Boardletter gemeente Raalte 2020 WG

Boardletter 2020 Gemeente Raalte 13 januari 2021

Deloitte Accountants B.V. Meander 551 6825 MD Arnhem Postbus 30265 6803 AG Arnhem Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9777 www.deloitte.nl

Aan de gemeenteraad van de gemeente Raalte Postbus 140 8100 AC RAALTE Datum 13 januari 2021

Onderwerp Boardletter 2020

Ons kenmerk: 2101404E93/IK

Geachte leden van de raad, Wij hebben, als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2020, de interim-controle voor de gemeente Raalte uitgevoerd. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Tevens heeft deze controle als doelstelling om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2020 te signaleren en onder de aandacht van het college te brengen. In onze boardletter zijn onze bevindingen en aanbevelingen ter zake opgenomen. De bevindingen en aanbevelingen dienen te worden gelezen als constructieve aanwijzingen voor het college van burgemeester en wethouders, als onderdeel van het continue proces van het veranderen en verbeteren van de beheersing van de bedrijfsvoering en de kwaliteit van de jaarrekening.

Ondanks dat we de controle geheel op afstand hebben uit moeten voeren, is de interim-controle prettig en constructief verlopen en hebben wij de samenwerking als goed ervaren. Graag willen wij deze rapportage en de daarin opgenomen bevindingen en aanbevelingen nader met u bespreken. Met vriendelijke groet, Deloitte Accountants B.V. Was getekend: N.R. Fritz RA

Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de ‘Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020’ gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NWE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

Boardletter 2020 | Gemeente Raalte

2101404E93/IK/ 2

Inhoudsopgave Managementsamenvatting

04

Interne-beheersingsomgeving

07

Onze bevindingen in het kort

08

Bevindingen interim controle

12

Totaaloverzicht en status

13

Bevindingen in detail

14

Actualiteiten

22

COVID-19

23

Rechtmatigheidsverantwoording

26

Bijlagen

28

A - Aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole

29

B - Reikwijdte van onze controle

30

Boardletter 2020 | Gemeente Raalte

2101404E93/IK/ 3

Managementsamenvatting

Boardletter 2020 | Gemeente Raalte

2101404E93/IK/ 4

Managementsamenvatting

Interim controle 2020

Managementsamenvatting Interim controle 2020

Internebeheersingsomgeving Onze bevindingen in het kort

Bevindingen Overzicht en status van opvolging Details per bevinding

Actualiteiten

COVID-19

Rechtmatigheidsverantwoording

Bijlagen Bijlage A – Aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole Bijlage B – Reikwijdte van onze controle

De basis voor onze controle is het auditplan 2020. In deze boardletter geven wij u inzicht in de (ontwikkeling van de) interne beheersing van de gemeente Raalte. Wij hebben tijdens onze interim-controle de processen onderzocht, en ons primair gericht op de opzet, het bestaan en (waar mogelijk) de werking van de interne beheersingsmaatregelen, voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening 2020. Voor u ligt de boardletter 2020, waarin wij verslag uit brengen over de interim-controle die in november 2020 is uitgevoerd. Wij kijken positief terug op de prettige samenwerking met de ambtelijke organisatie. Wij merken op dat wij voorafgaand aan de start van de interim controle (wederom) geconfronteerd werden met de gevolgen van COVID 19, wat invloed had op de manier van werken en samenwerken. Dit betekent dat wij de interim-controle volledig digitaal en op afstand hebben uitgevoerd, met dagelijkse digitale teammeetings en met het digitaal aanleveren en uitwisselen van controle informatie. Samenvattend concluderen wij dat de interne beheersing – rekening houdend met de aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden – van voldoende niveau is, maar op onderdelen verder kan worden versterkt en efficiënter kan worden ingericht.

De interim-controle is primair gericht op het beoordelen van de interne beheersmaatregelen (key controls) in de voor de jaarrekening relevante bedrijfsprocessen. Dit zijn die processen binnen Raalte die een koppeling hebben met materiële posten in de jaarrekening, alsmede processen waarin wij verhoogde (fraude)risico’s onderkennen. We hebben daarbij oog voor aspecten die naar onze mening van belang zijn voor uw bedrijfsvoering dan wel richting kunnen geven aan het verder verbeteren van de procesbeheersing. Wij hebben geconstateerd dat de gevolgen van COVID 19 op de wijze van werken en de uitvoering van de interne beheersingsmaatregelen beperkt is, aangezien veel al digitaal in de processen plaatsvindt, zoals bijvoorbeeld accorderen facturen e.d. Voorgaand jaar heeft uw gemeente stappen gezet om de relevante processen te versterken. Vervolgens is ook uw gemeente begin 2020 geconfronteerd met een crisis die zijn weerga niet kent en een nationale en mondiale impact heeft. De coronacrisis vraagt extra aandacht voor de financiële sturing en verantwoording van deze (nieuwe) geldstromen en de gevolgen ervan voor het verwachte resultaat en de benodigde financiering van de gemeente. Uw gemeente houdt de situatie rondom het coronavirus nauwlettend in de gaten.

Er is bijvoorbeeld een koersdocument coronacrisis opgesteld met hierin een leidraad om een integrale afweging te kunnen maken bij verzoeken om financiële ondersteuning.

Boardletter 2020 | Gemeente Raalte

2101404E93/IK/ 5

Managementsamenvatting

Interim controle 2020

Managementsamenvatting Interim controle 2020

Internebeheersingsomgeving Onze bevindingen in het kort

Bevindingen Overzicht en status van opvolging Details per bevinding

Actualiteiten

COVID-19

Rechtmatigheidsverantwoording

Bijlagen

Wij observeren – vanuit besprekingen en interne informatie – dat uw gemeente zich bewust is van de urgentie om de beheersing van de relevante processen te versterken. Ons overall beeld vanuit de interim controle 2020 is dat meerdere acties in gang zijn gezet om de interne beheersing verder te versterken wat wij zien als een positieve ontwikkeling. De gemeente heeft in DOWR-I verband in 2020 bijvoorbeeld verdere stappen gezet in het verbeteren van de algemene IT beheersmaatregelen en interne beheersing rondom cybersecurity. In 2020 wordt de DOWR-I nog steeds door de VNG gezien als een van de koplopers als het gaat om de aansluiting op het Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur-Veilig-traject en de samenhangende implementatie van het System Information Event Management systeem.

In het kader van een effectieve bedrijfsvoering adviseren wij uw college voor een aantal significante processen meer gebruik te maken van zogenoemde “ key controls ”. Een key control is een interne beheersmaatregel, waarmee een afwijking van materieel belang kan worden voorkomen of ontdekt en tijdig kan worden gecorrigeerd. Hiermee wordt er beter gestuurd en gesteund op procescontroles (preventief) in plaats van op gegevensgerichte controles (repressief). De gemeente Raalte kan bijvoorbeeld binnen het proces van de memoriaalboekingen, inkopen en EU-aanbestedingen de digitale workflow zo inrichten dat binnen het proces functiescheiding wordt afgedwongen. Wij hebben vastgesteld dat er nog te weinig gebruik wordt gemaakt van geprogrammeerde controles waardoor in onze optiek te veel handmatige controles noodzakelijk zijn. Het begrip van deze key controls kan de organisatie ook helpen in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording 2021. Hiermee kan namelijk duidelijk worden gemaakt dat de gemeente in control is met betrekking tot de processen die deze verantwoording raken.

Bijlage A – Aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole Bijlage B – Reikwijdte van onze controle

Boardletter 2020 | Gemeente Raalte

2101404E93/IK/ 6

Interne-beheersingsomgeving

Boardletter 2020 | Gemeente Raalte

2101404E93/IK/

7

Managementsamenvatting

Interim controle 2020

Interne-beheersingsomgeving Onze bevindingen in het kort

Internebeheersingsomgeving Onze bevindingen in het kort

Bevindingen Overzicht en status van opvolging Details per bevinding

Actualiteiten

COVID-19

Rechtmatigheidsverantwoording

Bijlagen Bijlage A – Aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole Bijlage B – Reikwijdte van onze controle

Gemeente Raalte houdt de financiële situatie rondom het coronavirus nauwlettend in de gaten De coronacrisis en de onzekerheden die daarbij horen, zorgen ervoor dat 2020 wezenlijk anders verloopt dan andere jaren. Het heeft veel impact voor de inwoners, bedrijven, instellingen en verenigingen van Raalte, maar ook op de financiële positie van uw gemeente. Er zijn minder eigen inkomsten en veel meer uitgaven. Daarnaast is er nog steeds op onderdelen onzekerheid over de bijdragen van het Rijk. Dat geldt zowel voor de uiteindelijke compensatie van gemeenten als de structurele wijzigingen die – los van de coronamaatregelen – nodig zijn om lokale overheden op een goede manier hun werk te laten doen. Wij hebben kennis genomen van de zomernota en het koersdocument coronacrisis waaruit de (verwachte) impact voor de gemeente Raalte blijkt. Wij concluderen dat de gemeenteraad hiermee periodiek en op de belangrijkste punten wordt geïnformeerd. De financiële impact op de gemeente Raalte is een belangrijk thema bij onze controle. Wij hebben bij onze interim-controle inzicht verkregen in de impact op uw organisatie, processen en financiële stromen. De (nieuwe) Tozo-regeling vergt zowel intern als extern een extra controle-inspanning bij de controle van boekjaar 2020.

Gezien de specifieke aard van deze transactiestroom, het feit dat deze activiteit nieuw is voor de gemeente en de omvang van de transactiestroom materieel is, hebben wij in detail inzicht in dit proces verkregen. Wij hebben vastgesteld dat vanwege de urgentie van de coronacrisis en de tijdsdruk bij de gemeente bij het toekennen van de Tozo-uitkering geen onafhankelijke toets door een tweede medewerker heeft plaatsgevonden. Hierdoor is geen functiescheiding tussen het beoordelen van de aanvraag en het afgeven van de beschikking. Wij adviseren het college om het proces van het verstrekken van sociale uitkeringen en verstrekkingen zo in te richten dat te allen tijde een tweede functionaris de aanvraag / beschikking moet autoriseren. Zodat bij toekomstige uitkeringen en verstrekkingen altijd sprake is van het “4 ogen principe”. Voor de uitkeringen en verstrekkingen in 2020 vragen wij de gemeente om een Verbijzonderde Interne Controle (VIC) uit te voeren om vast te stellen of de lasten juist en rechtmatig zijn. Daarnaast onderkennen wij voor de jaarrekeningcontrole 2020 aandachtspunten voor de inbaarheid van leningen, de garantiestellingen, de gemaakte prestatieafspraken bij de subsidies en de verstrekte continuiteïtsbijdragen bij de WMO- en jeugdhulp.

Plan van aanpak rechtmatigheidsverantwoording Uw gemeente moet naar verwachting vanaf het boekjaar 2021 een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarstukken. Om 2021 klaar te zijn voor een rechtmatigheidsverklaring dient er plan van aanpak opgesteld te worden. In de afgelopen periode hebben wij veelvuldig met u over dit onderwerp gesproken en u meegenomen in hoe een controleplan moet worden opgesteld en wat deze minimaal moet bevatten. Wij adviseren dit plan af te stemmen met de gemeenteraad of rekeningcommissie waarbij tevens de toleranties voor het komende jaar worden afgestemd met de gemeenteraad. Voor een nadere uitleg verwijzen wij naar de boardletter 2019 en het hoofdstuk actualiteiten in deze boardletter 2020.

Boardletter 2020 | Gemeente Raalte

2101404E93/IK/ 8

Managementsamenvatting

Interim controle 2020

Interne-beheersingsomgeving Onze bevindingen in het kort

Internebeheersingsomgeving Onze bevindingen in het kort

Bevindingen Overzicht en status van opvolging Details per bevinding

Actualiteiten

COVID-19

Rechtmatigheidsverantwoording

Bijlagen Bijlage A – Aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole Bijlage B – Reikwijdte van onze controle

Actualiseren en door ontwikkelen frauderisicoanalyse Politiek en maatschappelijk gezien is er veel belangstelling voor de wijze waarop publieke instellingen (fraude)risico’s beheersen. De gemeente Raalte heeft begin 2020 de interne frauderisicoanalyse geactualiseerd. Het is belangrijk de geactualiseerde frauderisicoanalyse jaarlijks te blijven delen en bespreken met de rekeningcommissie. Op deze wijze vormt het periodiek actualiseren ervan een zichtbaar en vast onderdeel van de interne beheersingsomgeving, inclusief de communicatie hierover met het toezichthoudend orgaan. Voor een verdere doorontwikkeling van de frauderisicoanalyse adviseren wij het college om de (fraude)risico’s specifiek te benoemen en inzichtelijk te maken welke beheersmaatregelen zijn getroffen, dan wel getroffen moeten worden om de frauderisico’s te beheersen. Wij adviseren u om vervolgens de geïdentificeerde internebeheersingsmaatregelen periodiek te toetsen op werking, zodat vastgesteld kan worden of de (fraude)risico’s voldoende worden beheerst en het restrisico gelijk is aan het geaccepteerde restrisico of dat aanvullende maatregelen noodzakelijk zijn. Data-analyse kan de organisatie mogelijk helpen bij het identificeren en beheersen van (fraude)risico’s.

De inzet van dataanalyse in het kader van de frauderisicobeheersing is een beproefde methode om bestaande en nieuwe vormen van misbruik van middelen van organisaties in een zo vroeg mogelijk stadium te herkennen en verliezen te beperken of geheel te voorkomen. De maatschappelijke waarde van de organisatie versterkt de noodzaak om het systeem van fraudepreventie voortdurend aan te scherpen en te verbeteren. Data-analyse helpt de gemeente bij dat streven naar continue verbetering. Vandaar dat wij de aanbeveling doen data-analyse toe te voegen aan het systeem van maatregelen dat de gemeente heeft ontworpen ter uitvoering van haar verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude. Verbeteringen in het schattingsproces van de grondexploitatie Een belangrijk onderdeel van de interne beheersing van de grondexploitatie betreft het vastleggen en controleren van de toekomstige prognoses. In voorgaande jaren hebben wij u geadviseerd om de eigen interne vastleggingen van het schattingsproces rondom de grondexploitatie te verbeteren. Ten tijde van de jaarrekeningcontrole 2019 hebben wij vastgesteld dat de gemeente het schattingsproces sterk heeft verbeterd door de prognoses te onderbouwen met positionpapers alsmede met het uitvoeren van scenarioanalyses bij het project Francicushof.

In de positionpaper worden de belangrijkste standpunten en aannames van de grondexploitatie onderbouwd. Wij hebben in gezien dat de uitgangspunten plausibel zijn en hebben geconstateerd dat er kritisch te werk is gegaan door de gemeente.

Boardletter 2020 | Gemeente Raalte

2101404E93/IK/ 9

Managementsamenvatting

Interim controle 2020

Interne-beheersingsomgeving Onze bevindingen in het kort

Internebeheersingsomgeving Onze bevindingen in het kort

Bevindingen Overzicht en status van opvolging Details per bevinding

Actualiteiten

COVID-19

Rechtmatigheidsverantwoording

Bijlagen Bijlage A – Aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole Bijlage B – Reikwijdte van onze controle

Inzichten in het sociaal domein door het uitvoeren van data-analyses Een belangrijk onderdeel van de interne beheersing van het sociaal domein betreft het vaststellen van de kwaliteit en kwantiteit van de geleverde zorg. De afgelopen jaren heeft u voor dit inzicht grotendeels gesteund op de verantwoordingen van zorgaanbieders en SVB. Vanwege de omvang van de zorg gerelateerde kosten is het van groot belang dat uw gemeente continue voldoende inzicht heeft in de ontwikkeling van de zwaarste, duurste en meest ingrijpende trajecten. Vorig jaar hebben wij u geadviseerd om meer gebruik te maken van de beschikbare data en diepgaande analyses uit te voeren op de zorg gerelateerde kosten. Wij hebben tijdens de interim-controle begrepen dat uw organisatie invulling aan dit advies heeft gegeven door een data-analist aan te stellen voor het bouwen van een lokaal dashboard waar middels data-analyse de zorgkosten gemonitord kunnen worden. Op dit moment wordt dit dashboard nog verder ontwikkeld en wordt onderzocht welke data nog meer nodig is om periodiek analyses uit te kunnen voeren om de zorgkosten te (blijven) beheersen. We adviseren u deze ontwikkeling voort te zetten en verder te optimaliseren.

Verbeteren en door ontwikkelen Verbijzonderde Interne Controles (VIC) In onze ogen levert een goed functionerende verbijzonderde interne controle een belangrijke bijdrage aan het realiseren van de doelstellingen van uw gemeente. Enerzijds door te beoordelen of de interne beheersing adequaat functioneert en anderzijds of alle mogelijke risico’s voldoende geïdentificeerd en afgedekt zijn. Een ander belangrijk aspect is of bepaalde processen en maatregelen effectiever en efficiënter ingericht kunnen worden. Kortom: de verbijzonderde interne controle staat niet op zichzelf en is een belangrijke schakel binnen de totale bedrijfsvoering ter realisering van de doelstellingen. In het accountantsverslag 2019 hebben wij u gerapporteerd dat deze interne controles door de gemeente in een aantal gevallen beperkt zijn qua aard, reikwijdte en/of diepgang en het belangrijk is om de kwaliteit van de vastleggingen te verhogen. Wij hebben uw gemeente controledocumenten ter beschikking gesteld met duidelijke werkstappen welke de organisatie kunnen helpen bij het vastleggen van de interne controlewerkzaamheden. Tegelijkertijd merken wij op dat deze ontwikkelingen alleen toezien op gegevensgerichte controles (repressief).

De gemeente Raalte kan de verbijzonderde interne controle nog verder ontwikkelen door het specifiek toetsen van de interne beheersingsmaatregelen binnen de processen, zodat ook vastgesteld kan worden of de interne beheersing adequaat functioneert. Daarnaast ontbreekt een overkoepelende rapportage waarin conclusies worden getrokken over de uitgevoerde werkzaamheden. Wij hebben begrepen dat de gemeente een plan van aanpak en een controleplan gaat opstellen om de verbijzonderde interne controle verder te verbeteren. Het verder versterken van dit proces sluit aan bij de aanstaande rechtmatigheidsverantwoording.

Gedurende de interim-controle is de verbijzonderde interne controle nog niet volledig afgerond voor onze beoordeling. Wij zullen de follow-up van dit onderdeel betrekken in ons accountantsverslag.

Boardletter 2020 | Gemeente Raalte

2101404E93/IK/ 10

Managementsamenvatting

Interim controle 2020

Interne-beheersingsomgeving Onze bevindingen in het kort

Internebeheersingsomgeving Onze bevindingen in het kort

Bevindingen Overzicht en status van opvolging Details per bevinding

Actualiteiten

COVID-19

Rechtmatigheidsverantwoording

Bijlagen Bijlage A – Aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole Bijlage B – Reikwijdte van onze controle

Verbeteringen binnen de algemene IT-beheersmaatregelen Voorgaand jaar hebben wij aanbevelingen gedaan omtrent het verbeteren van de algemene IT beheersmaatregelen en interne beheersing rondom cybersecurity in DOWR-I verband. Met onze IT-audit werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole 2020 hebben wij geconstateerd dat in DOWR-I verband verdere stappen zijn gezet in het verbeteren van de interne beheersing, met name op het gebied van user access en het uitbesteden van de beheerdiensten van de financiële applicatie SAP aan een externe partij. De positieve ontwikkelingen hebben daarnaast plaatsgevonden in het beheer van de cybersecurity risico’s. In 2020 wordt de DOWR-I nog steeds door de VNG gezien als een van de koplopers als het gaat om de aansluiting op het Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur-Veilig-traject en de samenhangende implementatie van het System Information Event Management systeem. Ondanks de positieve ontwikkeling blijven de IT-beheersingsmaatregelen een aandachtspunt, met name ten aanzien van het rechtenbeheer en de beheersing van taken die door externe partijen worden uitgevoerd. Voor de verbetermogelijkheden verwijzen wij naar het hoofdstuk Bevindingen. Wij merken op dat wij door de bevindingen met betrekking tot de IT-omgeving nog niet volledig kunnen steunen op de interne beheersing.

Wij vragen u voldoende ambtelijke capaciteit vrij te maken voor het opstellen van de jaarrekening 2020 Wij merken op dat wij door de bevindingen met betrekking tot de IT-omgeving nog niet volledig kunnen steunen op de interne beheersing en zullen net als voorgaande jaren een primair gegevensgerichte accountantscontrole uitvoeren. Dit vraagt van de ambtelijke organisatie extra capaciteit om de benodigde (extra) controles voor te bereiden. Een extra complicerende en onzekere factor hierbij zijn de ontwikkelingen en vraagstukken inzake de coronacrisis, zoals de wijze waarop de gemeente zekerheid kan verkrijgen over de afrekening van de zorgkosten (vooral wat betreft de omzetgaranties c.q. continuïteitsbijdragen aan zorgaanbieders), de controle en verantwoording van de stimuleringsmaatregel Tijdelijke ondersteuningsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) en de waardering van vorderingen inzake bijvoorbeeld verhuur en belastingen. De exacte impact hiervan op de bedrijfsvoering, de in- en externe controle en het getrouwheids- en rechtmatigheidsoordeel bij de jaarrekening is op dit moment uiteraard nog niet bekend. Mogelijk zijn er gevolgen voor de mate waarin achteraf de getrouw- en rechtmatigheid van geldstromen is vast te stellen en afhankelijk van de omvang ervan kan dit ook een effect hebben op de oordeelsvorming bij de jaarrekening 2020.

Deze vraagstukken en benodigde werkzaamheden ter zake volgen wij nauwgezet en bespreken wij periodiek met de ambtelijke organisatie en waar relevant met het college en de rekeningcommissie. Wij vragen uw college de in dit kader benodigde capaciteit beschikbaar te maken om opnieuw voldoende controlezekerheid over uw jaarrekening 2020 te verkrijgen.

Boardletter 2020 | Gemeente Raalte

2101404E93/IK/ 11

Bevindingen interim controle

Boardletter 2020 | Gemeente Raalte

2101404E93/IK /12

Managementsamenvatting

Interim controle 2020

Bevindingen Overzicht en status van opvolging

Internebeheersingsomgeving Onze bevindingen in het kort

Bevinding Bevindingen Overzicht en status van opvolging

Functiescheiding sociale uitkeringen en verstrekkingen

Details per bevinding

Functiescheiding inkoopproces

Actualiteiten

COVID-19

Status 2019

Status 2020

Rechtmatigheid EU-aanbestedingen Functiescheiding memoriaalboekingen

Rechtmatigheidsverantwoording

Interne beheersing grondexploitatie Bijlagen

Data-analyse sociaal domein Bijlage A – Aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole Bijlage B – Reikwijdte van onze controle

Algemene IT-beheersmaatregelen (General IT Controls) Cybersecurity

Legenda: Nieuwe bevinding

Eerder gerapporteerde bevinding; niet opgelost

Eerder gerapporteerde bevinding; opvolging onderhanden

Bevinding opgelost / beheersing voldoende Boardletter 2020 | Gemeente Raalte

2101404E93/IK/ 13

Managementsamenvatting

Interim controle 2020

Bevindingen Functiescheiding sociale uitkeringen en verstrekkingen

Internebeheersingsomgeving Onze bevindingen in het kort

Bevindingen Overzicht en status van opvolging Details per bevinding

Actualiteiten

COVID-19

Rechtmatigheidsverantwoording

Bijlagen Bijlage A – Aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole Bijlage B – Reikwijdte van onze controle

Observatie Eén van de maatregelen die het kabinet gebruikt om ondernemers te steunen tijdens de coronacrisis is de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo). Het uitvoeren van Tozo is een taak van de gemeenten. De gemeente Raalte is op verzoek van het Rijk snel in actie gekomen. Vanwege de urgentie van de coronacrisis en de tijdsdruk bij de gemeente heeft bij het toekennen van de Tozo-uitkering geen onafhankelijke toets door een tweede medewerker plaatsgevonden. Hierdoor is geen functiescheiding tussen het beoordelen van de aanvraag en het afgeven van de beschikking. Binnen het sociaal domein wordt sterk gesteund op de controleverklaringen van de Sociale Verzekeringsbank (SVB) en de zorgaanbieders. Echter is de gemeente zelf verantwoordelijk voor de indicatiestelling en het afgeven van de beschikking. Wij hebben vastgesteld dat ook binnen dit proces van het verstrekken van sociale verstrekkingen in natura aan personen (PGB, WMO en Jeugd) geen sprake is van functiescheiding, hiermee ontbreekt het “vier-ogen-principe”. Risico Door het ontbreken van functiescheiding in het proces van het verstrekken van sociale uitkeringen in geld (Tozo-uitkeringen) en sociale verstrekkingen in natura aan personen (PGB, WMO en Jeugd) loopt de gemeente het risico dat de sociale uitkeringen en verstrekkingen en daarmee de lasten niet juist en/of niet rechtmatig zijn.

Aanbeveling Wij adviseren het college om het proces van het verstrekken van sociale uitkeringen en verstrekkingen zo in te richten dat te allen tijde een tweede functionaris de aanvraag/beschikking moet autoriseren. Zodat bij toekomstige uitkeringen en verstrekkingen altijd sprake is van het “vier-ogen-principe”. Voor de sociale uitkeringen in geld (Tozo-uitkeringen) en sociale verstrekkingen in natura aan personen (PGB, WMO en Jeugd) in 2020 vragen wij de gemeente om een Verbijzonderde Interne Controle (VIC) uit te voeren om vast te stellen of de lasten juist en rechtmatig zijn.

Nieuwe bevinding Boardletter 2020 | Gemeente Raalte

2101404E93/IK/ 14

Managementsamenvatting

Interim controle 2020

Bevindingen Functiescheiding inkoopproces

Internebeheersingsomgeving Onze bevindingen in het kort

Bevindingen Overzicht en status van opvolging Details per bevinding

Actualiteiten

COVID-19

Rechtmatigheidsverantwoording

Bijlagen Bijlage A – Aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole

Observatie Binnen het inkoopproces wordt geen functiescheiding afgedwongen tussen het verstrekken van opdrachten (bestellingen), het autoriseren van de prestatielevering en het goedkeuren van de facturen (lasten). In de financiële administratie (Civision) wordt niet afgedwongen dat iedere factuur door twee medewerkers wordt gecontroleerd en geautoriseerd, hiermee ontbreekt het “vier-ogen-principe”. Daarnaast zijn in Civision de budgethouders limieten niet opgenomen, waardoor het mogelijk is dat een budgethouder boven zijn budget facturen accordeert. Indien een factuur boven het limiet van de budgethouder ligt, moet deze handmatig worden doorgezet naar de tweede budgethouder dit wordt niet afgedwongen binnen het systeem. Risico Door het ontbreken van afgedwongen functiescheiding en het ontbreken van budgetlimieten in de digitale workflow loopt de gemeente het risico dat inkopen en daarmee de lasten niet in overeenstemming met de budgethoudersregeling worden verwerkt. Daarmee bestaat het risico dat de lasten niet juist en/of niet rechtmatig (interne regelgeving) zijn. Aanbeveling Wij adviseren de budgetlimieten te verwerken in de digitale workflow, zodat bij een overschrijding deze facturen automatisch worden doorgestuurd naar een tweede medewerker voor akkoord.

Ook adviseren wij de digitale workflow zo in te richten dat te allen tijde een tweede functionaris de factuur autoriseert. Voor de lasten in het boekjaar 2020 vragen wij het college een data analyse op de lasten en de uitputting van de budgetten uit te voeren om vast te stellen of aan de budgethoudersregeling is voldaan en de inkopen rechtmatig zijn.

Bijlage B – Reikwijdte van onze controle

Nieuwe bevinding Boardletter 2020 | Gemeente Raalte

2101404E93/IK/ 15

Managementsamenvatting

Interim controle 2020

Bevindingen Rechtmatigheid EU-aanbestedingen

Internebeheersingsomgeving Onze bevindingen in het kort

Bevindingen Overzicht en status van opvolging Details per bevinding

Actualiteiten

COVID-19

Rechtmatigheidsverantwoording

Bijlagen Bijlage A – Aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole Bijlage B – Reikwijdte van onze controle

Observatie In voorgaande jaren hebben wij u geadviseerd om in het proces van inkoop en aanbestedingen adequate preventieve interne beheersmaatregelen op te nemen in plaats van uitsluitend achteraf een interne controle uit te voeren op juiste naleving van de interne en externe aanbestedingsrichtlijnen middels een spend-analyse. Vorig jaar hebben wij vastgesteld dat hieraan in een aantal opzichten invulling is gegeven, bijvoorbeeld door het verder centraliseren van de aanwezige contracten en het per kwartaal uitvoeren van een analyse op crediteurniveau waarbij onbekend hoge crediteuren nagevraagd worden bij budgethouders. Tegelijkertijd stellen wij vast dat het contractenregister op dit moment nog niet volledig is en het vooraf aanvragen van een verplichting niet afgedwongen wordt binnen de huidige financiële administratie. Risico Wij constateren dat geen van de door u geïmplementeerde maatregelen afdwingt dat advies van de inkoopadviseurs ingewonnen moet worden of op een andere wijze afdwingt dat vooraf wordt gecontroleerd of een inkoop Europees aanbesteed moet worden. Hierdoor is het risico op onrechtmatige inkopen nog niet gemitigeerd. Daarnaast heeft u op deze wijze geen volledig zicht op uw aangegane verplichtingen, wat de betrouwbaarheid van de tussentijdse informatievoorziening beïnvloed.

Aanbeveling Wij adviseren u verdere preventieve beheersmaatregelen te implementeren waardoor gewaarborgd wordt dat inkopen rechtmatig worden aanbesteed. Deze preventieve beheersmaatregelen kunnen bestaan uit: •

Afdwingen dat voor iedere inkoop een verplichting wordt aangemaakt. Dit kan worden gehandhaafd door geen facturen van leveranciers te accepteren waar geen verplichtingennummer op is weergegeven.

•

Bestellingen boven een grensbedrag, die passend is binnen het aanbestedingsbeleid van de gemeente, automatisch via de inkoopadviseur in de workflow laten lopen zodat een aanbestedingsadvies ingewonnen wordt voor grote inkopen.

Eerder gerapporteerde bevinding; opvolging onderhanden Boardletter 2020 | Gemeente Raalte

2101404E93/IK/ 16

Managementsamenvatting

Interim controle 2020

Bevindingen Functiescheiding memoriaalboekingen

Internebeheersingsomgeving Onze bevindingen in het kort

Bevindingen Overzicht en status van opvolging Details per bevinding

Actualiteiten

COVID-19

Rechtmatigheidsverantwoording

Bijlagen Bijlage A – Aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole Bijlage B – Reikwijdte van onze controle

Observatie In voorgaande jaren hebben wij u gerapporteerd over het proces inzake het maken van memoriaalboekingen (correctieboekingen). Wij hebben geconstateerd dat functiescheiding is aangebracht in het proces van memoriaalboekingen. In de regel zullen memoriaalboekingen in de financiële administratie worden aangemaakt door een financiële medewerker en zal deze worden doorgeboekt door een tweede onafhankelijke functionaris (vier-ogen-principe). Wij hebben vastgesteld dat deze functiescheiding niet wordt afgedwongen binnen de financiële administratie waardoor het theoretisch mogelijk is dat één medewerker zowel een memoriaalboeking aanmaakt als doorboekt. Tijdens onze interim controle 2020 hebben wij vastgesteld dat door de gemeente een analyse is gemaakt van alle boekingen waarbij zowel de registreerder als de doorboeker eenzelfde functionaris betreft. Echter hebben wij vastgesteld dat de analyse niet volledig is uitgevoerd. De boekingen waarbij alleen een registreerder of doorboeker is opgenomen in de financiële administratie worden niet betrokken in de analyse. Tevens hebben wij vastgesteld dat één van deze memoriaalboekingen is gemaakt door de medewerker welke ook de analyse op functiescheiding achteraf uitvoert, hierdoor is per definitie geen sprake van functiescheiding.

Daarnaast kan de diepgang van analyse verder worden versterkt door elke controlestap duidelijk uit te werken en de geselecteerde boekingen zichtbaar te controleren aan de hand van de onderliggende brondocumentatie. Risico Wij constateren dat in het proces van het invoeren en doorboeken van memoriaalboekingen geen inhoudelijke controle wordt afgedwongen. Hierdoor bestaat het risico dat onjuiste memoriaalboekingen worden gemaakt.

Aanbeveling Wij hebben reeds vastgesteld dat u stappen heeft gezet om bovenstaand risico te mitigeren. Echter dekken geen van de door u geïmplementeerde beheersmaatregelen het risico in zijn geheel af. Wij adviseren u om de periodieke analyse van de functiescheiding binnen de memoriaalboekingen verder te versterken om het risico achteraf volledig te mitigeren. Dit door alle memoriaalboekingen te betrekken in de analyse en de analyse uit te laten voeren door een onafhankelijke medewerker. Daarnaast adviseren wij u om te onderzoeken of het risico ook preventief aan de voorkant van het proces kan worden beheerst. Bijvoorbeeld door de functiescheiding in de financiële administratie te implementeren zodat een inhoudelijke controle voorafgaand aan het doorboeken van de memoriaalboeking afgedwongen wordt.

Eerder gerapporteerde bevinding; opvolging onderhanden Boardletter 2020 | Gemeente Raalte

2101404E93/IK/ 17

Managementsamenvatting

Interim controle 2020

Bevindingen Interne beheersing grondexploitatie

Internebeheersingsomgeving Onze bevindingen in het kort

Bevindingen Overzicht en status van opvolging Details per bevinding

Actualiteiten

Observatie Een belangrijk onderdeel van de interne beheersing van de grondexploitatie betreft het vastleggen en controleren van de toekomstige prognoses. In voorgaande jaren hebben wij u geadviseerd om de eigen interne vastleggingen van het schattingsproces rondom de grondexploitatie te verbeteren. Ten tijde van de jaarrekeningcontrole 2019 hebben wij vastgesteld dat de gemeente het schattingsproces sterk heeft verbeterd door de prognoses te onderbouwing met positionpapers alsmede met het uitvoeren van scenarioanalyses bij het project Francicushof. Wij hebben gezien dat de uitgangspunten plausibel zijn en hebben geconstateerd dat er kritisch te werk is gegaan door de gemeente. Wij adviseren het opmaken van de positionpapers en de controle op de uitgangspunten standaard in het proces op te nemen, zodat dit jaarlijks voor de relevante grondexploitaties wordt uitgevoerd.

COVID-19

Rechtmatigheidsverantwoording

Bijlagen Bijlage A – Aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole Bijlage B – Reikwijdte van onze controle

Bevinding opgelost / beheersing voldoende Boardletter 2020 | Gemeente Raalte

2101404E93/IK/ 18

Managementsamenvatting

Interim controle 2020

Bevinding Data-analyse sociaal domein

Internebeheersingsomgeving Onze bevindingen in het kort

Bevindingen Overzicht en status van opvolging Details per bevinding

Actualiteiten

COVID-19

Rechtmatigheidsverantwoording

Bijlagen Bijlage A – Aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole

Observatie Een belangrijk onderdeel van de interne beheersing van het sociaal domein betreft het vaststellen van de kwaliteit en kwantiteit van de geleverde zorg. Vanwege de omvang van de zorg gerelateerde kosten is het van groot belang dat uw gemeente continue voldoende inzicht heeft in de ontwikkeling van de zwaarste, duurste en meest ingrijpende trajecten. Vorig jaar hebben wij u geadviseerd om meer gebruik te maken van de beschikbare data en diepgaande analyses uit te voeren op de zorg gerelateerde kosten. Wij hebben tijdens de interim-controle begrepen dat uw organisatie invulling aan dit advies heeft gegeven door een data-analist aan te stellen voor het bouwen van een lokaal dashboard waar middels data-analyse de zorgkosten gemonitord kunnen worden. Op dit moment wordt dit dashboard nog verder ontwikkeld en wordt onderzocht welke data nog meer nodig is om periodiek analyses uit te kunnen voeren om de zorgkosten te (blijven) beheersen. Risico Doordat (nog) niet optimaal gebruik wordt gemaakt van de beschikbare data en analyses heeft uw gemeente geen volledig inzicht in de ontwikkelingen van de zwaarste, duurste en meest ingrijpende interventies. Het risico bestaat dat uw gemeente niet tijdig bijstuurt (de-escalatie methode) teneinde de kosten in het sociaal domein te (blijven) beheersen.

Aanbeveling Wij adviseren het college de ontwikkelingen met betrekking tot data-analyses voort te zetten en verder te optimaliseren om zo de lasten in het sociaal domein te (blijven) beheersen. Data analyse helpt om de juiste vragen te stellen die leiden tot meer inzicht in de ontwikkeling en uitvoering van de zorg. Bijvoorbeeld door het verkrijgen van inzichten in de ontwikkeling van de zwaarste, duurste en meest ingrijpende interventies.

Bijlage B – Reikwijdte van onze controle

Eerder gerapporteerde bevinding; opvolging onderhanden Boardletter 2020 | Gemeente Raalte

2101404E93/IK/ 19

Managementsamenvatting

Interim controle 2020

Bevindingen Algemene IT-beheersmaatregelen (General IT Controls)

Internebeheersingsomgeving Onze bevindingen in het kort

Bevindingen Overzicht en status van opvolging Details per bevinding

Actualiteiten

COVID-19

Rechtmatigheidsverantwoording

Bijlagen Bijlage A – Aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole Bijlage B – Reikwijdte van onze controle

Observatie en risico In 2020 hebben wij follow-up IT-audit werkzaamheden uitgevoerd als onderdeel van de jaarrekeningcontrole 2020. Het doel van deze werkzaamheden was om de actuele status van de beheersing omtrent de –voor de jaarrekeningcontrole relevante – systemen van de gemeente Raalte in kaart te brengen: te weten SAP (financiële administratie) en Suite 4 Werk & Inkomen (uitkeringen administratie). De afgelopen jaren heeft de gemeente in DOWR verband stappen gezet in een betere beheersing van de IT-omgeving, deze tendens is in 2020 doorgezet. Zo is het proces van instroom-doorstroom-uitstroom van medewerkers verder geoptimaliseerd en heeft het stappen ondernomen in het beheer van het financiële systeem SAP door deze taken uit te besteden aan Pink Roccade. Ondanks de stappen die u als gemeente heeft gezet, kunnen wij nog niet steunen op de interne beheersing van uw geautomatiseerde omgeving en de daarmee samenhangende betrouwbaarheid van het lijstwerk. Hier zullen wij net als afgelopen jaren met onze jaarrekeningcontrole aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden op verrichten. Aanbeveling Ondanks de positieve ontwikkeling in de afgelopen jaren concluderen wij dat de opzet en het bestaan van de General IT Controls op een aantal vlakken verder verbeterd kan worden. In het bijzonder vragen wij aandacht voor:

1. De interne beheersing van de beheertaken rondom SAP na de uitbesteding aan PinkRoccade. De gemeente blijft verantwoordelijk voor een adequate beheersing van de systemen. Wij hebben begrepen dat met PinkRoccade een SLA is afgesloten. Echter naar aanleiding van ons gesprek tijdens de interim-controle is gebleken dat de afspraken nog niet in lijn zijn met de verwachtingen van de DOWR-gemeenten en de DOWR-I onderzoekt momenteel de mogelijkheden om nieuwe afspraken te maken. Daarnaast adviseren wij periodiek de naleving van de afspraken (inclusief verantwoording van PinkRoccade aan de gemeente) vast te stellen, de ISAE3402-rapportage is hiervoor het meeste geëigende middel. Wij hebben begrepen dat deze aanbeveling inmiddels is opgepakt en van PinkRoccade een ISAE3402-rapportage zal worden ontvangen. 2. Verbeteren van de beheersing van het rechtenbeheer binnen de financiële applicaties. Wij hebben geconstateerd dat de gemeente diverse alternatieve beheersmaatregelen getroffen heeft om de risico’s van het doorbreken van de controle technische functiescheiding rondom kritische processen (zoals betalingen) te mitigeren. Wij adviseren een risicoanalyse op te stellen waarin de risico’s binnen de kritische processen worden beschreven en daarbij te bepalen of de huidige set van beheersmaatregelen afdoende is om deze risico’s te mitigeren.

Eerder gerapporteerde bevinding; opvolging onderhanden Boardletter 2020 | Gemeente Raalte

2101404E93/IK/ 20

Managementsamenvatting

Interim controle 2020

Bevindingen Cybersecurity

Internebeheersingsomgeving Onze bevindingen in het kort

Bevindingen Overzicht en status van opvolging Details per bevinding

Actualiteiten

COVID-19

Rechtmatigheidsverantwoording

Bijlagen Bijlage A – Aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole Bijlage B – Reikwijdte van onze controle

Observatie en risico De methodes die internetcriminelen hanteren om toegang te krijgen tot de systemen en data van Nederlandse gemeenten of van individuele ambtenaren worden steeds sluwer en doortastender. De technische beheersingsmaatregelen om cyber incidenten te voorkomen moeten daarom van voldoende niveau zijn. In de praktijk blijkt echter ook dat enkel technische beveiliging vaak onvoldoende bescherming biedt tegen het gebruik van malware (schadelijke software) en social engineering (bv. phishingmails). De gemeente Raalte is zich bewust van de risico’s en heeft de afgelopen jaren in DOWR verband veel geïnvesteerd om het niveau van de interne beheersing omtrent de cyber risico’s sterkt te verbeteren. Uw gemeente heeft in DOWR verband veel acties ondernomen om de hardening van de securityorganisatie technisch naar voldoende niveau te brengen. Dit is het treffen van maatregelen om incidenten (zoals onrechtmatig toegang krijgen tot de systemen) te voorkomen. De DOWR-I is momenteel stappen aan het zitten richting het volgende niveau van beheersing, waarbij incidenten gedetecteerd kunnen worden en passende maatregelen getroffen kunnen worden. De belangrijkste ontwikkeling hierin is de implementatie van het Security Information & Event Management (SIEM). In samenwerking met de VNG en KPN is de gemeente in 2020 koploper gebleven met de implementatie van het SIEM.

Aanbeveling Voor de verdere doorontwikkeling van de beheersing van de cybersecurity risico’s vragen wij nog aandacht voor: 1. In het Informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente zijn de doelstellingen beschreven die op basis van de BIO zijn opgesteld en vastgesteld door het college. Uw gemeente heeft in 2020 een aftrap gedaan in het formuleren van kritieke prestatieindicatoren (kpi) om de realisatie van de doelstellingen te toetsen. Het verdiend de aanbeveling deze kpi’s te formaliseren zodat periodiek de voortgang van het behalen van de doelstellingen door de gemeente getoetst kan worden. 2. Het voortzetten van het huidige plan in de doorontwikkeling van het Security Information & Event Management om de detectie en response op cybersecurity issues te versterken. Wij benadrukken het belang van de SIEM en de tijd en aandacht die benodigd is om tot een effectieve implementatie hiervan te komen. Tenslotte geven wij nog het volgende mee: In 2020 is op basis van risicoclassificatie een analyse uitgevoerd op externe partijen die een belangrijke rol spelen in de IT-beheersing van uw gemeente. Wij raden aan deze analyse uit te breiden naar het volledige spectrum van externe partijen die relevant zijn voor de IT-beheersing. Daarnaast raden wij aan om contractmanagement DOWR-I een vast onderdeel te maken van het beslissingsproces bij nieuwe contracten en dit te waarborgen in procedures.

Eerder gerapporteerde bevinding; opvolging onderhanden Boardletter 2020 | Gemeente Raalte

2101404E93/IK/ 21

Actualiteiten

Boardletter 2020 | Gemeente Raalte

2101404E93/IK22

Managementsamenvatting

Interim controle 2020

Actualiteiten COVID-19

Internebeheersingsomgeving Onze bevindingen in het kort

Bevindingen Overzicht en status van opvolging Details per bevinding

Actualiteiten

COVID-19

Rechtmatigheidsverantwoording

Bijlagen Bijlage A – Aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole Bijlage B – Reikwijdte van onze controle

Het COVID-19 virus heeft in 2020 een grote impact gehad op de Nederlandse samenleving. Ook de gemeente Raalte ondervindt de gevolgen van dit virus. Wij hebben kennis genomen van uw zomernota, waarin de eerste effecten en bijgestelde prognoses nader zijn toegelicht. Tijdens de interim controle hebben we samen met uw medewerkers stilgestaan bij de gevolgen voor enerzijds de processen binnen uw organisatie (zijn processen veranderd doordat medewerkers op afstand werken) en anderzijds de jaarrekening en de controle daarop. Op basis van de gesprekken die wij hebben gevoerd constateren wij dat de impact als gevolg van thuiswerken op de processen beperkt is, onder andere doordat processen al grotendeels digitaal plaatsvinden en personeel al flexibel werkte vóór de coronacrisis. In dit onderdeel van de boardletter beschrijven wij de impact op de jaarrekening en onze controle. Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers Eén van de maatregelen die het kabinet gebruikt om ondernemers te steunen tijdens de coronacrisis is de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo). Deze regeling vult het inkomen van zelfstandige ondernemers aan tot het sociaal minimum indien het inkomen van de zelfstandig ondernemer door de coronacrisis onder het sociaal minimum daalt. Het uitvoeren van Tozo is een taak van de gemeenten.

Uw gemeente maakt grofweg twee categorieën kosten: de uitkeringskosten en uitvoeringskosten. Het rijk vergoedt in beginsel alle kosten die gemeenten moeten maken. De Tozo-regeling leidt hierdoor tot een last in de jaarrekening met daar tegenover de rijksvergoeding ervan. De gemeente Raalte is vanwege de urgentie van de coronacrisis voortvarend aan de slag gegaan met de eerste tranche Tozo verstrekkingen. Vanwege de tijdsdruk die aanwezig was bij het uitrollen van deze regeling en het feit dat de algemene maatregel van bestuur (AMvB) Tozo pas tijdens de looptijd van de eerste tranche is gepubliceerd, kan de gemeente Raalte mogelijk niet altijd volledig zijn in de controle van alle voorwaarden van de eerste tranche. De minister van SZW vindt het onbillijk om gemeenten hier financieel op af te rekenen1, omdat de problematiek mede het gevolg is van een verzoek van het Rijk aan gemeenten om bij de eerste tranche snel in actie te komen. 1 https://vng.nl/sites/default/files/2020-10/communicatie-rechtmatigheid-en-financiele-verantwoording-tozo-richting-

gemeenten.pdf

Boardletter 2020 | Gemeente Raalte

2101404E93/IK/ 23

Managementsamenvatting

Interim controle 2020

Actualiteiten COVID-19

Internebeheersingsomgeving Onze bevindingen in het kort

Bevindingen Overzicht en status van opvolging Details per bevinding

Actualiteiten

COVID-19

Rechtmatigheidsverantwoording

Bijlagen Bijlage A – Aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole Bijlage B – Reikwijdte van onze controle

Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Vervolg) De Tozo kent verschillende rechtmatigheidseisen. Voor wat betreft de eerste tranche is besloten – mede met het oog op de ‘hardheidsclausule’ – een strikt onderscheid te maken tussen fundamentele rechtmatigheidseisen, belangrijke rechtmatigheidseisen en formele rechtmatigheidseisen. Het onderscheid tussen fundamentele en belangrijke rechtmatigheidseisen is gemaakt omdat fouten en onzekerheden ten aanzien van deze eisen verschillende consequenties hebben voor de Rijksvergoeding. Rechtmatigheidsfouten en –onzekerheden inzake belangrijke rechtmatigheidseisen worden onder voorwaarden onder de werking van de hardheidsclausule gebracht. Daarmee kan worden voorkomen dat fouten en onzekerheden ten aanzien van de belangrijke rechtmatigheidseisen tot een korting op de Rijksvergoeding leiden. Van gemeenten wordt echter verwacht dat zij geconstateerde tekortkomingen in het proces van uitkeringsverstrekking opheffen om het aantal fouten en onzekerheden zoveel mogelijk te reduceren. Het voldoen aan de fundamentele rechtmatigheidseisen is essentieel voor zowel de beoordeling van de rechtmatigheid als voor het in aanmerking komen voor vergoeding vanuit het Rijk. Aan nakoming hiervan wordt onverkort vastgehouden.

Voor de rechtmatigheidscontrole van de gemeentelijke jaarrekening an sich speelt het onderscheid tussen fundamentele en belangrijke rechtmatigheidseisen geen rol. Alle tekortkomingen met betrekking tot de rechtmatigheid van de Tozo zijn van belang voor de gemeentelijke jaarrekening. Uw gemeente verantwoordt zich achteraf, na afloop van het uitvoeringsjaar, op de gebruikelijke wijze (via het systeem van Single Information Single Audit: SiSa) aan het Rijk over de gedane bestedingen en de bijbehorende baten. Uw gemeente heeft de mogelijkheid om de nodige controle- c.q. herstelacties direct uit te voeren door bijvoorbeeld gebruik te maken van landelijke data-analyses van het inlichtingen bureau. Het is echter van belang deze acties tijdig uit te voeren zodat deze herstelacties meegenomen kunnen worden in de jaarrekeningcontrole 2020. Wij adviseren u december 2020 te benutten voor herstelacties. Continuïteitsbijdragen zorginstellingen Zorginstellingen hebben sinds de uitbraak van de coronacrisis te maken gekregen met een daling van opbrengsten als gevolg van het niet fysiek kunnen leveren van zorg aan cliënten in de WMO en de Jeugdzorg. De gemeente Raalte heeft besloten de zorgaanbieders te compenseren voor de omzetderving vanwege corona door een gegarandeerde omzet.

Belangrijk ten aanzien van deze bijdragen is dat uw gemeente monitort en vaststelt dat zorginstellingen recht hebben op deze bijdrage (en bijvoorbeeld niet dubbel worden gecompenseerd uit hoofde van de NOW-regeling).

Boardletter 2020 | Gemeente Raalte

2101404E93/IK/ 24

Managementsamenvatting

Interim controle 2020

Actualiteiten COVID-19

Internebeheersingsomgeving Onze bevindingen in het kort

Bevindingen Overzicht en status van opvolging Details per bevinding

Actualiteiten

COVID-19

Rechtmatigheidsverantwoording

Bijlagen Bijlage A – Aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole

Leningen u/g en gewaarborgde geldleningen De gemeente Raalte heeft een aantal leningen verstrekt en staat daarnaast ook voor een aantal leningen garant. Wij hebben met uw gemeente besproken of en in welke mate er mogelijk sprake zal zijn van mogelijke oninbaarheid van uitgezette leningen of dat derden aanspraak gaan maken op garantiestellingen die uw gemeente heeft afgegeven. Op basis van de leningportefeuille van de gemeente en de aard van de afgegeven garanties veronderstellen wij hier geen verhoogd (controle)risico voor de jaarrekening 2020. Wij hebben de gemeente wel verzocht de volwaardigheid van uitgezette leningen en garanties continu te blijven monitoren. Subsidieverstrekkingen en vaststellingen De gemeente Raalte verstrekt jaarlijks subsidies aan verschillende instellingen. Vooruitlopend op de jaarrekeningcontrole 2020 willen wij u vragen om een risicogerichte analyse te maken en daarbij per doelgroep (cultuur, sport, welzijn, etc.) te evalueren of de betreffende groep geraakt is door Covid-19 en of er eventueel overgegaan moet worden tot het terugvorderen van (een deel van) de subsidie. Indien blijkt dat een bedrag teruggevorderd dient te worden, vragen wij u om een beste schatting te maken per balansdatum van de terug te vorderen positie en daarvoor een nog te ontvangen bedrag in de balans op te nemen.

Voorziening dubieuze debiteuren Als gevolg van de uitbraak van Covid-19 hebben veel ondernemingen liquiditeitsproblemen. Dit kan leiden tot een forse stijging in uw debiteurenpositie per einde boekjaar. Wij willen u in het kader van de jaarrekeningcontrole 2020 vragen om een uitgebreide analyse op te stellen inzake de waardering en inbaarheid van uw debiteurenpositie per balansdatum. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor kwijtscheldingen op het gebied van huur en belastingen.

Bijlage B – Reikwijdte van onze controle

Boardletter 2020 | Gemeente Raalte

2101404E93/IK/ 25

Managementsamenvatting

Interim controle 2020

Actualiteiten Rechtmatigheidsverantwoording

Internebeheersingsomgeving Onze bevindingen in het kort

Bevindingen Overzicht en status van opvolging Details per bevinding

Actualiteiten

Rechtmatigheidsverantwoording Uw gemeente moet naar verwachting vanaf het boekjaar 2021 een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarstukken. De Tweede Kamer behandelt het wetsvoorstel in december 2020. De tekst van de rechtmatigheidsverantwoording, die in de jaarrekening opgenomen moet worden, is reeds gepubliceerd door de commissie BBV. Tevens is medio december de Notitie Rechtmatigheidsverantwoording ter consultatie gepubliceerd op de website van de commissie BBV. In de paragraaf Bedrijfsvoering in het jaarverslag komt een nadere toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording. De commissie BBV komt naar verwachting eind 2020 met een publicatie over wat in deze toelichting minimaal verplicht is en wat verder in de toelichting opgenomen kan worden. De uitgangspunten voor de rechtmatigheidsverantwoording zijn als volgt:

COVID-19

•

De rechtmatigheidsverantwoording is een onderdeel van de jaarrekening. Dit is een te hanteren standaardtekst waarin alleen op hoofdlijnen eventuele onrechtmatigheden boven de zogenaamde verantwoordingsgrens moeten worden opgesomd.

Rechtmatigheidsverantwoording

•

De toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording komt in de paragraaf Bedrijfsvoering van het jaarverslag. Het college heeft hier meer vrijheid om eventuele onrechtmatigheden toe te lichten.

•

De gemeenteraad stelt een verantwoordingsgrens tussen 0% en 3% vast. De verantwoordingsgrens is het bedrag waarboven het college de raad moet informeren over geconstateerde fouten en onduidelijkheden inzake rechtmatigheid.

•

De scope is gelijk aan de financiële rechtmatigheid zoals nu reeds is uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV. Het gaat alleen om de rechtmatigheidscriteria die geen getrouwe beeldcriteria zijn (voorwaarden-, begrotings-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik-criterium).

Bijlagen Bijlage A – Aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole Bijlage B – Reikwijdte van onze controle

Onderstaand zijn de voornaamste gevolgen voor de accountantscontrole opgenomen: •

De accountant verklaart dat de door het college opgestelde rechtmatigheidsverantwoording getrouw is (met 1% goedkeuringstolerantie). Deze verklaring wordt onderdeel van het getrouwheidsoordeel. Het separate oordeel over rechtmatigheid, zoals we dat kennen in de huidige controleverklaring, vervalt vanaf 2021.

•

Rechtmatigheidsfouten en -onzekerheden hebben geen effect meer op het oordeel van de accountant. Wanneer de rechtmatigheidsverantwoording geen getrouw beeld geeft van de rechtmatigheidsfouten en -onzekerheden, uitgaande van de door de gemeenteraad vastgestelde verantwoordingsgrens, heeft dit invloed op het accountantsoordeel in de controleverklaring. Boardletter 2020 | Gemeente Raalte

2101404E93/IK/ 26

Managementsamenvatting

Interim controle 2020

Actualiteiten Rechtmatigheidsverantwoording

Internebeheersingsomgeving Onze bevindingen in het kort

Bevindingen Overzicht en status van opvolging Details per bevinding

Rechtmatigheidsverantwoording (Vervolg) De voornaamste gevolgen voor de gemeente zijn: •

Het college van uw gemeente treedt in overleg met de raad over de te hanteren verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording.

•

Uw gemeente identificeert de belangrijkste rechtmatigheidsrisico’s in aansluiting op de toetsingscriteria, en neemt deze op in een controleplan. Voorts moet worden bepaald op welke wijze deze rechtmatigheidsrisico’s worden afgedekt (via systeemgerichte en gegevensgerichte (verbijzonderde) controles). Het controleplan moet met het college van B&W worden afgestemd en structureel worden ingebed in de P&C-cyclus.

•

Uw gemeente dient rekening te houden met eventuele verbonden partijen (m.n. gemeenschappelijke regelingen) waarvan de fouten en onzekerheden meegenomen moeten in de rechtmatigheidsverantwoording van de gemeente. Dit geldt met name voor gemeenschappelijke regelingen die taken in mandaat uitvoeren, zoals het geval is bij serviceorganisaties (belastingen, salarissen) en bij gemeenschappelijke regelingen die zich richten op de uitvoering van de Participatiewet.

Actualiteiten

COVID-19

Rechtmatigheidsverantwoording

Bijlagen

Wij helpen uw gemeente graag met het verder vormgeven van de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording.

Bijlage A – Aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole Bijlage B – Reikwijdte van onze controle

Boardletter 2020 | Gemeente Raalte

2101404E93/IK/ 27

Bijlagen

Boardletter 2020 | Gemeente Raalte

2201404E93/IK/28

Managementsamenvatting

Interim controle 2020

Bijlage A Aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole

Internebeheersingsomgeving Onze bevindingen in het kort

Bevindingen Overzicht en status van opvolging

Op basis van onze kennis die wij van de gemeente Raalte hebben verkregen bij onze voorgaande controle, onze risicoanalyse, de uitgevoerde interim-controle 2020, actuele ontwikkelingen en overige aandachtsgebieden, onderkennen wij de volgende belangrijke aandachtspunten die van belang zijn voor een efficiënte jaarrekeningcontrole en een tijdige afronding: •

Bij de start van de jaarrekeningcontrole verwachten wij dat de conceptjaarstukken gereed zijn en zichtbaar zijn gecontroleerd aan de hand van de checklist jaarverslaggeving en het modelrapport 2020.

•

Het tijdig opleveren van een juist en volledig controledossier waarop een zichtbare interne controle heeft plaatsgevonden.

•

Alle balansposten, transactiestromen en toelichtingen in de jaarrekening zijn voor aanvang van de jaarrekeningcontrole (of voorcontrole) door de gemeente Raalte zichtbaar gecontroleerd en eventuele correcties naar aanleiding van deze beoordeling zijn verwerkt in het controle-exemplaar van de jaarrekening.

•

Belangrijkste schattingsposten in de jaarrekening (de voorzieningen, de waardering van de grondexploitatieprojecten) zijn bij de start van de jaarrekeningcontrole onderbouwd in een position paper en zichtbaar gecontroleerd door een tweede medewerker.

Details per bevinding

Actualiteiten

COVID-19

Rechtmatigheidsverantwoording

Bijlagen Bijlage A – Aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole Bijlage B – Reikwijdte van onze controle

Boardletter 2020 | Gemeente Raalte

2101404E93/IK/ 29

Managementsamenvatting

Interim controle 2020

Bijlage B Reikwijdte van onze controle

Internebeheersingsomgeving Onze bevindingen in het kort

Bevindingen Overzicht en status van opvolging Details per bevinding

Actualiteiten

COVID-19

Rechtmatigheidsverantwoording

Bijlagen Bijlage A – Aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole Bijlage B – Reikwijdte van onze controle

Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel over de jaarrekening van 2020, teneinde vast te stellen dat deze een getrouw beeld geeft van de financiële positie van de gemeente Raalte, met inachtneming van de wettelijke bepalingen van het Besluit Begroting en Verantwoording. Een jaarrekeningcontrole heeft niet als doel om enige zekerheid te geven over de kwaliteit van de interne organisatie. De jaarrekening-controle bestaat uit een combinatie van controlewerkzaamheden, waaronder een risicoanalyse, analytische procedures, detailcontroles en het testen van de interne controle die is gerelateerd aan en relevant voor de controle. Wij richten ons hierbij alleen op de interne-controleomgeving die relevant is voor ons oordeel over de jaarrekening. Dit rapport is gebaseerd op onze interim-controle als onderdeel van de jaarrekeningcontrole 2020. Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie is uitgevoerd in het kader van de door uw gemeenteraad verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening.

De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen nemen wij de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe en rechtmatige beeld daarvan, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing. Hierdoor is onze analyse en evaluatie beperkter dan deze zou zijn geweest in het kader van een opdracht tot het geven van een oordeel omtrent de opzet, het bestaan en de efficiency van de interne beheersing als geheel en bestrijkt deze daarom niet noodzakelijkerwijs alle in de interne organisatie vervatte tekortkomingen. Daarnaast is onze controle niet specifiek gericht op het ontdekken van fraude. Indien wij aangesteld zouden zijn om fraudeonderzoek uit te voeren, zouden wij wellicht additionele bevindingen en observaties hebben gerapporteerd dan die welke nu zijn opgenomen in deze boardletter.