Collegevoorstel en -besluit contractverlenging accountant optiejaren 2026 en 2027

Collegevoorstel

Onderwerp

Contractverlenging accountant optiejaren 2026 en 2027

Zaaknummer

66276-2025

B&W vergadering

11 november 2025

Integrale advisering

Rachel Brouwer (concerncontroller Olst-Wijhe), Michiel Hobbij (concerncontroller Deventer) en Adriaan Sanders, cluster financiën

Portefeuillehouder

Dhr. A.H. (Alexander) Kreule

Voor informatie

Jannie Lozeman

Bestuurssamenvatting In 2021 is zowel de accountantsdienst als de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) voor de controlejaren 2022 t/m 2025 gegund aan Baker Tilly. In het contract zijn twee optiejaren afgesproken. Na een evaluatie van de drie DOWR gemeenten, die is besproken met de auditcommissies, wordt aan de raad voorgesteld de overeenkomst accountantsdiensten met beide optiejaren te verlengen. Aangezien de werkzaamheden van de accountant en de VIC in het huidige contract niet te splitsen zijn, geldt dit voor beide onderdelen.

Beslispunten De gemeenteraad voor te stellen: 1. De overeenkomst accountantsdiensten met Baker Tilly te verlengen voor de boekjaren 2026 en 2027. 2. In het 4e kwartaal van 2026 te starten met de voorbereidingen voor een aanbesteding van de accountantsdiensten per boekjaar 2028.

Besluit

Inleiding In 2021 heeft een aanbesteding plaatsgevonden waarbij de accountantsdiensten en de verbijzonderde interne controles (VIC) gezamenlijk zijn uitgevraagd door de drie DOWR gemeenten. Zowel de accountantsdienst als de VIC zijn voor de controlejaren 2022 t/m 2025 gegund aan BakerTilly. In de contractering zijn ook twee optiejaren opgenomen voor 2026 en 2027.

1

Collegevoorstel

In het voorjaar en de zomer van 2025 hebben de drie gemeenten zowel ambtelijk, als met de auditcommissies de accountantsdienst en de VIC geëvalueerd. Op basis van deze evaluatie wordt nu voorgesteld de overeenkomst met BakerTilly, tegen gelijkblijvende voorwaarden en condities, te verlengen voor de boekjaren 2026 en 2027.

Beoogd effect Het vastleggen van een accountant voor de controles over de boekjaren 2026 en 2027

Argumenten 1.1. De evaluatie geeft argumenten de overeenkomst met beide optiejaren te verlengen. De drie gemeenten hebben in het voorjaar en in de zomer zowel de accountantsdienst als het onderdeel VIC geëvalueerd. Over het algemeen was er tevredenheid over de accountantsdienst. Over het onderdeel VIC waren de gemeenten verdeeld. Echter door de uitwisseling van ervaringen tussen gemeenten kunnen er verbeteringen worden doorgevoerd. De evaluatie is per gemeente besproken met de auditcommissies. Op basis hiervan adviseren wij u de raad voor te stellen het contract met Baker Tilly met twee jaar te verlengen.

1.2. Gezien de gezamenlijke administratie DOWR FA en overige DOWR samenwerkingen is het wenselijk om één accountant voor de drie gemeenten te hebben. Door met één accountant te werken is er voor DOWR FA uniformiteit in aanlevering, zijn er geen tegenstrijdige aanbevelingen van accountants en hoeven gezamenlijke onderdelen, zoals de controles op I(C)T maar één keer te worden uitgevoerd.

1.3. De accountantsdienst en de VIC zijn in het huidige contract niet los van elkaar te zien. In 2021 is een uitvraag gedaan voor zowel de controles op rechtmatigheid, als op getrouwheid. De opdrachten voor de accountantscontrole en VIC zijn met elkaar verweven en kunnen niet eenvoudig los van elkaar worden gekoppeld, daarom betekent doorgaan met deze accountant ook doorgaan met het onderdeel VIC. Het huidige contract biedt wel de mogelijkheid om binnen de budgetafspraken verschuivingen aan te brengen in de werkzaamheden van de VIC.

1.4. De adviestak van de huidige accountant is ook betrokken als adviseur bij het nieuwe financieel systeem. Er wordt nu voorgesteld de overeenkomst met Baker Tilly te verlengen met beide optiejaren. Dit heeft ook te maken met de implementatie van het nieuwe financiële systeem. Ambtelijk is hiervoor alle inzet nodig en zou een aanbesteding van de accountantsdienstverlening, met mogelijke wisseling van accountant tot gevolg, een te zware belasting zijn. Daarnaast hebben wij een adviseur van Baker Tilly ingeschakeld die nauw meekijkt bij de stappen die wij zetten bij de inrichting van het nieuwe systeem. Het voordeel daarvan is dat het systeem aansluit bij de eisen van deze accountant en wij met deze accountant nog twee controlejaren met het nieuwe financieel systeem kunnen draaien.

2.1. Een nieuwe aanbesteding vraagt ruime voorbereidingstijd. De controles voor een boekjaar starten in september. Om na een aanbesteding de gegunde accountant een goede voorbereidingstijd te geven dient er een half jaar voorafgaand te zijn gegund. Rekening houdend dat een Europese aanbesteding zeker ¾ jaar kost, er afstemming nodig is tussen de drie gemeenten, zowel ambtelijk als met de auditcommissies en wellicht ook nog een marktonderzoek nodig is, wordt geadviseerd de raad voor te stellen om in het vierde kwartaal van 2026 al te starten met de voorbereidingen voor een aanbesteding van de accountantsdiensten per boekjaar 2028.

Duurzaamheid n.v.t.

Kanttekeningen n.v.t. 2

Collegevoorstel

Financiën en Fiscale aspecten De verlenging van de overeenkomst met de twee optiejaren is onder gelijkblijvende voorwaarden. De contractueel overeengekomen jaarlijkse indexeringen worden in de gemeentelijke begrotingen verwerkt.

Vervolg Indien de drie DOWR gemeenteraden hetzelfde besluit hebben genomen, wordt aan Baker Tilly opdracht verstrekt de accountantsdienstverlening voor de drie DOWR gemeenten te verlengen voor de boekjaren 2026 en 2027. Mocht één van de gemeenten een afwijkend besluit nemen, dan wordt in overleg getreden met de DOWR gemeenten en DOWR FA.

Communicatie Bijlagen Bijlage

Raadsvoorstel en-besluit contractverlenging accountant optiejaren 2026 en 2027

3