Collegevoorstel afwijken inkoopbeleid ventilatie Tijenraan

Collegevoorstel

Onderwerp

Afwijken inkoopbeleid Tijenraan

Zaaknummer

37694-2026

B&W vergadering

26 mei 2026

Integrale advisering

Rogier Grondman (vastgoed), Henk Ruigrok (inkoop), Johan Hulzebos (domeinmanager), Jody Pol-Kruiper (financiën), Hennie Rodijk (beleidsadviseur), Jeanet van Olst (Juridisch adviseur)

Portefeuillehouder

Dhr. B. (Breun) Breunissen

Voor informatie

Yara Dokman-Slijkhuis

Bestuurssamenvatting De klimaatinstallatie van het sportcomplex Tijenraan dient aangepast te worden zoals eerder besloten door het college. Hiervoor dienen complexe en gespecialiseerde werkzaamheden te worden uitgevoerd, waarvoor maar enkele marktpartijen geschikt zijn. Gelet op het voortraject wordt het college voorgesteld de opdracht één op één te gunnen aan de marktpartij die ook de onderzoeken en het advieswerk heeft gedaan. Om het werk op deze manier te gunnen wordt afgeweken van gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid. Het college wordt voorgesteld hiertoe te besluiten.

Beslispunten 1.

2. 3.

4.

Besluiten af te wijken van het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid en daarmee de voorgenomen opdracht tot het aanpassen van de klimaatinstallatie in zwembad Tijenraan één op één te gunnen aan de gespecialiseerde partij als genoemd in de bijlage. Vooruitlopend op het vaststellen van de zomernota 2026 de uitvoering van de werkzaamheden te starten De bijlagen bij dit voorstel aan te merken als tijdelijk niet-openbaar tot het moment van definitieve gunning vanwege de financiële en economische belangen van de gemeente (artikel 5.1, tweede lid, onder b, van de Wet open overheid). De stukken ter kennisname toe te sturen aan de raad.

Besluit

Inleiding Naar aanleiding van de memo van 2 maart 2026 en het akkoord hierop door het college, hebben wij vanuit Vastgoed(beheer) vervolgstappen gezet om de benodigde en gewenste aanpassing van de klimaatinstallatie in Tijenraan in opdracht te kunnen gaan geven. Hiervoor dient een opdracht te worden verstrekt, namelijk het daadwerkelijk uitvoeren van de aanpassingen van de klimaatinstallatie. 1

Collegevoorstel

Gunnen werk aanpassen klimaatinstallatie Zoals aangegeven dient het nodige te worden gedaan om het binnenklimaat van sportcomplex Tijenraan op een goed niveau te brengen. Dat is noodzakelijk voor medewerkers (Arbo) en bezoekers. Hiervoor is de bereidheid van uw college uitgesproken om hierop te investeren. De benodigde middelen worden aangevraagd bij de zomernota 2026. Vooruitlopend op de zomernota 2026 willen wij het werk gunnen en laten uitvoeren tijdens de zomerperiode 2026. Mede doordat er slechts een (zeer) beperkt aantal bedrijven gespecialiseerd is op dit gebied, wordt voorgesteld om de opdracht één op één te gunnen aan het bedrijf dat ook de vooronderzoeken heeft gedaan. De specifieke kennis van de klimaatinstallatie Tijenraan is daar bekend en daarmee direct toepasbaar. Dat levert de nodige tijdwinst op, een lang aanbestedingstraject kan hiermee worden voorkomen. Tevens kan gebruik gemaakt worden van de zomerperiode wanneer Tijenraan voor publiek gesloten is. Met het één op één kunnen gunnen van de opdracht aan de gespecialiseerde partij beogen we te komen tot een spoedige en gedegen aanpakken van de klimaatproblemen in het zwembad. Na afronding van de werkzaamheden beschikken we dan over een betrouwbare klimaatinstallatie die technisch langjarig correct functioneert en daarmee zorgt voor een comfortabel binnenmilieu binnen de zwembadcondities worden gerealiseerd.

Afwijken van het inkoopbeleid Het bovenstaande wijkt af van het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid. Door de adviseur inkoop is hieromtrent het volgende gerapporteerd. Advies inkoop

De wens is om deze opdracht 1:1 aan een partij te gunnen gelet op de betrokkenheid van die partij in het voortraject en in kader van snelheid. Het is daarbij wel de vraag of dit vooraf al niet te voorzien was dat deze situatie zou gaan ontstaan. Vanuit inkoopperspectief zijn er echter wel kanttekeningen te plaatsen. Het 1:1 verstrekken van een opdracht van mogelijk ca. 800.000 euro is in strijd met het inkoop-aanbestedingsbeleid. Vanaf een opdrachtwaarde van 150.000 moet er een aanbesteding plaatsvinden waarbij er 3-5 offertes worden aangevraagd. Door het 1:1 verstrekken van de opdracht bestaat de kans dat er te veel betaald gaat worden, er is immers geen concurrentie op prijs en door de ontstane afhankelijkheid wordt het lastig om kosten beheersbaar te houden lijkt het. Ook bestaat het risico op klachten van andere marktpartijen die ook kans willen maken op deze opdracht. De opdracht valt in de categorie Werken. De EU-drempel voor dergelijke opdrachten is ca. 5 mln. De opdrachtwaarde valt hier ver onder. Er is dus geen sprake van een financiële onrechtmatigheid. Voorstel: Afwijken van inkoop- en aanbestedingsbeleid Gezien het grote belang van een goed binnenklimaat van het sportcomplex Tijenraan op korte termijn wordt uw college voorgesteld af te wijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Er wordt een gedetailleerde offerte opgevraagd, die door onze adviseurs wordt getoetst. Daarbij wordt beoordeeld of de aangeboden prijzen reëel en marktconform zijn.

Beoogd effect Met het één op één gunnen van de opdracht willen we bereiken dat na de zomer 2026 het binnenklimaat van het sportcomplex Tijenraan aan de eisen voldoet als gesteld in eerdere rapportages.

Argumenten 1.1 Het afwijken van het inkoopbeleid om hiermee op korte termijn de werkzaamheden voor een beter binnenklimaat voor sportcomplex Tijenraan te kunnen starten. Een één op één gunning is logisch en doelmatig, omdat de betreffende partij gespecialiseerd is én de eerdere studie en planvorming al heeft uitgevoerd. Hierdoor kan zonder overdracht of vertraging direct worden doorgepakt richting de gewenste uitvoering. De doorlooptijd wordt sterk verkort, met een mogelijke start in juni en uitvoering van eerste verlichtende maatregelen in juli 2026. Dit levert direct merkbare verbetering op voor medewerkers. Cruciale kennis in het proces blijft, zijn de juiste specialisten gegarandeerd betrokken en kunnen werkzaamheden efficiënt worden ingepland, 2

Collegevoorstel

onder andere tijdens de zomersluiting van 2026. Ook worden aanbestedingskosten en proceslasten beperkt, terwijl continuïteit en kwaliteit gewaarborgd blijven.

2.1 Vooruitlopend op het vaststellen van de zomernota 2026 de uitvoering van de werkzaamheden te starten om hiermee de nodige tijdwinst te behalen. Het beschikbaar stellen van middelen (kapitaallasten) wordt voorgesteld bij de zomernota 2026. Het vaststellen van de zomernota is een bevoegdheid van de gemeenteraad. Om gebruik te kunnen maken van de zomerperiode 2026 dat het zwembad gesloten is en om tijdig verbeteringen aan het binnenklimaat te kunnen doorvoeren wordt uw college voorgesteld in te stemmen de uitvoering van de werkzaamheden te starten voor het vaststellen van de zomernota 2026 door de raad.

3.1 Het belang van openbaarmaking van informatie weegt niet op tegen de bescherming van financiële en economische belangen van de gemeente. Algemeen belang van openbaarheid van publieke informatie is uitgangspunt. Bij uitzondering blijft openbaarmaking (tijdelijk) achterwege. Dat gebeurt op basis van een afweging tussen het belang van openbaarheid en een door een uitzonderingsgrond beschermd belang. In dit geval betreft de Informatie in de bijlagen financiële en strategische informatie. Het belang van openbaar maken van informatie weegt niet op tegen het belang van bescherming van de financiële en economische belangen van de gemeente in de aanbestedingsprocedure. In deze fase van het proces kan openbaar maken van informatie de privaatrechtelijke verhouding van de gemeente met een onderneming negatief beïnvloeden. Op het moment dat de gunning van de opdracht definitief is, vervalt het belang van bescherming van het belang van de gemeente en vervalt de niet-openbaarheid.

4.1 De raad te informeren Door het toesturen van de stukken wordt de raad tijdig geïnformeerd, hiermee is de raad op de hoogte van de ontwikkelingen en de noodzakelijke stappen die op korte termijn moeten worden gezet.

Duurzaamheid De één op één gunning heeft geen effect op het punt van duurzaamheid. De uitwerking in de gewenste klimaatinstallatie heeft naar verwachting wel enig effect op het punt van duurzaamheid in de vorm van minder energieverbruik ten opzichte van de huidige bestaande situatie.

Kanttekeningen 1.1 Uitsluiten mogelijk niet de goedkoopste optie Er wordt geen vergelijking gedaan met andere partijen en hierdoor kan het zijn dat de prijs duurder is dan een andere partij. Vanuit Inkoop- en Aanbesteding zijn diverse kanttekeningen te maken bij dit voorstel. Hierover is ook onderling en integraal overleg geweest. Vastgoed(beheer) blijft overtuigd dat de genoemde en besproken nadelen, kanttekeningen, risico’s niet opwegen tegen de voordelen van de één op één gunning.

Financiën en Fiscale aspecten Met de voorgestelde één op één gunning wordt mogelijk niet de laagste prijs in de markt verkregen, maar de beoogde partij wordt als betrouwbaar en als specialist beschouwd. De benodigde financiële middelen voor de aanpassing, evenals de voorbereiding, worden gevraagd bij de Zomernota 2026.

3

Collegevoorstel

Vervolg Na besluitvorming kan de vervolgstap gezet worden waarmee de opdracht onder de juiste en gewenste voorwaarden kan worden gegund aan de beoogde partij. Het proces tot gunning evenals de begeleiding en het toezicht op de uitvoering wordt door de externe partij in opdracht van de gemeente uitgevoerd.

Communicatie Ten aanzien van dit besluit is geen directe communicatie benodigd. In de verder uitwerking van het project wordt gecommuniceerd over de voortgang vanuit de gemeente en/of het Sportbedrijf (gezamenlijk). De stukken worden ter kennisname toegestuurd aan de gemeenteraad.

Bijlagen Bijlage 1: Memo van 2 maart 2026 Bijlage 2: Inkoopstrategie Regeltechniek Tijenraan mei 2026

4