Bijlage 1 Beleidskader toerekening overhead bij groei of krimp van de organisatie

Beleidskader Toerekening overhead bij groei of krimp van de organisatie gemeente Raalte

Vastgesteld door het college bij besluit van 10 oktober 2023 (zaaknrs. 53153-2023/ 52728-2023)

Beleidskader toerekening overhead bij groei of krimp van de organisatie gemeente Raalte 1.

Bij groei of krimp van de organisatie in het primaire proces bewegen de overheadkosten evenredig mee.

2.

Dit doen we door bij uitbreiding/ inkrimping van de formatieomvang in het primaire proces een opslag/afslag toe te rekenen.

3.

Deze opslag/afslag wordt (conform BBV) berekend op basis van de volgende uitgangspunten: a. Ondersteunende taken (PIOFACH) zijn niet direct dienstbaar aan de externe klant of het externe product en behoren derhalve tot de overhead. b. Wanneer deze ondersteunende taken worden uitbesteed, behoren de uitbestedingskosten bedrijfsvoering tot de overhead (bijvoorbeeld uitbesteding salarisadministratie). c. Sturende taken vervuld door hiërarchisch leidinggevenden behoren tot de overhead. De bijbehorende loonkosten behoren ondeelbaar tot de overhead. d. De positionering van een functie binnen de organisatie heeft geen invloed op de beoordeling of er sprake is van overhead.

4.

Bij de toerekening van de overheadkosten wordt onderscheid gemaakt in directe dan wel indirecte overheadkosten.

5.

Jaarlijks bij de begrotingsvoorbereiding vindt actualisatie plaats van zowel de opbouw als de hoogte van de kostencomponenten, gebaseerd op de actuele BBV-voorschriften en de dan actuele begrotingscijfers.

6.

De opslag voor overheadkosten is op begrotingsbasis van toepassing bij elke formatie-wijziging in het primaire proces: a. Bij structurele formatiewijziging wordt een structurele opslag/afslag overhead toegerekend welke overeenkomt met de structurele formatiewijziging in het primaire proces. b. Bij incidentele formatiewijziging wordt een eenmalige opslag/afslag overhead toegerekend welke overeenkomt met de eenmalige formatiewijziging in het primaire proces. c. De opslag voor overheadkosten wordt in eerste instantie, op begrotingsbasis, op een centrale stelpost overhead geraamd. ➢ Toerekening naar Domein bedrijfsvoering, Domein publiek en het management vindt vervolgens plaats na vaststelling van de begroting. ➢ Toerekening naar de DOWR-percelen vindt achteraf plaats op declaratiebasis.

Overige aspecten in relatie tot het beleidskader toerekening overhead 1.

Hoe om te gaan met taakmutaties algemene uitkering via gemeentefonds en Specifieke uitkeringen (SPUK)? ➢ Bij vergoeding van uitvoeringskosten wordt een evenredig deel van deze uitvoeringskosten toegerekend aan de overhead.

2.

Hoe om te gaan met autonome ontwikkelingen en areaal uitbreidingen (meer klanten sociaal domein/ meer m2 groen/ meer m3 verhardingen enz.)? ➢ Via diverse maatstaven en volume accres ontvangen we hiervoor middelen via gemeentefonds. Op basis van reële raming worden deze middelen toegerekend aan uitgaven budgetten, waarbij ook rekening wordt gehouden met de loonkosten component en de bijbehorende opslag voor overhead.

3.

Hoe om te gaan met de steeds complexere en omvangrijkere taken zowel in het primaire als in ondersteunende proces? ➢ Beoordeel of innovatie binnen de betreffende processen mogelijk is: o Kan het anders/ slimmer enz. o Kan afscheid genomen worden van bestaande werkzaamheden om ruimte vrij te maken voor nieuwe werkzaamheden.

Zijn al deze wegen bewandeld en is de bestaande capaciteit nog steeds niet toereikend dan kan via de reguliere Planning & Control cyclus een aanvraag nieuw beleid ingediend worden welke betrokken wordt bij de jaarlijkse integrale afweging in het begrotingsproces. 2