Collegevoorstel aanwijzen functionaris gegevensbescherming

Collegevoorstel

Onderwerp

Aanwijzen Functionaris voor de gegevensbescherming (FG)

Zaaknummer

66463-2024

B&W vergadering

4 februari 2025

Integrale advisering

--

Portefeuillehouder

Dhr. R.J. Zuidema

Voor informatie

Domeinmanager Bedrijfsvoering

Bestuurssamenvatting Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), wijst elk bestuursorgaan binnen een gemeente gemeenten een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan. Daarnaast wijst het college ook volgens de Wet Politiegegevens (Wpg) een FG aan. Door het wijzigen van werkzaamheden is het nodig een nieuwe functionaris aan te wijzen.

Beslispunten 1. 2.

De heer L.D. Klekamp, medewerker van de gemeente Deventer, aan te wijzen als functionaris gegevensbescherming, onder gelijktijdige intrekking van het aanwijzingsbesluit van 6 oktober 2020, nr. 34804-2020; De raad voor te stellen de heer L.D. Klekamp aan te wijzen als functionaris gegevensbescherming, overeenkomstig bijgevoegd concept raadsvoorstel en -besluit;

De burgemeester besluit: 3. de heer L.D. Klekamp, medewerker van de gemeente Deventer, aan te wijzen als functionaris gegevensbescherming.

Besluit

Inleiding Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), wijst de verwerkingsverantwoordelijke een functionaris voor gegevensbescherming (FG) aan. Voor een gemeente betekent dit dat elk bestuursorgaan een FG aanwijst. Daarnaast wijst het college ook volgens de Wet Politiegegevens (Wpg) een FG aan. Een FG is iemand die binnen de gemeentelijke organisatie onafhankelijk toezicht houdt op de toepassing en de naleving van regelgeving over gegevensbescherming. De FG is ook aanspreekpunt voor personen, voor de verwerkingsverantwoordelijke bestuursorganen en voor de Autoriteit

1

Collegevoorstel

Persoonsgegevens (AP). De FG levert daarmee een belangrijke bijdrage aan correct gebruik van persoonsgegevens door de gemeente. De FG voert in ieder geval de volgende taken uit: • Het informeren en adviseren over wettelijke verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming. • Toezicht houden op de naleving van de AVG en de Wpg en aanverwante wetgeving. • Adviseren over privacy risicoanalyses (DPIA’s). • Optreden als contactpersoon voor en samenwerken met de Autoriteit Persoonsgegevens. In de DOWR-gemeenten werken we met een gezamenlijke FG voor de drie gemeenten. De rol en taak van de FG is structureel belegd binnen de DOWR-samenwerking. Het is wenselijk een gezamenlijke FG te hebben die: - gedegen kennis heeft van het werkgebied van de gemeente/gemeentelijke organisaties; - adviseert vanuit de gemeentelijke beleidsuitgangspunten en die bij complexe vragen de landelijke wet- en regelgeving/jurisprudentie enz. kan vertalen naar de gemeentelijke organisatie; - voldoende tijd heeft een regelmatig aanwezig is op de werkvloer; - uiteraard de taken uitvoert die hem/haar bij wet zijn opgedragen. De FG heeft een onafhankelijke positie. De taken van de FG mogen niet botsen met andere taken binnen de organisatie. De DOWR-FG vervult geen andere taken naast de functie van FG. De in 2020 aangewezen FG heeft onlangs een andere functie aanvaard binnen de DOWR-organisatie.

Dit maakt het noodzakelijk een nieuwe functionaris aan te wijzigen. Na openstellen van de vacature is een interne DOWR kandidaat gevonden voor de functie.

Beoogd effect Aantoonbaar naleven en waarborgen van bescherming van persoonsgegevens. In de gemeentelijke organisatie vindt veel verwerking van (bijzondere) persoonsgegevens plaats. Dit moet op zorgvuldige wijze gebeuren. Met het aanwijzen van de FG mogen mensen ervan uitgaan dat intern toezicht plaatsvindt op zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens.

Argumenten 1.1, 2.1 en 3.1

Het aanwijzen van een intern toezichthouder voor gegevensverwerking is wettelijk verplicht.

Het aanwijzen van een FG is verplicht voor overheidsorganisaties. Zowel het college als de burgemeester en de raad zijn als bestuursorganen verplicht om afzonderlijk een FG aan te wijzen. Deze bestuursorganen zijn allen verwerkingsverantwoordelijken van persoonsgegevens.

2.1, 2.2 en 3.2

Eén gezamenlijke FG voor de bestuursorganen van de gemeente is praktisch.

Gezien de opeenvolgende werkzaamheden is er regelmatig sprake van gegevensverwerkingen door burgemeester/college en raad die op elkaar aansluiten. Door voor de bestuursorganen dezelfde FG aan te wijzen blijft de gehele keten van gegevensverwerking onder dezelfde interne toezichthouder vallen. Het past ook binnen de lijn dat informatiebeveiliging voor de gehele gemeentelijke organisatie als geheel wordt gezien. Het is binnen gemeenten algemene praktijk om de rol van FG voor de verschillende bestuursorganen door dezelfde persoon in te laten vullen. Het voorstel is de heer L.D. Klekamp, naast FG voor college ook aan te wijzen als FG voor de burgemeester als zelfstandig bestuursorgaan en ook de raad voor te stellen eveneens de heer Klekamp aan te wijzen als FG voor de raad. De heer Klekamp beschikt over de benodigde vakkennis en vaardigheden op het gebied van privacywetgeving en de praktijk van gegevensbescherming. Hij is, of wordt, ook in de gemeenten Deventer en Olst-Wijhe aangewezen als FG.

Duurzaamheid niet van toepassing 2

Collegevoorstel

Kanttekeningen niet van toepassing

Financiën en Fiscale aspecten Het besluit heeft geen financiële consequenties. De kosten van deze functionaris zijn structureel onderdeel van de (DOWR) begroting.

Vervolg Na besluitvorming door alle bestuursorganen, melden we de FG aan bij de Autoriteit Persoonsgegevens en maken we het aanwijzingsbesluit bekend in het Gemeenteblad.

Communicatie Bekendmaking van het besluit aan betrokkene.

Bijlagen Bijlage

concept raadsvoorstel en concept aanwijzingsbesluit

3