Collegevoorstel en -besluit boardletter 2022

Collegevoorstel

Onderwerp

Boardletter 2022 gemeente Raalte

Zaaknummer

97705-2022

B&W vergadering

10 Januari 2023

Integrale advisering

Jannie Lozeman (Financiën), Gerald van Rooij (Financiën), Tamara Schrör (Sociaal Domein), Henri Lantink (Domein Beheer), Henk Ruigrok (DOWR inkoop), Rudolph Hunink (DOWR FA), Hans Scholtheis (Informatiemanager) en Mieke Lammerts van Bueren (domein Bedrijfsvoering)

Portefeuillehouder

Dhr. A.H. (Alexander) Kreule

Voor informatie

Adriaan Sanders

Bestuurssamenvatting In de jaarlijkse boardletter brengt de accountant verslag uit aan raad en college over de uitgevoerde analyse en evaluatie van de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Het college leidt de boardletter via de rekeningcommissie door naar de raad.

Beslispunten 1. 2.

Kennis te nemen van de boardletter 2022 van de accountant. De boardletter 2022 via de rekeningcommissie door te leiden naar de raad.

Besluit

Inleiding De accountant heeft in november 2022 de interimcontrole 2022 uitgevoerd. In de boardletter 2022 heeft de accountant zijn aanbevelingen weergegeven met betrekking tot de interne beheersing (zie bijlage). Conclusie hierbij is dat de interne beheersing in het kader van een betrouwbare jaarrekening en financiële rechtmatigheid– rekening houdend met de aanvullende gegevens gerichte werkzaamheden- van voldoende niveau is. Naast de boardletter heeft de accountant ook een managementletter 2022 uitgebracht. Deze managementletter bevat uitgebreide informatie, ten behoeve van het management, over de aanbevelingen met betrekking tot de interne beheersing. Deze aanbevelingen worden door het management opgepakt. Ten opzichte van vorig jaar heeft Baker Tilly nieuwe aanbevelingen gedaan o.a. Collegiale toetsing WMO en Omgevingsvergunningen. Er zijn echter ook een 5-tal 1

Collegevoorstel

aanbevelingen niet nieuw, onder andere de aanbevelingen over “functiescheiding inkoopproces” en “rechtmatigheid EUaanbestedingen” zijn niet nieuw. Deze aandachtspunten worden meegenomen in de aanbesteding voor een nieuw financieel systeem (aanbesteding is gestart in 2022) en worden dus niet eerder opgepakt. Bij de bespreking van de managementletter is met name verder ingezoomd hoe we meer toekomstgericht kunnen doorgroeien van gegevensgerichte controles achteraf naar geautomatiseerde systeemgerichte controles vooraf, welke al in de werkprocessen zijn verankerd. Ook is ingezoomd hoe we in control kunnen blijven waarbij we een optimum vinden tussen de mate van administratieve vastlegging/ controle versus risicobereidheid. Door meer vanuit de bedoeling en van buiten naar binnen te werken (wat merken onze inwoners, bedrijven en maatschappelijke instellingen ervan) zien wij kansen dit groeitraject verder vorm en inhoud te geven. Dit vanuit het perspectief om de ‘paarse krokodillen’ zoveel mogelijk buiten de deur te houden tegen aanvaardbare risico’s én met behoud van ‘het in control’ blijven.

Beoogd effect Inzicht verkrijgen in de interne beheersing in het kader van een betrouwbare jaarrekening en financiële rechtmatigheid. Hiermee laten we, ook richting de inwoners, zien dat onze interne beheersing van voldoende niveau is, maar altijd nog verder kan verbeteren.

Argumenten 1.1.

Inzicht verkrijgen in de interne beheersing draagt bij aan de totstandkoming van een adequate jaarrekening 2022.

Het fundament van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties is dat de bedrijfsvoering en de planning & control cyclus in de bestaande omgeving op orde is. Daarom is het van belang dat de maatregelen van interne beheersing dusdanig zijn ingericht dat de verstrekte informatie voldoende betrouwbaar is en dat aangetoond kan worden dat handelingen rechtmatig zijn verricht. Met het uitbrengen van de boardletter geeft de accountant inzicht in de administratieve organisatie en interne beheersing van onze gemeente.

1.2.

De boardletter betreft een interim rapportage als opmaat naar de jaarrekening. De aanbevelingen in de boardletter zijn bedoeld als constructieve aanwijzingen voor het college in het continue proces om de beheersing van de bedrijfsvoering en de kwaliteit van de jaarrekening te verstevigen.

Duurzaamheid n.v.t.

Kanttekeningen n.v.t.

Financiën n.v.t.

Vervolg De aanbevelingen worden opgevolgd door het management en geborgd doordat ze zijn opgenomen in de rapportages van de interne controles. De boardletter wordt geagendeerd voor de eerstvolgende rekeningcommissie (18 januari 2023)

Communicatie n.v.t.

2

Collegevoorstel

Bijlagen Bijlage

Boardletter 2022 gemeente Raalte

3