Bijlage 3b Dimpact-Kwartaalrapportage Q1 2023

Dimpact kwartaalrapportage

Q1 2023

Leeswijzer Deze rapportage wordt elk kwartaal opgesteld en aangeboden aan de leden, de medewerkers van Dimpact en de RvC. Het doel is een éénduidige rapportage over de voortgang van de ontwikkelingen van de vereniging. De rapportage bestaat uit 3 dashboards: 1: Operatie 2: Programma’s en projecten

3: Doelstellingen 2023 Voor meer detail en toelichting over deze dashboards, verwijzen wij u naar de bijlagen 1, 2 en 3. Aan de hand van indicatoren en voortgang is de status van een onderwerp weergegeven: Indicator ⚫ Onder control • Dashboards Operatie en Doelstellingen 2022: in de rapportage is geen toelichting opgenomen • Dashboard Programma’s en projecten: in de rapportage is een toelichting opgenomen.  Aandacht vereist: in de rapportage is een toelichting opgenomen. ◆ Maatregelen vereist: in de rapportage is een toelichting opgenomen. Voortgang De voortgang laat zien hoe de huidige situatie zich verhoudt tot de vorige rapportage.  Status is verbeterd (bijvoorbeeld van ◆ naar ). ➔ Status is gelijk gebleven.  Status is verslechterd (bijvoorbeeld van ⚫ naar ). √ Onderdeel afgerond of doelstelling gerealiseerd. Toelichting Indicatoren  , ◆ ,  , , √ worden in de rapportage verder toegelicht. Indicator √ met toelichting blijft tot het eind van het jaar zichtbaar.

Dashboard operatie Governance

➔

Leden

➔ Organisatieopgave

Beheer producten & diensten

➔

Financiën

➔

➔

 Status is verbeterd. ➔ Status is gelijk gebleven.  Status is verslechterd.

√ Onderdeel afgerond of doelstelling gerealiseerd. Groen: onder controle. Oranje: aandacht vereist. In de rapportage is een toelichting opgenomen. Rood: maatregelen vereist. In de rapportage is een toelichting opgenomen.

Dashboard programma's en projecten Beyond23 - Solution

➔

Groen: onder controle. Oranje: aandacht vereist. In de rapportage is een toelichting opgenomen. Rood: maatregelen vereist. In de rapportage is een toelichting opgenomen.

Beyond23 - Business Change

 Status is verbeterd. ➔ Status is gelijk gebleven.  Status is verslechterd.

√ Onderdeel afgerond of doelstelling gerealiseerd.

➔

Projecten

➔

Dashboard doelstellingen 2023 Relatiebeheer

➔

Wat zou het mooi zijn als…

Indicator

Voortgang

Wat zou het mooi zijn als…

…de medewerkers met tevredenheid werken bij Dimpact en dit uitdragen.

...de tevredenheid onder de leden over de samenwerking met Dimpact toeneemt t.o.v. het voorgaande jaar omdat we de feedback van de leden ten harte hebben genomen.

⚫

➔

… medewerkers de jaarlijkse P&C (planning & control) cyclus kennen en hierop acteren.

... de vereniging groeit in de breedte en het portfolio intensiever gebruikt wordt ⚫

...meer gemeenten meedoen op de oplossing zodat de kosten per deelnemer omlaag gaan.

⚫

Voortgang

⚫

➔

⚫

➔

⚫

➔

➔ ….Dimpact zich in de arbeidsmarkt neerzet als een energierijke, inspirerende en innovatief samenwerkingsverband.

... we efficiënt en effectief onze invloed organiseren in de belangrijkste communities langs drie lijnen 1) portfolio 2) landelijke ontwikkelingen 3) samenwerkingen.

⚫

➔

⚫

➔

➔

… Dimpact intern en extern uitdraagt wat haar meerwaarde is.

... de ambtelijke top van alle leden actief betrokken zijn bij de strategische richting van de vereniging.

⚫

➔

Innovatie en vernieuwing Wat zou het mooi zijn als…

Indicator

√

… het innovatiebudget een duidelijke bijdrage levert aan kansrijke initiatieven

⚫

… we een gedragen visie op optimale dienstverlening hebben

⚫

➔

… er een duidelijk portfolio proces is waarin producten als projecten in samenhang worden aangestuurd



➔

… de Dimpact doelarchitectuur bij de leden tussen de oren zit en gedragen wordt en dat bovendien de route (roadmap) ernaar toe bekend is en wordt gevolgd bij elk project, elke ontwikkeling en implementatie.

⚫

➔

--- De projecten volledig in kaart zijn gebracht en transparant in beeld zijn voor zowel in- als extern gebruik.

⚫

Wat zou het mooi zijn als… … er een hoge producttevredenheid is (doorontwikkeling en beheer) over het totale productportfolio

➔

➔

Continuïteit

Voortgang

… de funnel vanzelfsprekend wordt toegepast.

Indicator

Voortgang

-

➔

⚫

➔

⚫

➔

⚫

➔

⚫

➔

➔ … we PodiumD in beheer hebben genomen.

Groen: onder controle. Oranje: aandacht vereist. In de rapportage is een toelichting opgenomen. Rood: maatregelen vereist. In de rapportage is een toelichting opgenomen.

Indicator

➔ … medewerkers en leden op een goede en gebruiksvriendelijke manier informatie kunnen delen, opslaan en vinden.

... we op een proactieve manier sturen op samenwerking bij gemeenten en de ambitie van gemeenten en wat de vereniging (aan)biedt verbinden.

➔

Bedrijfsbureau

➔

 Status is verbeterd. ➔ Status is gelijk gebleven.  Status is verslechterd.

√ Onderdeel afgerond of doelstelling gerealiseerd.

… we contractmanagement op orde hebben.

… we de eerste stappen maken richting ISO certificering.

… we ons hebben ontwikkeld tot productowners die deze rol voor Dimpact leden op een herkenbare manier invullen

Bijlage 1 Rapportage ‘operatie’ Q1 2023 Doe je mee?

Governance

➔

De besturing van de opgaven uit de strategie zijn we binnen onze vereniging verder aan het inrichten en operationaliseren.

Onderwerp Vereniging



➔

Hiervoor optimaliseren we projectmanagement, portfoliomanagement, architectuur management en de governance.

Projectmanagement

⚫

➔

Portfoliomanagement



➔

Portfolioraad



➔

Architectuur management

⚫

➔

Architectuurraad

⚫

➔

Commissie Strategie & Beleid

⚫

➔

Innovatiemanagement

⚫

➔

⚫ Onder controle.  Aandacht vereist. In de rapportage is een toelichting opgenomen. ◆ Maatregelen vereist. In de rapportage is een toelichting opgenomen.

Indicator Voortgang

 Status is verbeterd. ➔ Status is gelijk gebleven.  Status is verslechterd.

√ Onderdeel afgerond of doelstelling gerealiseerd.

Governance Vereniging  ➔ De ambtelijke top is op dit moment onvoldoende betrokken bij de strategische richting van onze vereniging. Samen met o.a. onze leden en commissie strategie en beleid werken we aan een voorstel om te kijken op welke manier we dit wel kunnen realiseren. Portfoliomanagement ➔ In Q1 2023 is de opdracht verstrekt aan een externe advies organisatie om ons te adviseren over de inrichting en het in samenhang brengen van project- en product- portfoliomanagement. De afronding zal in Q2 plaatsvinden. De tussenoplevering in maart was nog niet conform onze verwachting, wat zorgwekkend is als de oplevering begin Q2 moet plaatsvinden. Een gesprek staat gepland. Voorgenomen projecten komen via het portfolioproces op de agenda van Portfolioreview en Portfolioraad. Portfolioraad  ➔ De bezetting van de portfolioraad is een op dit moment een aandachtspunt. De werving voor minimaal 2 extra leden is gestart. Aankomende week is er een gesprek met een potentieel nieuw lid. De portfolioraad is het afgelopen kwartaal beter in positie gekomen en kan haar rol beter uitvoeren. ◄ Terug naar dashboard

➔ Voor de leden van Dimpact wordt het beheer uitgevoerd van de verschillende producten en diensten. De continuïteit van deze dienstverlening is van belang voor de aangesloten leden. De huidige status van deze dienstverlening wordt hierin weergegeven. Nieuwe producten en diensten worden na afloop van de projecten toegevoegd aan de rapportage.

Producten

Indicator Voortgang

e-Suite

⚫

➔

BZM

⚫

➔

WIM

⚫

➔

MY-LEX

⚫

➔

Open Formulieren

⚫

➔

Open Online



-

⚫ Onder controle.  Aandacht vereist. In de rapportage is een toelichting opgenomen. ◆ Maatregelen vereist. In de rapportage is een toelichting opgenomen.

 Status is verbeterd. ➔ Status is gelijk gebleven.  Status is verslechterd.

√ Onderdeel afgerond of doelstelling gerealiseerd.

Beheer Open Online  ➔ • Bij de overdracht van project naar beheer zijn ook enkele project restpunten overgedragen. Een belangrijk punt betreft de financiële status van het beheer. Daarin wordt nu met leveranciers iO en Wigo4IT, afnemers en het regiebureau inzichtelijk gemaakt wat de status is. Dit moet leiden tot een overeenstemming over verwachtingen en resultaten in Q2 2023. • Functioneel zijn 2 aandachtspunten nog op te pakken. De zogenaamde multi-site problematiek is in ontwikkeling en wordt in Q2 opgelost. Het ipv6 probleem is naar tevredenheid opgepakt.

◄ Terug naar dashboard

Financiën Vanuit financieel oogpunt hebben 3 aspecten prioriteit: 1. Structureel financieel voldoende dekking voor de verenigingsactiviteiten om continuïteit te waarborgen. Met de gerealiseerde en geprognosticeerde exploitatieresultaten tonen we dit aan. 2. Uitvoeren van projecten voor vernieuwing en innovatie (om de continuïteit te waarborgen) volgens ambitie. 3. Transparant en inzichtelijk invulling geven aan het vastgestelde model voor deelnemersbijdragen.

Onderwerp

Indicator

Transitiebudget

⚫

➔

Jaarverslag 2022

⚫

➔

Overige projecten financieel

⚫

➔

Innovatiebudget

⚫

➔

Begroting 2023

⚫

➔

Weerstandsvermogen



➔

⚫ Onder controle.  Aandacht vereist. In de rapportage is een toelichting opgenomen. ◆ Maatregelen vereist. In de rapportage is een toelichting opgenomen.

Voortgang

 Status is verbeterd. ➔ Status is gelijk gebleven.  Status is verslechterd.

√ Onderdeel afgerond of doelstelling gerealiseerd.

Financiën Weerstandsvermogen ➔ Als gevolg van de veranderingen in de aard van de activiteiten van Dimpact en de grotere projectportefeuille is het noodzakelijk dat het weerstandsvermogen wordt herijkt. Dit wordt in het 2e kwartaal van 2023 opgepakt.

◄ Terug naar dashboard

Leden Dimpact is van gemeenten en is er voor gemeenten. We willen met bevlogen en betrokken leden bouwen aan een vitale vereniging. De transitie vraagt de komende tijd om een flinke inspanning van de leden. Denk aan:

•

Vraagbundeling richting leveranciers.

•

Implementaties (kennis en capaciteit).

•

Het realiseren van draagvlak voor nut en noodzaak van de transitie.

•

Inzet bij gezamenlijke besturing van de vereniging.

➔ Onderwerp

Indicator

Voortgang

Betrokkenheid van leden

⚫

➔

Tevredenheid van leden

⚫

➔

Inzet om bij te dragen aan vereniging

⚫

➔

Zicht op ambities van de leden

⚫

➔

Gemeentelijke organisatie klaar voor transitie

⚫

➔

In contact zijn



➔

⚫ Onder controle.  Aandacht vereist. In de rapportage is een toelichting opgenomen. ◆ Maatregelen vereist. In de rapportage is een toelichting opgenomen.

 Status is verbeterd. ➔ Status is gelijk gebleven.  Status is verslechterd.

√ Onderdeel afgerond of doelstelling gerealiseerd.

Leden Tevredenheid van leden ⚫ ➔ Ook de tweede en derde resultaten van het klanttevredenheidsonderzoek ondersteunen het beeld dat gemeenten in grote lijnen steeds meer tevreden zijn over het regiebureau, de leveranciers en de inbreng in de vereniging van zichzelf en andere leden. Gemeenten bevelen Dimpact aan bij andere gemeenten (rapportcijfer 7,4 in Q4 2022 en 8,4 in Q1 2022).

Gemeentelijke organisatie klaar voor transitie ⚫ ➔ Vanuit het programma Beyond23 zijn met alle deelnemende leden diagnose gesprekken gevoerd. Hier is met een brede afvaardiging gesproken over de visie op Dienstverlening en Informatievoorziening. Ook de organisatie en cultuur van de individuele gemeenten zijn aan bod gekomen. Dit alles met als doel om vanuit Business Change gemeenten goed te kunnen ondersteunen, en de implementatie van PodiumD straks goed te laten verlopen.

In contact zijn  ➔ Nog steeds zien we veel personeelswijzigingen bij onze lidgemeenten, waardoor de vaste aanspreekpunten voor de samenwerkingsregisseurs regelmatig wisselen. Zowel mensen die vertrekken, nieuwe mensen die een rol krijgen binnen de vereniging als openstaande vacatures bij gemeenten. De arbeidsmarkt is onrustig. Dit vraagt een continue proces van nieuwe mensen betrekken en laten landen binnen Dimpact. Temeer omdat in veel projecten en programma's de historie en eerder gemaakte keuzes belangrijk zijn.

◄ Terug naar dashboard

➔ Dimpact bevindt zich middenin de transitie. Het regiebureau is volop bezig met haar eigen brede ontwikkelopgave. Die loopt uiteen van functieprofielen en doelen (inhoudelijk) tot aan cultuurverandering, houding en gedrag.

Deze opgave zorgt ervoor dat Dimpact klaar is voor de toekomst.

Onderwerp

Indicator Voortgang

Organisatie-inrichting; juiste professionals op juiste plek

⚫

➔

Implementatie hybride werken

⚫

➔

Aantrekken professionals

⚫



Doelgroep gerichte verenigingscommunicatie

⚫

➔

Privacy en security





Informatievoorziening

⚫

➔

Risicomanagement inrichten





⚫ Onder controle.  Aandacht vereist. In de rapportage is een toelichting opgenomen. ◆ Maatregelen vereist. In de rapportage is een toelichting opgenomen.

 Status is verbeterd. ➔ Status is gelijk gebleven.  Status is verslechterd.

√ Onderdeel afgerond of doelstelling gerealiseerd.

Organisatieopgave Aantrekken professionals ⚫  Het afgelopen jaar is veel effort gestoken in de werving van capaciteit. Daar plukken we nu de vruchten van! In het eerste kwartaal van 2023 zijn we erin geslaagd 4 nieuwe medewerkers te werven. Hiermee vindt uitbreiding op onze formatie plaats: Het betreffen 3 nieuwe functies en één bestaande functie (deze werd het afgelopen jaar ingevuld door inhuur). Door het aantrekken van deze nieuwe capaciteit, is jong talent geworven met ontwikkelingsmogelijkheden dat goed past binnen de opgave van Dimpact. Daarnaast is ook jarenlange expertise in huis gehaald. Juist deze mix zorgt ervoor dat diversiteit gewaarborgd is in het capaciteitsbestand van Dimpact en dat het toekomstbestendig is. Naast deze ontwikkelingen, staat er nog een aantal vacatures open. Privacy & Security   In 2023 zal er een nulmeting op het gebied van informatiebeveiliging en privacy plaatsvinden, vanuit waar we kijken wat er nog meer nodig is op dit gebied. Op dit moment worden hier geen risico’s voorzien. Risicomanagement inrichten  

Het structureel inregelen van risicomanagement vergt meer tijd. We maken in samenspraak met de RvC de bewuste keus om dit op een later moment in 2023 op te pakken. ◄ Terug naar dashboard

Bijlage 2 Rapportage ‘Programma’s en projecten’ Q1 2023 Doe je mee?

➔ Beyond23 heeft tot doel het digitale platform voor dienstverlening, gebaseerd op Common Ground, op te leveren voor de leden die nu gebruikmaken van de e-Suite.

Programma aspecten

Indicator

Voortgang

Algemeen



➔

Tijd

⚫

➔

Financiën



➔

Scope

⚫

➔

Kwaliteit

⚫

➔

Organisatie



➔

⚫ Onder controle. In de rapportage is een toelichting opgenomen  Aandacht vereist. In de rapportage is een toelichting opgenomen. ◆ Maatregelen vereist. In de rapportage is een toelichting opgenomen.

 Status is verbeterd. ➔ Status is gelijk gebleven.  Status is verslechterd.

√ Onderdeel afgerond of doelstelling gerealiseerd.

Beyond23 – Solution (1/2) Algemeen  ➔ Het programmateam heeft na het staken van de aanbesteding voor de System Integration de businesscase opgesteld om beheer en integratie van de oplossing in eigen beheer op te zetten. Na akkoord van de stuurgroep op de businesscase is gestart met de realisatie. Voor 2023 is het jaarplan opgesteld. Dit jaarplan bestaat uit de volgende vijf sporen: - Beproeven en in productie nemen PodiumD volgens de houtskoolschets; - Business change (zie volgend hoofdstuk van de kwartaalrapportage) - Overdracht naar van programma naar de lijn (= Regiebureau) - In kaart brengen opgaven voor 2024 en verder - Zicht en sturing op de totale opgave.

Tijd ⚫ ➔ Voor 2023 is in de houtskoolschets (met pen, potlood, penseel) de verwacht opbouw van PodiumD geschetst. Het programmateam werkt dit komend kwartaal uit in een resourceplanning.

Financiën  ➔ Het in eigen beheer opzetten van productbeheer en -integratie leidt tot een verwacht eenmalig tekort van EUR 500K. Eind Q2 zal een financiële herijking van het gehele programma Beyond23 worden opgesteld gebaseerd op de componentenstrategie. In deze herijking worden alle financiële tekorten en meevallers inzichtelijk worden gemaakt en wordt een geactualiseerde versie van de businesscase opgesteld welke zal worden ingebracht bij de opdrachtgever. ◄ Terug naar dashboard

Beyond23 – Solution (2/2) Scope ⚫ ➔ De scope van het totale programma is gelijk gebleven

Kwaliteit ⚫ ➔ Door PBLQ is de 3e onafhankelijke toets uitgevoerd. Hierin worden de volgende conclusies getrokken: Onder andere door de onafhankelijke toetsen en met het doorvoeren van de verschillende interventies zijn er zeer positieve stappen gezet met betrekking tot het programma Beyond23. Tegelijkertijd zijn er ook enkele aandachtspunten en/of risico’s. Deze hebben betrekking op zicht en sturing op de totale opgave. In het Jaarplan 2023 van B23 is een apart spoor opgenomen om dit op te pakken.

Organisatie  ➔ Per 1 februari is de nieuwe programmamanager gestart.

◄ Terug naar dashboard

➔ • Aanjagen adoptie en implementatie B23componenten op PodiumD bij de 20 betrokken gemeenten. • Bijdragen aan mindset, werkwijze en skills die horen bij de nieuwe werkwijze --> wendbaar en continu vernieuwen. • Bijdragen aan efficiënte interventies, communicatie en training en opleiding.

Programma aspecten

Indicator

Voortgang

Algemeen

⚫

➔

Tijd

⚫

➔

Financiën



➔

Scope

⚫

➔

Kwaliteit

⚫

➔

Organisatie

⚫

➔

⚫ Onder controle. In de rapportage is een toelichting opgenomen.  Aandacht vereist. In de rapportage is een toelichting opgenomen. ◆ Maatregelen vereist. In de rapportage is een toelichting opgenomen.

 Status is verbeterd. ➔ Status is gelijk gebleven.  Status is verslechterd.

√ Onderdeel afgerond of doelstelling gerealiseerd.

Beyond23 – Business Change (1/2) Algemeen ⚫ ➔ De diagnosescan-gesprekken met de 20 B23-gemeenten zijn in Q1 uitgevoerd en uitgewerkt. Zij vormen de basis voor de plannen van aanpak per gemeente en voor het business change programma voor alle 20 gemeenten gezamenlijk. In samenhang met de houtskoolschets vanuit de solution ontstaat er zo een optimale ondersteuning voor de gemeentelijke implementaties.

Tijd ⚫ ➔ Doordat er meer duidelijkheid is in de gemeentelijke situaties (diagnosescan), de algemene programmasturing en de houtskoolschets inzichtelijk maakt wat er gedaan kan worden is de aansluiting van de business change ook in tijd beter te koppelen en te plannen.

Financiën  ➔ Op 2 gemeenten na hebben alle gemeenten de financiële bijdrage aan het business change programma geregeld en vastgelegd.

◄ Terug naar dashboard

Beyond23 – Business Change (2/2) Scope ⚫ ➔ De diagnosescan biedt inzicht in de hefbomen voor verandering bij gemeenten. Die bevinden zich binnen de Beyond23- scope maar soms ook net daarbuiten. Als het zorgt voor energie en verbinden aan de opgave kijken we hoe het onder te brengen valt in de business change-aanpak. Aandachtspunt is bijvoorbeeld het gebrek aan projectleiders en communicatiecapaciteit en skills bij gemeenten als dat hefboom is voor de algehele implementatie gaan we zoeken naar wegen om dit in te vullen.

Kwaliteit ⚫ ➔ De reacties op de activiteiten van het business change team: in het bijzonder qua verandercommunicatie en diagnosegesprekken zijn zeer positief en de kwaliteit wordt als hoog beschouwd.

Organisatie ⚫ ➔ Het business change team werkt intensief en proactief samen ondanks het feit dat alle teamleden deze klus in deeltijd uitvoeren. De veelkleurigheid helpt het team tot goede aansluiting met de praktijk en verschillende perspectieven te komen. De samenwerking met de samenwerkingsregisseurs wordt voortgezet omdat het veel toevoegt aan de gezamenlijke resultaten qua contact, betrokkenheid en inzichten in gemeenten. Aandachtspunt is de capaciteit vanuit het team communicatie van het regiebureau. Het lukt niet om de gewenste fte aan inzet te leveren in het team en daar blijft wel behoefte aan.

◄ Terug naar dashboard

➔ We werken aan verschillende projecten, waarmee we de dienstverlening aan inwoners en bedrijven verbeteren. Door zoveel mogelijk Common Ground principes te hanteren, zorgen we voor toekomstvaste dienstverlening. De Dimpact-doelarchitectuur helpt ons om de samenhang tussen oplossingen te bewaken.

Projecten

Indicator

Voortgang

i4Sociaal (Open Inwoner Platform)

⚫

➔

KISS

⚫

➔

Implementatie Burgerzaken

⚫

➔

Open Online

⚫ Onder controle.  Aandacht vereist. In de rapportage is een toelichting opgenomen. ◆ Maatregelen vereist. In de rapportage is een toelichting opgenomen.

√

 Status is verbeterd. ➔ Status is gelijk gebleven.  Status is verslechterd.

√ Onderdeel afgerond of doelstelling gerealiseerd.

Projecten Open Online √ In Q1 is het project Open Online afgesloten en het product overgedragen aan Continuïteit

◄ Terug naar dashboard

Bijlage 3 Rapportage doelstellingen Q1 2023 Doe je mee?

Team relatiebeheer

➔

Wat zou het mooi zijn als…

Doelstelling

...de tevredenheid onder de leden over de samenwerking met Dimpact toeneemt t.o.v. het voorgaande jaar omdat we de feedback van de leden ten harte hebben genomen.

Voor het LTO scoren we minimaal een 8.5 en voeren we de aanbevelingen uit.

... de vereniging groeit in de breedte en het portfolio intensiever gebruikt wordt

Nieuwe afnemers van het product binnen de vereniging te verwelkomen in de community op de volgende producten: • Open Online: 5 • Open Formulieren: 5 • Burgerzaken: 3 • Signalen: 3

... meer gemeenten meedoen op de oplossing zodat de kosten per deelnemer omlaag gaan.

... we op een proactieve manier sturen op samenwerking bij gemeenten en de ambitie van gemeenten en wat de vereniging (aan)biedt verbinden. ... efficiënt en effectief onze invloed organiseren in de belangrijkste communities langs drie lijnen 1) portfolio 2) landelijke ontwikkelingen 3) samenwerkingen.

... de ambtelijke top van alle leden actief betrokken zijn bij de strategische richting van de vereniging.

Elke gemeente wordt proactief langs een accountstrategie geregisseerd. De afspraken m.b.t. accountintensiteit zijn uitgevoerd.

We kunnen uitleggen wat de waarde is die communities opleveren voor de vereniging. De toegevoegde waarde is bepalend voor onze aandacht. Bewust beslissen waar we aan meedoen.

We organiseren de mogelijkheid voor gemeenten om het strategisch gesprek vereniging breed, als collectief, te voeren.

Wanneer

Status

2023 – Q4

Gestart

⚫

➔

2023 – Q4

Gestart

⚫

➔

Gestart

⚫

➔

2023 - Q2

Gestart

⚫

➔

2023 – Q4

Gestart

⚫

➔

2023 – Q4

Indicator Voortgang

Team relatiebeheer Wat zou het mooi zijn als… ⚫ ..de tevredenheid onder de leden over de samenwerking met Dimpact toeneemt t.o.v. het voorgaande jaar omdat we de feedback van de leden ten harte hebben genomen. Middels het ledentevredenheidsonderzoek wordt per kwartaal de tevredenheid gemeten. Naast rapportage hierover op verenigingsniveau pakken we individuele aanbevelingen actief op met de betrokken collega's, projecten en programma's.

Wat zou het mooi zijn als…⚫ ... we op een proactieve manier sturen op samenwerking bij gemeenten en de ambitie van gemeenten en wat de vereniging (aan)biedt verbinden. Met en voor elke lidgemeente wordt een samenwerkingsplan gemaakt. Hierin beschrijven we de huidige situatie en leggen we de ambities en doelstellingen vast.

◄ Terug naar dashboard

Team relatiebeheer Wat zou het mooi zijn als… ⚫ .. we (regiebureau) efficiënt en effectief onze invloed organiseren in de belangrijkste communities langs drie lijnen 1) portfolio 2) landelijke ontwikkelingen 3) samenwerkingen. We willen namens onze leden invloed uitoefenen en inzichten/middelen ophalen die resultaat opleveren.

Wat zou het mooi zijn als…⚫ .. we (regisseurs) efficiënt en effectief onze invloed organiseren in de interne werkgroepen en overleggen. Samenwerken en hergebruik blijven de pijlers onder de vereniging. Gemeenten blijven aanhaken en verbinden is een belangrijke succesfactor.

Wat zou het mooi zijn als… ⚫ .. de ambtelijke top van alle leden actief betrokken zijn bij de strategische richting van de vereniging. Naast de formele besluitvorming in de ALV, is het belangrijk dat we het strategisch gesprek breed voeren binnen de vereniging. ◄ Terug naar dashboard

Team bedrijfsbureau

➔

Wat zou het mooi zijn als…

Doelstelling

…de medewerkers met tevredenheid werken bij Dimpact en dit uitdragen.

De vernieuwde arbeidsvoorwaarden worden geïmplementeerd (Q1 en Q2). Het jaarlijks onderzoeken van de medewerkerstevredenheid met minimaal een 8.

2023 – Q3

De P&C-cyclus wordt verder uitgebouwd en vastgelegd.

2023 – Q2

We rapporteren op formatie. Daarmee leggen we de basis voor strategische personeelsplanning.

2023 – Q2

… medewerkers de jaarlijkse P&C (planning & control) cyclus kennen en hierop acteren.

… medewerkers en leden op een goede en gebruiksvriendelijke manier informatie kunnen delen, opslaan en vinden.

Wanneer Status

Medewerkers hebben inzicht in de P&C-cyclus, waardoor zij zich verantwoordelijk en meer betrokken.

2023 – Q4

Informatiebeleidsplan is gereed.

2023 – Q2

Implementatieplan is gereed en vastgesteld.

2023 – Q2

Uitvoering van het plan, integreren en borgen.

2023 – Q3 ev

….Dimpact zich in de arbeidsmarkt neerzet als een energierijke, inspirerende en innovatief samenwerkingsverband.

Vormgeven en uitzetten campagne arbeidsmarktcommunicatie.

… Dimpact intern en extern uitdraagt wat haar meerwaarde is.

Communicatie zorgt voor een helder en eenduidig verhaal over het Dimpact-portfolio.

Indicator Voortgang

Gestart

⚫

➔

Gestart

⚫

➔

Gestart

⚫

➔

2023 – Q4

Nog starten

2023 – Q3

Gestart

➔

⚫

➔

Team bedrijfsbureau Wat zou het mooi zijn als… ⚫ … de medewerkers met tevredenheid werken bij Dimpact en dit uitdragen. We willen onze medewerkers behouden en een aantrekkelijke werkgever zijn. Daarom is het van belang om de nieuwe arbeidsvoorwaarden te implementeren. De effecten hiervan en de effecten van de transitie waarin we zitten, willen we meten met een Medewerkerstevredenheidsonderzoek dat in Q3 zal worden uitgevoerd. Dit geeft inzicht zodat gerichte bijstelling mogelijk wordt.

Wat zou het mooi zijn als… ⚫ … medewerkers de jaarlijkse P&C cyclus kennen en hierop acteren. Voor Dimpact willen we de verantwoordelijkheid zo laag mogelijk neerleggen. Dan is het van belang dat iedereen weet hoe we werken en de werkwijze gestandaardiseerd is. In Q1 2023 introduceren we de werkwijze die gedurende het jaar in samenwerking met de medewerkers verfijnd wordt.

Wat zou het mooi zijn als… ⚫ … medewerkers en leden op een goede en gebruiksvriendelijke manier informatie kunnen delen, opslaan en vinden. Dit is een bestaand doel vanuit 2022 en loopt door in 2023. Veilig informatie delen is essentieel voor de samenwerking binnen onze vereniging. Het informatieplan wordt in Q2 gefinaliseerd en op basis daarvan wordt de informatievoorziening dit jaar vormgegeven. ◄ Terug naar dashboard

Team bedrijfsbureau Wat zou het mooi zijn als… … Dimpact zich in de arbeidsmarkt neerzet als een energieke, insprirerende en innovatief samenwerkingsverband. Dit zal in Q2 gaan starten en gaat in een nauwe samenwerking tussen HR en Communicatie. We hebben te maken met een krappe arbeidsmarkt en tegelijkertijd gaat Dimpact de komende periode uitbreiden in capaciteit. We willen de capaciteitsbehoefte het hoofd kunnen bieden en daarmee de transitie goed kunnen facilitairen.

Wat zou het mooi zijn als… ⚫ … Dimpact intern en extern uitdraagt wat haar meerwaarde is. Dimpact is tijdens deze transitie volop bezig om product- en projectportfolio nieuw en goed neer te zetten. Hiervoor introduceren we diverse nieuwe begrippen en diensten, die van toegevoegde waarde zijn voor onze vereniging. Hierbij is het van belang dat we dezelfde terminologie gebruiken en elkaar hierin begrijpen zodat goede samenwerking kan worden gecontinueerd.

◄ Terug naar dashboard

Team innovatie en vernieuwingen Wat zou het mooi zijn als…

Doelstelling

… de funnel vanzelfsprekend wordt toegepast.

… we kansen die wij zien die bijdragen aan de dienstverlening duidelijk verder brengen in de vereniging.

➔

Wanneer

Status

Alle rollen en gremia zijn in de funnel verwerkt en duidelijk per team. Alle projecten volgen de stappen in de funnel.

2023 - Q1

Afgerond

Binnen 3 maanden gaan kansrijke initiatieven door voor GoNo Go (proces). Minimaal 70% van het innovatiebudget is toegewezen, waarbij 50% voor de zomer reeds gealloceerd is.

2023 – Q4

Gestart

Borgen dat wat we doen bijdraagt aan de missie/visie van Dimpact en effectief beslissingen kunnen maken op de lange termijn (roadmap) door een visie op optimale dienstverlening op te stellen met onze leden

2023 – Q3

Gestart

⚫

➔

… er een duidelijk portfolio proces is waarin producten als projecten in samenhang worden aangestuurd.

Implementeren van product portfolio management en integreren met project portfoliomanagement

2023 – Q4

Gestart



➔

… de Dimpact doelarchitectuur bij de leden tussen de oren zit en gedragen wordt en dat bovendien de route (roadmap) ernaar toe bekend is en wordt gevolgd bij elk project, elke ontwikkeling en implementatie.

Werken onder architectuur implementeren binnen de vereniging (binnen regiebureau is in 2022 gerealiseerd)

2023 – Q4

Gestart

⚫

➔

--- De projecten volledig in kaart zijn gebracht en transparant in beeld zijn voor zowel in- als extern gebruik.

PMO heeft alle projecten in kaart, bewaakt kwaliteit en monitort. Vanuit PMO worden projectleiders ondersteunt en wordt structuur aangebracht.

Gestart

⚫

… we een gedragen visie op optimale dienstverlening hebben.

2023 – Q4

Indicator Voortgang √ ⚫

➔

➔

Team innovatie en vernieuwingen Wat zou het mooi zijn als… √ … de funnel vanzelfsprekend wordt toegepast. Zoals in de rapportage van Q3 2022 omschreven is de funnel gestart als intern project binnen de organisatieopgave. Dit project is eind augustus gestart en wordt afgerond in Q1 2023. Deze doelstelling is dus meegenomen naar 2023 en in Q1 afgerond als gepland.

Wat zou het mooi zijn als… ⚫ … het innovatiebudget een duidelijke bijdrage levert aan kansrijke initiatieven Afgelopen jaar is het innovatiebudget onvoldoende uitgenut. Voor 2023 willen we minimaal 70% van het innovatiebudget toegewezen hebben, waarbij 50% voor de zomer reeds gealloceerd moet zijn. In Q1 zijn we gestart met de kansrijke initiatieven te stimuleren.

Wat zou het mooi zijn als… ⚫ … we een gedragen visie op optimale dienstverlening hebben Met een aantal gemeentelijke strategen is gestart met het opstellen van een visie op optimale dienstverlening. Deze visie zal als basis gebruikt worden voor de strategische visie 2025 – 2030. Hiervoor moet deze visie in Q3 uiterlijk opgeleverd worden. ◄ Terug naar dashboard

Team innovatie en vernieuwingen Wat zou het mooi zijn als…  … er een duidelijk portfolio proces is waarin producten als projecten in samenhang worden aangestuurd We hebben een opdracht gegeven aan een externe partij om ons te helpen een proces neer te zetten voor zowel productals projectportfolio. De oplevering van het rapport wordt begin Q2 verwacht. De tussenoplevering in maart was nog niet conform onze verwachting, wat zorgwekkend is als de oplevering begin Q2 moet plaatsvinden. Een gesprek staat ingepland.

Wat zou het mooi zijn als… ⚫ … de Dimpact doelarchitectuur bij de leden tussen de oren zit en gedragen wordt en dat bovendien de route (roadmap) ernaar toe bekend is en wordt gevolgd bij elk project, elke ontwikkeling en implementatie. Binnen het regiebureau is het werken met architectuur geïmplementeerd. De toegevoegde waarde van deze manier van werken is groot. Ook onze leden zullen hier voordeel van kunnen ervaren. De volgende stap is dus verenigingsbreed implementeren.

Wat zou het mooi zijn als… ⚫ … De projecten volledig in kaart zijn gebracht en transparant in beeld zijn voor zowel in- als extern gebruik. PMO heeft in 2022 een start gemaakt om de standaardisatie binnen projecten tot stand te brengen. Deze standaardisatie gaan we naar een volgend niveau brengen zodat alle leden de informatie makkelijk vinden en kunnen interpreteren. Uiteindelijk willen we maandelijkse (portfolio) rapportages binnen de vereniging transparant kunnen delen. ◄ Terug naar dashboard

Team continuïteit

➔

Wat zou het mooi zijn als…

Doelstelling

Wanneer

… er een hoge producttevredenheid is (doorontwikkeling en beheer) over het totale productportfolio

Wanneer producten in gebruik zijn bij leden: Zorgen dat producten zo goed en volledig mogelijk worden gebruikt. Inventarisatie van gebruik en plan opstellen 2024 voor groei in gebruik. Zorgen voor continuïteit van de dienstverlening bij de migratie van gemeenten naar de PodiumD en voor overige producten. (Meten obv LTO) Meten producttevredenheid (8.5) op 3 aandachtsgebieden tevredenheid meten (methode te bepalen): Doorloopsnelheid, Teamtevredenheid, Producttevredenheid. Gesprek door PO en Regisseur

Q2

Het organisatorisch inrichten van beheer en ondersteuning voor PodiumD. Continuïteit klaarmaken voor ontvangst producten PodiumD Werven juiste competenties ism HR (link naar Beyond23 voor inrichting) Transitie: 50% van de gemeenten die gebruik maken van de e-Suite kunnen (technisch) de nieuwe oplossing gebruiken (geïnstalleerd, certificaten).

Q2 basis Q4 gereed Q2 – Q4

Alle contracten hebben een contracteigenaar. Plan van aanpak inrichten contractmanagement. Inrichten best practices conform CATS-CM van contractmanagement en leveranciersmanagement. Bijbehorende tooling ingeregeld.

Q1 Q2 Q3

Privacy en Security voor het regiebureau-breed (intern en extern) BIO compliant. Opdrachtomschrijving Externe audit Verbeteringen doorvoeren Certificering 2024

Q1

… we PodiumD in beheer hebben genomen.

… we contractmanagement op orde hebben.

… we de eerste stappen maken richting ISO certificering.

… we ons hebben ontwikkeld tot productowners die deze rol voor Dimpact leden op een herkenbare manier invullen

Rolbeschrijving doorleven en verrijken (contractmanagement, financieel management, …). Maandelijkse afstemming (retrospective) ontwikkeling organiseren Zichtbaarheid – communicatie rond rol Klant kennen. Gemeentelijke bezoeken voor eigen product en om organisaties te leren kennen (b.v. introductieprogramma nieuwe medewerker). Gezamenlijke vervolgopleiding

Status

Indicator Voortgang

Q2 – Q4 Niet gestart

-

➔

Gestart

⚫

➔

Gestart

⚫

➔

In uitvoering

⚫

➔

Gestart

⚫

➔

Q2 opzet Vanaf Q3 rapportage

Q4

Q4

Q2 Q3-Q4 2024 Q1 – Q4

Q2 Q2 – Q3

Q4

Team continuïteit Wat zou het mooi zijn als… ⚫ … .we PodiumD in beheer hebben genomen. Voor het beheer van PodiumD is hosting, ondersteuning en integratie te regelen. Na het positieve besluit van de stuurgroep, is gestart met de werving van medewerkers voor productbeheer en productintegratie.

Wat zou het mooi zijn als… ⚫ … we contractmanagement op orde hebben. In februari is de contractmanager gestart. Er is een aantal operationele verbeteringen doorgevoerd. Daarnaast wordt een intern project gestart om structurele verandering door te voeren aan de hand van de standaard contractmanagement methodiek (CATS-CM).

◄ Terug naar dashboard

Team continuïteit Wat zou het mooi zijn als… ⚫ ➔ … we de eerste stappen maken richting ISO certificering. In Q4 is de CISO gestart. Aan de hand van zijn eerste bevindingen wordt een plan van aanpak opgesteld om rond privacy en informatiebeveiliging planmatig verbeteringen door te voeren. In april wordt de opdrachtomschrijving en een plan van aanpak voorgelegd aan het managementteam. Hierin wordt ook rekening gehouden met een mogelijke certificering op termijn.

Wat zou het mooi zijn als… ⚫ -

… ons hebben ontwikkeld tot productowners die deze rol voor Dimpact leden op een herkenbare manier invullen. In Q1 is het team van productowners gecompleteerd. De rolbeschrijvingen zijn gemaakt en de eerste ervaringen zijn opgedaan. Op basis van de ervaringen in Beyond23 en de ervaringen in de (door-) ontwikkeling van de producten (Open Online, Open Formulieren, e.a.) wordt de rol verder geprofessionaliseerd. In Q2 wordt een plan opgesteld om in 2023 aspecten als contractmanagement en financieel management toe te voegen aan de rol van productowner.

◄ Terug naar dashboard

Samen goed voor elkaar met Dimpact

Doe je mee?