Collegevoorstel en -besluit beleidskader toerekening overhead

Collegevoorstel

Onderwerp

Beleidskader ‘Toerekening overhead bij groei of krimp van de organisatie gemeente Raalte’.

Zaaknummer

53153-2023

B&W vergadering

10 oktober 2023

Integrale advisering

Adriaan Sanders en Fenny Schillings

Portefeuillehouder

Dhr. A.C. (Arco) Hofland

Voor informatie

Jannie Lozeman

Bestuurssamenvatting Groei of krimp van de organisatie heeft ook invloed op de omvang van de overhead. Daarom is een kort en krachtig beleidskader ‘toerekening overhead bij groei of krimp van de organisatie gemeente Raalte’ opgesteld. In dit kader zijn de spelregels vastgelegd hoe om te gaan met toerekening overhead bij groei of krimp van de organisatie.

Beslispunten 1. 2.

Het beleidskader ‘Toerekening overhead bij groei of krimp van de organisatie gemeente Raalte’ vast te stellen Dit beleidskader ter informatie toe te zenden aan de rekeningcommissie.

Besluit

Inleiding Groei of krimp van de organisatie heeft invloed op de omvang van de overhead. Tot en met de begroting 2022 werd bij groei van de formatieomvang in het primaire proces niet systematisch rekening gehouden met groei van de hierbij behorende overheadtaken en bijbehorende kosten in het ondersteunende proces. Daarnaast worden ook overheadtaken steeds complexer en omvangrijker met onvoldoende doorvertaling hiervan naar noodzakelijke formatieomvang/ externe budgetten. Hierdoor komt de ondersteuning in het primaire proces in het gedrang. Dit kan invloed hebben op de kwaliteit van (bestuurlijke) advisering en besluitvorming. Om de gewenst kwaliteit in ondersteuning en advisering te kunnen leveren wordt voorgesteld bij groei of krimp van de organisatie de bijbehorende overhead te laten meebewegen. De hierbij behorende spelregels zijn vastgelegd in bijgevoegd beleidskader (zie bijlage 1). Het onderwerp overhead met dit bijbehorende beleidskader is met uw college nader uitgediept in een themasessie op 11 juli 2023.

Beoogd effect Het beoogd effect van dit beleidskader is dat de overheadkosten systematisch meebewegen met de groei of krimp van de formatieomvang in het primaire proces. 1

Collegevoorstel

Argumenten 1. Een beleidskader toerekening overhead geeft helderheid en duidelijkheid over de toerekening van overhead bij groei of krimp van de organisatie. Door het vaststellen van het beleidskader toerekening overhead wordt er helderheid en duidelijkheid gecreëerd hoe de opslag voor overhead meebeweegt met de groei of krimp van de taken in het primaire proces. Het vaststellen van dit beleidskader is meer ‘een formaliteit’. Vanaf de zomernota 2022/ begroting 2023 wordt al gewerkt overeenkomstig het gedachtengoed van dit beleidskader.

2. Toezending van het beleidskader toerekening overhead aan de rekeningcommissie Door dit beleidskader ter informatie toe te zenden aan de rekeningcommissie wordt de rekeningcommissie ook geïnformeerd over de systematiek van toerekening van overhead bij groei of krimp van de organisatie

Duurzaamheid n.v.t.

Kanttekeningen n.v.t.

Financiën en Fiscale aspecten De opslag overhead per fte wordt vanaf de zomernota 2022 toegepast en is voor het begrotingsjaar 2023 bepaald op € 20.000 per fte en voor het begrotingsjaar 2024 op € 25.000 per fte. Deze bedragen zijn verwerkt in de (primitieve) begroting 2023/2024. Zie bijlage 2 voor een globale opbouw van deze opslag overhead. Bij aanpassing van de formatieomvang in het primaire proces wordt deze opslag ‘automatisch’ mee berekend.

Vervolg Jaarlijks bij de begrotingsvoorbereiding vindt actualisatie plaats van de opslag overhead, gebaseerd op actuele BBVvoorschriften en de dan actuele kostenontwikkeling.

Communicatie n.v.t.

Bijlagen Bijlage 1 Bijlage 2

Beleidskader toerekening overhead bij groei op krimp van de organisatie gemeente Raalte. Overzicht opbouw overhead

2