Collegevoorstel en -besluit boardletter 2024

Collegevoorstel

Onderwerp

Boardletter 2024 gemeente Raalte

Zaaknummer

74715-2024

B&W vergadering

21 januari 2025

Integrale advisering

Jannie Lozeman (Financiën), Gerald van Rooij (Financiën), Tamara Schrör (Sociaal Domein), Toine Penders (Domein Beheer), Henk Ruigrok (DOWR inkoop), Rudolph Hunink (DOWR FA), Hans Scholtheis (Informatiemanager) en Mieke Lammerts van Bueren (domein Bedrijfsvoering)

Portefeuillehouder

Dhr. A.H. (Alexander) Kreule

Voor informatie

Adriaan Sanders

Bestuurssamenvatting In de jaarlijkse boardletter brengt de accountant verslag uit aan raad en college over de uitgevoerde analyse en evaluatie van de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Het college leidt de boardletter via de rekeningcommissie door naar de raad.

Beslispunten 1. Kennis te nemen van de boardletter 2024 van de accountant. 2. De boardletter 2024 via de rekeningcommissie door te leiden naar de raad.

Besluit

Inleiding De accountant heeft in november 2024 de interimcontrole 2024 uitgevoerd. In de boardletter 2024 heeft de accountant zijn aanbevelingen weergegeven met betrekking tot de interne beheersing (zie bijlage). Conclusie hierbij is dat de interne beheersing in het kader van een betrouwbare jaarrekening en financiële rechtmatigheid– rekening houdend met de aanvullende gegevens gerichte werkzaamheden- van voldoende niveau is. Naast de boardletter heeft de accountant ook een managementletter 2024 uitgebracht. Deze managementletter bevat uitgebreide informatie, ten behoeve van het management, over de aanbevelingen met betrekking tot de interne beheersing. Deze aanbevelingen worden door het management opgepakt. Ten opzichte van vorig jaar heeft Baker Tilly twee nieuwe aanbevelingen gedaan en zijn drie aanbevelingen opgelost. De aanbevelingen onder andere over “functiescheiding inkoopproces” en “rechtmatigheid EU-aanbestedingen” zijn niet nieuw. Deze aandachtspunten worden 1

Collegevoorstel

meegenomen bij de inrichting van het nieuwe financieel systeem. Er is overleg met Baker Tilly hoe deze inrichting het best kan worden vormgegeven. Wel geeft Baker Tilly hierbij aan dat naast de implementatie van het nieuwe financieel systeem ook de menselijke handelingen van belang zijn voor het oplossen van bevindingen. Bij de bespreking van de managementletter is met name verder ingezoomd hoe we meer toekomstgericht kunnen doorgroeien van gegevensgerichte controles achteraf naar geautomatiseerde systeemgerichte controles vooraf, welke al in de werkprocessen zijn verankerd. Bij systeemgerichte controles wordt de werking van het proces en de beheersmaatregelen in zijn totaliteit gecontroleerd. Als dit goed werkt is achteraf minder gegevensgerichte controle nodig. Door optimalisatie van procesbeschrijvingen in combinatie met de hierbij behorende inrichting en werking van systemen kan worden toegewerkt naar meer systeemgerichte controles. De implementatie van het nieuwe financieel systeem vanaf boekjaar 2026 is hierin een belangrijke randvoorwaarde. Ook is ingezoomd hoe we in control kunnen blijven waarbij we een optimum vinden tussen de mate van administratieve vastlegging/ controle versus risicobereidheid. Dit vanuit het perspectief om de ‘paarse krokodillen’ zoveel mogelijk buiten de deur te houden tegen aanvaardbare risico’s én met behoud van ‘het in control’ blijven.

Bijvoorbeeld bij het onderwerp frauderisicoanalyse werd gesproken over doorontwikkeling hiervan in combinatie met de verdere borging van het sociaal veilig werken en het integriteitsbeleid.

Beoogd effect Inzicht verkrijgen in de interne beheersing in het kader van een betrouwbare jaarrekening en financiële rechtmatigheid. Hiermee laten we, ook richting de inwoners, zien dat onze interne beheersing van voldoende niveau is, maar altijd nog verder kan verbeteren.

Argumenten 1.1.

Inzicht verkrijgen in de interne beheersing draagt bij aan de totstandkoming van een adequate jaarrekening 2024.

Het fundament van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties is dat de bedrijfsvoering en de planning & control cyclus in de bestaande omgeving op orde is. Daarom is het van belang dat de maatregelen van interne beheersing dusdanig zijn ingericht dat de verstrekte informatie voldoende betrouwbaar is en dat aangetoond kan worden dat handelingen rechtmatig zijn verricht. Met het uitbrengen van de boardletter geeft de accountant inzicht in de administratieve organisatie en interne beheersing van onze gemeente.

1.2.

De boardletter betreft een interim rapportage als opmaat naar de jaarrekening. De aanbevelingen in de boardletter zijn bedoeld als constructieve aanwijzingen voor het college in het continue proces om de beheersing van de bedrijfsvoering en de kwaliteit van de jaarrekening te verstevigen.

Duurzaamheid n.v.t.

Kanttekeningen n.v.t.

Financiën en Fiscale aspecten n.v.t.

Vervolg De aanbevelingen worden opgevolgd door het management en geborgd doordat ze zijn opgenomen in de rapportages van de interne controles. De boardletter wordt geagendeerd voor de eerstvolgende rekeningcommissie op 29 januari 2025.

2

Collegevoorstel

Communicatie n.v.t.

Bijlagen Bijlage

Boardletter 2024 gemeente Raalte

3