bijlage bij RvO 2021

Griffie krijgt (van intern of extern) verzoek om voorlichting, informatie/presentatie te mogen geven. Of voor werkbezoek.

Griffie verifieert: Is deze gebaseerd op eerder verzoek vanuit raad of agendacommissie?

Ja

College of AO levert memo of beleidsstuk aan

Naar agendacommissie.

Agendacommissie besluit: inplannen?

Nee

Griffie informeert aanvrager

Zie *1a en 1b

Ja

Op initiatief van aanvrager

Nee

Wordt raadsbesluit gevraagd? Griffie vraagt uit (leidend tot een notitie aan de agendacommissie): 1. Doel 2. Aanleiding. 3. Urgentie. 4 Beoogde vorm. 5. Geschatte duur. 6. Wat wordt van de raad of college verwacht 7. Wat is het beoogd vervolg.

Griffie plant nog niet in. Legt eerst voor aan agendacom missie

Nee, of nog niet

Alleen presentatie?

Is (naar idee 1 der fracties) beeldvorming en/of debat nodig?

Van belang voor hele raad? (Agendacommissie beslist hierover) Nee Ja

Voor fractiespecialisten?

Ja

Bijeenkomst plannen voor hele raad. (Elke fractie bepaalt aanwezigheid).

Ja

Zie *4

Is Rond de tafelgesprek een passende setting?

Nee

Rond-detafelgesprek

Zie *3

Nee

Ja

Nee

Direct naar besluitvormend raadsvergadering Nee

Zie *2

Is (naar idee 1 der fracties) beeldvorming en/of debat in Rond –detafelsetting nodig?

Nee

Ja

Is (naar idee 1 der fracties) opiniërend debat in raadsvergadering nodig? Ja

Ja

Opiniërend debat raadsvergadering. Daarna: i.p. besluitvormend in opvolgende raad.

Inplannen voor RdTgesprek, zonder datum raadsvergadering.

Inplannen voor zowel RdT-gesprek als raadsvergadering.

Is er een gewenst of maximum tijdpad aan de orde? Nee

Zijn aanwezigen van mening dat er een beleidsmatig vervolg moet komen?

Ja

Ja

Zie *4

Aan slot van RdT-gesprek checkt de voorzitter: kan dit naar de raad?

Ja

Nee Geen vervolg

Voorzitter van de bijeenkomst brengt deze visie (via griffie) naar agendacommissie.

Deelnemers geven (via voorzitter en griffie) advies aan agendacommissie over vervolg.

Hoofdlijn A: elke twee weken is er om 19.30 uur een raadsvergadering. Elke raadsvergadering begint (na opening/agenda/inlichtingen met besluitvormend debat, gevolgd door agenda met opiniërend debat. Hoofdlijn: na opiniërende bespreking in raad twee weken later besluitvormend in de raad, tenzij raad expliciet anders besluit. Hoofdlijn B: Rond-de-tafel gesprekken worden primair gepland op donderdagen, aansluitend aan de raadsvergaderingen. Algemene informatie-avonden, presentaties voor hele raad, en andere activiteiten worden primair gepland op de donderdagavonden in de tussenliggende weken. De agendacommissie is het bevoegd gremium te besluiten hiervan af te wijken. Hoofdlijn C: Presentaties en Onderwerpen met een grote maatschappelijke impact worden bij voorkeur niet gelijktijdig gepland. Alternatief zijn a) op twee avonden of b) na elkaar op één avond.

*1a *1b *2 *3 *4 :

Maak bij besluit in te plannen een afspraak wie de regie voert over de vorm/uitvoering: Wat wordt van college verwacht, wat van raad, wat van griffie. Basisregel: initiatiefnemer heeft regie, tenzij anders afgesproken. Sta even stil of het onderwerp de eerstvolgende raad of RdT moet, of kan deze iets verder in de tijd worden gezet. Indien laatste: griffie plaatst op LTA Basis: staat beeldvorming op voorgrond: RdT. Staat opinie/debat op voorgrond: Opiniërende raad. Bij twijfel bij een of meerdere partijen: RdT. Voorzitter vat (met ondersteuning van griffie) op het eind samen wat de afspraken zijn, inclusief wat daarbij van organisatie, college of griffie verwacht wordt. Griffie plant de onderwerpen van de RdT ‘geclusterd’, gericht op minder wisselingen in tafelbezetting van zowel wethouders als raadsleden.