Bestuurlijke reactie evaluatierapport 1.0

De gemeenteraad

Onderwerp

Bestuurlijke reactie evaluatierapport ‘De Nieuwe Strunk’

Uw kenmerk Zaaknummer Voor informatie

Datum Bijlagen

42906-2021 Coen Knipping 0572-347765 08-06-2021 1

Geachte leden van de raad, Op 11 mei hebben wij opdracht gegeven aan Berenschot tot uitvoering van een onafhankelijke evaluatie van de ontwikkelingen rondom ‘De Nieuwe Strunk’ en de te leren lessen naar de toekomst toe. Aanleiding voor de evaluatie is het teruggeven van de opdracht voor de vernieuwbouw van boerderij Strunk door het bestuur van de Stichting. Mede op basis van het raadsdebat op 28 april zijn acht onderzoeksvragen gesteld. In bijgaand onderzoeksrapport wordt antwoord gegeven op deze vragen. In deze brief geven wij een bestuurlijke reactie op het evaluatierapport. Conclusies en aanbevelingen Na opdrachtverstrekking zijn in relatief korte tijd alle beschikbare documenten bestudeerd en interviews gehouden met betrokkenen. Het college waardeert de inzet en openheid van alle betrokkenen om tot een zo helder en compleet mogelijk beeld te komen. De conclusies en aanbevelingen zijn helder en consistent met de bevindingen en het college neemt deze dan ook volledig over. Wij betreuren dat de vertrouwensbreuk tussen de commissaris, het bestuur van de stichting en de gemeente heeft geleid tot het besluit van het bestuur. Er is geen sprake van opzet van betrokkenen, maar in het evaluatierapport is wel een aantal vraagstukken geconstateerd om op te lossen en we nemen deze lessen ter harte.

Meer ingezoomd gaan wij in op een duiding van de samenwerking tussen de gemeente en de commissaris/het bestuur, de aanpak en sturing van gemeentelijke zijde en hoe wij aankijken naar onze informatieplicht, alvorens wij een voorstel doen voor het vervolg. Samenwerking en escalatie Het college herkent zich in de constatering dat uiteindelijk organisatorische, technische en financiële redenen een escalatieproces hebben veroorzaakt dat leidde tot de teruggave van de opdracht. De prioriteit van de commissaris/coach was “open met Pinksteren”. Voor de portefeuillehouders waren en zijn de inhoudelijke en financiële kaders gesteld door de raad leidend. Achteraf constateren we dat we over deze verschillende verwachtingen veel eerder het gesprek hadden moeten voeren met het bestuur van de stichting en de commissaris/coach. Het evaluatierapport constateert dat de inhoudelijke ambtelijke toetsing op het projectplan van het bestuur degelijk is geweest. Een aantal inhoudelijke vraagstukken (waaronder de subsidie verwerving, mandaat, garantie en aanbesteding) moest in de implementatiefase nog worden opgelost. Door het uitblijven van oplossingen voor deze kwesties daalde het vertrouwen in de samenwerking. Het college vindt het jammer dat de wij-wij cultuur van voor 4 februari gekanteld is naar een wij-zij cultuur.

Wij willen juist een gewaardeerd partner zijn voor onze inwoners; samen met onze inwoners en ondernemers krijgen we bijzondere dingen voor elkaar en dat is hier helaas niet gelukt.

Gegeven de gesprekken die nog liepen met de provincie over subsidie, maar ook de bestaande aanbestedingsregels waaraan wij moeten voldoen en het feit dat het eigendom van het gebouw bij de gemeente ligt, heeft het college echter wel een verantwoordelijkheid voor een zorgvuldig en rechtmatig proces. Dat gaat soms helaas ten koste van de snelheid en voor het college zijn die inhoudelijke vraagstukken oplosbaar. Die spanning tussen snelheid van de initiatiefnemers en de zorgvuldigheid van de gemeente had ook eerder naar elkaar uitgesproken moeten worden. Aanpak en sturing gemeente Het evaluatierapport constateert, terecht, dat de aanpak en sturing niet is afgestemd op dit lastige implementatieproces. Er is vanuit het college en de ambtelijke organisatie te makkelijk teruggegrepen op een formule die we bij andere multifunctionele accommodaties hebben gehanteerd: verantwoordelijkheid van het stichtingsbestuur en de gemeente die faciliteert. Een rol die we met overheidsparticipatie en bestuurlijke vernieuwing steeds vaker aannemen, maar die hier achteraf gezien anders had gemoeten. Het college wil samen met de ambtelijke organisatie de lessen zoals geformuleerd zorgvuldig implementeren. Daarbij begint het met aan de voorkant zorgvuldig kiezen welk proces passend is bij welke opgave.

Dat kan door opgavegericht te gaan werken, soms te kiezen voor een projectmatige aanpak en/of het instellen van een stuurgroep . Het college heeft het onderwerp multifunctionele accommodaties alsnog ondergebracht onder het reguliere portefeuilleoverleg, zodat escalatie vanuit het management ook eerder in beeld komt. Meer in den brede is het college aan de slag om een ambitie op bestuurlijke vernieuwing/participatie te formuleren. Participatie, de rol van de raad, maar ook het leren en borgen van voorbeelden, maakt daar onderdeel van uit. Het college komt daar na de zomer bij u op terug. Informatieplicht Ook gaat het evaluatierapport voor een belangrijk deel in op de informatieplicht van het college aan de raad. Daarin wordt geconstateerd dat er geen harde criteria zijn om te bepalen of informatie aan de raad ‘nodig’ is, maar dat de criteria tijdig, juist, volledig, zorgvuldig en relevant wel een nadere invulling geven. Het college constateert dat het aan de informatieplicht niet tijdig heeft voldaan. Er is zeker begin april impliciet aandacht binnen het college geweest voor informatie naar de raad, maar dat heeft niet geleid tot tijdige informatie, omdat het college de focus had op de volledigheid en juistheid van informatie. De alertheid om de raad tijdig te informeren is door dit rapport eens te meer naar voren gekomen en had anders gemoeten.

We zullen u als raad eerder informeren op politieke dossiers indien noodzakelijk, ook als we het zelf nog geen volledig beeld hebben of we alleen procesinformatie kunnen geven. Daarnaast ontvangt uw agendacommissie een voorstel om aan het gewenste informatieprotocol verder handen en voeten te geven direct na de zomer. We willen dan nader het gesprek met u om concrete afspraken over informatie uitwisseling te maken. Vervolg Tot slot constateert het rapport dat het “geld nog niet weg is”, op uitgaven voor subsidieverwerving en ontwerp schuur na, maar de vraag is of we er nog iets moois van gaan maken. Berenschot doet daarbij een aantal suggesties voor het vervolg, maar het college neemt hierin een gereserveerde houding aan. Wij stellen de raad voor eerst het gesprek met de raad te voeren over dit rapport, de conclusies en aanbevelingen, alvorens te praten over een eventueel vervolg. Het college is daarbij wel voornemens een gesprek te voeren met de commissaris/coach en het voltallige stichtingsbestuur. Ook zal een gesprek gepland worden met de verenigingen en partijen die eerder hun wensen en behoefte voor hun plek in de Nieuwe Strunk hebben aangegeven. Het rapport is grondig, uitgebreid en doet tal van bevindingen op de onderzoeksvragen.

Tegelijkertijd constateren wij daarbij dat de aanbevelingen en te leren lessen nog meer aandacht en borging vereisen dan nu alleen in deze eerste bestuurlijke reactie is voorzien. Het college geeft de les: “gebruik ‘De nieuwe Strunk’ als een

unieke kans om met elkaar te leren; bespreek het op die manier met elkaar. Niet alleen in de ambtelijke organisatie, maar ook met college en waar mogelijk, ook met maatschappelijke partners”’ graag een nader vervolg, te beginnen bij een rond de tafel gesprek met de raad. We zijn namelijk ook benieuwd welke hoofdconclusies u uit het rapport haalt, zodat ook deze meegenomen kunnen worden in een passend vervolg door het college en ambtelijke organisatie. De onderzoeker is tijdens dit gesprek aanwezig om een toelichting te geven op het rapport en technische vragen van een antwoord te voorzien. Uiteraard zijn wij als college bereid deze bestuurlijke reactie nader toe te lichten in de gemeenteraad op korte termijn. Met vriendelijke groet burgemeester en wethouders van de gemeente Raalte,

de secretaris Karin Cornelissen Bijlage 1:

de burgemeester Martijn Dadema

Evaluatierapport “De Nieuwe Strunk”