Collegevoorstel en -besluit externe ondersteuning uitvoering verbijzonderde interne controle/ Rechtmatigheidsverantwoording 2021 Gemeente Raalte

Collegevoorstel

Onderwerp

Externe ondersteuning uitvoering verbijzonderde interne controle/ Rechtmatigheidsverantwoording 2021 Gemeente Raalte

Zaaknummer

37842-2021

B&W vergadering

18 mei 2021

Integrale advisering

Mark Duijtshoff en Adriaan Sanders, DOWR-control (Gerard Luijmes, Michel Hobbij en Herman ten Asbroek) en DOWR inkoop (Arjen Dankert)

Portefeuillehouder

Dhr. F. (Frank) Niens

Voor informatie

Jannie Lozeman

Bestuurssamenvatting

Met ingang van dit jaar doen zich een aantal wijzigingen voor met betrekking tot de accountantscontrole te weten: 1. Invoering rechtmatigheidsverklaring door het college, vermoedelijk per verslagjaar jaarrekening 2021 2. Voorbereiding nieuwe aanbesteding accountantsdiensten in DOWR-verband vanaf verslagjaar jaarrekening 2022, waarbij, als onderdeel van de aanbesteding, ook uitvraag wordt gedaan hoe met externe ondersteuning de werkzaamheden verbijzonderde interne controle/ rechtmatigheidsverklaring zo efficiënt en effectief mogelijk kunnen aansluiten op de accountantscontrole. Er is externe ondersteuning nodig voor de uitvoering verbijzonderde interne controle/ rechtmatigheidsverantwoording 2021.

Beslispunten 1.

2. 3.

4.

In te stemmen met de offertes van Deloitte accountants, onderdeel Audit Advisory Public ‘ondersteuning opstellen interne controleplan 2021’ en ‘beschikbaar stellen medewerkers totstandkoming rechtmatigheidsverantwoording en bedrijfsvoeringsparagraaf 2021’. De hiermee gemoeide kosten ad € 50.000 op te nemen in de zomernota 2021 en te verwerken in de totale voor- en nadelen van de zomernota 2021. De bijlagen bij dit collegevoorstel niet openbaar te maken op basis van de afweging dat het belang van openbaarheid niet opweegt tegen het belang van voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden (art. 10, lid 2 onder g Wob). De raad te informeren door toezending van een kopie van dit collegevoorstel.

Besluit

1

Collegevoorstel

Inleiding

Rechtmatigheidsverantwoording door het college Tot en met het boekjaar 2020 geeft de accountant in zijn controleverklaring een oordeel over de getrouwheid én over de rechtmatigheid. Door een wetswijziging gaat het college naar verwachting vanaf het boekjaar 2021 verantwoording afleggen over de rechtmatigheid. De commissie BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) heeft hiervoor een standaardtekst opgesteld. Uiteraard is het publiceren van de verantwoordingstekst alleen niet voldoende. Er is in de gemeentelijke organisatie een duidelijke grondslag voor deze verantwoording nodig. Deze grondslag wordt de onderbouwing van de verantwoording genoemd en moet worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering bij de jaarrekening. Het gaat hierbij om de naleving van de regels voor het financiële reilen en zeilen in de organisatie. Bijvoorbeeld over naleving van de voorwaarden voor subsidies of Europese aanbestedingen. De benodigde wetswijziging hiertoe is tot op heden nog niet formeel bekrachtigd vanwege het demissionair zijn van het kabinet en zou formeel nog tot een jaar uitstel kunnen leiden (dan met ingang van het boekjaar 2022). De accountant zal dan geen afzonderlijk oordeel meer geven over de rechtmatigheid in zijn controleverklaring. De rechtmatigheidsverantwoording door het college wordt dan onderdeel van de getrouwheidsverklaring van de accountant.

Het college van Burgemeester en Wethouders is en blijft ook na 2020 verantwoordelijk voor de rechtmatigheid binnen de organisatie. Tot en met 2020 maakte de accountant onder andere gebruik van de in eigen beheer uitgevoerde interne controles, aangevuld met door de accountant uitgevoerde aanvullende controles om tot een rechtmatigheidsverklaring te komen. In de nieuwe situatie, waarbij het college zelf een rechtmatigheidsverklaring afgeeft, kan de accountant onvoldoende steunen op de in eigen beheer uitgevoerde controles. Dit omdat deze controles niet volledig (kunnen) voldoen aan de te stellen kwaliteits- en onafhankelijkheidseisen op het gebied van de verbijzonderde interne controle. Bovendien ontbreekt het aan interne capaciteit om deze werkzaamheden op het gewenste niveau uit te voeren. Versterken en door ontwikkelen Verbijzonderde Interne Controle Daarnaast heeft de externe accountant in zijn rapport van bevindingen bij de jaarrekening 2019 aangegeven dat de door de gemeente uitgevoerde interne controles in een aantal gevallen beperkt zijn qua aard, reikwijdte en/of diepgang en het belangrijk is de kwaliteit van de vastleggen te verhogen. Deze aanbeveling van de accountant wordt herkend.

Daarom heeft de accountant in 2020 controle documenten beschikbaar gesteld met duidelijke werkstappen welke de organisatie kunnen helpen bij het vastleggen van de interne controlewerkzaamheden. Hier heeft de organisatie in 2020 ook gebruik van gemaakt. Echter de aanstaande rechtmatigheidsverantwoording door het college vraagt een doorontwikkeling van de verbijzonderde controle met een doorgroei van de huidige gegevens gerichte controles (reactief) naar meer procesgerichte controles (pro-actief), zodat ook vastgesteld kan worden of de interne beheersing adequaat functioneert. Daarnaast ontbreekt op dit moment een overkoepelende rapportage waarin conclusies worden getrokken over de uitgevoerde werkzaamheden. Het verder versterken van dit proces sluit aan bij de rechtmatigheidsverantwoording door het college. Aansluiting Interne controlewerkzaamheden op werkzaamheden accountant De DOWR-gemeenten hebben intern verkent hoe zij hier (deels) gezamenlijk in kunnen optrekken. Dit heeft met name betrekking op de DOWR-processen. Het ambitieniveau en de AO/IC op de gemeente specifieke processen vraagt om specifieke inkleuring per gemeente. Uitgangspunt en wens van alle DOWR-gemeenten is om de interne controlewerkzaamheden waar mogelijk op de (externe) accountantscontrole aan te laten sluiten. Dit bevordert een effectief en efficiënt proces en voorkomt ‘dat dubbel werk moet worden gedaan’.

De accountantscontrole heeft uiteraard een bredere scope dan alleen de rechtmatigheidsverantwoording, de accountant controleert ook de getrouwheid van de cijfers. Voor een goede aansluiting tussen de interne en de externe controle is het dan ook van belang dat de interne controle zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid in scope heeft. Dat is ook logisch, omdat er een grote overlap is tussen rechtmatigheid en getrouwheid. Nieuwe aanbesteding accountantsdiensten vanaf de jaarrekening 2022

2

Collegevoorstel

Momenteel wordt een aanbesteding accountantsdiensten vanaf het boekjaar 2022 in DOWR verband voorbereid. Voornemen is deze offerteaanvraag nog voor de zomervakantie, via het college, aan de raden voor te leggen. Daarbij wordt ook uitvraag gedaan hoe we, met externe ondersteuning, de werkzaamheden verbijzonderde interne controle/ rechtmatigheidsverklaring zo efficiënt en effectief kunnen wegzetten én kunnen borgen binnen de eigen organisatie.

Beoogd effect

1. Het voldoen aan de wettelijke verplichting tot rechtmatigheidsverantwoording door het college in de paragraaf bedrijfsvoering. 2. Versterken en doorgroei van de interne controle zodat voldaan kan worden aan de door de accountant te stellen eisen op het gebied van de AO/IC.

Argumenten

1.1 Externe ondersteuning van de werkzaamheden verbijzonderde controle (VIC) is noodzakelijk om aan de te stellen eisen van de rechtmatigheidsverantwoording door het college en de accountantseisen te voldoen/ maakt versterking doorgroei van de interne controle mogelijk. De menskracht om invulling te geven aan de (verplichte) verbijzonderde interne controle werkzaamheden inclusief borging in de reguliere processen is niet beschikbaar binnen de huidige formatie. Bovendien vragen deze werkzaamheden een onafhankelijke rol en positie waarbij kennis/ certificering op het niveau van een registeraccountant nodig is. Dit is in Raalte, en in veel andere gemeenten, niet binnen de bestaande bezetting beschikbaar en zou bovendien tot kwetsbaarheid kunnen leiden. Er dient een intern controleplan voor 2021 opgesteld te worden, die jaarlijks wordt geactualiseerd en er dient interne controle plaats te vinden. Omdat de eigen accountant deze werkzaamheden in de nieuwe situatie vanuit onafhankelijkheidseisen niet mag uitvoeren zijn in DOWR-verband een tweetal offertes opgevraagd bij Deloitte Advisory Public (een onafhankelijke tak van Deloitte accountants). In de beide offertes is beschreven welke werkzaamheden Deloitte Advisory voor zijn rekening neemt. Daarmee zitten we dan op dezelfde lijn als de gemeenten Deventer en OlstWijhe.

Overigens wordt hiermee voortborduurt op de oorspronkelijke aanbesteding van DOWR accountantsdiensten, waarbij de uitbesteding van de VIC werkzaamheden als optie is aangeboden. De gemeenten Deventer en Olst-Wijhe hebben al een aantal jaren van deze optie gebruik gemaakt en Raalte sluit hiermee nu dan ook aan. Met ingang van 2022 is de verwachting dat aanpak/uitvoering van de verbijzonderde interne controle onderdeel uitmaakt van de opdracht aanbesteding accountantsdiensten welke momenteel, ook in DOWR-verband, in voorbereiding is. Door opvolging te geven aan deze werkzaamheden kan invulling gegeven worden aan het advies van de accountant de verbijzonderde interne controle te versterken en door te ontwikkelen. Een en ander zoals aangegeven in het verslag van bevindingen 2019 en de boardletter 2020. 1.2. In de huidige begroting is (nog) geen budget beschikbaar gesteld voor externe ondersteuning van de werkzaamheden verbijzonderde controle 2021/ rechtmatigheidsverantwoording door het college. Omdat in de huidige begroting 2021 nog geen budget is opgenomen voor de noodzakelijke werkzaamheden uitvoering/ verbijzonderde interne controle/ totstandkoming rechtmatigheidsverantwoording college dient hierin alsnog voorzien te worden bij de zomernota 2021. Vanaf het begrotingsjaar 2022 is hiervoor structureel budget opgenomen in de kadernota 2022-2025 1.3.

Het belang van openbaarheid weegt niet op tegen het belang van voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden. Offertes hebben een concurrentiegevoelig karakter. Openbaarmaking van de documenten zou kunnen leiden tot onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken derden, omdat de bedrijven met een 3

Collegevoorstel

offerte inzage geven in hun aanpak/ werkwijze en prijsstelling voor een dergelijke opdracht. Het kan bovendien tot gevolg hebben dat bedrijven in de toekomst geen offerte (meer) willen uitbrengen omdat we door hen verstrekte gegevens aan anderen prijsgeven. In de belangenafweging weegt daarom het belang van het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling zwaarder dan het belang van openbaarheid.

Duurzaamheid n.v.t.

Kanttekeningen

1.1. Zonder externe ondersteuning/expertise niet in staat om rechtsmatigheidsverklaring door het college af te geven. Bij het niet inhuren van externe ondersteuning/expertise zijn we niet in staat een rechtmatigheidsverklaring door het college te onderbouwen. Dit kan leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring door de accountant bij de jaarrekening.

Financiën

Met het opstellen van een intern controleplan 2021 is een bedrag gemoeid van € 10.000. Dit is eenmalig. Jaarlijks vindt bijstelling van het intern controleplan plaats. Het beschikbaar stellen van medewerkers bij de totstandkoming rechtmatigheidsverantwoording en bedrijfsvoeringsparagraaf vanaf 2021 heeft een structureel karakter. Voor 2021 zijn deze kosten becijferd € 40.000. Omdat hiervoor nog geen middelen zijn geraamd in de begroting 2021 dient hier alsnog in te worden voorzien. Voorgesteld wordt de hiermee gemoeide kosten ad € 50.000 op te nemen in de zomernota 2021 en te verwerken in de totale voor- en nadelen van de zomernota 2021 Voor de jaren na 2021 maken deze werkzaamheden onderdeel uit van de aanbesteding accountantsdiensten. In de kadernota 2022-2025 is in deze structurele component voorzien door met ingang van 2022 hiervoor een structureel bedrag te ramen van € 40.000.

Vervolg

Na instemming door uw college met de voorliggende offertes is het van belang gelijk opdracht te verstrekken aan Deloitte Accountants b.v. onderdeel Audit Advisory Public voor het opstellen van het controleplan 2021 en vervolgens de ondersteuning bij de werkzaamheden 2021 zodat de (voorbereiding) op de rechtmatigheidsverantwoording college tijdig kan worden geïmplementeerd. Bij deze implementatie worden alle gremia (organisatie, management, college en de raad, via de rekeningcommissie) proactief betrokken.

Communicatie n.v.t.

Bijlagen Bijlage 1

Bijlage 2

Offerte Deloitte accountants, onderdeel Audit Advisory Public ‘ondersteuning opstellen interne controleplan 2021’ (niet openbaar) Offerte Deloitte accountants, onderdeel Audit Advisory Public ‘ beschikbaar stellen medewerkers totstandkoming rechtmatigheidsverantwoording en bedrijfsvoeringsparagraaf 2021 (niet openbaar)

4