Collegevoorstel en -besluit Ontwerp gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel 2027

Collegevoorstel

Onderwerp

Ontwerp gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel 2027

Zaaknummer

17632-2026

B&W vergadering

17 maart 2026

Integrale advisering

Jeanet van Olst, Remco van Riezen, Hester Maas en Herman Mulder

Portefeuillehouder

Dhr. R. (Rob) Zuidema

Voor informatie

Tom van 't Zand

Bestuurssamenvatting Gemeente Raalte heeft de intentieverklaring afgegeven om toe te treden tot Collectie Overijsel. Voor het wijzigen van deelnemers dient de gemeenschappelijke regeling aangepast te worden. Collectie Overijssel biedt de (potentiële) deelnemers gelegenheid zienswijzen over de ontwerp tekst kenbaar te maken. Deze procedurele stap is van belang om de toetreding van de gemeente tijdig voor 1 januari 2027 te bewerkstelligen.

Beslispunten 1. 2.

Het ontwerpbesluit te nemen tot deelname aan de Gemeenschappelijke Regeling Collectie Overijssel 2027, overeenkomstig de ontwerptekst van de regeling. De ontwerptekst van de regeling naar de raad sturen om de raad in gelegenheid te stellen zienswijzen kenbaar te maken aan het college.

Besluit

Inleiding Met de komst van de nieuwe Archiefwet worden de eisen qua termijnen, bewaarplaats, openbare archiefstelling verzwaard. Daarnaast is het aanstellen van een archivaris een verplichting. De Gemeenschappelijke Regeling van Collectie Overijssel biedt hier een oplossing voor. Het College van B&W sprak op 27 januari 2026 de intentie uit tot toetreden. De raad is op .. per memo geïnformeerd. Collectie Overijssel heeft een besluit genomen over het wijzigen van de Gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel naar aanleiding van: • de wijziging van de Archiefwet, • het uit de regeling treden van minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en • het voornemen tot toetreden van nieuwe deelnemers waaronder gemeente Raalte. De wijziging vindt ingang op 1 januari 2027. Aangezien de gemeente de intentie heeft uitgesproken deel te willen nemen aan de gemeenschappelijke regeling, neemt het bestuur van Collectie Overijssel de gemeente mee in het proces van wijzigen van de tekst van de regeling. 1

Collegevoorstel

Beoogd effect Deelname aan Collectie Overijssel draagt bij aan goede uitvoering van de (gewijzigde) Archiefwet, duurzame toegankelijke (overgebrachte) informatie en sobere en doelmatige archivering.

Argumenten 1.1 Deelname aan Collectie Overijssel, zoals vastgelegd in de ontwerp tekst van de gemeenschappelijke regeling draagt bij aan goede uitvoering van de Archiefwet. 1.2 De concept regeling voldoet aan de verwachtingen rondom nieuwe toetreders en die nieuwe archiefwet en voldoet aan de eisen van de Wgr. 2.1 Hiermee stelt u de raad in de gelegenheid stellen zienswijzen naar voren te brengen over de ontwerptekst. Dit is een in de Wet gemeenschappelijke regelingen voorgeschreven processtap.

Duurzaamheid Deelname aan de regeling draagt bij aan duurzaam toegankelijke informatie.

Kanttekeningen N.v.t.

Financiën en Fiscale aspecten Aan het al dan niet indienen van een zienswijze zijn geen financiële of fiscale aspecten verbonden.

Vervolg Nadat ook de andere GR-deelnemers eventueel zienswijzen naar voren hebben gebracht over de ontwerp regeling, neemt het bestuur van de GR Collectie Overijssel een besluit over de definitieve tekst van de regeling. Vervolgens nemen de colleges van de deelnemers, na toestemming van de gemeenteraad, een besluit over de regeling.

Belangrijke mijlpalen op een rij Periode Juli 2026 September 2026 Januari 2027 Najaar 2028 Januari 2029

Gebeurtenis Definitief besluit GR CO 2027 in college Toestemming gemeenteraad GR CO 2027 Start afnemen beheerdiensten Collectie Overijssel Oplevering nieuwbouw GR CO Overijssel in Deventer Fysiek overbrengen archief van Raalte naar Deventer

Communicatie N.v.t.

Bijlagen 1. 2. 3. 4.

20260211 DB Brief zienswijze WB GR 2027_Gemeenten 20260206 Wijzigingsbesluit Gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel 2027_geconsolideerd Wijzigingsdocument Gemeenschappelijke Regeling Collectie Overijssel 2025 versus 2027 17632-2026 Raadsvoorstel en -besluit

2