Collegevoorstel en -besluit gezamenlijke aanbesting accountantsdiensten

Collegevoorstel

Onderwerp

Gezamenlijke aanbesteding accountantsdiensten

Zaaknummer

40000-2021

B&W vergadering

25 mei 2021

Integrale advisering

DOWR projectgroep aanbesteding accountantsdiensten (Gerard Luijmes , Ingrid Heijmans, Michiel Hobbij, Herman ten Asbroek, Jan Bouke Zijlstra, Adriaan Sanders en Jannie Lozeman)

Portefeuillehouder

Dhr. F. (Frank) Niens

Voor informatie

Jannie Lozeman

Bestuurssamenvatting

De contracten van de accountantsdienstverlening van de gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte (DOWR) lopen ultimo boekjaar 2021 af. Binnen de gemeenten is gekeken naar de mogelijkheden om weer te komen tot één gezamenlijke aanbesteding van de accountantsdiensten in DOWR verband. De afzonderlijke raden wordt voorgesteld een gezamenlijke Europese openbare aanbestedingsprocedure te doorlopen die voldoet aan de eisen en wensen die omschreven staan in de offerteaanvraag accountantsdienstverlening DOWR gemeenten.

Beslispunten

1. De gemeenteraad voor te stellen in te stemmen met de offerteaanvraag ten behoeve van de Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte (zie bijlage 1)

Besluit

Inleiding

De dienstverlening door de accountant is één van de instrumenten, die de raad ten dienste staat bij het uitoefenen van zijn controlerende rol in het duale bestel. De huidige accountantscontracten van de gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte lopen ultimo boekjaar 2021 af. In verband met de samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering van de drie gemeenten is weer het initiatief genomen tot een gezamenlijke aanbesteding van de nieuwe accountant voor de boekjaren 2022 tot en met 2025 met tweemaal een optionele verlenging van één jaar. Een projectgroep bestaande uit de (plaatsvervangende) griffiers, concerncontrollers, financieel specialisten en een inkoopadviseur heeft de aanbesteding voorbereid. Met bijgaande offerteaanvraag wordt een uniforme set van eisen en wensen neergelegd voor alle gemeenten met daarnaast voldoende ruimte voor de eisen en wensen van de betrokken gemeenten voor eventuele afzonderlijke, aanvullende opdrachten. Het nu voorliggende raadsvoorstel wordt gelijktijdig aan alle drie de gemeenteraden ter vaststelling voorgelegd 1

Collegevoorstel

Beoogd effect

Door middel van een Europese openbare aanbesteding één accountant contracteren voor de gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte, die voldoet aan de eisen en wensen van de afzonderlijke gemeenten, zoals omschreven in de offerteaanvraag accountantsdienstverlening DOWR gemeenten.

Argumenten

Verwezen wordt naar bijgevoegd raadsvoorstel en de Offerteaanvraag t.b.v. Europese openbare aanbesteding accountantsdiensten.

Duurzaamheid n.v.t.

Kanttekeningen

Verwezen wordt naar bijgevoegd raadsvoorstel en de Offerteaanvraag t.b.v. Europese openbare aanbesteding accountantsdiensten.

Financiën

De kosten van de accountantsdienstverlening worden na de aanbesteding per individuele gemeente zichtbaar. Hierbij wordt geselecteerd op de economisch meest voordelige inschrijving. Vervolgens wordt een gezamenlijke overeenkomst gesloten. Voor de kosten van de accountant zijn middelen opgenomen in de reguliere begroting. Voor de dienstverlening in ket kader van de rechtmatigheidsverklaring worden middelen opgenomen in de zomernota 2021 en de kadernota 2022-2025. Na aanbesteding moet blijken of deze middelen al dan niet toereikend zijn, mede gezien de actuele marktontwikkelingen.

Vervolg

Na besluitvorming in de raadsvergadering van Deventer, Olst-Wijhe en Raalte start het aanbestedingstraject. Een planning van dit traject is opgenomen in de Offerteaanvraag t.b.v. Europese openbare aanbesteding accountantsdiensten.

Communicatie n.v.t.

Bijlagen

1. Raadsvoorstel en besluit aanbesteding accountantsdiensten, inclusief de offerteaanvraag met bijbehorende bijlagen.

2