Bijlage 3 i-Uitvoeringsplan Bedrijfsvoering 2022-2025

CONCEPT Uitvoeringsplan informatievoorziening bedrijfsvoering 2022-2025 Keuzes voor informatievoorziening in het domein bedrijfsvoering van de gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte (DOWR) voor 2022-2025

Versie: 0.4 / 14-12-2020 Uitvoeringsplan informatievoorziening Bedrijfsvoering 2022 - 2025

pag. 1

Inhoud 1.

Inleiding ............................................................................................................................................ 3

2.

Doelen van het domein bedrijfsvoering ........................................................................................... 3

3.

Strategieën van het domein bedrijfsvoering .................................................................................... 4

4.

Wensen en behoeften informatievoorziening 2022-2025 ................................................................ 4 Basis op orde ....................................................................................................................................... 4 Verbeteren en vernieuwen .................................................................................................................. 4 4.1

Datagedreven werken (DGW) ................................................................................................. 6

4.2 Managementinformatie .................................................................................................................. 8 4.3 Visie Common Ground ................................................................................................................ 10 4.4 Implementatie financieel systeem voor Belastingen, FA en financiële afdelingen...................... 12 4.5 Vervolg RPA-pilot ........................................................................................................................ 14 4.6 Beter sturen op digitalisering/digitaal leiderschap ....................................................................... 15 4.6.1 Programma voor teammanagers .............................................................................................. 15 4.6.2 Beter gebruik van software ....................................................................................................... 15 Bijlage 1 tabel vervangingskalender ..................................................................................................... 16

Uitvoeringsplan informatievoorziening Bedrijfsvoering 2022 - 2025

pag. 2

1. Inleiding In het najaar van 2017 hebben de gemeenteraden van Deventer, Olst-Wijhe en Raalte de i-Visie vastgesteld. Hierin staat beschreven hoe gemeentelijke informatievoorziening nu en in de toekomst kan helpen gemeentelijke ambities en maatschappelijke opgaven te realiseren. In 2020 is vervolgens het Strategisch informatieplan 2020 - 2023 (het STiP) vastgesteld door de colleges van Deventer, Olst-Wijhe en Raalte. In het STiP is op basis van de i-visie en de maatschappelijke opgaven van de gemeenten de strategie op het gebied van de informatievoorziening bepaald. Dit heeft geresulteerd in vier actielijnen: • actielijn A Doorontwikkeling van de dienstverlening • actielijn B Doorontwikkeling van de bedrijfsvoering • actielijn C Digitale samenleving • actielijn D Datagedreven werken • De i-Visie en het STiP fungeren als een richtinggevend kader. De nadere uitwerking en de begrotingsvraag komen aan de orde in verschillende uitvoeringsplannen. Deze worden jaarlijks opgesteld en afgehandeld binnen de reguliere P&C cycli van de gemeenten. De i-Visie en het STiP zijn daarvoor een toetsingskader. In dit Uitvoeringsplan informatievoorziening Bedrijfsvoering 2022-2025 staan de ontwikkelingen in het domein Bedrijfsvoering, de veranderopgaven en de ambities, wensen en behoeften voor informatievoorziening voor 2022-2025 beschreven.

2. Doelen van het domein bedrijfsvoering Bedrijfsvoering vormt het fundament van onze gemeenten. Op ambtelijk niveau werken wij binnen de DOWR samen voor een goed functionerende organisatie die zowel robuust als wendbaar is. In de verschillende uitvoeringsagenda’s zijn wensen opgenomen die bijdragen aan de realisatie van dit doel. In dit i-uitvoeringsplan worden de acties op het gebied van informatie en informatietechnologie gebundeld, gecategoriseerd en geprioriteerd. Hierbij wordt gekeken aan welk doel wordt bijgedragen: • wensen die bijdragen aan de robuustheid van de organisatie: basis op orde • wensen die bijdragen aan de wendbaarheid: verbeteren en vernieuwen Door de realisatie van de wensen in dit uitvoeringsplan dragen wij bij aan een organisatie die er is voor onze inwoners, ondernemers en medewerkers. Die vertrouwen krijgt door in control te zijn. Die flexibel en wendbaar kan meebewegen in het digitale transformatietijdperk. Die ruimte geeft om te verbeteren en te innoveren.

Uitvoeringsplan informatievoorziening Bedrijfsvoering 2022 - 2025

pag. 3

3. Strategieën van het domein bedrijfsvoering ‘Onze bedrijfsvoering zorgt ervoor dat we alle taken mogelijk maken, vanuit de grote diversiteit van inwoners, taken en opgaven die wij als gemeente hebben. Onze bedrijfsvoering maakt het mogelijk dat de gemeentelijke organisaties in de volledige breedte hun ambities kunnen realiseren.’ Actielijn B van het STiP geeft aan waar ons domein sterk in is. Door de verbinding met de hele organisatie zijn wij in staat over domeinen heen door te ontwikkelen, kaders mee te geven en te inspireren. Er liggen grote opgaven voor ons domein. Deze gaan we gezamenlijk en in verbinding oppakken. In kleine stappen, op basis van vertrouwen waarbij we leren van onze fouten. Bij de realisatie van de genoemde wensen wordt rekening gehouden met alle componenten die belangrijk zijn om een project te laten slagen: processen, systemen, informatie, mensen en inhoud.

Carla Collega werkt met veel plezier bij de gemeente. Zij is van alle markten thuis en werkt bij verschillende afdelingen. Hierdoor ervaart zij hoe makkelijk het is dat ze, waar ze ook inlogt, altijd haar eigen 'computer' heeft. Ze kan bij de financiële systemen als ze deze nodig heeft, ze kan bij haar documenten als ze een inwoner terug moet bellen en ze ziet de voortgang van haar melding bij facilitaire zaken.

4. Wensen en behoeften informatievoorziening 2022-2025 Binnen het domein Bedrijfsvoering hebben we een aantal ‘paraplu’ thema’s benoemd. Per project geven we aan onder welke paraplu deze valt. Het komt meerdere malen voor dat een project onder meerdere paraplu’s valt. Een voorbeeld hiervan is het project ‘managementinformatie’. Deze valt zowel onder datagedreven werken als onder implementatie van het financiële systeem. Verder verdelen we, zoals genoemd, de wensen naar de twee doelen ‘basis op orde’ en ‘verbeteren en vernieuwen’. De wensen voor dit uitvoeringsplan komen uit drie bronnen: • Gesprekken met betrokkenen • Aanbestedingskalender • Vervangingskalender (bijlage 1)

Basis op orde 4.1. Datagedreven werken 4.2. Managementinformatie 4.3. Common Ground (visie maken: b.v. wat doen we met API’s?) 4.4. Implementatie financieel systeem Onder ‘basis op orde’ horen ook de verbeteracties van informatiebeheer en informatieveiligheid en privacy. Deze zijn vastgelegd in separate i-uitvoeringsplannen.

Verbeteren en vernieuwen 4.5. RPA inzetten na succesvolle pilot 4.6. Sturen op digitalisering/leiderschap 4.6.1. Programma voor teammanagers: ICT/digitalisering in je team, digitaal leiderschap 4.6.2. Beter gebruik van software Om een overzicht te krijgen van alle wensen en projecten, ook uit de i-uitvoeringsplannen van 2020 en 2021, staan alle projecten hieronder in 1 schema.

Uitvoeringsplan informatievoorziening Bedrijfsvoering 2022 - 2025

pag. 4

Let op: Alle bedragen in deze tabel zijn tekstueel uit de vorige uitvoeringsplannen gehaald. Alleen de rode bedragen zijn toegekend. 2020

2021

2022 2023 Prioriteit 1/autonoom

2024

2025

Veilig mailen Aanbesteding e- (Her)implementatie HRM (3 scenario’s: e-HRM (prio 2) 400.000, 130.000 en (100.000 VJN In Raalte 80.000) is 24.000 toegekend))

Contractbeheer uitrol (50.000 uit bestemming jaarrekeningresultaat DOWR-i)

Datagestuurd werken (81.000 Deventer, budget omgevingswet en gegevensbeheer)

5W (100.000 kadernota) Aanbesteding Implementatie financieel systeem financieel systeem (100.000 VJN)

(200.000)

Datagedreven werken

Datagedreven werken Managementinformatie (20.000)

Datagedreven Datagedreven werken werken ManagementManagementinformatie (20.000) informatie (20.000)

Datagedreven werken Managementinformatie (20.000)

Visie Common Ground (nihil) Beter sturen op digitalisering/digitaal leiderschap (uit bestaande middelen)

Prioriteit 2 Implementatie nieuwe functionaliteit office 365 en GT Connect (100.000) Generieke managementinformatie (40.000 interne projecturen, 60.000 licentie en implementatie extern - kadernota) Datagestuurd werken (100.000 via innovatiefonds VNG en innovatiebudget Dimpact)

Digitaal transitieplan (100.000 voor opleiding, training, uren medewerkers. OW en Raalte (36.000) al geregeld, deventer 65.000 aanvragen uit opleidingsplan) Jaarlijkse Jaarlijkse Jaarlijkse Jaarlijkse Jaarlijkse procesoptimalisatie procesoptimalisatie procesoptimalisatie procesoptimalisatie procesoptimalisatie (25.000 voor analyse en 25.000 voor FB)

Doorontwikkeling front-end belastingen (25.000 dekking uit budget BEL en FA)

Vervolg RPA Pilot (n.n.b.)

Legenda: i-UP 2020

i-UP 2021

Uitvoeringsplan informatievoorziening Bedrijfsvoering 2022 - 2025

i-UP 2022-25

pag. 5

4.1

Datagedreven werken (DGW)

Als organisatie hebben wij de ambitie om een datagedreven gemeente te zijn. Dit draagt bij aan een betere dienstverlening, digitale samenleving en betere bedrijfsvoering. Er wordt een visie Datagedreven werken opgesteld. In deze visie is de ambitie van de drie gemeenten, de architectuur, de impactanalyse, de kosteninvestering, het plan voor 2021 en 2022 en de ontwikkelstrategie ontworpen. Deze visie wordt in februari in de drie gemeenten vastgesteld. 2021/22 zal worden gebruikt om visies te ontwikkelen op o.a. de volgende onderwerpen: - Gewenste data architectuur - Pseudonimiseren/anonimiseren (project vijf wetten) - Ontwikkelvisie samenhangende object registratie (zie ook i-uitvoeringsplan Fysiek) - Databeheer - Benodigde rollen - Hoe DGW het beleidsproces kan ondersteunen - Zelf doen versus samen werken (DOWR, Dimpact, ….) Er zullen workshops DGW worden georganiseerd. Daarnaast zullen er pilots worden gedaan t.b.v. automatische data-ontsluiting en centrale opslag en komt er dit jaar een publicatieserver beschikbaar om dashboards te kunnen bekijken.

NB 1 Toelichting bij onderstaande begroting • De financiering van de dashboards/monitoren en specifieke pilots: Voor 2022 is 155.000 euro begroot (DOWR) voor het ontwikkelen van dashboards/monitoren. Vanaf 2023 3 fte voor Deventer en 1 fte voor Raalte. • Geld voor opleiden – dit loopt via het opleidingsbudget NB 2 Besluitvorming Dit project kent zijn eigen besluitvormingstraject. De verwachting is dat deze parallel aan de besluitvorming over dit uitvoeringsplan kan lopen. Doel Actielijnen Baten

De organisatie faciliteren bij datagedreven werken met kennis en adequate voorzieningen Actielijn D – Datagedreven werken Het leveren van feiten t.b.v. onderbouwing van besluiten

Uitvoeringsplan informatievoorziening Bedrijfsvoering 2022 - 2025

pag. 6

Looptijd Organisatie(s) Applicatie(s) Kosten

2021-2025 Deventer, Olst-Wijhe en Raalte Alle applicaties van de gemeente Totaal geraamde kosten per jaar (2021 t/m 2025); zowel de structurele als incidentele kosten en opgedeeld naar gemeente. Voor details zie visie Datagedreven werken Er wordt alleen voor 2022 geld aangevraagd gezien de onzekerheid in de raming voor de volgende jaren. Geraamde incidenteel kosten: 2021* 2022 D 200.000 OW 35.000 R 75.000 Totaal 310.000 Geraamde structureel kosten: 2021* 2022 D OW R Totaal

2023

2024

2025

2023

2024

2025

*: extra bedragen t.o.v. de reeds toegekende bedragen o.b.v. de i-uitvoeringsplannen 2021

Financiering

Reeds aanwezige dekking incidenteel: 2021* 2022 D 0 50.000 OW 0 0 R 0 0 Totaal 0 0

2023 0 0 0 0

2024 0 0 0 0

2025 0 0 0 0

Reeds aanwezige dekking structureel: 2021* 2022 D OW R Totaal

2023 0 0 0 0

2024 0 0 0 0

2025 0 0 0 0

Dekkingsvoorstel D Incidenteel dekking aanwezig € 50.000. De overige 150.000 aanvragen bij VJN/begroting 2022. OW Incidenteel nog geen dekking aanwezig, aan te vragen bij kadernota 2022. R Incidenteel nog geen dekking aanwezig, aan te vragen bij kadernota/begroting 2022. *: extra bedragen t.o.v. de reeds toegekende bedragen o.b.v. de i-uitvoeringsplannen 2021

Prioriteit

Prioriteit 1 (Noodzakelijk voor de doorontwikkeling van het domein)

Uitvoeringsplan informatievoorziening Bedrijfsvoering 2022 - 2025

pag. 7

4.2 Managementinformatie Als organisatie willen we continu verbeteren. Eén van de onderdelen waar ruimte voor verbetering zit is sturing op basis van informatie. Deze ontwikkeling zie je op diverse plekken binnen de organisatie terug. Denk aan Datagedreven werken, maar ook bijvoorbeeld het Corona dashboard. Op financieel gebied wordt in 2021 een grote stap gemaakt door de vervanger van FMI, i-Rapportages, te implementeren. Bij de aanbesteding voor het nieuwe HRM systeem is het onderdeel ‘rapportage’ zwaar meegewogen. In 2021 wordt het project ‘generieke managementinformatie’ uitgevoerd. Dit project geeft, naast bovengenoemde initiatieven, in eerste instantie invulling aan de ‘menselijke’ kant van dit onderwerp. ‘Waarom stuur ik?’ en ‘hoe stuur ik?’. Vervolgens wordt gekeken welke informatie nodig is om te kunnen sturen en geïnventariseerd uit welke bronnen dit komt. Hierbij wordt de volgende prioritering aangehouden: 1. Formatie, bezetting, loonsom 2. Financiële informatie 3. Specifieke domeininformatie Voor dit uitvoeringsplan zijn met name de bronsystemen interessant. Voor prioriteit 1 is het bronsysteem gedekt in de eHRM implementatie. Voor prioriteit 2 zit deze in de vervanging van FMI. Voor prioriteit 3 zijn de bronsystemen meegenomen in de domeinspecifieke uitvoeringsplannen (indien nodig).

Door alle ontwikkelingen die nu lopen verwachten wij een toename van de behoefte naar inzicht in informatie door digitale tooling als b.v. dashboards. Een meerwaarde voor stuurinformatie zien wij in domein- en gemeente overstijgende informatie; integratie van de verschillende dashboards en rapportages die ontstaan. Hiervoor wordt budget gevraagd.

Loes Leidinggevende heeft plezier in haar werk. Ze heeft alle middelen tot haar beschikking om op tijd in te kunnen spelen op veranderingen. Door het inzicht in de data kan ze medewerkers voorbereiden als ze het tijdelijk drukker gaan krijgen, kan ze op tijd aangeven waar behoefte is aan extra fte of vragen van controlerende aard beantwoorden voordat ze gesteld zijn.

Doel Actielijnen

Baten

Looptijd Organisatie(s) Applicatie(s) Kosten

Doorontwikkeling en integratie van verschillende managementinformatie (tools) Deze ontwikkeling draagt bij aan actielijn B: Doorontwikkelen bedrijfsvoering • We hebben een solide en efficiënte bedrijfsvoering • We zijn wendbaar • We werken digitaal (informatie is plaats- en tijdonafhankelijk beschikbaar) Deze ontwikkeling draagt ook bij aan actielijn D: datagedreven sturing • Beleid en uitvoering op basis van data • Data op orde • Organisatiebrede verbetering van het sturingsproces • Beter gebruik van data • Integraliteit tussen gemeenten en domeinen • Beter inzicht in werkdruk; verbetering werkplezier Continue verbetering Deventer, Olst-Wijhe en Raalte 2021: FMI, eHRM, BI tool. 2022 – 2025: alle systemen Onderstaande geraamde kosten zijn gebaseerd op het realiseren van 1 (geïntegreerd) dashboard per jaar. Geraamde incidenteel kosten: 2021* 2022 D

2023

Uitvoeringsplan informatievoorziening Bedrijfsvoering 2022 - 2025

2024

2025

pag. 8

OW R Totaal Geraamde structureel kosten: 2021* 2022 D 12.900 OW 2.300 R 4.800 Totaal 20.000

2023 12.900 2.300 4.800 20.000

2024 12.900 2.300 4.800 20.000

2025 12.900 2.300 4.800 20.000

*: extra bedragen t.o.v. de reeds toegekende bedragen o.b.v. de i-uitvoeringsplannen 2021

Financiering

Reeds aanwezige dekking incidenteel: 2021* 2022 2023 D OW R Totaal Reeds aanwezige dekking structureel: 2021* 2022 2023 D OW R Totaal

2024

2025

2024

2025

*: extra bedragen t.o.v. de reeds toegekende bedragen o.b.v. de i-uitvoeringsplannen 2021

Dekkingsvoorstel D Nog geen dekking aanwezig, aanvragen bij VJN/begroting 2022. OW Nog geen dekking aanwezig, aan te vragen bij kadernota 2022. R Nog geen dekking aanwezig, aan te vragen bij kadernota/begroting 2022. Prioriteit

Prioriteit 1 (Noodzakelijk voor de doorontwikkeling van het domein)

Uitvoeringsplan informatievoorziening Bedrijfsvoering 2022 - 2025

pag. 9

4.3 Visie Common Ground Steeds vaker duikt het begrip Common Ground op als het gaat over de modernisering van de gemeentelijke ICTsystemen. Maar wat houdt het precies in? En is het wel nodig de gemeentelijke ICT-systemen grondig op de schop te nemen? Om met de laatste vraag te beginnen – ja, het is nodig, de ICT-systemen dreigen vast te lopen als gevolg van de snel wassende stroom aan digitale gegevens. De ontsluiting van deze gegevens loopt via een complex systeem van koppelingen. Het maakt het huidige ICT-systeem weinig flexibel, kwetsbaar en duur. En het staat daarmee een optimale dienstverlening aan burgers en ondernemers in de weg. Dit besef zette een beweging in gang voor de stapsgewijze ontwikkeling van een nieuwe, toekomstbestendige gemeentelijke ICT-infrastructuur. De door de Taskforce Samen Organiseren enthousiast omarmde beweging kreeg de toepasselijke naam Common Ground. Het grote voordeel van dit model, dat is geïnspireerd op de Estlandse X-road, is dat het niet alleen goedkoper is, maar ook meer ruimte biedt om sneller en gemakkelijker te innoveren. Common Ground maakt tevens gemeenten minder afhankelijk van hun vaste leveranciers en geeft burgers en ondernemers meer en beter inzicht in de wijze waarop met hun gegevens wordt omgegaan.

Met Common Ground wordt een grote stap gezet in de richting van een open, transparante overheid waarbinnen met inachtneming van de privacy-regels gegevens sneller en veiliger kunnen worden uitgewisseld, intern zowel als extern. Nieuw is ook de wijze waarop Common Ground wordt vormgegeven. Het is geen van bovenaf opgelegde systeemwijziging, maar een beweging die samen met gemeenten werkt aan een stapsgewijze modernisering van de ICT-infrastructuur. En elke gemeente de kans biedt om in eigen tempo en op eigen voorwaarden de overstap te maken. Bron: Common Ground | VNG

‘Data is het nieuwe goud’ wordt er gezegd. Voor onze organisaties wellicht niet direct in klinkende munt, maar wel in dienstverlening, transparantie, organisatieontwikkeling en innovatie. De grote hoeveelheid beschikbare data brengt ook risico’s met zich mee in het kader van privacy, security en wendbaarheid. Daarom is er een beweging ontstaan rondom ‘Common Ground’. Door deze beweging krijgen we meer controle over onze data. Deze beweging raakt ons op een aantal onderdelen direct: • Datagedreven werken; vanuit de behoefte meer met data te doen, ontstaan initiatieven die goed gefaciliteerd moeten worden. • Dimpact heeft een nieuwe strategische richting gekozen op basis van Common Ground. Op dit moment is men bezig het implementatieplan gereed te maken voor besluitvorming. In dit implementatieplan wordt beschreven hoe de vervanging van de eSuite, middels de componentenstrategie van Common Ground, gerealiseerd kan worden. • Het project i4sociaal werkt ook met Common Ground als uitgangspunt zodat de gewenste wendbaarheid bereikt kan worden. In 2021 wordt door de DOWR-i een visie gevormd over Common Ground. In deze visie wordt gekeken naar de architectuurprincipes, realisatieprincipes en de impact op de rollen, taken en verantwoordelijkheden binnen onze organisaties. Deze ontwikkeling heeft grote impact op onze informatiestructuur en ICT functionaliteit.

Vooralsnog wordt dit binnen de reguliere middelen en formatie gerealiseerd. Het is echter zeer realistisch dat hier, door voortschrijdend inzicht, aanvullende besluitvorming nodig is.

Uitvoeringsplan informatievoorziening Bedrijfsvoering 2022 - 2025

pag. 10

Doel Actielijnen

Looptijd Organisatie(s) Applicatie(s) Kosten

Wendbaar Actielijn A: doorontwikkeling dienstverlening – omnichannel, eenmalig uitvraag, meervoudig gebruik, integraal klantbeeld, doorontwikkeling online dienstverlening, digitale identiteit Actielijn B: doorontwikkeling bedrijfsvoering – wendbaar Actielijn C: digitale samenleving – open data en open overheid Actielijn D: datagedreven sturing • Wendbare organisatie • Optimaal gebruik kunnen maken van de data • Minder afhankelijk van grote leveranciers • Verbetering dienstverlening nnb Deventer, Olst-Wijhe en Raalte Alle applicaties nnb

Prioriteit

Prioriteit 1 (Noodzakelijk voor de doorontwikkeling van het domein)

Baten

Uitvoeringsplan informatievoorziening Bedrijfsvoering 2022 - 2025

pag. 11

4.4 Implementatie financieel systeem voor Belastingen, FA en financiële afdelingen Per 1 januari 2023 loopt het huidige meerjarencontract af. In 2021 vindt de aanbesteding plaats, gevolgd door de implementatie in 2022. Op dit moment is er een meerjarenovereenkomst met de huidige leverancier. Binnen deze overeenkomst vallen een aantal belangrijke doorontwikkelingen die op dit moment plaatsvinden; de cloudgang, het WOZ berichtenverkeer, update naar i-Financiën, update naar Begroting 3.0, vervanging van FMI door i-Rapportages en de workflow memorialen. Deze ontwikkelingen zijn noodzakelijk voor het kunnen blijven leveren van onze diensten. De ervaringen die nu worden opgedaan worden gebruikt bij de aanbesteding in 2021.

Carla merkt dat haar functie als financial steeds meer aansluit bij haar eigen ontwikkeling. Het is fijn dat de gemeente hier ook in mee groeit. Van achteraf controleren bewegen we steeds meer naar vooraf meedenken. De actuele data die beschikbaar is helpen haar daarbij.

De implementatiekosten in 2022 zijn afhankelijk van de uitkomst van de aanbesteding. Daarom houden we rekening met 2 scenario’s: 1. Een aanbesteding met als uitkomst de huidige leverancier. 2. Een aanbesteding met als uitkomst een nieuwe leverancier. In onderstaande kostenraming zijn de kosten meegenomen voor scenario 1 (huidige leverancier). Wanneer er een andere leverancier uit de aanbesteding komt, dan verwachten we dat de implementatiekosten 200.000 euro hoger uit gaan komen. Doel Actielijnen Baten Looptijd Organisatie(s) Applicatie(s) Kosten

Vervanging financieel systeem Doorontwikkeling bedrijfsvoering. Door goede implementatie wordt de overgang van het oude naar het nieuwe systeem minder belastend voor de gebruikers. 2021 - 2022 DOWR CiVision Middelen, CiVision Innen en CiVision Belastingen (inclusief financiële informatievoorziening) Implementatie in 2022 Geraamde incidenteel kosten: Scenario 1: 200.000 euro (huidige leverancier komt uit aanbestedingstraject) Scenario 2: 400.000 euro (andere leverancier komt uit aanbestedingstraject) Voor dit moment wordt het bedrag voor scenario 1 aangevraagd. Wanneer een andere leverancier uit het aanbestedingstraject komt zal het resterende bedrag van 200.000 euro door de drie gemeenten extra moeten worden aangevraagd. 2021* D OW R Totaal

2022 129.000 23.000 48.000 200.000

Geraamde structureel kosten: 2021* 2022 D OW

2023

2024

2025

2023

2024

2025

Uitvoeringsplan informatievoorziening Bedrijfsvoering 2022 - 2025

pag. 12

R Totaal *: extra bedragen t.o.v. de reeds toegekende bedragen o.b.v. de i-uitvoeringsplannen 2021

Financiering

Reeds aanwezige dekking incidenteel: 2021* 2022 2023 D OW R Totaal Reeds aanwezige dekking structureel: 2021* 2022 2023 D OW R Totaal

2024

2025

2024

2025

*: extra bedragen t.o.v. de reeds toegekende bedragen o.b.v. de i-uitvoeringsplannen 2021

Dekkingsvoorstel D Nog geen dekking aanwezig, aanvragen bij VJN/begroting 2022. OW Nog geen dekking aanwezig, aan te vragen bij kadernota 2022. R Nog geen dekking aanwezig, aan te vragen bij kadernota/begroting 2022.

Prioriteit

Autonome ontwikkeling

Uitvoeringsplan informatievoorziening Bedrijfsvoering 2022 - 2025

pag. 13

4.5 Vervolg RPA-pilot

Robotgestuurde procesautomatisering (Engels: Robotic Process Automation), afgekort tot RPA, is een techniek die gebruikt wordt voor het automatiseren van bedrijfsprocessen, met behulp van zogenaamde 'software-robots'. Het is gericht op het automatiseren via de user interface, door het handmatige proces na te bootsen. Hoewel het begrip anders kan suggereren, komen er geen daadwerkelijke fysieke robots aan te pas. De term 'robot' slaat op het idee dat de software processen uitvoert zoals een mens dat zou doen. Hierdoor kan gesproken worden van virtuele werknemers. De software-robots kunnen bijvoorbeeld op knoppen klikken, informatie in tekstvelden schrijven en bestanden openen, lezen en bewerken. Een robot heeft zijn eigen (virtuele) werkstation en kan ook maar één proces tegelijk uitvoeren. Bron: Robotgestuurde procesautomatisering - Wikipedia

RPA raakt drie onderdelen van onze organisaties: medewerkers, processen en techniek. Bij een goede implementatie van RPA zijn op alle drie de onderdelen voordelen te behalen. • Medewerkers; repeterende werkzaamheden worden overgenomen waardoor meer ruimte ontstaat voor creatievere werkzaamheden die denkwerk op hoger niveau behoeven. • Processen; door automatisering kan een proces sneller, betrouwbaarder en vaker uitgevoerd worden. • Techniek; inzet van nieuwe technieken zorgen voor meer wendbaarheid. De keerzijde is dat het ook verkeerd ingezet kan worden: als een proces niet op orde is los je dat niet op met RPA. Ook de adaptatie van medewerkers is zeer belangrijk. Daarom vindt er in 2021 een pilot plaats waarin deze onderdelen worden meegenomen. Ook wordt gekeken naar ervaringen van andere gemeenten. Op basis van de resultaten van de pilot wordt in 2022 besloten wat het vervolg gaat worden. Bij die besluitvorming wordt ook de financiering meegenomen. Doel Actielijnen Baten Looptijd Organisatie(s) Applicatie(s) Kosten

Optimalisatie van werkprocessen door robotisering Doorontwikkeling bedrijfsvoering

Prioriteit

Prioriteit 2 (Wens)

nnb Deventer, Olst-Wijhe en Raalte Nnb (CiVision zou logisch zijn) De benodigde middelen voor dit project blijken uit de uitkomst van de pilot.

Uitvoeringsplan informatievoorziening Bedrijfsvoering 2022 - 2025

pag. 14

4.6 Beter sturen op digitalisering/digitaal leiderschap Eén van de onderdelen in het STiP is ‘digitaal leiderschap’; een belangrijke voorwaarde om optimaal te kunnen profiteren van de digitale transformatie. Voor het domein bedrijfsvoering is het van groot belang dat op alle niveau’s wordt gezien welke mogelijkheden deze ontwikkeling biedt. Er zijn verschillen in de aanpak van dit onderwerpen binnen de drie gemeenten. Voor dit DOWR uitvoeringsplan benoemen we twee onderdelen: ‘programma voor teammanagers’ en ‘beter gebruik van software’. Bij de gemeente Raalte is het programma ‘digitale transitie gestart. Dit programma is gericht op de digitale transitie die gaande is in de samenleving en waar je als gemeente op moet anticiperen. Dit vergt van de gemeente een transformatie in haar dienstverlening en bedrijfsvoering. In het programma staan dan ook twee sporen centraal: 1. de verdergaande digitalisering die vooral via de i-uitvoeringsplannen wordt vormgegeven en waar met name de digitale (technische) mogelijkheden naar voren gekomen; 2. de organisatie voorbereiden die met name de ‘zachte kant’ van digitalisering omvat. Vragen die daarbij naar voren komen, zijn: hoe pakken medewerkers, managers, directieleden maar ook college en raad digitaal leiderschap op en hoe maken ze zich de 21ste eeuwse vaardigheden eigen.

Ook in Olst-Wijhe geldt een programma digitale transformatie waarin onderdeel 2 concreet wordt ingevuld.

4.6.1 Programma voor teammanagers Vanuit het eigen vakgebied de mogelijkheden van data, digitalisering zien. Hoe gaan we om met het opdrachtgeverschap richting leveranciers of de DOWR-i? Het doel van dit programma is de teammanagers van onbewust (on)bekwaam naar bewust bekwaam te krijgen. Per gemeente lopen hier al initiatieven en is de financiering gedekt.

4.6.2 Beter gebruik van software Door beter gebruik van software verhogen we onze kwaliteit waardoor we een betere dienstverlening kunnen leveren. Dit doen we door de kansen te benutten waar ze zijn. Dit doen we als onderdeel van de andere projecten. Doel Actielijnen Baten Looptijd Organisatie(s) Applicatie(s) Kosten

Ontwikkeling van mens en organisatie door verbeteren digitaal leiderschap Doorontwikkeling bedrijfsvoering

Prioriteit

Prioriteit 1 (Noodzakelijk voor de doorontwikkeling van het domein)

nnb Deventer, Olst-Wijhe en Raalte Op dit moment wordt er geen extra geld gevraagd voor dit project.

Uitvoeringsplan informatievoorziening Bedrijfsvoering 2022 - 2025

pag. 15

Bijlage 1 tabel vervangingskalender Onderstaande tabel is een weergave van de vervangingskalender op de onderdelen ‘bedrijfsvoering’. Indien een onderdeel meegenomen dient te worden in dit uitvoeringsplan is deze terug te vinden onder de paragrafen in dit hoofdstuk.

Leverancier Detron Gemalto / Kahuna Gemalto / Kahuna PRLG C-Content Microsoft Microsoft PRLG TopDesk

Titel Serviceovereenkomst DOWR Telefonie SafeNet SAS Cloud Subscription SafeNet SAS Cloud Subscription CiVision Makelaar Gegevens en Gegevensmagazijn Raalte My-Lex Overheid softwarelicentie M365 E3 From SA, mon Subscr Per User Enterprise Mobility + Security E3 & Office 365 Enterprise E3 & Intune & Office 365 E3 IBurgerzaken OW Pink Cipers Hosting inclusief Cipers e.d. TopDesk SAAS Service management Onderhoud ICT en FZ

Einddatum 1-3-2021 6-3-2021 6-3-2021

Gemeente DOWR-I DOWR-I DOWR-I

31-12-2021 Raalte Deventer; Raalte; 1-4-2023 Olst-Wijhe 1-7-2023 DOWR-I

Totaal 4 jaar € 66.923 € 115.709 € 9.643

Aanbesteding Aanbesteding Aanbesteding Onderhands

€ 108.072 Aanbesteding € 106.080 Aanbesteding € 2.277.181 Europees

1-7-2023 DOWR-I

€ 60.014 Aanbesteding

31-12-2023 Olst-Wijhe

€ 52.221 Aanbesteding

31-3-2025 DOWR-FZ; DOWR-I

€ 133.848 Aanbesteding

*contracten die op roadmap DOWR-i zijn meegenomen, dus hier verder niet behandeld worden

Uitvoeringsplan informatievoorziening Bedrijfsvoering 2022 - 2025

pag. 16