Bijlage 3 Verantwoordingsrapportage-BAG---2020-Raalte

Verantwoordingsrapportage 2020

Beheer en Bestuur Basisregistratie Adressen en Gebouwen Bronhouder Raalte

Datum dagelijks bestuur vaststelling:

Rapportage BAG 2020 - Raalte - Pagina 1 van 18

6 april 2021

Inhoudsopgave 1. Inleiding 1.1 Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) 1.2 Gemeente als verantwoordelijke bronhouder BAG 1.3 Het belang van BAG 1.4 Leeswijzer

2. Bestuurlijke verantwoording 2.1 Overzichtsdiagram 2.2 Verbetermaatregelen

3. Zelfevaluatie 3.1 Borging processen 3.2 Actualiteit 3.3 Volledigheid 3.4 Juistheid

Rapportage BAG 2020 - Raalte - Pagina 2 van 18

1.

Inleiding

1.1

Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG)

Vanaf 1 juli 2018 is de BAG basisregistratie, bestaande uit de adressenregistratie en de gebouwenregistratie. De BAG bevat gegevens van alle adressen en gebouwen in Nederland, zoals bouwjaar, oppervlakte, gebruiksdoel en locatie op de kaart. De BAG is onderdeel van het overheidsstelsel van basisregistraties. Gemeenten zijn bronhouders van de BAG. Zij zijn verantwoordelijk voor het opnemen van de gegevens in de BAG en voor de kwaliteit ervan. Alle gemeenten stellen gegevens over adressen en gebouwen centraal beschikbaar via de Landelijke Voorziening (BAGLV). Het Kadaster beheert de BAGLV en stelt de gegevens beschikbaar aan de diverse afnemers. De BAG bevat informatie over: panden, verblijfsobjecten, standplaatsen, ligplaatsen, nummeraanduidingen, openbare ruimtes en woonplaatsen. De attributen die hierbij horen zijn onder andere naam, huisnummer, status, oppervlakte, geometrie, bouwjaar en gebruiksdoel. De BAG bevat deze gegevens van heel Nederland. Alle gemeenten stellen gegevens over adressen en gebouwen centraal beschikbaar via de Landelijke Voorziening BAG (LV BAG). Het Kadaster beheert de LV BAG en stelt de gegevens beschikbaar aan de diverse afnemers. Organisaties met een publieke taak, zoals ministeries, waterschappen, politiekorpsen en veiligheidsregio's zijn verplicht de authentieke gegevens uit de registraties te gebruiken.

1.2

Gemeente als verantwoordelijk bronhouder BAG

In de wet BAG zijn de taken en bevoegdheden van de betrokken partijen beschreven. Kwaliteitsborging is beschreven in de Regeling Zelfcontrole. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken op grond van de Wet BAG. Deze rapportage is opgesteld op basis van de jaarlijkse zelfevaluatie zoals beschreven in de Regeling Zelfcontrole BAG om horizontaal verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad over de uitvoering van de Wet BAG en om verticaal verantwoording af te leggen aan het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (DGBRW), als formeel toezichthouder.

1.3

Het belang van de BAG

De BAG is een belangrijk onderdeel van het stelsel van basisregistraties. In deze basisregistraties zijn de belangrijkste gegevens verzameld die de overheid nodig heeft om haar werk te doen. Denk bijvoorbeeld aan persoonsgegevens, namen en adressen van bedrijven en eigenaren van percelen, WOZ waarden. In verschillende wetten is de kwaliteit van deze gegevens gewaarborgd. Deze registraties zijn essentieel voor een goede dienstverlening van de overheid. Ze zijn van groot belang voor openbare orde en veiligheid, het toekennen van uitkeringen en vergunningen, belastingheffing, afvalinzameling en bestrijding van fraude.

1.4

Leeswijzer

Hoofdstuk 1 bevat algemene informatie over de BAG. Hoofdstuk 2 bevat belangrijke verantwoordingsinformatie van de bronhouder aan de toezichthouder. De bronhouder legt verantwoording af over beleid en bedrijfsvoering BAG. Tevens wordt een inzicht gegeven in de voorgenomen verbetermaatregelen en de wijze waarop deze zullen worden gerealiseerd. Hoofdstuk 3 bevat een uitdraai van de zelfevaluatie zoals deze voor 31 december 2020 is ingeleverd. Hierin wordt rubrieksgewijs per vraag de gemeentelijke beantwoording weergegeven.

Rapportage BAG 2020 - Raalte - Pagina 3 van 18

2. Bestuurlijke verantwoording Bestuurlijke verantwoordingsparagraaf Deze rapportage is tot stand gekomen door het invullen van de vragenlijst van de ENSIA BAG zelfevaluatie. De resultaten geven inzicht in: 1. 2. 3. 4.

De borging van de processen De Actualiteit De Volledigheid De Juistheid

Gemeente Raalte heeft een totaalscore van 80% behaald. De minimale norm bedraagt 75%. De resultaten van de ENSIA zelfcontrole zijn in lijn met de resultaten en scores van het BAG kwaliteitsdashboard. Uit de rapportage komen ook verbeterpunten naar voren; het tijdig verwerken van de definitieve geometrie blijkt uit de resultaten nog een knelpunt te zijn. Ook de objecten die op ‘in onderzoek’ staan zijn niet tijdig afgehandeld. Dit zie je terug in de resultaten ten aanzien van de ‘borging van de processen’ en de ‘actualiteit’.

Verbetermaatregelen ten aanzien van de ‘borging van het proces’. Vorig jaar hebben we verbetermaatregelen doorgevoerd ten aanzien van de verwerking van de definitieve geometrie en dit is nu op orde en loopt goed. De aantallen van de termijnoverschrijdingen dalen en vanaf augustus 2020 gaat het nog maar om beperkte aantallen. Dit zal volgend jaar in de rapportage terug te zien zijn. Waar we voorheen lijstjes met in te meten geometrie opspaarden sturen we nu maandelijks, ongeacht de hoeveelheid, een lijst met inmeetverzoeken naar de landmeter. Met de landmeter zijn afspraken gemaakt over de termijn waarop de definitieve geometrie aan ons terug geleverd moet zijn. Uit de rapportage komt ook naar voren dat het proces rondom het afhandelen van objecten die op ‘in onderzoek’ staan niet in control is. Het gaat hier echter om slechts één pand en één verblijfsobject waar onze handhaver wat meer tijd voor nodig had. Dit is inmiddels afgehandeld. De objecten met de status ‘in onderzoek’ zijn inmiddels afgehandeld. Het proces omtrent sloopmeldingen gaan we in de eerste helft van 2021 bespreken met de Omgevingsdienst IJsselland. Sinds afgelopen jaar ligt dit proces buiten de organisatie, hier hebben we nog niet voldoende grip op. We gaan de Omgevingsdienst IJsselland wijzen op hun verantwoordelijkheid en verplichting ten aanzien van de BAG

Verbetermaatregelen ten aanzien van de ‘actualiteit. De verbetermaatregen die hierboven beschreven staan hebben direct invloed op de ‘actualiteit’. Vorig jaar hadden we de verbetermaatregelen al ingezet. De verwachting was dat dat in deze rapportage al zichtbaar zou zijn. Maar de rapportage kijkt een jaar terug en daarin zijn resultaten van de verbetermaatregelen helaas nog niet zichtbaar. Het kwaliteitsdashboard laat vanaf augustus 2020 een duidelijke verbetering zien.

Financiën. De verbetermaatregelen hebben we binnen de huidige fte’s uitgevoerd, hier zijn geen extra kosten aan verbonden.

Rapportage BAG 2020 - Raalte - Pagina 4 van 18

2.1

Overzichtsdiagram

Onderdeel

Waarde Raalte

Maximale Score

Gemiddelde score in %

Deelscore Borging Proces

75

80

94 %

Deelscore Actualiteit

10

45

22 %

Deelscore Volledigheid

40

40

100 %

Deelscore Juistheid

40

40

100 %

Puntentotaal BAG lijst

165

205

80 %

Rapportage BAG 2020 - Raalte - Pagina 5 van 18

Bovenstaande diagrammen dienen de deelscore en de totaalscore van de bronhouder te reflecteren.

Rapportage BAG 2020 - Raalte - Pagina 6 van 18

2.2 Verbetermaatregelen Op basis van de uitgevoerde evaluatie van de BAG is besloten de volgende verbetermaatregelen door te voeren: Welke maatregelen moeten er komend jaar worden uitgevoerd om de kwaliteit van de BAG te verbeteren?

Verbetermaatregelen

Verbetermaatregelen ten aanzien van Borging proces

Het proces omtrent sloopmeldingen gaan we bespreken met de Omgevingsdienst IJsselland. Sinds twee jaar ligt dit proces buiten de organisatie, hier hebben we nog niet voldoende grip op. We gaan de OD wijzen op een verantwoordelijkheid en verplichting tav de BAG.

Verbetermaatregelen ten aanzien van Actualiteit Het proces omtrent sloopmeldingen gaan we bespreken met de Omgevingsdienst IJsselland. Sinds twee jaar ligt dit proces buiten de organisatie, hier hebben we nog niet voldoende grip op. We gaan de OD wijzen op een verantwoordelijkheid en verplichting tav de BAG. Verbetermaatregelen ten aan zien van Volledigheid

De BAG beheerder voert zelf regelmatig veldcontroles uit en daarnaast hebben we toezichthouders die veel informatie doorgeven aan de BAG beheerder. Dit verloopt naar tevredenheid.

Verbetermaatregelen ten aanzien van Juistheid

Het hele jaar door heeft de BAG korte lijntjes met de BGT, Burgerzaken en de Regionale Belastingdienst. Het hele jaar door worden eventuele onjuistheden doorgegeven en verbeterd. Dit proces loopt goed en naar tevredenheid van alle betrokken partijen en behoeft geen verbetering.

Rapportage BAG 2020 - Raalte - Pagina 7 van 18

3. Zelfevaluatie 3.1 Borging processen

Rapportage BAG 2020 - Raalte - Pagina 8 van 18

Bovenstaande diagrammen tonen hoe de BAG is geborgd in de organisatie. Met onderstaande vragen wordt getoetst of de uitvoering van de Wet BAG structureel geborgd is in de organisatie. Dit moet blijken uit de beschikbare formatiecapaciteit, uit een adequate beschrijving van de administratie organisatie, uit bekendheid bij medewerkers met BAG-gerelateerde activiteiten en de bevoegdheid om deze activiteiten uit te voeren, uit het volgens wettelijke regels inmeten van definitieve geometrie en uit het kunnen overleggen van voor de BAG gebruikte brondocumenten. Is de uitvoering van de Wet BAG structureel geborgd in de organisatie?

Antwoord

1. Is de voor het beheer van de BAG toegewezen formatiecapaciteit voldoende voor het waarborgen van de kwaliteit?

Ja: De formatiecapaciteit is voldoende voor het waarborgen van de kwaliteit van de BAG.

Toelichting op gegeven antwoord:

De toegewezen formatiecapaciteit is voldoende; namelijk 0.8 fte voor een gemeente met circa 37.000 inwoners. Er is ruimte om voorspelbare pieken zelf op te vangen. Bij onverwachte pieken is er financieel gezien ruimte om iemand in te huren.

2. Is de vervanging voor het beheer van de BAG Ja: Bij afwezigheid van een functionaris worden zodanig geregeld dat de kwaliteit van de BAG-gerelateerde activiteiten tijdig overgenomen. registratie (inclusief de tijdige verwerking van brondocumenten) is gewaarborgd? Toelichting op gegeven antwoord:

Rapportage BAG 2020 - Raalte - Pagina 9 van 18

Naast de reguliere BAG-beheerder is er ook een plaatsvervangend BAG-beheerder aangewezen. Beiden vervangen elkaar wanneer nodig bij het uitvoeren van hun taken. De domeinmanager Ruimte coördineert de vervanging van de BAG-

beheerder, zodra dat nodig is. Bijvoorbeeld bij ziekte 3. Zijn de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG beschreven?

Ja: De processen zijn op schrift gesteld

Toelichting op gegeven antwoord:

De processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG zijn beschreven in het processenhandboek.

4. Worden de beschreven processen die invloed Ja/Nee: De processen die invloed hebben op de hebben op de kwaliteit van de BAG nageleefd? kwaliteit van de BAG worden deels nageleefd Toelichting op gegeven antwoord:

Sloopmeldingen worden door de Omgevingsdienst IJsseland niet doorgegeven aan de BAG

5. Worden de processen die invloed hebben op Ja de kwaliteit van de BAG minimaal één keer per jaar geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd? Toelichting op gegeven antwoord:

a het processenhandboek wordt één keer per jaar waar nodig aangepast.

6. Vindt het inmeten van definitieve geometrie plaats met de geometrische kwaliteitseisen die hiervoor zijn geformuleerd?

Ja: Alle definitieve geometrie voor panden is ingewonnen met de geometrische kwaliteitseisen die hiervoor zijn geformuleerd.

Toelichting op gegeven antwoord:

a de definitieve geometrie wordt ingemeten en aangeleverd door Buro Hoogstraat.

7. Beschikt de gemeente over een actueel mandaatbesluit waarin alle relevante taken en bevoegdheden uit de Wet BAG zijn belegd?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

De gemeente Raalte kent al enige jaren een centraal mandaatbesluit. Het vigerende besluit is: “Mandaatregeling gemeente Raalte 2016” vastgesteld door het college op 15 december 2016.

8. Is het proces zo ingericht dat elke wijziging van de levenscyclus van een pand of verblijfsobject in het terrein tijdig wordt opgevolgd door een bijbehorende mutatie in de BAG?

Ja: Er worden voldoende beheersmaatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat een wijziging van een levenscyclus in het terrein wordt gevolgd door een bijbehorende mutatie in de BAG.

Toelichting op gegeven antwoord:

e BAG beheerder heeft toegang tot de mailbox waarin aannemers startbouw meldingen melden. Daarnaast geeft de toezichthouder startbouw en gereedmeldingen door via de applicatie IJVI.

Rapportage BAG 2020 - Raalte - Pagina 10 van 18

3.2 Actualiteit

Rapportage BAG 2020 - Raalte - Pagina 11 van 18

Bovenstaande diagrammen tonen hoe de bronhouder met het toetselement actualiteit in de organisatie is omgegaan. In de kwaliteitsmonitor is een trendanalyse opgesteld over de periode van 1 juli 2019 tot en met 30 juni 2020 voorafgaande aan het invullen van de evaluatie voor de verwerking van de brondocumenten in de registratie waarbij de brondocumenten en de bijbehorende mutatiedatum. Worden mutaties in de BAG binnen de daartoe verplichte termijn doorgevoerd?

Antwoord

1. Neem de actualiteitspercentages voor het Het actualiteitspercentage ligt in alle maanden tijdvak 1 juli 2019 t/m 30 juni 2020 (N.B. dat is de van de ENSIA-periode op of boven 95% peildatumperiode in het KDB BAG: 1 augustus 2019 tot 1 juli 2020) zoals deze in het BAG Kwaliteitsdashboard zijn opgenomen bij het thema Actualiteit. De toetsing heeft betrekking op de tijdige verwerking van brondocumenten in de registratie waarbij de brondocumentdatum en de bijbehorende mutatiedatum worden vergeleken. Toelichting op gegeven antwoord:

1 maand zaten we op 93.3% De gegevens waren wel tijdig verwerkt maar door een foutmelding in de BAGapplicatie niet tijdig verzonden naar de LV. Alle ander maanden zaten we boven de 95%.

2. Neem de Verwerkingstermijn definitieve Het VPE-percentage ligt in meer dan 2 maanden Pandgeometrie ENSIA (VPE) voor het tijdvak 1 van de ENSIA-periode onder de 95% juli 2019 t/m 30 juni 2020 (N.B. dat is de peildatumperiode in het KDB BAG: 1 augustus 2019 tot 1 juli 2020) zoals deze in het BAG Kwaliteitsdashboard zijn opgenomen bij dit thema. Is de status van panden zes maanden na het verkrijgen van de status 'pand gereed (niet ingemeten)' veranderd in 'pand gereed' door opname van de definitieve pandgeometrie? Gebruik hiervoor het BAG Kwaliteitsdashboard en gebruik de Historiegrafiek, thema Verwerkingstermijn Pandgeometrie ENSIA (VPE). Kies vervolgens ‘Alle rapportages’. Toelichting op gegeven antwoord:

Ik vraag me af of de weergave in het dashboard wel strookt met de vraag die gesteld wordt. Als ik hier vanuit moet gaan scoort gemiddeld NL niet hoger dan gemiddeld 20%.

3. Neem de Verwerkingstermijn in onderzoek Het VOE-percentage ligt in meer dan 2 maanden ENSIA (VOE) voor het tijdvak 1 juli 2019 t/m 30 van de ENSIA-periode onder de 95% juni 2020 (N.B. dat is de peildatumperiode in het KDB BAG: 1 augustus 2019 tot 1 juli 2020). Heeft de gemeente in het geval van het doen van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie? Gebruik hiervoor het BAG Kwaliteitsdashboard en gebruik de Historiegrafiek, thema Verwerkingstermijn in Onderzoek ENSIA (VOE). Kies ‘Alle rapportages’.

Rapportage BAG 2020 - Raalte - Pagina 12 van 18

Toelichting op gegeven antwoord:

Rapportage BAG 2020 - Raalte - Pagina 13 van 18

We hebben wat personele bezettingsproblemen op handhaving waardoor ze daar prioriteiten moeten stellen met als gevolg dat een aantal zaken langer blijven liggen.

3.3 Volledigheid

Rapportage BAG 2020 - Raalte - Pagina 14 van 18

Worden alle objecten, die voldoen aan de objectdefinities en waarvan het bestaan bekend is, in de registratie opgenomen?

Antwoord

1. Worden alle BAG-relevante objecten waarvoor vergunningen zijn verleend in de registratie opgenomen?

Ja: Alle BAG-relevante objecten waarvoor (verbouw)vergunningen zijn verleend, worden verwerkt in de BAG-registratie

Toelichting op gegeven antwoord:

et BAG proces is opgenomen in het vergunningensysteem IJVI. Bij het verlenen van vergunningen wordt een taak op naam van de BAG beheerder gezet. Deze taak wordt vervolgens binnen vier werkdagen afgehandeld

2. Worden alle terugmeldingen/correctieverzoeken behandeld conform de voorschriften? (afhandeling binnen twee werkdagen óf binnen twee werkdagen het attribuut waarover gerede twijfel bestaat in onderzoek zetten)

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

De terugmelding komt automatisch bij de BAG beheerder terecht. Deze handelt de terugmelding binnen twee werkdagen af en anders wordt het attribuut waarover gerede twijfel bestaat op in onderzoek gezet. De termijn worden gemonitord in het kwaliteitsdashboard.

3. Wordt het resultaat van het onderzoek dat volgt op de terugmelding gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan/correctieverzoek ingediend?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Melders worden bij elke statuswijziging automatisch op de hoogte gebracht. Dit proces is ingericht in het kwaliteitsdashboard.

4. Wordt regelmatig gecontroleerd of de registratie volledig is?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

n principe wordt de BAG beheerder in IJVI automatisch op de hoogte gebracht van een verleende vergunning. Toch controleert de BAG beheerder wekelijks de lijst met verleende vergunningen om te zien of daadwerkelijk alle verleende vergunningen zijn doorgegeven.

Rapportage BAG 2020 - Raalte - Pagina 15 van 18

3.4 Juistheid

Rapportage BAG 2020 - Raalte - Pagina 16 van 18

Met onderstaande vragen is getoetst of op reguliere basis kwaliteitsbeheer wordt uitgevoerd over de juistheid van de gegevens. Dit moet blijken uit een periodieke controle naar de juistheid van de objectkenmerken, uit het doornemen en zo nodig corrigeren van uitval in het kwaliteitsdashboard, uit controle en afstemming met andere (basis)registraties, uit een eenduidige relatie tussen register en registratie en uit het opnemen van een wijziging in de levenscyclus van pand of verblijfsobject in de registratie. Wordt op reguliere basis kwaliteitsbeheer uitgevoerd naar de juistheid van de gegevens?

Antwoord

1. Wordt de juistheid van de objectkenmerken regelmatig gecontroleerd?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Ja dit wordt door de BAG beheerder gecontroleerd maar ook door de afdelingen burgerzaken, BGT, en de Regionale belastingdienst. En natuurlijk door de burgers en instanties.

2. Wordt de uitval die in het kwaliteitsdashboard wordt gesignaleerd maandelijks doorgenomen en indien nodig gecorrigeerd?

Ja: Maandelijks worden signaleren doorgenomen en waar nodig gecorrigeerd.

Toelichting op gegeven antwoord:

Maandelijks ontvangen we een service bericht van BAG kadaster met de nieuwe stand van het BAG kwaliteitsdashboard. Deze wordt maandelijks gecontroleerd en indien nodig gecorrigeerd.

3. Is er ten minste eenmaal per jaar controle en afstemming met andere (basis)registraties?

Ja: Minimaal eens per jaar wordt een controle uitgevoerd tussen de BAG en de gemeentelijke basisregistraties op fouten en inconsistenties.

Toelichting op gegeven antwoord:

Het hele jaar door vindt er controle en afstemming plaats met bijvoorbeeld burgerzaken, de BGT en de Regionale Belastingdienst. Hier is niet 1 bepaald moment voor vastgesteld maar gebeurd het hele jaar door.

4. Zijn de in de BAG gebruikte brondocumenten Ja: Alle in de registratie vermelde terug te vinden in het fysieke en/of digitale archief? brondocumenten zijn vindbaar in het fysieke en/of digitale archief van de bronhouder. Toelichting op gegeven antwoord:

De oudere documenten zijn terug te vinden in het fysieke archief. De meer recentere documenten zijn terug te vinden in de E-suite: ons digitale archief.

In onderstaand blok wordt de stand van zaken ten aanzien van verbetermaatregelen en migratie van BAG 1.0 naar BAG 2.0 weergegeven. Verbetermaatregelen

Antwoord

Heeft u in de zelfevaluatie ENSIA BAG 2019 één of Ja meer verbetermaatregelen aangekondigd?

Rapportage BAG 2020 - Raalte - Pagina 17 van 18

In de zelfevaluatie ENSIA BAG 2019 heeft u één of meer verbetermaatregelen aangekondigd.

Antwoord

1. In hoeverre zijn de aangekondigde verbetermaatregelen inmiddels gerealiseerd?

De verbetermaatregelen zijn ongeveer voor de helft gerealiseerd

Toelichting op het gegeven antwoord:

De verbeterpunten betreffende het proces omtrent definitieve geometrie hebben we gerealiseerd. De verbetermaatregelen ten aanzien van de sloopmeldingen nog niet.

Van BAG 1.0 naar BAG 2.0: Op 1 juli 2018 zijn de wijzigingen in de wet- en regelgeving van de BAG in werking getreden. De verschillende stappen die de bronhouders in dit verband moeten zetten, zijn in het stappenplan uiteengezet. 2. Is uw gemeente gemigreerd naar een BAG 2.0 Ja beheerapplicatie? 3. Hoe waren uw ervaringen met de systeemleverancier in relatie tot de BAGmigratie?

De ervaringen met de systeemleverancier waren prima

Toelichting op gegeven antwoord:

De migratie is naar tevredenheid verlopen. We waren dan ook als een van de eerste gemeentes over naar BAG 2.0

Rapportage BAG 2020 - Raalte - Pagina 18 van 18