Collegevoorstel 'Eenvoudig geregeld'

Collegevoorstel

Onderwerp

Plan van aanpak ’Eenvoudig geregeld’

Zaaknummer

51564-2024

B&W vergadering

27 augustus 2024

Integrale advisering

Tamara Schrör, Karin Gerner, Sanne van ‘t Erve

Portefeuillehouder

Dhr. R.J. Zuidema

Voor informatie

Els Tijs

Bestuurssamenvatting In 2023 heeft de gemeenteraad een strategische raadsagenda vastgesteld. Het eerste onderwerp waarmee zij aan de slag gaan is ‘Eenvoudig geregeld’ waarbij de Raad samen met inwoners en ambtenaren wil ontdekken wat er eenvoudiger kan. Om dit onderwerp op te pakken heeft de Raad de startnotitie ‘Eenvoudig geregeld’ opgesteld. Op basis daarvan is dit plan van aanpak opgesteld. Het doel van dit project is om de gemeenteraad inzicht te geven in de verbeteringen die er gemaakt kunnen worden bij het afnemen van producten en diensten binnen gemeente Raalte. Wij leveren drie onderdelen op, namelijk: 1) alle initiatieven die zijn opgehaald, 2) 3-5 geprioriteerde en haalbare initiatieven die de gemeenteraad of de ambtelijke organisatie eventueel kan optimaliseren, 3) mogelijke beleidsregels die zijn opgesteld door de gemeenteraad die zorgen voor extra drempels voor inwoners of ambtelijke organisatie. Om de juiste resultaten op te kunnen leveren, vragen we input bij de inwoners van gemeente Raalte en de interne collega’s. Daarnaast kijken we slim naar wat we al hebben. Denk hierbij aan de resultaten uit het onderzoek Waar Staat Je Gemeente (2023) en lopende optimalisaties vanuit de ambtelijke organisatie. Het totaal bundelen we in een duidelijk overzicht dat we in december 2024 via een raadsinformatienotitie terugkoppelen aan de gemeenteraad.

Beslispunten De raad voor te stellen: 1. Het plan van aanpak ‘Eenvoudig geregeld’ vast te stellen.

Besluit

Inleiding In 2023 heeft de gemeenteraad de strategische raadsagenda vastgesteld. Het eerste onderwerp waarmee de gemeenteraad aan de slag gaat is ‘Eenvoudig geregeld’ waarbij ze samen met inwoners en ambtenaren wil ontdekken wat er eenvoudiger kan. Het doel is een zo eenvoudig en prettig mogelijke ervaring voor inwoners bij een gemeente waar zij niet onnodig vastlopen. Op deze manier streven wij ernaar onze dienstverlening te verbeteren door drempels en overbodige bureaucratie te verminderen. Om dit onderwerp op te pakken is er een startnotitie ‘Eenvoudig geregeld’ opgesteld. Op basis daarvan is dit plan van aanpak opgesteld.

1

Collegevoorstel

Beoogd effect Het doel van dit project is om u als Raad inzicht te geven in de verbeteringen die gemaakt kunnen worden bij het afnemen van producten en diensten door onze inwoners binnen gemeente Raalte.

Argumenten 1.1 De drie onderdelen van het plan van aanpak zijn in lijn met de opgestelde startnotitie ‘Eenvoudig geregeld’. Met het plan van aanpak maken we intern en extern inzichtelijk welke drempels worden ervaren en welke verbeterkansen worden gesignaleerd. Daarvoor brengen we de volgende drie onderdelen in kaart: 1. Alle initiatieven die zijn opgehaald. 2. 3-5 geprioriteerde en haalbare initiatieven die de gemeenteraad of de ambtelijke organisatie eventueel kan optimaliseren. 3. Mogelijke beleidsregels die zijn opgesteld door gemeenteraad die zorgen voor extra drempels voor inwoners of ambtelijke organisatie.

1.2 Het in kaart brengen van kansen en mogelijkheden is een belangrijke eerste stap om met de gemeenteraad tot een vervolg te komen en te bepalen welke initiatieven worden uitgevoerd. Om de juiste resultaten op te kunnen leveren, vragen we input bij de inwoners van gemeente Raalte en de interne collega’s. Inwoners van Raalte vragen we welke ervaring zij hebben gehad met de gemeente en wat er volgens hen beter zou kunnen. Deze input halen we op via het burgerpanel. Ook starten we een campagne via de gemeentepagina en social media. Onze interne collega’s bevragen we via een oproep op Sharepoint. We vragen hen of er processen, afspraken en beleidsregels zijn die volgens hen niet helpend zijn voor inwoners en waar zij kansen zien. Daarnaast kijken we slim naar wat we al hebben. Denk hierbij aan de resultaten uit het onderzoek Waar Staat Je Gemeente (2023) en lopende optimalisaties vanuit de ambtelijke organisatie. Het totaal bundelen we in een duidelijk overzicht dat we via een raadsinformatienotitie terugkoppelen aan de gemeenteraad.

Duurzaamheid N.v.t.

Kanttekeningen In het plan van aanpak hanteren we de volgende afbakening: • De focus ligt op welke drempels er zijn voor inwoners bij het afnemen van onze producten en diensten als het gaat om processen, onnodige handelingen en beleidsregels. • In dit plan van aanpak focussen we ons op inwoners (inwonersdienstverlening) en niet op verenigingen en ondernemers (ondernemersdienstverlening). Met deze afbakening verwachten wij het beste te kunnen voldoen aan de ambitie en opdracht die de gemeenteraad met de strategische raadsagenda en de startnotitie ‘Eenvoudig geregeld’ heeft geformuleerd.

Financiën en fiscale aspecten Via de starnotitie ‘Eenvoudig geregeld’ is €6000,- vrijgemaakt voor de uitvoering van deze opdracht.

Vervolg De vervolgstappen zien er als volgt uit: - 12 september: bespreken plan van aanpak in rond de tafel; - 26 september: plan van aanpak bespreken raadsvergadering; - December 2024 (exacte datum nog te plannen): oplevering resultaten. Na het opleveren van de resultaten neemt de gemeenteraad een besluit over welke initiatieven worden uitgevoerd. Daarna geeft de Raad het College de opdracht om deze uit te voeren en maken zij afspraken over de vervolgstappen. Na het opleveren van de resultaten van dit onderzoek is de gemeenteraad dus opnieuw aan zet. 2

Collegevoorstel

Communicatie Cluster Communicatie wordt nauw betrokken bij de uitvoering van dit project, bijvoorbeeld bij het ophalen van input bij inwoners en collega’s.

Bijlagen Bijlage Bijlage

Plan van aanpak ‘Eenvoudig geregeld’ Raadsvoorstel

3