Collegevoorstel ALV Dimpact 11 mei 2023

Collegevoorstel

Onderwerp

Algemene Ledenvergadering Dimpact 11 mei 2023

Zaaknummer

23901-2023

B&W vergadering

9 mei 2023

Integrale advisering

Jody Kruiper (financiën)

Portefeuillehouder

Dhr. M.P. (Martijn) Dadema

Voor informatie

Hans Scholtheis

Bestuurssamenvatting Op 11 mei 2023 vindt de Algemene Ledenvergadering (ALV) van Dimpact plaats. Tijdens de ALV staat een aantal onderwerpen op de agenda. Er wordt teruggekeken op 2022 aan de hand van het verslag van de vorige ALV in december en het jaarverslag van 2022. De Dimpact-kwartaalrapportage geeft een actueel inzicht in onder meer de voortgang van het programma Beyond 23. Dat programma voorziet in de ontwikkeling van dienstverleningsplatform Podium D en gaat ons in belangrijke mate ondersteunen in het Raalter programma dienstverlening. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de vervanging van het zaaksysteem e-suite, de invoering van een applicatie voor klantcontact en op termijn de invoering van Mijn Raalte, een digitaal persoonlijk portaal voor de inwoner van de gemeente Raalte. Er wordt ook vooruit gekeken naar 2024 met het Bedrijfsplan 2024. In het bedrijfsplan is de dienstverlening omschreven die Dimpact in 2024 biedt en de kosten die daarmee gemoeid zijn. In de ALV van december 2022 is voorgesteld om de ALV te beperken tot eenmaal per jaar en dit te combineren met het jaarcongres. Tevens is voorgesteld om de mogelijkheid te bieden, digitaal te stemmen buiten de ALV om. Deze twee voorstellen verlangen een statutenwijziging. Het college wordt gevraagd in te stemmen met de voorstellen die gedaan worden in de agenda van de ALV.

De burgemeester wordt gevraagd om volmacht te verlenen aan de gemeentesecretaris van de gemeente Olst-Wijhe, de heer Dries Zielhuis, om namens Raalte deel te nemen aan de ALV.

Beslispunten 1.

In te stemmen met de voorstellen die gedaan worden in de agenda van de Algemene Ledenvergadering van Dimpact van 11 mei 2023.

De burgemeester besluit: 1. Volmacht te verlenen aan de heer D. Zielhuis, gemeentesecretaris van de gemeente Olst-Wijhe, om namens de gemeente Raalte deel te nemen aan de ALV van 11 mei 2023.

Besluit

1

Collegevoorstel

Inleiding Dimpact is een coöperatieve vereniging van 40 gemeenten en vertegenwoordigt daarmee circa 3 miljoen inwoners. Door lidmaatschap van Dimpact kunnen gemeenten gemeenschappelijk hun dienstverlening organiseren, collectief belangen behartigen en collectief ICT-diensten aanbesteden en inkopen. De DOWR-gemeenten zijn allemaal lid van Dimpact. Dimpact is georganiseerd als coöperatieve vereniging U.A. De governancestructuur is statutair belegd en borgt ambassadeurschap, inspraak en toezicht van leden. De ALV vormt het hoogste orgaan van de coöperatieve vereniging. De ALV wordt bekleed door portefeuillehouders van alle leden. Elk lid heeft gelijk stemrecht en één keer per jaar vindt er een ALV plaats. Op 11 mei 2023 vindt tijdens het Dimpactcongres de volgende ALV van Dimpact plaats. De gemeentesecretaris van de gemeente Olst-Wijhe, de heer Dries Zielhuis, is daarbij aanwezig namens de drie DOWRgemeenten.

De agenda De voorstellen die in de agenda (zie bijlage 7) gedaan worden, zijn: 1. Vaststelling van de notulen van de ALV van 7 december 2022 (bijlage 1); 2. Vaststelling van het jaarverslag 2022 (bijlage 2); 3. Kennisneming van de Dimpact-kwartaalrapportage Q1 2023 (bijlage 3); 4. Vaststelling van het bedrijfsplan 2024 (bijlage 4); 5. Instemming met de statutenwijziging (bijlage 5). Deze voorstellen worden hieronder nader toegelicht. Tijdens de ALV van 11 mei 2023 staat een aantal onderwerpen op de agenda. Er wordt teruggekeken op 2022 aan de hand van het verslag van de vorige ALV in december en het jaarverslag van 2022. De Dimpact-kwartaalrapportage geeft een actueel inzicht in onder meer de voortgang van het programma Beyond 23. Dat programma voorziet in de ontwikkeling van dienstverleningsplatform Podium D en gaat ons in belangrijke mate ondersteunen in het Raalter programma dienstverlening. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de vervanging van het zaaksysteem e-suite, de invoering van een applicatie voor klantcontact en op termijn de invoering van Mijn Raalte, een digitaal persoonlijk portaal voor de inwoner van de gemeente Raalte. Er wordt ook vooruit gekeken naar 2024 met het Bedrijfsplan 2024. In het bedrijfsplan is de dienstverlening omschreven die Dimpact in 2024 biedt en de kosten die daarmee gemoeid zijn.

In de ALV van december 2022 is voorgesteld om de ALV te beperken tot eenmaal per jaar en dit te combineren met het jaarcongres. Tevens is voorgesteld om de mogelijkheid te bieden, digitaal te stemmen buiten de ALV om. Deze twee voorstellen verlangen een statutenwijziging.

Beoogd effect Tijdens de ALV de belangen behartigen en de standpunten kenbaar maken van de gemeente Raalte in samenhang met die van de andere twee DOWR-gemeenten.

Argumenten 1.1 De voorstellen die gedaan worden in de agenda van de ALV (zie bijlage 7) liggen in lijn met het beleid van Raalte en de DOWR-partners. In eerder algemene ledenvergaderingen heeft Raalte ingestemd met de strategie die Dimpact hanteert voor haar dienstverlening en voor de koers die zij vaart voor de invoering van dienstverleningsplatform Podium D. In zowel de terugblik op 2022 en de actuele stand van zaken als in het bedrijfsplan voor 2024 staan geen grote afwijkingen of veranderingen ten opzichte van de afgesproken strategie.

Duurzaamheid Niet van toepassing. 2

Collegevoorstel

Kanttekeningen Er zijn geen kanttekeningen geconstateerd.

Financiën en Fiscale aspecten Het jaarverslag van 2022 vertoont geen opmerkelijke afwijkingen en geeft een gezond financieel beeld van de situatie van Dimpact. Dimpact heeft over 2022 een positief resultaat geboekt á € 412.000 hetgeen ten gunste komt van de algemene reserve. In het Bedrijfsplan 2024 is een indexatie gehanteerd van 7% op de leverancierskosten en de loonkosten en 5% op de bedrijfskosten. In het Bedrijfsplan zijn de tarieven van de verschillende producten voor 2024 weergegeven. Voor Raalte zijn dit de volgende bedragen: Product 1. e-Suite 2. Burgerzaken 3. Open Online (website)

Totaal

Tarief 2023* 171.519 111.944 20.268

Tarief 2024 187.552 101.266 22.676

303.731

311.494

Het bedrag van 2024 vertoont een lichte verhoging ten opzichte van 2023. De stijgingen zitten in de producten e-Suite en Open Online en worden veroorzaakt door gebruikelijke loon- en prijsstijgingen. De daling bij het product Burgerzaken wordt veroorzaakt door een nieuw contract met de leverancier waarin voor Raalte gunstigere tarieven zijn afgesproken. * In december 2022 vond de vorige ALV plaats. Toen werd duidelijk dat er een te lage indexatie is aangehouden voor 2023. Dit had tot gevolg dat de tarieven voor 2023 4,5% hoger en de transitiebijdrage 7% hoger uit zouden vallen. Deze stijging in kosten á € 13.000 is nog niet verwerkt en zal worden opgenomen in de zomernota 2023. In bovenstaande tabel worden de tarieven van 2023 inclusief deze extra indexatie weergegeven.

Vervolg De heer Zielhuis, gemeentesecretaris van de gemeente Olst-Wijhe, brengt namens de gemeente Raalte (zie volmacht; bijlage 6) en de gemeenten Deventer en Olst-Wijhe de standpunten in tijdens de ALV van 11 mei 2023.

Communicatie Verdere communicatie anders dan in de ALV is niet nodig.

Bijlagen Bijlage 1 Bijlage 2a Bijlage 2b Bijlage 3a Bijlage 3b Bijlage 4a Bijlage 4b Bijlage 5a Bijlage 5b Bijlage 5c Bijlage 6 Bijlage 7

Notulen ALV Dimpact 7 december 2022 Oplegger Jaarverslag 2022 Jaarverslag 2022 Oplegger Dimpact-kwartaalrapportage Q1 2023 Dimpact-kwartaalrapportage Q1 2023 Oplegger Bedrijfsplan 2024 Bedrijfsplan 2024 Oplegger statutenwijziging Concept-akte Coöperatie Dimpact U.A. Concept-akte vergelijk t.o.v. de huidige statuten Coöperatie Dimpact U.A. Volmacht Agenda ALV 11 mei 2023

3