Collegevoorstel Advies toekomst historisch archief

Collegevoorstel

Onderwerp

Advies toekomst historisch archief

Zaaknummer

63721-2025

B&W vergadering

11 november 2025

Integrale advisering

Jeanet van Olst (Juridisch) Ico Nijboer (Financiën) Gerrie Lamers (Bedrijfsvoering) Jannie Lozeman (Financiën)

Portefeuillehouder

Dhr. R.J. (Rob) Zuidema

Voor informatie

Gerrit Barbé

Bestuurssamenvatting De gemeente Raalte staat voor een belangrijke keuze met betrekking tot het beheer van haar historisch archief. In verband met de invoering van de nieuwe Archiefwet per 1 januari 2027 en de ambitie tot nieuwbouw van het gemeentehuis, is een visie opgesteld (zie bijlage) waarin wordt geadviseerd het historisch archief onder te brengen bij Collectie Overijssel (hierna te noemen: CO) via een Gemeenschappelijke Regeling (hierna te noemen: GR). Deze keuze biedt een duurzame, toekomstbestendige en financieel stabiele oplossing die voldoet aan de wettelijke eisen en aansluit bij maatschappelijke en technologische ontwikkelingen. Wij stellen voor om te starten met de procedure van verkennen tot toetreding tot de Gr van CO. De financiële consequenties van het (al dan niet) toetreden tot CO worden momenteel in kaart gebracht.

Beslispunten Het College besluit 1. Kennis te nemen van het advies over het historisch archief van de gemeente. 2. De raad voor te stellen om, aan de hand van bijgevoegd raadsvoorstel, opdracht te geven aan het college om te starten met de procedure van verkennen tot toetreding tot de GR van CO. 3. Bijgevoegd verkenningsverzoek vast te stellen en, na positief besluit van de raad (beslispunt 2), in te dienen bij het algemeen bestuur van de GR van CO.

Besluit

Inleiding De gemeente Raalte beheert momenteel een omvangrijk analoog archief, waarvan een deel als historisch wordt aangemerkt. De nieuwe Archiefwet vereist hiervoor voorzieningen en functies, waaronder een gekwalificeerde

1

Collegevoorstel

gemeentearchivaris, een archiefdienst en een studiezaal. Tegelijkertijd staat de gemeente mogelijk aan de vooravond van een nieuw te bouwen gemeentehuis. Dit vraagt om een principiële keuze over de toekomst van het archiefbeheer. Op dit moment zitten CO, het Rijk, de gemeente Deventer en de gemeente Zwolle in de GR HCO, waarbij de gemeente Ommen met terugwerkende kracht op 01-01-2025 toetreedt. Het Rijk treedt op termijn uit de GR HCO en de gemeente Dalfsen, de gemeente Steenwijkerland en Provincie Overijssel hebben een intentieverklaring ondertekend om toe te treden. Ook de gemeente Raalte is voornemens om in het 1e kwartaal 2026 een intentieverklaring te tekenen.

Beoogd effect Het voorstel beoogt te zorgen voor een toekomstbestendige inrichting van het archiefbeheer, waarbij wordt voldaan aan de nieuwe wettelijke eisen.

Argumenten 1.1 Het Advies Toekomst Historisch Archief brengt opties in kaart en laat zien dat het onderbrengen bij CO de meest voor de hand liggende keuze is. Het advies betreft een beleidsstuk op basis ingewonnen expertise, waarmee de verschillende invalshoeken belicht zijn. Door het historisch archief onder te brengen bij CO via een GR, wordt de continuïteit en kwaliteit van het archiefbeheer geborgd, terwijl tegelijkertijd kosten worden bespaard op fysieke voorzieningen in het nieuwe gemeentehuis. Daarnaast zorgt aansluiting bij CO voor een versterking van de regionale samenwerking en kennisdeling.

1.2 CO biedt een gecertificeerde archiefbewaarplaats en een breed kennisnetwerk. Collectie Overijssel beschikt over een officieel goedgekeurde archiefbewaarplaats, waarmee wordt voldaan aan de eisen voor veilige en duurzame opslag van historisch archiefmateriaal. Daarnaast biedt CO toegang tot een breed en gespecialiseerd landelijk kennisnetwerk op het gebied van archivering, erfgoed en digitale toegankelijkheid. Dit maakt CO tot een inhoudelijk sterke partner voor de gemeente Raalte.

1.3 Door toe te treden tot de GR voldoet de gemeente Raalte direct aan wettelijke vereisten. Bij toetreding tot de Gemeenschappelijke Regeling (GR) met CO zijn zowel de functie van gemeentearchivaris als de archiefdienst inbegrepen. Dit betekent dat de gemeente Raalte niet zelf hoeft te voorzien in deze wettelijke functies, wat organisatorische lasten vermindert en zorgt voor deskundige uitvoering van taken op het gebied van toezicht, beheer en toegankelijkheid van het archief.

1.4 Geen aanbestedingsverplichting bij toetreding tot een GR. Een belangrijk praktisch voordeel van toetreden tot een GR is dat dit niet aanbestedingsplichtig is. In tegenstelling tot een Dienstverleningsovereenkomst (DVO) met een commerciële partij, hoeft de gemeente geen tijdrovend en kostbaar aanbestedingstraject te doorlopen.

1.5 Deelname aan een organisatie met een sterke duurzaamheidsambitie CO heeft de ambitie om het meest duurzame archiefgebouw van Nederland te realiseren. Door als gemeente deel te nemen aan deze organisatie, draagt Raalte actief bij aan een toekomstbestendige en milieubewuste vorm van archiefbeheer. Dit sluit aan bij bredere gemeentelijke doelstellingen op het gebied van duurzaamheid en maatschappelijke verantwoordelijkheid.

1.6 Kosten op langere termijn. De GR biedt een stabiel kostenmodel. De gevolgen voor de begroting worden momenteel in kaart gebracht.

2.1 Eerste stap toetreding GR Met het geven van deze opdracht aan het college, wordt een eerste stap tot toetreding aan de GR gezet.

2

Collegevoorstel

2.2. Samen optrekken met andere toetreders Met het zetten van deze eerste stap op dit moment, sluiten we aan bij het toetredingsproces van de gemeente Dalfsen, de gemeente Steenwijkerland en Provincie Overijssel. Voordeel hiervan is dat toetreding per 1-1-2027 haalbaar is.

Duurzaamheid De keuze voor CO draagt bij aan digitale continuïteit en vermindering van fysieke opslag. CO streeft ernaar het meest duurzame archiefgebouw van Nederland te realiseren. Deelname aan de GR betekent dan ook deelname aan een organisatie met een sterke duurzaamheidsambitie. Door on-demand scanning wordt tot slot de ecologische voetafdruk van de gemeente verkleind.

Kanttekeningen 1.1 het behouden van het fysieke historisch archief in gemeente Raalte vraagt om aangescherpte maatregelen. Op basis van de nieuwe Archiefwet 2027 worden de eisen voor het hebben van een historisch archief aangescherpt. Zo dient men een archivaris in dienst te nemen, een studiezaal voor inwoners te faciliteren en het in kaart brengen van de uitgebreide inventaris in het archief. Het opnemen van het archief in collectie Overijssel voorziet al in deze nieuwe wettelijke eisen.

2.1. De regie op het archief en verwervingsbeleid wordt deels uit handen gegeven. Met het toetreden tot de GR en het onderbrengen van de historische stukken bij CO komen we meer op afstand te staan. Het aansturen van de GR gaat in samenspraak met de andere deelnemende gemeenten. Ook zijn wij afhankelijk van de informatieverstrekking van het bestuur van de GR over de dagelijkse gang van zaken. Afhankelijkheid van het aantal deelnemende gemeenten aan de GR kan invloed hebben op de kostenverdeling.

Financiën en Fiscale aspecten De verkenning van een mogelijke toetreding tot Collectie Overijssel brengt in deze fase nog geen financiële consequenties met zich mee. De exacte financiële impact wordt momenteel in kaart gebracht. Deze zal afhankelijk zijn van factoren als de jaarlijkse kosten, een eventuele nieuwbouw van CO in Deventer, en de gevolgen van het uitbesteden van werkzaamheden rondom het historisch archief. Bij vervolgstappen, zoals het ondertekenen van een intentieverklaring en het definitief toetreden tot de gemeenschappelijke regeling, ontstaan wél financiële verplichtingen voor de gemeente Raalte. Deze stappen worden ter besluitvorming voorgelegd, waarbij een financiële onderbouwing onderdeel zal zijn van het voorstel.

Vervolg -

Na de beslissing van de raad om het college opdracht te geven tot het starten met de procedure van verkennen tot toetreding tot de GR van CO, dient het College middels een brief een formeel verzoek in bij het Dagelijks Bestuur van Collectie Overijssel (CO) om toe te mogen treden tot de GR en om in navolging hiervan de GR-tekst te wijzigen (zie bijlage).

-

CO en de gemeente Raalte voeren op ambtelijk niveau besprekingen tot toetreden, en werken de personele, financiële en organisatorische afspraken uit. (Deze stap duurt naar verwachting 6-9 maanden)

-

De ambtelijke organisatie van Raalte rapporteert en adviseert aan de gemeenteraad.

-

Bij een positieve uitkomst vraagt Gemeente Raalte formeel toestemming om toegelaten te worden aan de huidige partners in de regeling. Als deze partijen akkoord zijn, komt er een nieuwe gemeenschappelijke regeling HCO.

-

De beoogde toetredingsdatum voor nieuwe partners is 1 januari 2027. Vanaf dat moment kan Raalte gebruikmaken van de diensten van CO, eventueel op locatie in Raalte. 3

Collegevoorstel

Over de totale doorlooptijd kan CO nog geen uitspraken doen, aangezien zij ernaar streven toetredingsverzoeken zoveel mogelijk te bundelen om bestuurlijke belasting te beperken.

Communicatie Intern wordt gecommuniceerd richting betrokken domeinen en extern richting CO en andere deelnemende partijen.

Bijlagen • • •

Advies toekomst historisch archief Raadsvoorstel Advies toekomst historisch archief Opdrachtbrief tot starten procedure verkennen toetreding tot GR van CO

4