Collegevoorstel Beschikbaar stellen bijdrage herhuisvesting kantoren bibliotheek

Collegevoorstel

Onderwerp

Beschikbaar stellen bijdrage herhuisvesting kantoren bibliotheek

Zaaknummer

17456-2023

B&W vergadering

28-3-2023

Integrale advisering

Erik Veurink, financiën, Jeanet van Olst, juridisch advies, Esmee Tijink, communicatie

Portefeuillehouder

Dhr. B. (Breun) Breunissen

Voor informatie

Jetty Looijenga

Bestuurssamenvatting De eigenaar van het Kulturhus in het centrum van Raalte dorp, Salland Wonen, gaat op de 1e en 2e verdieping van het Kulturhus appartementen realiseren. De kantoren van de bibliotheek worden daarvoor geherhuisvest op de begane grond van het Kulturhus. Dit moment wordt benut om ook de huidige publieksruimte aan te passen aan de huidige en toekomstige dienstverlening. De gemeenteraad heeft op 22 december 2022 hiervoor € 279.000 beschikbaar gesteld. U wordt voorgesteld subsidie te verlenen om dit bedrag onder voorwaarden beschikbaar te stellen.

Beslispunten 1.

2. 3.

Te besluiten het door de gemeenteraad beschikbaar gestelde bedrag voor de verbouwing van de begane grond van het Kulturhus in Raalte dorp in de vorm van een subsidie ter hoogte van € 279.000, beschikbaar te stellen aan de Stichting Bibliotheek Salland door de bijgesloten subsidiebeschikking te ondertekenen. Op deze subsidieverlening de artikelen 10, 11 en 16, lid 2 van de Algemene subsidieverordening van toepassing te verklaren en aan de subsidieverlening een aantal specifieke voorwaarden en voorschriften te verbinden. De manager van domein Samenleving mandaat te verlenen te beslissen op de aanvraag tot vaststelling van de subsidie na afloop van de gesubsidieerde activiteiten.

Besluit

Inleiding De eigenaar van het Kulturhus in het centrum van Raalte dorp, Salland Wonen, wil na de zomervakantie 2023 op de 1e en 2e verdieping van het Kulturhus starten met de bouw van appartementen. Daarom moeten de huidige huurders daar weg. Een van hen is de bibliotheek: zij heeft haar kantoren daar. De kantoren worden gehuisvest op de begane grond. Dit moment wordt benut om ook de huidige publieksruimte aan te passen aan de huidige en toekomstige dienstverlening. Daarvoor moet het een en ander verbouwd worden. Salland Wonen en Bibliotheek Salland nemen een deel van de kosten voor hun rekening. Op 22 december 2022 heeft de raad besloten om: 1

Collegevoorstel

1. 2. 3. 4.

5.

Kennis te nemen van het verzoek van de Bibliotheek Salland om bij te dragen aan de verbouwing van de begane grond van het Kulturhus in Raalte dorp. Een bedrag van € 279.000 beschikbaar te stellen aan Stichting Bibliotheek Salland ten behoeve van de verbouwing van de begane grond van het Kulturhus in Raalte dorp. De bijdrage genoemd onder beslispunt 2. voor € 179.000 te dekken uit de Algemene Reserve en € 100.000 uit de reserve Sociaal Domein. Een (garantie)overeenkomst met Stichting Bibliotheek Salland af te sluiten, dat mocht de benodigde bijdrage minder zijn het verschil terugvloeit naar de gemeente, en/of de bibliotheek binnen 10 jaar het Kulturhus verlaat, een deel van de bijdrage naar rato van de resterende looptijd terugvloeit naar de gemeente. Indien er sprake is van een extra bijdrage vanuit een derde geldstroom dan hoeft deze niet te worden verrekend met de bijdrage van de Gemeente Raalte indien deze wordt ingezet in het project om de gehele vloer te vervangen en mogelijk als 2e investering een extra paneelwand (zaak 95219-2022).

Beoogd effect Door herinrichting van de publieksruimte en de bouw van de nieuwe kantoren wordt de bibliotheek op deze centrale plek behouden en gemoderniseerd, waardoor ze voorbereid is op haar bredere maatschappelijke rol voor de komende tien jaar.

Argumenten 1.1 Bijdragen aan verbouwing begane grond Kulturhus De gemeenteraad heeft gekozen voor de uitvoering van scenario 2. Daarbij wordt het door de bibliotheek voorgestelde inrichtingsplan uitgevoerd, met dien verstande dat de vloer niet helemaal wordt vernieuwd en er één in plaats van twee glazenwanden worden gerealiseerd.

1.2 De voorwaarde van de raad dat een deel van de subsidie naar rato terugbetaald moet worden als de bibliotheek binnen 10 jaar het Kulturhus verlaat, is opgenomen in de subsidiebeschikking Een overeenkomst biedt onvoldoende waarborgen. Na het definitief vaststellen van de subsidie vervalt de grondslag van de overeenkomst. In plaats daarvan is in de subsidiebeschikking als doel opgenomen: Doel van de subsidieverstrekking is de bibliotheekvoorziening te behouden in het centrum van Raalte voor in ieder geval de komende 10 jaar (te rekenen vanaf de datum van het raadsbesluit, 22 december 2022). Vervolgens is aan dat doel de verplichting opgenomen dat hetgeen met de subsidie tot stand is gebracht de komende 10 jaar, te rekenen vanaf de datum van het besluit van de gemeenteraad (22 december 2022), door de bibliotheek in gebruik blijft als bibliotheekvoorziening. Mocht Stichting Bibliotheek Salland binnen die termijn van 10 jaar het Kulturhus aan de Passage in Raalte verlaten, dan zullen wij de subsidievaststelling ten nadele wijzigen naar rato van de resterende periode en de subsidie gedeeltelijk terugvorderen. 2.1 Asv en voorschriften bepalen Deze subsidie is een zogenaamde ‘buitenwettelijke’ incidentele subsidie.

Dit betekent dat deze subsidie maatwerk is en de Algemene subsidieverordening (Asv) alleen van toepassing is als het college de Asv geheel of gedeeltelijk van toepassing verklaart. Ten behoeve van de verantwoording van de besteding van het budget voor de verbouwing van de begane grond van het Kulturhus in Raalte dorp van het college aan de raad, stellen we voor een aantal bepalingen en voorschriften te verbinden aan de subsidieverlening. Het betreft de bepalingen over verantwoording (artikel 10), algemene verplichtingen (artikel 11) en vaststelling (artikel 16, lid 2).

Zie verder onder Financiën. 3.1 Mandatering domeinmanager Aangezien het vaststellen van de bijdrage op basis van de inhoudelijke en financiële verantwoording door Stichting Bibliotheek Salland uitwerking van dit collegevoorstel betreft, stellen wij voor om hiervoor de manager van domein

2

Collegevoorstel

Samenleving te mandateren. De spelregels voor de vaststelling zijn opgenomen in de subsidiebeschikking, de Algemene wet bestuursrecht en de Algemene subsidieverordening gemeente Raalte 2014.

Duurzaamheid Door uitvoering van de plannen is de bibliotheek voorbereid op haar bredere maatschappelijke rol voor de komende tien jaar. Door het bij elkaar houden van publieksruimte en kantoren vinden er minder verkeersbewegingen plaats. Bij de bouwkundige werkzaamheden worden kozijnen, deuren en systeemwanden hergebruikt.

Kanttekeningen n.v.t.

Financiën Zoals eerder besloten wordt de bijdrage van € 279.000 gedekt uit de Algemene Reserve (€ 179.000) en de Reserve Sociaal Domein (€ 100.000). Indien een extra bijdrage vanuit een derde geldstroom ingezet wordt in het project om de hele vloer te vervangen en indien mogelijk ook de 2e paneelwand te realiseren, hoeft die dus niet verrekend te worden met de bijdrage van de Gemeente Raalte. Voorwaarden verstrekken gemeentelijke bijdrage • Een eventuele extra bijdrage van een derde kan worden ingezet om de hele vloer te vernieuwen en indien mogelijk ook voor het realiseren van de 2e paneelwand. • Indien de bouwkosten meevallen, dan vloeit het verschil terug naar de gemeente. • Eventuele meerkosten komen ten laste van de bibliotheek (of Salland Wonen). • Indien de bibliotheek binnen 10 jaar het Kulturhus verlaat, zal een deel van de bijdrage naar rato van de resterende looptijd terugvloeien naar de gemeente. • Na afloop van de verbouwing moet een vaststellingsverzoek worden ingediend, vergezeld van een inhoudelijk en financieel verslag en een accountantsverklaring. Dit kan worden meegenomen in de eerstvolgende reguliere verantwoording van de budgetsubsidie volgend op het gereed komen van de verbouwing.

Deze voorwaarden zijn meegenomen in de subsidieverlening door verplichtingen te verbinden aan de beschikking, het subsidiebedrag te bepalen op een maximumbedrag en in de vorm van een voorschot uit te betalen en de subsidievaststelling achteraf te baseren op werkelijke kosten.

Vervolg In de eerstvolgende reguliere verantwoording van de budgetsubsidie volgend op het gereed komen van de verbouwing, dient de Stichting Bibliotheek Salland een vaststellingsverzoek in.

Communicatie Aangezien het beschikbaar stellen van de bijdrage reeds eerder met een persbericht bekend gemaakt is, wordt er niet opnieuw een persbericht geschreven. De communicatie over de verbouwing verzorgen Salland Wonen en de bibliotheek.

Bijlagen Bijlage 1

Concept-beschikkingsbrief

3