Auditplan Gemeente Raalte 2021 [Ter verspreiding].pdf
Tekst van het document
Auditplan 2021
Gemeente Raalte 2 december 2021
Deloitte Accountants B.V. Meander 551 6825 MD Arnhem Postbus 30265 6803 AG Arnhem Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9777 www.deloitte.nl
Aan de gemeenteraad van de gemeente Raalte Postbus 140 8100 AC RAALTE Onderwerp Auditplan 2021 Datum 2 december 2021 Ons kenmerk 2112B9B1F1/MVO
Geachte leden van de raad, Wij hebben het genoegen u hierbij ons auditplan aan te bieden voor de controle van de gemeente Raalte voor het boekjaar eindigend op 31 december 2021. Het doel van dit document is u een samenvatting te geven van de wijze waarop wij de controle van de jaarrekening over 2021 verrichten. Ons auditplan bevat de input die wij vanuit de controlewerkzaamheden 2020 en onze besprekingen met de medewerkers van uw gemeente hebben verkregen, alsmede uw verwachtingen inzake de audit 2021. Het auditplan is een dynamisch document dat wij tussentijds bijwerken als de actuele situatie bij de gemeente Raalte hiertoe aanleiding geeft. De gevolgen van de coronacrisis zijn in ieder geval een belangrijke ontwikkeling die ook voor het boekjaar 2021 impact heeft op zowel de bedrijfsvoering en de financiën van de gemeente als op onze controlewerkzaamheden. De exacte gevolgen voor de aard en reikwijdte van de accountantscontrole en de mogelijke invloed op de oordeelsvorming over de jaarrekening 2021 zijn niet op voorhand in te schatten. In het voorliggende auditplan hebben wij in dit kader voor zover nu bekend en in te schatten een aantal belangrijke contouren en aandachtspunten geschetst. Wij houden hierover - zoals wij bij de controle van het boekjaar 2020 hebben gedaan - nauw contact met zowel de gemeenteraad c.q.
rekeningcommissie als de ambtelijke organisatie en stellen waar nodig het auditplan tussentijds bij. Communicatie neemt sowieso een prominente plaats in binnen ons auditplan 2021. Dat stelt ons in staat continu op de hoogte te zijn én te blijven van de voor u relevante ontwikkelingen. Zo fungeren wij optimaal als certificerend accountant van uw gemeente. Wij hebben dit auditplan op 29 oktober 2021 besproken met de wethouder financiën, de directeur bedrijfsvoering en een vertegenwoordiging van de ambtelijke organisatie. Wij gaan ervan uit dat de bijgevoegde informatie u van nut is en zijn indien gewenst graag bereid aan u een nadere toelichting te geven. Met vriendelijke groet, Deloitte Accountants B.V. Was getekend: N.R. Fritz RA
Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Auditplan | gemeente Raalte | 2112B9B1F1/MVO Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder2021 nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. 2 is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
Inhoudsopgave Inleiding
04
Accountantscontrole
05
Verbinding gemeenteraad, rekeningcommissie en accountant
06
Controleproces gemeente Raalte
07
Goedkeuringstoleranties
08
Toelichting opdracht controle 2021
09
Auditplan voor een kwalitatief hoogwaardige audit
10
Reikwijdte en kernelementen van onze controle
11
Risico’s en aandachtsgebieden
12
Tijdspad
14
Rapportage en communicatie
15
Auditbudget
16
Bijlagen
17 Bijlage A - ‘Tone at the top’ en frauderisicoanalyse
18
Bijlage B - Onafhankelijkheidsbeleid
19
Auditplan 2021 | gemeente Raalte | 2112B9B1F1/MVO
3
Inleiding
Auditplan 2021 | gemeente Raalte | 2112B9B1F1/MVO
4
Accountantscontrole Inleiding
Accountantscontrole Verbinding gemeenteraad, rekeningcommissie en accountant Controleproces gemeente Raalte
Goedkeuringstoleranties
Toelichting opdracht Auditplan voor een kwalitatief hoogwaardige audit
Als accountant controleren wij voor u of de jaarrekening overeenkomstig de regels is opgesteld en of de (financiële) informatie bruikbaar is om een goed politiek verantwoordingdebat te voeren. Relevante aspecten hierbij zijn onder andere: 1.
U als raad is opdrachtgever van de accountant.
2.
Rekeningcommissie is ‘linking pin’ tussen gemeenteraad als opdrachtgever en accountant als opdrachtnemer.
3.
Accountant controleert jaarrekening en verstrekt de volgende rapportages: • auditplan; • boardletter (tussentijdse controle); • controleverklaring; • verslag van bevindingen (accountantsverslag).
4.
Controleverklaring spreekt zich uit over het getrouwe beeld en de financiële rechtmatigheid. Rechtmatigheidsverantwoording door het college is uitgesteld naar 2022.
5.
Uitgangspunten accountantscontrole zijn het Besluit begroting en verantwoording (BBV) en Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado).
6.
Controle is op grond van de Wet toezicht accountantscontrole (Wta) een wettelijke controle. Dit betekent een stevig toezicht regime van de Autoriteit Financiële markten (AFM) op de naleving van de voor accountants geldende Controle en overige standaarden (NV COS).
7.
Wij bespreken met de rekeningcommissie de uitkomsten van de interim- en jaarrekeningcontrole, alsook de actuele ontwikkelingen.
Reikwijdte en kernelementen van onze controle Risico’s en aandachtsgebieden Tijdspad Rapportage en communicatie Auditbudget
Bijlagen Bijlage A – ‘Tone at the top’ en frauderisicoanalyse Bijlage B – Onafhankelijkheidsbeleid
Auditplan 2021 | gemeente Raalte | 2112B9B1F1/MVO
5
Inleiding
Verbinding gemeenteraad, rekeningcommissie en accountant
Accountantscontrole Verbinding gemeenteraad, rekeningcommissie en accountant Controleproces gemeente Raalte
Goedkeuringstoleranties
Toelichting opdracht Auditplan voor een kwalitatief hoogwaardige audit
Doelstellingen rekeningcommissie 1.
Afstemming en communicatie met accountant.
2.
Verstrekken van input voor de risicoanalyse.
3.
Versterken controlerende rol gemeenteraad.
4.
Versterken horizontaal toezicht.
5.
Versterken politiek debat in de gemeenteraad.
6.
Versterken kwaliteit bestuurlijke informatievoorziening.
Reikwijdte en kernelementen van onze controle
Rollen rekeningcommissie
Risico’s en aandachtsgebieden
1.
Afstemmen.
2.
Informeren.
3.
Adviseren.
4.
Géén besluitvormende bevoegdheden.
Tijdspad Rapportage en communicatie Auditbudget
Bijlagen
Verbinding tussen gemeenteraad, rekeningcommissie en accountant 1.
Rekeningcommissie is ‘linking pin’ tussen gemeenteraad als opdrachtgever en accountant als opdrachtnemer.
2.
Overleggen in ieder geval over inrichting van de controle, uitkomsten interim- en jaarrekeningcontrole alsook actuele ontwikkelingen.
Bijlage A – ‘Tone at the top’ en frauderisicoanalyse Bijlage B – Onafhankelijkheidsbeleid
Auditplan 2021 | gemeente Raalte | 2112B9B1F1/MVO
6
Controleproces gemeente Raalte Inleiding
Accountantscontrole Verbinding gemeenteraad, rekeningcommissie en accountant Controleproces gemeente Raalte
Goedkeuringstoleranties
Toelichting opdracht Auditplan voor een kwalitatief hoogwaardige audit Reikwijdte en kernelementen van onze controle Risico’s en aandachtsgebieden Tijdspad Rapportage en communicatie Auditbudget
Bijlagen Bijlage A – ‘Tone at the top’ en frauderisicoanalyse Bijlage B – Onafhankelijkheidsbeleid
Auditplan 2021 | gemeente Raalte | 2112B9B1F1/MVO
7
Goedkeuringstoleranties Inleiding
Accountantscontrole Verbinding gemeenteraad, rekeningcommissie en accountant Controleproces gemeente Raalte
Goedkeuringstoleranties
Toelichting opdracht Auditplan voor een kwalitatief hoogwaardige audit Reikwijdte en kernelementen van onze controle
De goedkeuringstoleranties zijn bepaald op basis van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. Dit betekent maximaal een tolerantie van 1% voor fouten (1% van de totale lasten) en voor onzekerheden 3% (3% van de totale lasten). De rapporteringstolerantie is door de gemeenteraad bepaald op basis van 10% van de gehanteerde goedkeuringstolerantie. Bij het bepalen van de toleranties voor de planning van onze werkzaamheden zijn wij uitgegaan van de begroting 2021 voor wijzigingen. Onderstaande toleranties zullen op basis van de realisatie in de jaarrekening worden bijgesteld. Afwijkingen en onzekerheden boven de rapporteringstolerantie en andere correcties die om kwalitatieve redenen relevant zijn rapporteren wij aan u. De uitvoeringsmaterialiteit ligt 20% lager dan de goedkeuringstolerantie. Deze afslag wordt gehanteerd omdat wij in onze controle gebruik maken van steekproeven en deelwaarnemingen waardoor er mogelijk sprake kan zijn van onontdekte fouten. Goedkeuringstoleranties
Risico’s en aandachtsgebieden
Fouten
1% van de totale lasten uit de begroting ad € 99,4 miljoen =
€ 994.000
Tijdspad
Onzekerheden
3% van de totale lasten uit de begroting ad € 99,4 miljoen =
€ 2.982.000
Rapportage en communicatie
Rapporteringstolerantie Fouten en onzekerheden
10% van de goedkeuringstolerantie ad € 994.000 =
€ 99.400
Auditbudget
Bijlagen Bijlage A – ‘Tone at the top’ en frauderisicoanalyse Bijlage B – Onafhankelijkheidsbeleid
Auditplan 2021 | gemeente Raalte | 2112B9B1F1/MVO
8
Toelichting opdracht
Auditplan 2021 | gemeente Raalte | 2112B9B1F1/MVO
9
Inleiding
Auditplan voor een kwalitatief hoogwaardige audit Doelen en kwaliteitsbelofte
Accountantscontrole Verbinding gemeenteraad, rekeningcommissie en accountant Controleproces gemeente Raalte
Goedkeuringstoleranties
Toelichting opdracht Auditplan voor een kwalitatief hoogwaardige audit
In overeenstemming met de Europese aanbesteding voor de accountantscontrole heeft uw gemeenteraad Deloitte aangewezen als accountant. Wij bevestigen de met de gemeenteraad gemaakte afspraken over de opdrachtaanvaarding 2021 nog formeel met een aan uw raad uit te brengen opdrachtbevestiging. In dit auditplan presenteren wij de gemeente Raalte onze controleaanpak voor de jaarrekening 2021. Doelstellingen Deloitte biedt in dit auditplan de opdracht aan voor de jaarrekeningcontrole 2021: •
Onze primaire doelstelling is een onafhankelijke controleverklaring te verstrekken ten aanzien van de getrouwheid van de jaarrekening over het boekjaar eindigend op 31 december 2021 en de naleving van de wet- en regelgeving op het gebied van de financiële rechtmatigheid. Daarbij rapporteren wij aan het college en de gemeenteraad over onze controlebevindingen. De controle voeren wij uit in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden.
•
Het college is primair verantwoordelijk voor het (bij)houden van een goede financiële administratie en voor betrouwbare en tijdige financiële rapportages aan de gemeenteraad. De eindverantwoordelijkheid voor het toezicht op de bedrijfsvoering en de handelingen van de gemeente ligt bij de gemeenteraad.
•
De rol en de verantwoordelijkheden van het college en de gemeenteraad zijn van groot belang. Onze controlewerkzaamheden geven een onafhankelijke kijk op de financiële verslagleggingsrisico’s en -processen en andere gebieden alsook ontwikkelingen die voor hen relevant zijn.
Reikwijdte en kernelementen van onze controle Risico’s en aandachtsgebieden Tijdspad Rapportage en communicatie
Overige rapportagedoelstellingen Auditbudget
Bijlagen Bijlage A – ‘Tone at the top’ en frauderisicoanalyse Bijlage B – Onafhankelijkheidsbeleid
Onze rapportagedoelstellingen zijn de volgende: •
Het college en de gemeenteraad informeren over significante aangelegenheden. Dit is gericht op bijvoorbeeld belangrijke schattingen, grondslagen voor financiële verslaggeving, nieuwe rapportagevereisten evenals significante tekortkomingen in de interne beheersing.
•
Het tijdig verstrekken van een constructieve boardletter aan het college en de gemeenteraad. Hierin nemen wij onze belangrijkste aanbevelingen op voor verbeteringen in de bedrijfsprocessen en indien van toepassing geconstateerde significante tekortkomingen in de interne beheersing die tijdens onze controle worden geïdentificeerd.
Aansluiting met uw ontwikkelingen Onze controleaanpak voor de gemeente Raalte is gebaseerd op ons inzicht in de strategische prioriteiten van uw gemeente. Hiertoe verkrijgen wij inzicht in de (significante) ontwikkelingen voor zover deze relevant zijn voor de controleaanpak van de jaarrekening. Ook leggen wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, focus op actuele ontwikkelingen voor en bij de gemeente Raalte die zich vertalen in onze risicoanalyse en specifieke aandachtsgebieden. Auditplan 2021 | gemeente Raalte | 2112B9B1F1/MVO
10
Inleiding
Reikwijdte en kernelementen van onze controle Risicoanalyse en bijzondere aandachtspunten
Accountantscontrole Verbinding gemeenteraad, rekeningcommissie en accountant Controleproces gemeente Raalte
Goedkeuringstoleranties
Toelichting opdracht Auditplan voor een kwalitatief hoogwaardige audit
Naast de reikwijdte van onze controle, vormen de risico-inschattingswerkzaamheden een belangrijke fase van onze controle. Het doel van deze beoordeling is de gebieden te bepalen waar wij onze controlewerkzaamheden op richten tijdens onze controle van de jaarrekening. Initiële risicoanalyse Op basis van onze initiële risicoanalyse, spitsen wij onze controlewerkzaamheden toe op de geïdentificeerde aandachtsgebieden. Bij het plannen van onze respons op deze belangrijke controlerisico's houden wij, waar dit van toepassing is, rekening met de interne beheersing van de gemeente Raalte. Waar mogelijk maken wij bij onze werkzaamheden gebruik van data analyse. Controle als proces
Reikwijdte en kernelementen van onze controle
De jaarrekeningcontrole voeren wij in fasen uit. Deze fasen - inclusief de bijhorende planning, de activiteiten en resultaten - werken wij in het vervolg van het voorliggende auditplan nader uit.
Risico’s en aandachtsgebieden
Cybersecurity en privacy
Tijdspad Rapportage en communicatie Auditbudget
Bijlagen Bijlage A – ‘Tone at the top’ en frauderisicoanalyse Bijlage B – Onafhankelijkheidsbeleid
Cybersecurityrisico’s blijven toenemen. Cybersecurityrisico’s dient u op efficiënte wijze te managen om te voorkomen dat deze uw organisatie hinderen in het behalen van de doelstellingen. Deze risico’s zijn steeds belangrijker, ook voor de jaarrekeningcontrole. Bij onze controle benaderen wij uw organisatie kritisch ten aanzien van het identificeren van cyberrisico’s, de feitelijke beschermingsmaatregelen tegen cyberrisico’s, het identificeren van feitelijke cyberincidenten, de feitelijke reactie wanneer zich cyberincidenten voordoen en het efficiënte en effectieve herstel indien gegevens en systemen schade hebben opgelopen. Aandacht voor ‘Tone at the top’ Uit maatschappelijk oogpunt is de ‘Tone at the Top’ een zeer relevant onderwerp. Het is een onderwerp waar verscheidene partijen, zoals college, gemeenteraad, accountants, commissarissen en externe toezichthouders, aandacht aan (zouden) moeten besteden. Bij de ‘Tone at the Top’ gaat om het (rolmodel)gedrag van het management (of de bestuurders). Het gaat daarbij niet zozeer om concrete beheersingsmaatregelen, zoals procedures, functiekwalificaties en fysieke veiligheid, maar is meer een kwestie van factoren die het gedrag van mensen binnen organisaties beïnvloeden: de ‘soft controls’ genoemd. Een meer gedetailleerde toelichting op de ‘Tone at the top’ en frauderisicoanalyse is opgenomen in bijlage A.
Auditplan 2021 | gemeente Raalte | 2112B9B1F1/MVO
11
Inleiding
Risico’s en aandachtsgebieden Actuele ontwikkelingen
Accountantscontrole Verbinding gemeenteraad, rekeningcommissie en accountant Controleproces gemeente Raalte
Om relevant te zijn én blijven alsook meerwaarde te bieden aan de gemeente Raalte, blijven wij op de hoogte van actuele ontwikkelingen en geven deze een plaats in onze risicoanalyse, controleaanpak en rapportages.
Goedkeuringstoleranties
Uw gemeente heeft voortdurend te maken met diverse ontwikkelingen van binnen en buiten uw organisatie, en in de aard en omvang van de activiteiten die de gemeente Raalte uitvoert. Deze ontwikkelingen krijgen - voor zover relevant voor de jaarrekeningcontrole een plaats in onze risicoanalyse en controleaanpak.
Toelichting opdracht Auditplan voor een kwalitatief hoogwaardige audit Reikwijdte en kernelementen van onze controle Risico’s en aandachtsgebieden Tijdspad Rapportage en communicatie Auditbudget
Bijlagen Bijlage A – ‘Tone at the top’ en frauderisicoanalyse Bijlage B – Onafhankelijkheidsbeleid
Effecten coronacrisis De coronacrisis heeft ook in 2021 belangrijke inhoudelijke en financiële gevolgen, zeker als de rijksoverheid de eerdere steunmaatregelen gaat afbouwen c.q. beëindigen. Het is de vraag wat de exacte gevolgen hiervan zijn op de continuïteit en het betaalgedrag van bedrijven en organisaties, de werkloosheid, et cetera. Ook vraagt de coronacrisis extra aandacht voor de financiële sturing en verantwoording van specifieke geldstromen (zoals de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers, Tozo) en de gevolgen ervan voor het verwachte resultaat en de benodigde financiering van de gemeente. Het leidt daarnaast tot extra aandacht en vraagstukken bij de accountantscontrole van het boekjaar 2021, zoals de wijze waarop achteraf bepaalde prestaties zijn vast te stellen en hoe om te gaan met situaties waarin de gemeente is gevraagd door te betalen zonder dat er een prestatie is geleverd. Dit kan mogelijk gevolgen hebben voor de mate waarin en de wijze waarop achteraf de getrouw- en rechtmatigheid van bepaalde geldstromen is vast te stellen en afhankelijk van de omvang van de onzekerheden voor de oordeelsvorming over de jaarrekening 2021. Gedurende de controle van het boekjaar 2021 vullen en passen wij deze onderwerpen waar nodig aan.
Wij zullen periodiek communiceren met uw gemeente over de financiële effecten van de coronacrisis, inclusief de verwachte c.q. mogelijke gevolgen voor de auditfee 2021 en de strekking van de controleverklaring bij de jaarrekening 2021. Overige actuele ontwikkelingen Een aantal, niet-limitatieve, andere ontwikkelingen zijn: •
Beheersing en verantwoording grondexploitatie-projecten.
•
Beheersing en verantwoording sociaal domein.
•
Extra/nieuwe SiSa-regelingen.
•
Follow-up bevindingen en aanbevelingen audit 2020.
Auditplan 2021 | gemeente Raalte | 2112B9B1F1/MVO
12
Inleiding
Risico’s en aandachtsgebieden Onderkende aandachtsgebieden audit 2021
Accountantscontrole Verbinding gemeenteraad, rekeningcommissie en accountant Controleproces gemeente Raalte
Onderstaand hebben wij de overige aandachtsgebieden voor de audit 2021 opgenomen: •
Interne beheersing | Gevolgen coronacrisis.
•
Interne beheersing | Betrouwbaarheid en continuïteit geautomatiseerde gegevensverwerking (IT-omgeving en cybersecurity).
•
Interne beheersing | Beheersing grondexploitatieprojecten o.a. ontwikkelingen Franciscushof (aanpassing zuidrand) en regionaal gemaakte afspraken inzake programmering bedrijventerreinen.
Auditplan voor een kwalitatief hoogwaardige audit
•
Interne beheersing | Rechtmatigheidsverantwoording college.
•
Interne beheersing | Frauderisicoanalyse.
Reikwijdte en kernelementen van onze controle
•
Interne beheersing | Opvolging adviezen audit 2020.
Goedkeuringstoleranties
Toelichting opdracht
Risico’s en aandachtsgebieden Tijdspad Rapportage en communicatie Auditbudget
Bijlagen Bijlage A – ‘Tone at the top’ en frauderisicoanalyse Bijlage B – Onafhankelijkheidsbeleid
Auditplan 2021 | gemeente Raalte | 2112B9B1F1/MVO
13
Inleiding
Tijdspad Accountantscontrole jaarrekening 2021
Accountantscontrole Verbinding gemeenteraad, rekeningcommissie en accountant Controleproces gemeente Raalte
Vooraf afgestemde planning, aansluitend op de agenda van de rekeningcommissie/gemeenteraad en de P&C-cyclus van de gemeente Raalte:
Goedkeuringstoleranties
Toelichting opdracht
Periode
Activiteit
Resultaat
September - oktober 2021
Start risicoanalyse
Auditplan 2021
Afstemming concept auditplan met wethouder financiën, directeur bedrijfsvoering en vertegenwoordiging van de ambtelijke organisatie
Werkafspraken 2021
Interim-controle, inclusief beoordeling algemene IT-beheersmaatregelen en cybersecurity
Ambtelijke terugkoppeling bevindingen
Auditplan voor een kwalitatief hoogwaardige audit Reikwijdte en kernelementen van onze controle
November 2021
Risico’s en aandachtsgebieden
Op te leveren stukken - Interim-controle
Concept boardletter 2021
Tijdspad
December 2021 januari 2022
Voorcontrole jaarrekening
Op te leveren stukken - Jaarrekening
Rapportage en communicatie
Januari 2022
Bespreken boardletter met directie en vertegenwoordiging van de ambtelijke organisatie
Boardletter 2021
Auditbudget
Februari 2022
Controle grondexploitatie
Maart - april 2022
Jaarrekeningcontrole
Bijlagen Bijlage A – ‘Tone at the top’ en frauderisicoanalyse Bijlage B – Onafhankelijkheidsbeleid
Ambtelijke terugkoppeling bevindingen Concept accountantsverslag
Mei 2022
Bespreken concept accountantsverslag met wethouder Concept accountantsverslag financiën, directeur bedrijfsvoering en Controleverklaring vertegenwoordiging van de ambtelijke organisatie
Juni 2022
Bespreken accountantsverslag met rekeningcommissie Accountantsverslag
Auditplan 2021 | gemeente Raalte | 2112B9B1F1/MVO
14
Inleiding
Rapportage en communicatie Rapportages op maat voor elk gremium
Accountantscontrole Verbinding gemeenteraad, rekeningcommissie en accountant Controleproces gemeente Raalte
De uitvoering van onze controlewerkzaamheden leidt tot de volgende rapportages:
Goedkeuringstoleranties
Rapportage
Tijdstip
Inhoud
Auditplan
Voor aanvang van de interim-controle.
Samenvatting van de wijze waarop wij de controle van de jaarrekening over 2021 verrichten en de in samenspraak onderkende aandachtsgebieden.
Boardletter voor het college en de rekeningcommissie/ gemeenteraad
Na afronding van de interim-controle.
Bestuurlijk relevante aandachtspunten; mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur) evenals overige van belang zijnde onderwerpen.
Accountantsverslag voor de rekeningcommissie/ gemeenteraad
Na afronding van de controle van de jaarstukken.
Resterende onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging. De opmerkingen zijn nimmer van dien aard dat ze afbreuk doen aan de strekking van de controleverklaring.
Controleverklaring voor de rekeningcommissie/ gemeenteraad
Na afronding van de controle van de jaarstukken.
Ons oordeel over de mate waarin de jaarrekening een getrouw beeld geeft i.o.m. verslaggevingsvoorschriften (BBV), alsmede over de financiële rechtmatigheid.
Toelichting opdracht Auditplan voor een kwalitatief hoogwaardige audit Reikwijdte en kernelementen van onze controle Risico’s en aandachtsgebieden Tijdspad Rapportage en communicatie
In de praktijk betekent dit dat agendering voor de rekeningcommissie plaats vindt gelijktijdig met het accountantsverslag.
Auditbudget
Bijlagen Bijlage A – ‘Tone at the top’ en frauderisicoanalyse Bijlage B – Onafhankelijkheidsbeleid
Auditplan 2021 | gemeente Raalte | 2112B9B1F1/MVO
15
Inleiding
Auditbudget 2021 Een faire prijs voor de hoogste kwaliteit
Accountantscontrole Verbinding gemeenteraad, rekeningcommissie en accountant Controleproces gemeente Raalte
Goedkeuringstoleranties
Toelichting opdracht Auditplan voor een kwalitatief hoogwaardige audit Reikwijdte en kernelementen van onze controle
Het basis auditbudget voor 2021 is overeenkomstig onze inschrijving op de Europese aanbesteding van de accountantscontrole 2017-2021 en de naar aanleiding hiervan met uw gemeente overeengekomen afspraken. Zoals vermeld onder ‘Actuele ontwikkelingen’ heeft de coronacrisis ook een belangrijke invloed op de aard en reikwijdte van de accountantscontrole voor het boekjaar 2021 en mogelijk ook voor de oordeelsvorming over de jaarrekening 2021. De exacte impact ervan en de verwachte benodigde extra werkzaamheden zijn op dit moment nog niet volledig in te schatten. Gedurende de controle bespreken wij periodiek met uw organisatie de (mogelijke) gevolgen voor de controlewerkzaamheden en auditfee. Mochten zich andere belangrijke ontwikkelingen of wijzigingen voor doen in de wet- en regelgeving (waaronder BBV), de reikwijdte van de accountantscontrole, het bestaan of de effectieve werking van de in opzet aanwezige interne beheersingsmaatregelen en/of afwijkingen in de financiële overzichten die in de huidige en voorgaande perioden zijn vastgesteld, die impact (kunnen) hebben op de auditfee 2021, dan treden wij hierover tijdig in overleg met u.
Risico’s en aandachtsgebieden Tijdspad Rapportage en communicatie Auditbudget
Bijlagen Bijlage A – ‘Tone at the top’ en frauderisicoanalyse Bijlage B – Onafhankelijkheidsbeleid
Auditplan 2021 | gemeente Raalte | 2112B9B1F1/MVO
16
Bijlagen
Auditplan 2021 | gemeente Raalte | 2112B9B1F1/MVO
17
Bijlage A - ‘Tone at the top’ en frauderisicoanalyse Inleiding
Accountantscontrole Verbinding gemeenteraad, rekeningcommissie en accountant Controleproces gemeente Raalte
Goedkeuringstoleranties
Toelichting opdracht Auditplan voor een kwalitatief hoogwaardige audit Reikwijdte en kernelementen van onze controle Risico’s en aandachtsgebieden Tijdspad Rapportage en communicatie Auditbudget
Bijlagen Bijlage A – ‘Tone at the top’ en frauderisicoanalyse Bijlage B – Onafhankelijkheidsbeleid
De ‘Tone at the Top’ is een essentieel onderdeel van de soft controls in een organisatie en ziet voornamelijk toe op gedrag. Het hoogste management dient hierbij het goede voorbeeld te geven. Als onderdeel van onze controle verkrijgen wij relevante informatie, indrukken en standpunten over de ‘Tone at the Top’ bij de gemeente Raalte. Het stelt ons in staat waar nodig waarnemingen te delen met het college en de gemeenteraad. Uw verantwoordelijkheden De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het college en de raad en betreft ook het onderhouden van interne beheersing om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder dat deze afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of van fouten. Deze verantwoordelijkheid omvat tevens het uitvoeren, vastleggen en actualiseren van de frauderisicoanalyse als geïntegreerd onderdeel van de interne beheersing, een evaluatie van de mogelijke impact en waarschijnlijkheid van frauderisico's en de ondernomen acties om frauderisico's te beperken, inclusief de risico's van omkoping, corruptie en cybersecurity.
Daarnaast zijn het college en de raad verantwoordelijk voor het monitoren van het risico op managementfraude, het bepalen of de interne beheersingsmaatregelen voldoende zijn om frauderisico's te identificeren en de beoordeling van de competentie en integriteit van het management. Onze verantwoordelijkheden Wij dienen een fraudediscussie te voeren en bevestigingen te verkrijgen van uw management en anderen binnen de gemeente ten aanzien van de interne beheersing, risico-inschattingen (inclusief de processen om de risico's op fraude te identificeren en erop in te spelen), en eventuele kennis met betrekking tot (vermoede) fraude. Verder zijn wij verplicht het management te verzoeken om informatie die zij eventueel aan het college en de raad heeft meegedeeld over de processen om de risico's op fraude te identificeren en erop in te spelen, en om informatie die het management eventueel aan zijn werknemers heeft meegedeeld over zijn visie op bedrijfsvoering en ethisch gedrag. Daarnaast dienen wij inzicht te krijgen in de wijze waarop het college en de raad toezicht uitoefenen op de door het management gevolgde processen om de risico's op fraude te identificeren en hierop in te spelen. Als accountants verkrijgen wij in dit kader een redelijke, maar geen absolute, mate van zekerheid dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat door fraude of fouten.
Kenmerken van fraude Afwijkingen in de jaarrekening kunnen het gevolg zijn van fraude of fouten. De onderscheidende factor tussen fraude en fouten is of de onderliggende actie die leidt tot een afwijking in de jaarrekening al dan niet opzettelijk is. Voor accountants zijn twee soorten opzettelijke afwijkingen relevant: afwijkingen als gevolg van frauduleuze financiële verslaggeving en afwijkingen als gevolg van oneigenlijke toe-eigening van activa.
Auditplan 2021 | gemeente Raalte | 2112B9B1F1/MVO
18
Bijlage B - Onafhankelijkheidsbeleid Inleiding
Accountantscontrole Verbinding gemeenteraad, rekeningcommissie en accountant Controleproces gemeente Raalte
Goedkeuringstoleranties
Toelichting opdracht Auditplan voor een kwalitatief hoogwaardige audit Reikwijdte en kernelementen van onze controle Risico’s en aandachtsgebieden Tijdspad
Het handhaven van en toezicht houden op onze onafhankelijkheid vergt een gezamenlijke inspanning van ons als accountant alsook het college en de gemeenteraad van de gemeente Raalte. Onze onafhankelijkheid bevestigen wij schriftelijk in de opdrachtbevestiging alsook het verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en identificeren eventuele zaken waarvan naar onze mening redelijkerwijs is te veronderstellen dat deze van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Onafhankelijkheidsmaatregelen Onderdelen van onze onafhankelijkheidsmaatregelen zijn onder andere: •
Een cultuur waarin wij het belang van onafhankelijkheid benadrukken.
•
Diepgaande monitoringprocessen.
•
Strikt beleid dat Deloitte duidelijk communiceert.
•
Training voor alle partners, directors en professionals.
•
Een ‘restricted entity list’ en toezicht op persoonlijke financiële belangen.
•
Jaarlijkse onafhankelijkheidsverklaringen door partners, directors en werknemers.
•
Beleid ten aanzien van het rouleren van partners, langdurige betrokkenheid van seniorleden van het controleteam, goedkeuring vooraf van aanvullende/overige dienstverlening en zakelijke relaties alsook geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid.
•
Openbaar maken van de fees.
•
Besprekingen van het controleteam.
Rapportage en communicatie Auditbudget
Bijlagen Bijlage A – ‘Tone at the top’ en frauderisicoanalyse Bijlage B – Onafhankelijkheidsbeleid
Specifieke waarborgen en procedures Deloitte heeft belangrijke waarborgen en procedures om (veronderstelde) bedreigingen voor onze onafhankelijkheid en objectiviteit tegen te gaan. Hieronder bevinden zich de volgende punten: •
Jaarlijks rapporteren wij onze beoordeling van de objectiviteit en onafhankelijkheid aan de gemeenteraad.
•
Voorafgaand aan het aanvaarden van een verzoek tot aanvullende dienstverlening of een herbenoeming voor de controleopdracht, vindt een formele overweging en beoordeling plaats om te zien of aanvaarding van deze diensten dan wel voortzetting van de controleopdracht gepast is.
Auditplan 2021 | gemeente Raalte | 2112B9B1F1/MVO
19
Onder Deloitte wordt verstaan één of meer van Deloitte Touche Tohmatsu Limited (“DTTL”), haar wereldwijde netwerk van member firms en aan hen verbonden entiteiten (tezamen, de “Deloitte organisatie”). DTTL (hierna ook te noemen “Deloitte Global”) haar wereldwijde netwerk van member firms en aan hen verbonden entiteiten zijn juridisch gescheiden en onafhankelijke entiteiten, die elkaar niet kunnen verplichtingen of binden ten aanzien van derden. DTTL en iedere DTTL member firm en aan hen verbonden entiteit is aansprakelijk voor hun eigen handelen en nalaten, en niet voor het handelen of nalaten van een andere entiteit. DTTL verleent geen diensten aan cliënten. Raadpleeg www.deloitte.com/about voor meer informatie. Deloitte levert toonaangevende audit- en assurance-, belasting- en juridische diensten, consulting, financial advisory, and risk advisory diensten aan bijna 90% van de Fortune Global 500® en duizenden particuliere bedrijven. Onze professionals leveren meetbare en blijvende resultaten die het vertrouwen van het publiek in kapitaalmarkten helpen versterken, klanten in staat stellen te transformeren en bloeien, en de weg wijzen naar een sterkere economie, een meer rechtvaardige samenleving en een duurzame wereld. Voortbouwend op zijn meer dan 175-jarige geschiedenis, omvat het bereik van Deloitte meer dan 150 landen en gebieden.
Ontdek hoe de meer dan 345.000 mensen van Deloitte wereldwijd een impact maken die ertoe doet op www.deloitte.com. Deze communicatie bevat louter algemene informatie en noch DTTL, noch haar wereldwijde netwerk van member firms of aan hen verbonden entiteiten verleent door middel van deze communicatie professioneel advies of diensten. Voordat u een beslissing neemt of actie onderneemt die van invloed kan zijn op uw financiën of uw bedrijf, dient u een gekwalificeerde professionele adviseur te raadplegen. Geen enkele entiteit in de Deloitte organisatie is verantwoordelijk voor enig verlies dat wordt geleden door een persoon die op deze communicatie vertrouwt. © 2021. Neem voor informatie contact op met Deloitte Nederland.