Collegevoorstel en -besluit Frauderisicoanalyse 2024

Collegevoorstel

Onderwerp

Frauderisicoanalyse 2024-2025 Gemeente Raalte

Zaaknummer

71574-2024

B&W vergadering

14 januari 2025

Integrale advisering

Hans Scholtheis (Informatiemanager), Gerrie Lamers (HR), Jeanet van Olst (Juridisch), Sociaal domein en Jannie Lozeman (Financiën)

Portefeuillehouder

Dhr. R.J. (Rob) Zuidema

Voor informatie

Adriaan Sanders

Bestuurssamenvatting Het is van belang dat het onderwerp frauderisico periodiek (jaarlijks) op de agenda staat en onderwerp van gesprek is bij directie/management, college en rekeningcommissie. De frauderisicoanalyse is een document waarin Raalte aangeeft op welke manier zij fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke middelen wil voorkomen. Daarnaast geeft deze analyse aan de accountant informatie over de manier waarop Raalte omgaat met dit onderwerp.

Beslispunten 1. De frauderisicoanalyse 2024-2025 vast te stellen. 2. De frauderisicoanalyse 2024-2025 voor bespreking door te leiden naar de rekeningcommissie.

Besluit

Inleiding In het kader van de accountantscontrole wordt de frauderisicoanalyse jaarlijks geactualiseerd. In de rekeningcommissie van juni 2024 is aangegeven dat de frauderisicoanalyse voor de jaren 2024 en 2025 wordt gecombineerd. En dan gelijktijdig met de boardletter 2024 in de rekeningcommissie van januari 2025 kan worden geagendeerd. De frauderisicoanalyse 2024-2025 treft u aan in bijlage 1. Ten opzichte van voorgaande jaren is de inhoud niet wezenlijk anders, maar er zijn wel enkele verbeteringen doorgevoerd. Namelijk doordat deze analyse onderdeel is geworden van de verbijzonderde interne controles (VIC) en daarmee ook de PDCA-cyclus. Naast deze verbetering in de analyse is er ook in de organisatie meer aandacht voor het onderwerp gekomen via gevoerde gesprekken bijvoorbeeld in het sociaal domein en een extra controle op mogelijke identificering van budgethouders fraude. Met ingang van 2023 geeft het college een rechtmatigheidsverklaring af. In het kader van de frauderisicoanalyse heeft verdieping van de verbijzonderde interne controle plaatsgevonden (M&O beleid). Hiermee wordt ook verdere invulling

1

Collegevoorstel

gegeven aan de doorontwikkeling van de frauderisicoanalyse zoals benoemd in de boardletter en accountantsverslag 2023 van de accountant.

Beoogd effect Een door management en college formeel vastgestelde frauderisicoanalyse 2024-2025 gemeente Raalte. Hiermee laten we, ook richting de inwoners, zien dat onze fraudebeheersing van voldoende niveau is, maar altijd nog verder kan verbeteren.

Argumenten 1.1. Inzicht geven in de eigen risico-inschatting ten aanzien van corporate compliance vraagstukken. Door inzicht te geven in de eigen risico-inschatting wordt het risicobewustzijn vergroot. Binnen de reguliere bedrijfsvoering van de gemeente Raalte zijn diverse beheersmaatregelen voor handen om frauderisico’s te mitigeren. Deze zijn in de frauderisicoanalyse 2024-2025 gemeente Raalte samengebracht.

1.2. Door frauderisico onderwerp van gesprek te laten zijn wordt het fraude-bewustzijn verhoogd. De frauderisicoanalyse geeft een handreiking voor het gesprek over dit onderwerp tussen het management, het college en de rekeningcommissie. Door het gesprek met elkaar te voeren wordt het fraude-bewustzijn verhoogd.

1.3 Het management ziet toe op de voortgang van de werking van de genomen beheersmaatregelen. De werking van de administratieve organisatie en de interne beheersing is geborgd in het proces van de (verbijzonderde) interne controles en de accountantscontrole. Via de managementresponse op de boardletter en rapportages over de interne controles wordt de voortgang door het management gemonitord. De overige beheersmaatregelen om frauderisico’s te mitigeren zijn in meerdere (deel)processen geborgd. De voortgang hiervan wordt jaarlijks voorafgaand aan het opstellen van de frauderisicoanalyse door interne controles getoetst. Via een rapportage wordt de voortgang gemonitord.

Duurzaamheid n.v.t.

Kanttekeningen n.v.t.

Financiën en Fiscale aspecten Het mitigeren van frauderisico’s maakt de kans op waardevermindering van de organisatie of rapportage fraude zo klein mogelijk.

Vervolg De frauderisicoanalyse wordt voor bespreking doorgeleid naar de rekeningcommissie van 29 januari 2025. Daarmee laat de organisatie zien welke maatregelen zijn genomen om fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik tegen te gaan en frauderisico’s te mitigeren.

Communicatie n.v.t.

Bijlagen Bijlage

Frauderisicoanalyse 2024-2025 Gemeente Raalte

2