Het voorstel is om dezelfde verantwoordingsgrens aan te houden zoals de accountant die hanteerde tot 2022, namelijk 1% van de totale lasten in de jaarrekening. Daarmee wijken we niet af van de oude norm en blijven we focus houden op de belangrijkste financiële transacties en risico’s. Voor Raalte staat die 1% van de totale lasten voor ongeveer € 1,15 mln. In de praktijk betekent dit dus dat wanneer opgeteld de grens van € 1,15 mln. aan niet rechtmatig onderbouwde bestedingen gepasseerd is, afwijkingen opgenomen moeten worden in de rechtmatigheidsverantwoording. Doordat de accountant blijft toetsen of de jaarrekening een juist en getrouw beeld geeft, kan de gemeenteraad er nog steeds zekerheid aan ontlenen dat de jaarrekening waarheidsgetrouw is.

Ter informatie is in bijlage 2 de modeltekst van de rechtmatigheidsverantwoording weergeven.

1 De wet versterking decentrale rekenkamers, waar de rechtmatigheidsverantwoording een onderdeel van vormt.

2

Collegevoorstel

Ad 2) In de paragraaf bedrijfsvoering worden afwijkingen boven de rapportagegrens toegelicht. De paragraaf bedrijfsvoering2 is een natuurlijke plek om een nadere toelichting te geven over de kwaliteit van onze interne beheersing en de leer- en verbeterpunten. Ook als de rechtmatigheidsfouten lager zijn dan de verantwoordingsgrens. Het uitgangspunt is om de raad op hoofdlijnen te informeren. Daarom wordt voorgesteld om een rapportagegrens vast te stellen. Een grens waarboven afwijkingen worden gerapporteerd in de paragraaf bedrijfsvoering, waarbij wordt ingegaan op de oorzaken en verbetermaatregelen. Het voorstel is om een rapportagegrens te hanteren van 10% van de verantwoordingsgrens. Oftewel, een rapportagegrens van 0,1% van de totale lasten (Raalte: +/- €115.000). Dit betekent dat we in de paragraaf bedrijfsvoering breder in kunnen gaan op de kwaliteit van de interne beheersing.

Duurzaamheid n.v.t.

Kanttekeningen Ad 1) Het college wil zo nauwkeurig en goed mogelijk verantwoording afleggen over de besteding van middelen. De verantwoordingsgrens moet tussen de 0% en 3% liggen. Hoe hoger de verantwoordingsgrens (max. wettelijk: 3%, voorstel: 1%) hoe minder snel informatie moet worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Bij een lagere grens geldt het omgekeerde.

Financiën en Fiscale aspecten De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording met een verantwoordingsgrens van 1% heeft geen financiële en fiscale gevolgen. De bestaande controleopdracht en het budget voor de accountantscontrole hoeft niet te worden aangepast. Uitgangspunt voor de jaarrekeningcontrole blijft dat de primaire processen zodanig zijn ingericht dat rechtmatig handelen wordt afgedwongen.

Vervolg De accountant wordt in kennis gesteld van de besluitvorming. Het normenkader 2023 wordt in het najaar 2023 ter vaststelling aan de raad voorgelegd. In het najaar van 2023 worden de financiële verordening (art. 212 Gemeentewet) en controleverordening (art. 213 Gemeentewet) aangepast. In het voorjaar van 2024 worden in de jaarrekening 2023 een rechtmatigheidsverantwoording, met toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering opgenomen.

Communicatie n.v.t.

Bijlagen 1. 2. 3.

Raadsvoorstel- en besluit Rechtmatigheidsverantwoording Was-wordt situatie Modeltekst rechtmatigheidsverantwoording

2 De paragraaf bedrijfsvoering is geen onderdeel van de jaarrekening en biedt een goede basis voor de beoogde dialoog tussen raad en college over

rechtmatigheid

3