Collegevoorstel en -besluit Frauderisicoanalyse 2022

Collegevoorstel

Onderwerp

Frauderisicoanalyse 2022 Gemeente Raalte

Zaaknummer

26917-2023

B&W vergadering

23 mei 2023

Integrale advisering

Hans Scholtheis (Informatiemanager) , Fenny Schillings (HR), Jeanet van Olst (Juridisch), Nicolette Klunder (Sociaal Domein) en Jannie Lozeman (Financiën)

Portefeuillehouder

Dhr. M.P. (Martijn) Dadema

Voor informatie

Adriaan Sanders (Financiën)

Bestuurssamenvatting Het is van belang dat het onderwerp frauderisico periodiek (jaarlijks) op de agenda staat en onderwerp van gesprek is bij directie/management, college en rekeningcommissie. De frauderisicoanalyse is een document waarin Raalte aangeeft op welke manier zij misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke middelen wil voorkomen. Daarnaast geeft deze analyse aan de accountant informatie over de manier waarop Raalte omgaat met dit onderwerp.

Beslispunten 1. De frauderisicoanalyse 2022 vast te stellen. 2. De frauderisicoanalyse 2022 voor bespreking door te leiden naar de rekeningcommissie.

Besluit

Inleiding In het kader van de accountantscontrole wordt de frauderisicoanalyse jaarlijks geactualiseerd. In bijlage 1 treft u de geactualiseerde frauderisicoanalyse gemeente Raalte 2022 aan. Ten opzichte van voorgaande jaren is de inhoud niet wezenlijk anders, maar er zijn wel enkele verbeteringen doorgevoerd. Namelijk doordat deze analyse onderdeel is geworden van de verbijzonderde interne controles (VIC) en daarmee ook de PDCA-cyclus. Daarnaast is er in de organisatie meer aandacht voor het onderwerp gekomen via gevoerde gesprekken bijvoorbeeld in het sociaal domein en een extra controle op mogelijke identificering van budgethouders fraude. In de komende jaren wordt gestreefd naar een verdere doorontwikkeling van de frauderisicoanalyse. Borging hiervan krijgt een plek in de rechtmatigheidsverantwoording door het college.

1

Collegevoorstel

Tot en met het boekjaar 2022 geeft de accountant in zijn controleverklaring een oordeel over de getrouwheid én over de rechtmatigheid. Door een wetswijziging gaat het college vanaf het boekjaar 2023 verantwoording afleggen over de rechtmatigheid. De accountant zal dan geen oordeel meer geven over de rechtmatigheid in zijn controleverklaring. De rechtmatigheidsverantwoording van het college wordt dan onderdeel van de getrouwheidsverklaring van de accountant. Hiertoe zijn in de periode november 2021 tot en met januari 2023 de directie, college en rekeningcommissie geïnformeerd over dit onderwerp, de gevolgen en de te maken keuzes hierin. In november 2022 is de keuze voor een ambitieniveau besproken en heeft het MT voorgesteld om het huidige niveau te handhaven. Daarnaast worden in 2023 aan de raad de keuzes voor verantwoordingsgrens en rapporteringstolerantie voorgelegd. Hiermee wordt tevens verdere invulling gegeven aan de doorontwikkeling van de frauderisicoanalyse waarbij een verdieping van de verbijzonderde interne controle plaatsvindt zoals ook benoemd in het rapport van bevindingen Jaarrekening 2021 en de boardletter 2022 van de accountant.

Beoogd effect Een door directie en college formeel vastgestelde frauderisicoanalyse 2022 gemeente Raalte. Hiermee laten we, ook richting de inwoners, zien dat onze fraudebeheersing van voldoende niveau is, maar altijd nog verder kan verbeteren.

Argumenten 1.1. Inzicht geven in de eigen risico-inschatting ten aanzien van corporate compliance vraagstukken. Door inzicht te geven in de eigen risico-inschatting wordt het risicobewustzijn vergroot. Binnen de reguliere bedrijfsvoering van de gemeente Raalte zijn diverse beheersmaatregelen voor handen om frauderisico’s te mitigeren. Deze zijn in de frauderisicoanalyse 2022 gemeente Raalte samengebracht.

1.2. Door frauderisico onderwerp van gesprek te laten zijn wordt het fraude-bewustzijn verhoogd. De frauderisicoanalyse geeft een handreiking voor het gesprek over dit onderwerp tussen de directie/het management, het college en de rekeningcommissie. Door het gesprek met elkaar te voeren wordt het fraude-bewustzijn verhoogd.

1.3 De directie ziet toe op de voortgang van de werking van de genomen beheersmaatregelen. De werking van de administratieve organisatie en de interne beheersing is geborgd in het proces van de (verbijzonderde) interne controles en de accountantscontrole. Via de managementresponse op de boardletter en rapportages over de interne controles wordt de voortgang door het DT gemonitord. De overige beheersmaatregelen om frauderisico’s te mitigeren zijn in meerdere (deel)processen geborgd. De voortgang hiervan wordt jaarlijks voorafgaand aan het opstellen van de frauderisicoanalyse door interne controles getoetst. Via een rapportage wordt de voortgang door het DT gemonitord.

Duurzaamheid n.v.t.

Kanttekeningen n.v.t.

Financiën en Fiscale aspecten Het mitigeren van frauderisico’s maakt de kans op waardevermindering van de organisatie of rapportage fraude zo klein mogelijk.

2

Collegevoorstel

Vervolg De frauderisicoanalyse wordt voor bespreking doorgeleid naar de rekeningcommissie. Daarmee laat de organisatie zien welke maatregelen zijn genomen om misbruik en oneigenlijk gebruik tegen te gaan en frauderisico’s te mitigeren.

Communicatie n.v.t.

Bijlagen Bijlage

Frauderisicoanalyse 2022 Gemeente Raalte

3