Bijlage 1 Concept notulen ALV 7 december 2022

Verslag Onderwerp Genodigden Datum Tijd Locatie

: : : : :

Algemene Ledenvergadering Dimpact ALV-leden Dimpact 7 december 2022 19.00 – 21.00 uur Digitaal via Zoom

De leden werd de mogelijkheid aangeboden om van tevoren spreektijd aan te vragen op onderwerpen. Er is geen spreektijd aangevraagd.

1. Opening en vaststelling agenda De voorzitter, Johan Dijkstra, opent de vergadering om 19.00 uur en heet allen hartelijk welkom bij de ALV van woensdag 7 december. De voorzitter heet in het bijzonder de nieuwe aanwezige bestuurders welkom.

2. Mededelingen Er is één mededeling. De mededeling betreft voorzitter Johan Dijkstra zelf. Per 1 oktober 2022 is Johan Dijkstra gemeentesecretaris geworden van de gemeente Almelo, een niet Dimpact-gemeente. Het voorzitterschap heeft de regel dat het alleen voorbehouden is aan leden. RvC-lid Saskia Gerritsen van de gemeente Groningen wordt per 1 januari 2023 voorzitter.

3. Notulen vorige vergadering Besluitvorming De notulen van de ALV van donderdag 30 juni 2022 zijn vastgesteld. Vragen Er komt een vraag binnen van mevrouw Nieuwenhuis van de gemeente Maashorst over het proces van het besluit rondom de business change. De voorzitter geeft de directeur-bestuurder van Dimpact, Jack Lenting, het woord. Jack vertelt dat er in de vorige ALV het besluit is genomen om gezamenlijk de business change voor het programma Beyond23 op te gaan pakken en om Dimpact een (financieel) voorstel uit te laten werken. Dit voorstel is intussen uitgewerkt en gedeeld met de betrokken gemeenten. Het huidig voorstel is lager dan de indicatie van de verwachtte kosten in de memo aan de ALV van 30 juni 2022, waarmee het voorstel uitgevoerd is binnen de kaders van het besluit in de vorige ALV. Op basis van de gesprekken die zijn gevoerd met de coördinatoren is geconstateerd dat elke gemeente hierachter staat. Het voorstel ligt momenteel bij de leden, waarvan ongeveer de helft van de gemeenten op dit moment formeel akkoord heeft gegeven. Hierna kan dit geëffectueerd worden, zodat we er in het eerste kwartaal van 2023 mee kunnen starten. Mochten er toch gemeenten besluiten om niet mee doen waardoor het collectief niet uitgevoerd kan worden, dan zal het terug gaan naar de ALV. Op basis van de tot nu toe gevoerde gesprekken met de coördinatoren is hier nog geen aanleiding voor.

De voorzitter informeert of dit voldoende antwoord is op de vraag. Mevrouw Nieuwenhuis bevestigt dit.

4. Dimpact kwartaalrapportage Zoals in een eerdere ALV afgesproken is de Dimpact kwartaalrapportage van tevoren gedeeld. Pagina 1 van 7

Presentatie Dimpact kwartaalrapportage Q3 2022 Jack belicht een paar elementen om de bestuurders gericht te voorzien van relevante informatie. Over de samenwerking binnen de vereniging spreekt Jack zijn waardering uit voor de leden die bijdragen in de opgaves die we met zijn allen moeten realiseren. ‘We doen het gezamenlijk en er zit enorm veel toewijding in vanuit de gemeenten’. Dit wordt ook gezien in de gesprekken met gemeentesecretarissen en wethouders over de opgaven. Het regiebureau bestaat uit een compacte groep van circa dertig personen, maar het daadwerkelijk aantal mensen vanuit verschillende gemeenten dat dagelijks bezig is met onze opgaven is enorm. Jack doet de oproep om te blijven participeren. Jack belicht het onderwerp ‘Projecten’. Tachtig tot negentig procent van onze huidige gezamenlijke opgave zit in het programma Beyond23. We zien dat gemeenten instappen op Beyond23 en we maken progressie binnen deze complexe opgave. We realiseren ons dat er heel veel op de gemeenten af komt. De ambitie wordt omarmd, maar leden vragen zich af hoe ze zich het beste kunnen voorbereiden. De vraag is goed, men beseft de urgentie en dat we het samen moeten doen. Maar men beseft ook dat de gemeentelijke organisatie aan de slag moet. De ondersteuning van de business change gaat in het eerste kwartaal van 2023 starten. Hoe we daar gaan komen bekijken we per gemeente.

Daarnaast vindt er een onafhankelijke toets plaats op haalbaarheid. Met betrekking tot Governance geeft Jack aan dat er de behoefte is om hechter samen te werken en in gesprek te zijn over de opgaves die op ons afkomen, met de vraag of we daarvoor juist ingericht zijn. Voor de Organisatie opgave, om de organisatie te ontwikkelen in lijn met de opgaven, vergt aandacht vanwege de schaarste op de markt voor het aantrekken van personeel. Met betrekking tot de doelstellingen is Portfolio- en Product management een aandachtspunt, waar we nog lerende in zijn. Het zorgt voor randvoorwaarden om in deze nieuwe wereld blijvend continuïteit te kunnen leveren. Vragen De gemeente Assen vraagt wie de opdrachtgever van de onafhankelijke toets is. Jack antwoordt dat de RvC opdrachtgever is. Aanvullend licht Jack toe dat de RvC drie commissies heeft: de Kwaliteitscommissie, de Remuneratiecommissie en de Auditcommissie. De Kwaliteitscommissie is betrokken bij de onafhankelijke toets en bij het bespreken van de resultaten, welke uiteindelijk naar de RvC. Daarnaast is er een werkgroep waarin gemeenten vertegenwoordigd zijn. Meneer Teutelink van de gemeente Enschede vraagt of er een structurele oplossing is met betrekking tot beheer en de capaciteit van de Servicedesk binnen de e-Suite.

Jack antwoordt dat dit met de organisatieopgave te maken heeft, het Dimpact klaarmaken voor haar nieuwe rol, waarin de Servicedesk verdwijnt. Er vindt inhuur plaats zodat de Servicedesk van kwaliteit blijft. Met de gemeente Enschede zijn afspraken gemaakt rondom het gezamenlijk uitvoeren van het beheer op de e-Suite. Daarmee verwachten we de kwaliteit te blijven leveren zoals u gewend bent. En de stabiliteit van de e-Suite is van goed niveau, wat zich vertaalt in weinig meldingen. Presentatie Terugblik 2022 We naderen het einde van het jaar, een mooi moment om met gezamenlijk terug te kijken naar wat we hebben gerealiseerd langs de drie opgaves: Continuïteit, Vernieuwing en Organisatie. Over de Continuïteitsopgave geeft Jack als eerste punt aan dat BZM is aanbesteed en momenteel wordt geïmplementeerd bij de gemeenten. Dit verloopt naar wens. Het contract zit zowel prijstechnisch als voorwaarden-technisch goed in elkaar, en kan door de leden afgenomen worden. Het heeft veel inzet gevergd om dit neer te zetten, ook vanuit de leden, waar we trots op zijn. Als tweede punt geeft Jack het programmatisch werken rondom de vervanging van de e-Suite aan. Als derde punt benoemd Jack het continuïteitscontract met Atos, waarmee we meer tijd hebben om de e-Suite te vervangen, waarmee de continuïteit van de dienstverlening van gemeenten is gewaarborgd.

Pagina 2 van 7

Over de Vernieuwingsopgave, vanuit ambitie, heeft Dimpact gezegd: Common Ground, Open source. Dit wordt momenteel geleverd en is in gebruik. Ook Open online, waar veel Dimpact gemeenten gebruik van maken, is momenteel in gebruik, volledig gebaseerd op Common Ground architectuur. Daarnaast heeft Dimpact goed zicht op de ambities van de leden voor dienstverlening. In onze Organisatieopgave ervaart Jack grote betrokkenheid, niet alleen van de medewerkers van Dimpact, maar ook vanuit de leden. Er is aandacht voor hoe we ervoor zorgen dat ook in de nieuwe situatie Dimpact de juiste organisatie inrichting heeft. Jack vindt het een mooie terugblik en hij ervaart dat we gezamenlijk goed op weg zijn. Hij kijkt met een positieve blik vooruit naar de jaren 2023 en 2024.

5. Ontwikkelingen Common Ground Jack geeft aan het belangrijk te vinden, gezien onze ambitie en urgentie, om de vergadering in het landelijke speelveld mee te nemen. Jack heeft collega Niels Lindeboom, Regisseur Samenwerking, uitgenodigd om allen mee te nemen in de ontwikkelingen rondom Common Ground. Presentatie Ontwikkelingen Common Ground door Niels Lindeboom Gezien het aantal nieuwe mensen neemt Niels de ALV mee in de geschiedenis en strategische richting van Dimpact. Bewegingen die op ons afkomen vanuit landelijke overheid zijn te groot voor een individuele gemeente om op te pakken. We ontwikkelen langs een nieuwe, innovatieve weg, langs Common Ground en Open Source lijnen. Het DNA van Dimpact is om dit samen te organiseren. De vergadering bekijkt de nieuw opgeleverde animatie over wat Common Ground voor de dienstverlening oplevert. In de animatie wordt benadrukt dat dit mogelijk is om omdat we gebruik maken van standaarden. Daarin bevindt zich de verbinding met Nederland en een aantal landelijke ontwikkelingen. Er is dezelfde behoefte om gegevensuitwisseling te standaardiseren. Het is goed om ons hiermee te realiseren dat we met de juiste dingen bezig zijn, die ook passen in een grotere context. Dat betekent dat we de hele puzzel rondom Common Ground niet alleen binnen Dimpact kunnen realiseren.

Er zijn een aantal zaken die rand voorwaardelijk zijn die centraal georganiseerd en gefinancierd moeten worden. Dimpact is van slimme volger, koploper geworden omdat de landelijke ontwikkelingen de laatste anderhalf jaar grotendeels hebben stilgelegen en te weinig progressie hebben opgeleverd. Uit het onderzoek van PBLQ, over wat er nodig is in de landelijke ontwikkeling voor Common Ground, kwam voort dat het ontbreekt aan helder eigenaar- en opdrachtgeverschap en aan centrale sturing aan de landelijke kant van Common Ground. In de afgelopen tijd zijn er verschillende gesprekken geweest op directieniveau tussen Dimpact en VNG, waar ook RvC van Dimpact bij betrokken is geweest. Ook hebben we intensieve gesprekken met het CIO-beraad gevoerd. En ook met onze leden zijn er gesprekken via de Taskforce Samen Organiseren. De gesprekken waren nuttig en we verrasten onze gesprekspartners met de stappen die Dimpact heeft gezet, hoeveel we al met onze leden ondernemen. Als je koploper geworden bent, merk je dat er een helder beeld ontstaat van wat er nog ontbreekt en van wat er landelijk georganiseerd moeten worden. VNG heeft gevraagd om ons beeld van wat er nodig is in een brief te vatten, zodat zij daar kennis van kunnen nemen en dat kunnen gebruiken in de vervolgstappen. De brief is in de bijlagen met de ALV gedeeld.

VNG vroeg ons ook om plaats te nemen in de begeleidingscommissie en organisatie van de driedaagse. Dimpact heeft toegezegd niet te helpen met organiseren, maar wel om actief deel te nemen. Dimpact en een aantal leden hebben dit gedaan. Dimpact werd als koploper erkend door zowel de organisatie als de deelnemers van de driedaagse. In het programma is de koploperpositie en de financiële ondersteuning integraal opgenomen. Onze bijdrage bij het opzetten van het programma is gevraagd. Pagina 3 van 7

Rondom de landelijke ontwikkelingen is er een rapportage gemaakt die zich momenteel in de kwartiermaker fase bevindt, in de persoon van Koen de Sno, oud gemeentesecretaris van de gemeente Den Haag. Hij bereidt in deze fase het programma voor. Ondertussen gaan we door. De landelijke ontwikkelingen raken ons, en we denken en doen mee. Maar we vergeten niet dat onze opgave is om voor onze veertig leden, vanuit Dimpact, zaken te realiseren. Er zijn oplossingen op Common Ground en Open Source gebaseerd, waar jullie gemeenten nu al live mee gaan. Een manager van de gemeente Kampen vertelde me dat hij collega’s met een glimlach op het gezicht ziet, omdat er tastbare oplossingen binnenkomen die voor verbetering zorgen. Niels geeft twee voorbeelden aan de ALV, met betrekking tot samenwerkingen die hiervoor zijn aangegaan. Daarnaast wordt er verwezen naar twee filmpjes, opgenomen bij twee gemeenten (de gemeente Rotterdam en de gemeente Enschede), die de ALV in eigen tijd kunnen bekijken. Vragen Over de animatie komen er een aantal complimenten binnen in de chat. Mevrouw Breemer van de gemeente Leidschendam geeft aan de animatie graag te ontvangen om met haar collega’s te delen. Meneer Zwijnenberg van de gemeente Roermond geeft een compliment over de inhoud van de brief van Dimpact aan VNG.

Hij vraagt waarom deze brief aan de ambtelijke organisatie binnen de VNG is gestuurd en niet aan het college voor Dienstverlening zaken, de Bestuurlijk portefeuillehouder van de Common Ground. En of de heer Ducastel al heeft gereageerd op de inhoud van de brief. Daarnaast vraagt meneer Zwijnenberg welke betekenis de driedaagse daagse voor Dimpact heeft gehad. Jack antwoord dat we intensief in gesprek zijn gegaan met de heer Ducastel van VNG-realisatie over wat er in onze optiek nodig is rondom Common Ground. De opgave voor Common Ground is belegd bij VNGrealisatie om die tot uitvoering te brengen. Daarom hebben wij de afweging gemaakt om het in eerste instantie niet te zwaar neer te zetten in de algehele governance en onze hulp aan te bieden. We beginnen bij VNG-realisatie, met alleen een afzender naar het CIO-beraad, omdat die daar actief in betrokken is. We hebben afgesproken dat dit onze eerste stap is. En we wachten af wat daarop de reactie en vervolggesprekken zijn. Ook rekening houdend dat verschillende leden die in onze RvC zitten ook in de Taskforce Samen Organiseren zitten. Zo hebben we de afweging gemaakt. We hebben nog geen reactie op de brief ontvangen. Een koploperspositie hoeft niet riskant te zijn als degenen die volgen redelijk aangesloten zijn. We zijn niet de enige koploper, ook de gemeenten Utrecht en Den Haag zijn koplopers.

Het risico is dat we voor de groep uitlopen en daarmee afslagen kunnen nemen die geen standaard worden. Dit is een onderdeel van het gesprek met VNG. Wat de koploperspositie voor ons betekent zien we terugkomen in de uitkomsten van de gesprekken en in de notities. Er moeten arrangementen komen voor koplopers om ze te ondersteunen en door te kunnen gaan. De voorzitter vult aan. We zijn koploper geworden zonder dat het onze bedoeling was. Het is een plek die we moeten koesteren en die helpt om de landelijke standaard te ontwikkelen. Het is niet een doel op zich wat we najagen, maar de rol kan ons helpen. Een aantal leden zitten er goed in vanuit Dimpact perspectief. De onderlinge scherpte is er. Er is een vraag binnengekomen van mevrouw de Vries van de gemeente Coevorden, over de drie lagen van Common Ground en de centrale ontwikkeling daarvan. Jack geeft aan dat er verschillende onderdelen in Common Ground zitten. De onderste drie lagen van Common Ground betreft een centrale nutsvoorziening, een federatief stelsel. Gezien er te weinig beweging is op het landelijk vlak ontwikkelen we vanuit Beyond23 op alle Common Ground lagen. De onderste drie lagen horen eigenlijk niet bij Dimpact, maar vanuit onze urgentie om de oplossing te

Pagina 4 van 7

realiseren hebben we het nodig en zetten we het toch neer. Dimpact bestaat met de ambitie van onze leden om de dienstverlening te verbeteren en niet als partij om de technische onderkant te realiseren. We hebben VNG het aanbod gedaan om de technische onderkant voor korte tijd door te zetten. Ons verzoek aan VNG is om de nutsvoorziening in te richten, omdat de regie en het beheer aan de onderkant door VNG neergezet moet worden, waarmee wij als Dimpact de innovatie aan de bovenkant kunnen realiseren en de dienstverlening kunnen verbeteren. De voorzitter stelt voor om in deze vergadering niet meer diepgang te zoeken en het hierbij te laten. Jack geeft aan open te staan voor advies, participatie of ideeën omdat we het gezamenlijk doen.

6. Financiën Op de agenda staat ter besluitvorming de aanpassing van de tarieven 2023 en transitiegelden 2023 in verband met de indexatie problematiek. Vragen De gemeente Landsmeer wil graag weten de financiële consequenties voor de gemeenten zijn. Jack geeft aan dat ter voorbereiding de inhoud van de memo met de coördinatoren is doorgenomen. Vorige week is een aanvullende memo met de exacte financiële impact per gemeente met de coördinatoren gedeeld. Mevrouw Braun van de gemeente Landsmeer en Mevrouw Albers van de gemeente Haarlemmermeer hebben de memo niet ontvangen. De voorzitter maakt excuses voor de gemeenten die de memo niet ontvangen hebben en belooft dat het alsnog naar hen wordt gestuurd. Meneer Teutelink van de gemeente Enschede vraagt hoe de tarieven in de toekomst eruit gaan zien. Jack geeft aan voorbereidingen te treffen om een werkgroep samen te stellen, waarin gemeenten zijn vertegenwoordigd, die gaat vormgeven wat het model wordt en hoe het zal worden toegepast. Jack roept de aanwezigen op om zich vanuit de gemeente hiervoor aan te melden. Besluitvorming De ALV gaat akkoord met het voorstel om de tarieven en transitiebijdrage voor 2023 te verhogen met 4,5%. De voorzitter verklaart dat het besluit is aangenomen.

7. Vooruitblik 2023 Presentatie ALV in 2023 Tijdens de vorige twee ALV’s heeft onder de aanwezige gemeenten een evaluatie plaatsgevonden. Daarnaast hebben er evaluatiegesprekken plaatsgevonden. Er kwamen positieve reacties en aanbevelingen uit naar voren die met de RvC zijn besproken. Een aanbeveling is gericht op dat we één keer per jaar fysiek een ALV organiseren. In de statuten willen we de mogelijkheid tot digitaal stemmen doorvoeren, zodat bij besluitvorming de mogelijkheid beschikbaar gesteld kan worden. Vanuit leden en medewerkers heeft Jack vernomen dat het Dimpact congres in het verleden, voor de pandemie, altijd succesvol was. In 2023 willen we het Dimpact congres graag in ere herstellen, waarbinnen de ALV gaat plaatsvinden. Er zal gezorgd worden dat alle formele ALV stukken, zoals het jaarverslag en het bedrijfsplan, tijdig beschikbaar zijn en op één moment aan de leden geboden worden. Hierop heeft Dimpact de processen aangepast, aansluitend bij de wensen vanuit de leden. Daarnaast bestaat de behoefte, onder zowel het regiebureau als onze leden, om binnen de ambtelijke top hechter samen het strategische gesprek te kunnen voeren. Hoe dit georganiseerd gaat worden krijgt nog vorm. De Commissie Strategie en Beleid en verschillende leden zijn hierbij betrokken.

Pagina 5 van 7

Besluitvorming De RvC is akkoord gegaan met de door te voeren aanbevelingen. Dit heeft een statutenwijziging tot gevolg. De ALV wordt gevraagd kennis te nemen van het besluit van de RvC en vraagt om akkoord om de statuten hierop aan te passen. De voorzitter verklaart dat het voorstel is aangenomen. Vooraankondiging: Dimpact-congres Het Dimpact congres op 11 mei 2023 wordt aangekondigd. Dit zal centraal in Nederland georganiseerd worden met veel inhoud en verbinding. De mogelijkheid zal worden aangeboden om met bestuurders in gesprek te gaan over digitalisering, de opgaves en de samenwerking hierin. Jack roept allen op om het Dimpact-congres op 11 mei in de agenda te reserveren, zodat we elkaar fysiek kunnen ontmoeten.

8. Rondvraag en sluiting De voorzitter informeert of er vragen zijn. Vragen Bij de gemeente Roermond is de behoefte ontstaan om de activiteiten middels een KTO (klanttevredenheidsonderzoek) bij inwoners te peilen. De gemeente vraagt of er leden zijn die hier ervaring mee hebben. En, hoe we elkaar op het vlak van dienstverlening verder kunnen helpen. De vraag wordt door de voorzitter gedeeld met de leden. Jack licht hierop aanvullend toe dat binnen Dimpact elk kwartaal een LTO plaatsvindt waarmee de tevredenheid van leden continue wordt gemeten. Ieder kwartaal wordt een deel van de leden gesproken. De gemeente Assen vraagt om een lijst met de aanwezige gemeenten op te nemen in de notulen. De voorzitter antwoordt dat daarvoor gezorgd gaat worden. Afscheid Johan en afsluiting Jack neemt een moment om afscheid te nemen van voorzitter Johan Dijkstra. Namens alle leden bedankt Jack de voorzitter voor zijn inzet in de afgelopen drie en een half jaar. Ook bedankt Jack de voorzitter in het bijzonder voor zijn inzet in de enerverende tijd binnen de Corona periode en de bestuurswisselingen. Vanuit de chat wordt de aftredend voorzitter ook door de leden bedankt en geluk toegewenst voor de toekomst. De voorzitter dankt allen voor de fijne tijd bij Dimpact, waarvan hij geen moment had willen missen. Hij dankt allen voor het vertrouwen in hem.

Hij geeft aan allen graag op 11 mei te ontmoeten. De voorzitter sluit de vergadering om 20.45 uur.

Besluitenlijst Besluit

Omschrijving

Genomen op

Verslag ALV 30-06-2022 is goedgekeurd. De ALV gaat akkoord met het voorstel om de tarieven en de transitiebijdrage voor 2023 te verhogen met 4,5%. De ALV gaat akkoord om de statutenwijziging door te voeren naar aanleiding van de aanbevelingen vanuit de ALV evaluaties.

07-12-2022 07-12-2022 07-12-2022

Pagina 6 van 7

Lijst met aanwezige gemeenten Gemeente

ALV deelnemer

Gemeente Assen Gemeente Bodegraven-Reeuwijk Gemeente Borger-Odoorn Gemeente Borne Gemeente Brielle Gemeente Coevorden Gemeente Deventer / DOWR Gemeente Duiven Gemeente Emmen Gemeente Enschede Gemeente Gemert-Bakel Gemeente Groningen Gemeente Haarlemmermeer Gemeente Hellevoetsluis Gemeente Horst aan de Maas Gemeente Kampen Gemeente Laarbeek Gemeente Landsmeer Gemeente Leeuwarden Gemeente Leidschendam-Voorburg Gemeente Maashorst (Landerd) Gemeente Nissewaard Gemeente Noordoostpolder Gemeente Oldambt Gemeente Oldenzaal Gemeente Olst-Wijhe Gemeente Oost-Gelre Gemeente Raalte Gemeente RID de Liemers Gemeente Roermond Gemeente Rotterdam Gemeente Twenterand Gemeente Velsen Gemeente Venray Gemeente Vught Gemeente Waterland Gemeente Westvoorne Gemeente Zaanstad Gemeente Zevenaar Gemeente Zwolle

Wethouder Rasker Niet aanwezig Wethouder Bernard Jansen Niet aanwezig Niet aanwezig Mw. Beatrijs de Vries Mw. Monique van Esterik Niet aanwezig Dhr. Bauke van der Meulen Wethouder Teutelink Mw. Wendy Borst Gevolmachtigde Dhr. Arne Bakker Mw. Jansje Albers Wethouder Den Brok / Dhr. A. Luikens Wethouder Joosten / Mw. E. vd Molen Niet aanwezig Mw. Wendy Borst Gevolmachtigde Mw. M.V. Braun Niet aanwezig Mw. Betsy Breemer Mw. Patricia Nieuwenhuis Niet aanwezig Niet aanwezig Dhr. E. Wunker Mw. Christa Arkink Mw. Monique van Esterik Dhr. Jos Hoenderboom Mw. Monique van Esterik Niet aanwezig Wethouder V. Zwijnenberg Schriftelijke stemming Dhr. Dick Lammertink Dhr. Hans Blom Niet aanwezig Niet aanwezig Dhr. Harm v Dommelen Volmacht Johan Dijkstra Niet aanwezig Dhr. R. van Dick Wethouder P. Guldemond

Pagina 7 van 7