Activiteitenlijst informatiehuishouding tbv verantwoordingsverslag 2020

OVERZICHT van geprioriteerde acties op basis van het Uitvoeringsplan Informatiebeheer DOWR-gemeenten 2019-2020 (integraal overzicht Deventer, Olst-Wijhe en Raalte). ** t.b.v. VERANTWOORDINGSVERSLAG 2020 ** Omschrijving verbeteractie (per cluster) uit Uitvoeringsplan 1.

De Kwaliteitsmedewerkers Informatiebeheer worden aangewezen (Directie) en geautoriseerd tot het mogen monitoren (en controleren) van het Informatiebeheer in alle omgevingen en systemen.

2.

Onderzoek (op basis van eerdere besluitvorming in I-Visie, DOWR bedrijfsvoering visie) in hoeverre DOWR samenwerking op DIV vlak mogelijk is. Qua efficiency en effectiviteit. Qua (besparing op) kosten en formatie. Dat geldt ook voor wat betreft de rol van Kwaliteitsmedewerker Informatiebeheer. Zorg dat de (integraal) managers aandacht hebben voor - en bewust zijn van de rol m.b.t. Informatiebeheer, bekend zijn met kaders, de governance (SIO, CIO) en instrumenten. Kaders en procedures zijn beschikbaar en praktisch beschreven. Organiseer bijeenkomsten en haak aan op lopende projecten. Zorg voor verbinding tussen de business en de specialisten IB. Sluit aan op informatieveiligheid en privacy.

3.

Actie (uitvoering /regie) DOWR-I

Prio

Gereed

Maatregel nr. 10

Omschrijving maatregel uit het Uitvoeringsplan

Stand van zaken december 2020

1

Q1 2021

Specialistische functies zijn in het KIB beschreven als Kwaliteitsmedewerker Informatiebeheer. In Deventer is dat niet belegd. In Olst-Wijhe en Raalte is de rol gerelateerd aan het zaakgericht werken en -archiveren met de e-Suite. De functies/rollen dienen te worden gecreëerd of verbreed en ter kennis worden gebracht aan de organisaties. Daarbij dienen de specialisten geautoriseerd te zijn om de informatie in betreffende systemen te monitoren.

-

DOWR-I

1

Q1 2022

10

Zorg voor duidelijkheid omtrent het beleggen van de specialistische Informatiebeheer rollen en functies. Specifiek per gemeente of af te nemen vanuit de DOWR-I organisatie en stem de formatie daarop af. Voor Raalte is dit als IBT aandachtspunt aangegeven. In de Nulmeting KIB is dit als een aanbeveling opgenomen.

DOWR-I

2

Q2 2021

17

Zorg voor het organisatorisch inbedden van de verantwoordelijkheid voor het Informatiebeheer door de (integraal) teammanagers, projectmanagers ed. Voor wat betreft het op de hoogte zijn van de interne regelgeving via het controleren van het Informatiebeheer door de medewerkers tot en met het afleggen van verantwoording over dat Informatiebeheer. Koppel het proces van verantwoording afleggen aan de jaarlijkse P&C cyclus. Relateer deze maatregel ook aan het DOWR breed vaststellen van een Informatiebeheerplan (IBP). Het breed inbedden in de organisatie is een aanbeveling in de Nulmeting KIB.

OW

GEREED

24

Stel bestuurlijk vast welk overlegorgaan het Strategisch Informatie Overleg (SIO) gaat vormen. Waarmee e.e.a. aansluit op de (DOWR) governance.

DOWR-I

Q4 2021 Q1 2021

25

Zorg bij uitbesteding van taken of andere vormen van extern samenwerken dat het Informatiebeheer geregeld is Actualiseer Handboek Vervanging documenten postproces. Het in 2016 per gemeente vastgestelde Handboek dient geactualiseerd te worden. In Deventer is de actualisering een IBT aandachtspunt met name vanwege het stoppen van digitale archivering met Meridio. Daarnaast is actualisering nodig vanwege de formalisering van het personele processen door de PSA. Stel een Handboek Retrospectieve Vervanging op ten behoeve van het vervangen van de analoge personeelsdossiers door digitale dossiers en formaliseer de digitalisering van de huidige personele processen via bestuurlijke besluitvorming. Het digitale Informatiebeheer vindt plaats in de YouForce omgeving onder beheer van Team PSA Raalte. Voor Raalte is dit als IBT aandachtspunt aangegeven. Actualiseer - en stel metagegevensschema’s per omgeving op voor wat betreft de e-Suite en de (in te richten) SharePointomgeving. Voor Olst-Wijhe is dit een IBT aandachtspunt. Neem mee in hoeverre metagegevens automatisch worden overgenomen, gebruik technische metagegevens, metagegevens als instrument voor ordening en rubricering, toekennen verplicht Registratie nummer (ID) per document, het zoeken en vinden met (en zonder) gebruik van metagegevens ed.

Stel een actuele trendrapportage / hotspotanalyse op ten behoeve het bepalen van de informatie die van voldoende waarde is om – in afwijking van de te hanteren Selectielijst – permanent bewaard blijft

4.

Zorg voor actuele Handboeken Vervanging op basis waarvan de nog te ontvangen en versturen analoge informatie wordt omgezet (vervangen) naar digitaal te archiveren informatie.

DOWR-I

1

5.

Zorg voor een vastgesteld Handboek Vervanging Personeelsdossiers

DOWR-I

1

GEREED

7

6.

Zorg voor een actueel metagegevens schema, opgesteld en ingericht op basis van regelgeving en beleid. Per toepassing (e-Suite, Office365, YouForce e.a.) en zorg voor het implementeren daarvan in de diverse systemen t.b.v. zoveel mogelijk geautomatiseerde toekenning van metagegevens.

DOWR-I

2

Q3 2021

9

7.

Zorg voor specifiek beleid t.a.v. het uitzonderen van specifieke zaken en onderwerpen van vernietiging

GA Deventer

1

Q1 2021

14

6

Voor Olst-Wijhe en Raalte zijn de functies en rollen ingevuld op basis van het Kwaliteitsplan informatiebeheer (2018). In Deventer zijn functies en rollen niet ingevuld. Een voorstel daarvoor is ingediend. Veelal is de rol nog toegespitst op Informatiebeheer in de eSuite (ZGW). Met betrekking tot andere systemen (o.m. SharePoint) vindt 2021 verdieping plaats. Op DOWR-directieniveau is besloten om verder onderzoek naar samenwerking op uitvoerend Informatiebeheer (DIV) door te schuiven naar 2021 nadat per gemeente de formatie op orde is.

Met name vanuit het Project SIC is met de uitrol van Microsoft Office365 / SharePoint online aan bewustwording gewerkt en gewezen op de verantwoordelijkheden voor het Informatiebeheer. Vanaf november is deze actie ook aangehaakt op het Project 5W. Ook zijn teammanagers betrokken bij de verantwoordingsverslaglegging Informatiebeheer 2020. Voor het structureel organiseren van bijeenkomsten over Informatiebeheer worden nadere voorstellen gedaan. Het Informatiebeheerplan is in juni 2020 vastgesteld waarmee tevens een Informatiebeheer Toolkit online beschikbaar is gekomen. Gereed. Een SIO Olst-Wijhe is ingesteld. Actie is in 2020 niet gestart. Met het Handboek Vervanging retrospectieve vervanging personeelsdossiers (2019) is het generieke Handboek aangepast. Verdere actualisering volgt na onderzoek naar beperken bestandsgrootte d.m.v. aanpassen instellingen bij scannen, zonder kwaliteitsverlies. Gereed. Het Handboek is bestuurlijk vastgesteld. De analoge personeelsdossiers zijn (na vertraging vanwege corona) vernietigd. Per gemeente is een verklaring van vervanging opgesteld.

Voor de e-Suite en voor de Office365 / SharePoint online SIC (Office365) zijn schema’s o.b.v. de TMLO standaard opgesteld. Onderlinge afstemming en verbreding naar andere omgevingen moet nog volgen in 2021. Een en ander zal ook in het kader van het 5W Project mee worden genomen. De door de Gemeentearchivaris ingestelde werkgroep heeft een voorstel ingediend. Besluitvorming volgt in 2021.

in belang van maatschappelijk en historisch belang (hot spot analyse)

DIV OlstWijhe

3

IB Raalte 3

Q1 2021

Stel een actuele trendrapportage / hotspotanalyse op ten behoeve het bepalen van de informatie die van voldoende waarde is om – in afwijking van de te hanteren Selectielijst – permanent bewaard blijft

Afspraken zijn gemaakt over het centraal opslaan van informatie m.b.t. de Coronacrisis. Reguliere uitvoeringszaken blijven in de eSuite.

Q1 2021

Stel een actuele trendrapportage / hotspotanalyse op ten behoeve het bepalen van de informatie die van voldoende waarde is om – in afwijking van de te hanteren Selectielijst – permanent bewaard blijft

Vooralsnog leidt alleen de coronacrisis tot een archief hotspot. Dit wordt vastgesteld.

Zorg voor brede aandacht, bekendheid, tooling, trainingen etc. t.b.v. brede aandacht voor digitaal archiveren als onderdeel van het digitaal werken door alle medewerkers in de organisaties. Geef trainingen, workshops, voer overleg, communiceer, etc. Relateer deze maatregel ook aan het DOWR-breed vaststellen van een Informatiebeheerplan (IBP). Het zorgen voor brede aandacht d.m.v. handreikingen en een toolkit is een aanbeveling uit de Nulmeting KIB. Zorg voor het organisatorisch inbedden van de verantwoordelijkheid voor het Informatiebeheer door de (integraal) teammanagers, projectmanagers ed. Voor wat betreft het op de hoogte zijn van de interne regelgeving via het controleren van het Informatiebeheer door de medewerkers tot en met het afleggen van verantwoording over dat Informatiebeheer. Koppel het proces van verantwoording afleggen aan de jaarlijkse P&C cyclus. Actualiseer - en stel metagegevensschema’s per omgeving op voor wat betreft de e-Suite en de (in te richten) SharePointomgeving. Voor Olst-Wijhe is dit een IBT aandachtspunt. Neem mee in hoeverre metagegevens automatisch worden overgenomen, gebruik technische metagegevens, metagegevens als instrument voor ordening en rubricering, toekennen verplicht Registratie nummer (ID) per document, het zoeken en vinden met (en zonder) gebruik van metagegevens ed. Stel (bewaar en beheer) beleid/ strategie op t.b.v.

het digitaal archiveren. In de context van de archiefketen en de digitale archiefomgevingen of systemen. Sluit aan op een e-depotvoorziening (voorkeur HCO) t.b.v. het overbrengen en uitplaatsen van digitaal archief. Hiervoor vindt in eerste instantie onderzoek plaats. Daarna volgt besluitvorming.

Gereed. Het Informatiebeheerplan is begin juni vastgesteld per gemeente. De Informatiebeheer Toolkit is online beschikbaar en daarmee basis voor alle naslag en informatie over Informatiebeheer. Met brondocumenten en nadere uitleg. Het onder de aandacht houden van Informatiebeheer is opgenomen onder actie 3. Deze actie is deels in Q4 2019 gestart via het meenemen van management in het verantwoordingstraject 2020. Voor 2021 zal het nadrukkelijker worden gepland.

8.

Zorg voor een DOWR brede Toolkit Informatiebeheer. Waarin geldende kaders en beleid worden uitgewerkt in procedures, methodes, handreikingen en praktische uitleg.

DOWR-I

2

GEREED

18

9.

Het jaarlijks afleggen van verantwoording over het Informatiebeheer (via het Verantwoordingsverslag IB) dient aan te sluiten op betreffende managementprocessen en plannen

DOWR-I

2

Q2 2021

17

10

Specifieke Informatiebeheer instrumenten als de Selectievoorschriften en metagegevensschema’s dienen ingericht te zijn in elk systeem of omgeving

DOWR-I

2

Q3 2021

9

11

Zorg dat het (bewaar en beheer) beleid ook is vormgegeven voor de fase waarin de informatie niet meer van belang is voor de organisatie (edepotvoorziening voor wat betreft permanent bewaren cultureel historisch erfgoed).

DOWR-I

1

Q3 2021

12

Zorg dat het Informatiebeheer in de context van het projectmatig werken extra aandacht krijgt met het opnemen van aspecten in projectplannen en omgevingen. Zorg voor een actuele regeling (in Olst-Wijhe en Raalte) t.b.v. registratie en archivering van mailberichten.

DOWR-I

2

Q3 2021

29

Zorg dat in het kader van projectmatig werken de archivering van de projectmatig te verwerken informatie specifieke aandacht heeft en meegenomen wordt in projectplan en - organisatie.

DOWR-I

1

Q2 2021

31

Zorg voor protocollen en aan de hand daarvan monitoring van specifieke aspecten van beheer en gebruik in de diverse in gebruik zijnde applicaties en systemen.

DOWR-I

3

Q3 2021

33

Stel een formele regeling op t.b.v. het gebruik door de medewerkers van mailberichten, specifiek waar het registratie en archivering betreft. Sluit aan op de bestaande regeling(en) voor Deventer en de nog te actualiseren regeling voor Raalte. Zorg voor protocollen, beschrijvingen en procedures zodat helder is hoe er in betreffende informatiesystemen om dient te worden gegaan met migratie of conversie, hoe archieffunctionaliteiten zijn ingericht, hoe beheersmatige handelingen (door een functioneel beheerder) worden vastgelegd, of en hoe monitoring en controle mogelijk is en worden vastgelegd

13

14

(& af te leiden uit M18) 26 en 19

32

Zorg voor vastgestelde overzichten m.b.t. specifieke aspecten van digitaal Informatiebeheer. Zoals een overzicht of lijst van geschikte bestandsformaten, gegevensdragers, serverruimten

Deze actie wordt meegenomen in actiepunt ‘Actueel metagegevensschema’ (actie 6). Tevens kan aangehaakt worden op het project 5W t.b.v. bewustwording in de organisatie.

De gemeenten Olst-Wijhe en Raalte hebben onderzocht wat de beste optie is om aan te sluiten op een e-depotvoorziening. De conclusie is dat de ontwikkelingen op dit gebied zodanig zijn dat feitelijke aansluiting nog niet aan de orde is. Op basis van recente argumenten heeft Deventer v.w.b. de deelname aan de landelijke edepotvoorziening een pas op de plaats gemaakt. Daarmee is het opstellen van een bewaar en beheerstrategie een DOWR breed vraagstuk geworden. De plaats van een e-depotvoorziening wordt daarin opgenomen. In Deventer wordt er m.b.v. externe expertise nagegaan hoe de verhouding ZGW – PMW met systemen (e-Suite en SharePoint/Office365) voor projecten kan worden ingezet. Ook DOWR breed. Vastgesteld is dat deze actualisering en verbreding (voor Deventer) in relatie met het brede ‘berichtenverkeer’ (ook Whatsapp) moet worden bezien. Een item wat ook wordt meegenomen in het 5W Project. Op basis van de prioritering schuiven deze acties door naar 2021.

15

16

17

18

Zorg dat alle informatie zoals die in een gemeentelijke organisatie omgaat in beeld is door het vastleggen daarvan per proces / zaak. Combineer dit met al vastgelegde zaaktypen. Leg ook vast in welke informatiesystemen de informatie wordt vastgelegd. Hou rekening met de risicovolle processen (in het kader van BIO en AVG al benoemd).

Zorg dat alle informatie waarvan de processen buiten de gemeentelijke organisaties zijn belegd in beeld is. Ga na in hoeverre het beheer conform de gemeentelijke kaders plaatsvind Completeer en actualiseer de Zaaktypecatalogus met zaaktypen die niet in de e-Suite zijn ingericht, maar in specifieke systemen of omgevingen. Ga tevens na in hoeverre de wel in de e-Suite ingerichte zaaktypen daadwerkelijk worden toegepast. Zorg voor de digitale archivering van alle zaakgericht ingerichte processen in de e-Suite (per gemeente). Koppel met BO systemen IJVI, SDD. Migreer al gevormd digitaal archief vanuit die BO systemen naar de e-Suite.

DOWR-I

1

Q2 2021

13

Zorg voor een totaaloverzicht van alle in de organisaties voorkomende zaaktypen, werkprocessen, producten en diensten waarin (archiefwaardige) informatie om gaat. Alsmede in welke omgevingen, systemen of applicaties de betreffende informatie wordt gecreëerd, ontvangen en opgeslagen. Zorg voor beschrijving en vastlegging van de processen, producten en applicaties waarmee dat ondersteund wordt. Neem hierin mee de risicoklassering van de processen, maar ook de classificatie in het kader van dataclassificatie. Dit ‘in beeld hebben’ is een aanbeveling in de Nulmeting KIB.

Een en ander is gestart aan de hand van het ZGW met het vastleggen van zaaktypen in de DOWR ZTC. Ook dit zal in samenhang met het Project 5W en de actualisering van de ZTC worden uitgevoerd. Ook wordt nagegaan in hoeverre een PDC en het Architectuuroverzicht (info systemen) input kunnen zijn voor dat overzicht.

2

Q3 2021

27

Zorg voor het vroegtijdig aanhaken op trajecten waarin informatiesystemen, omgevingen en applicaties worden aanbesteed en/of geïmplementeerd waarmee (archiefwaardige) gegevens gecreëerd en verwerkt worden.

Proces / procedure zal worden opgesteld. Ook via de Strategische Uitvoeringsplannen per domeinen. Doorschuiven naar 2021.

3

Q4 2021

28

Breng in beeld in hoeverre logging en/of track and trace van gegevens (verwerking en gebruik) in de daarvoor in aanmerking komende informatiesystemen van toegevoegde waarde is t.b.v. reconstructie en archivering en wordt uitgevoerd.

Op basis van de prioritering schuiven deze door naar 2021.

DOWR-I

2

Q2 2021

Zorg ingeval van uitbesteding van taken of andere vormen van extern samenwerken dat het Informatiebeheer geregeld is.

Dit meenemen bij het actiepunt “alle informatie in beeld (actie 15)”. Schuift door naar 2021.

DOWR-I

2

Q3 2021

25 (en deels M13) 13 (en deels M22)

Zorg voor een totaaloverzicht van alle in de organisaties voorkomende zaaktypen, werkprocessen, producten en diensten waarin (archiefwaardige) informatie om gaat. Alsmede in welke omgevingen, systemen of applicaties de betreffende informatie wordt gecreëerd, ontvangen en opgeslagen.

In Raalte en Olst-Wijhe is monitoring en controle op kwaliteit en gebruik ZGW / ZTC structureel belegd. In samenhang uitvoeren met actie 15. Doorschuiven naar 2021.

DOWR-I

1

Q1 2021 (OW en R) Q1 2021 (D)

1

Realiseer voor de informatie-uitwisseling en archivering tussen gemeenten en Omgevingsdienst IJsselland de koppeling met de e-Suite. Digitale archivering vindt dan per gemeente plaats in de e-Suite. Dit speelt bij de drie DOWR gemeenten maar is als specifiek IBT aandachtspunt alleen voor Deventer aangegeven. Op basis van het voor Olst-Wijhe aangegeven IBT aandachtspunt ‘Overgang van de laatste Teams naar digitaal archiveren’ is dat op deze maatregel van toepassing.

De controles op kwaliteit van de bestanden na koppeling lopen nog in Olst-Wijhe en Raalte.

Maak de stap naar volledig digitaal werken. Waar Deventer sinds eind 2018 bijna volledig digitaal werkt en archiveert, zijn er zowel in Raalte als Olst-Wijhe nog processen waar analoge archivering leidend is, zoals de processen in het sociale domein of op het vlak van vergunningverlening. Ook zijn er processen waar weliswaar digitaal wordt gewerkt, maar waar de digitale archivering nog niet formeel is afgehecht. Conform het IBT aandachtspunt voor Olst-Wijhe moet digitaal werken leidend worden. Waarbij er digitaal gearchiveerd wordt in de eSuite via koppelingen aan BO applicaties.

In Olst-Wijhe is er geen analoge input meer.

Q2 2021

8

19

Digitale archief Deventer, zoals opgenomen in het RMS Meridio wordt gemigreerd naar de e-Suite of naar het e-Depot. Dit in verband met de uitfasering van Meridio.

PL Deventer

1

Q1 2021

3

20

Digitale archiefbestanden Olst-Wijhe zoals opgenomen in Corsa worden gemigreerd naar een

PL OlstWijhe

1

Q1 2021

4

Faseer Meridio uit (digitaal archief / RMA) wat voor Deventer een IBT aandachtspunt is. De digitale archiefbestanden zullen moeten worden gemigreerd naar e-Suite of e-depot. Specifieke bestanden krijgen aparte aandacht. Zoals het bestand van het Team BAD waarvoor een specifieke oplossing is geïmplementeerd (gekoppeld aan de betreffende BO applicatie) Faseer Corsa (DMS)uit, wat voor Olst-Wijhe een IBT aandachtspunt is. Een project is daarvoor opgestart. Waarbij de migratie van daarvoor in aanmerking komende content wordt geregeld.

Koppeling voor Deventer is nog niet ingepland. In Q4 wordt eerst IJVI gemigreerd naar Powerbrowser 2020. Doorschuiven naar 2021.

In Raalte is de koppeling tussen GWS en de e-Suite gerealiseerd waarmee proces voor proces het sociale domein wordt gedigitaliseerd. Afronding van dit project wordt eind Q1 2021 verwacht. In Deventer zijn toch nog analoge processen ‘ontdekt’ (FA en BEL). Dit wordt meegenomen in de verdere inventarisatie van de processen (actie 15). De voortgang heeft vertraging opgelopen vanwege technische problemen (export – import gegevens) en personele capaciteit. Daarbij is het e-depot als optie voor uitplaatsing komen te vervallen. Formele besluitvorming naar 2021. Afronden per 1/4/2021 Er wordt met leverancier (BCT) naar oplossing gezocht voor enkele specifieke bestanddelen (digitale kopiebestanden). Contract met

andere omgeving. Dit in verband met de uitfasering. 21

22

23

24

25

26

27

28

leverancier per 31-12-2020 opgezegd. Oplossingen zijn gevonden en worden in december 2020 geïmplementeerd.

Zorg voor de archivering van de gemeentelijke websites en ga na in hoeverre de overbrenging daarbij ook is meegenomen. Ga na of er behalve de standaard website ook aandacht is voor de archivering van de content uit andere sites of sociale media Met het aanwijzen van de nog uit te rollen Office365-Sharepoint omgeving wordt digitale archivering mogelijk. Zorg voor een juiste inrichting en toepassing van die inrichting. Neem daarin de migratie van bestaande bestanden mee.

Deventer Olst-Wijhe (Raalte)

2

Q3 2021

2

DOWR-I

2

GEREED

5

Zorg voor opname van de daarvoor in aanmerking komende digitale bestanden in de edepotvoorziening (Onderzoekscommissie Viking en Meridio voor Deventer). Voor Olst-Wijhe en Raalte speelt dit na besluitvorming e-depot.

DOWR-I

1

Q3 2021

15 (deels M26 /M3)

Deventer GA

1

Q1 2021

Zorg voor ordening en structurering binnen de archiefomgevingen / systemen. Via gebruik van metagegevens. Zorg voor daadwerkelijke monitoring en controle op de gevormde digitale zaakdossiers in de e-Suite. Voor Raalte op basis van het DIV Verbeterplan. Voor Deventer z.s.m. na het aanwijzen van betreffende specialisten.

DOWR-I

2

Q3 2021

DIV Raalte

1

GEREED

Voer een onderzoek uit naar het huidige analoge archiefbeheer (door DigiWerkt) voor Deventer en stel een plan op t.b.v. dat beheer vanaf 1-1-2021. Neem daarin ook mee de plaatsing van analoge bestanden bij VADA Nijverdal. Herstructureer de bestanden milieuvergunningen en verbeter de toegankelijkheid van het bestand Bouwvergunningen voor Olst-Wijhe.

PM Deventer

2

DIV OlstWijhe

1

PM Deventer

Realiseer de archivering van de websites voor Deventer en voor Olst-Wijhe. Dit is voor beide gemeenten als specifiek IBT aandachtspunt afgegeven. In Raalte is een vorm van web archivering geregeld. In dit kader dient e.e.a. wel geformaliseerd te worden via beleidsbesluit. Wat ook geldt voor de archivering van andere online communicatievormen (Twitter, Facebook). Richt de SharePointomgeving in t.b.v. archivering van (archiefwaardige) informatie. Dit speelt in de drie gemeenten met name in geval van projectarchivering en is daarom voor Deventer en voor Olst-Wijhe als IBT aandachtspunt aangegeven. Daarbij ligt voor Deventer het zwaartepunt ook op het migreren van de daarvoor in aanmerking komende digitale bestanden naar die nieuwe omgeving of naar e-depot of e-Suite. Maak duidelijke afspraken (met HCO) voor wat betreft het overbrengen of uitplaatsen van digitale archiefbestanden naar het e-depot. Zorg voor het vaststellen van proces en procedure (bewaar en beheerstrategie).

De websites worden gearchiveerd. Verder beleid wordt meegenomen in de bewaar en beheerstrategie (2021) en het 5W project.

Breng het archief van de Onderzoekscommissie Viking (vervroegd) over naar het e-depot van het HCO.

Door de ontwikkelingen is deelname aan de e-depotvoorziening on hold gezet. Voor het archief wordt een alternatief gezocht.

30 (deels M9) 22

Zorg dat ordening, structurering, rubricering (classificeren) van informatie (in de daarvoor in aanmerking komende systemen) op basis van (meta)gegevens mogelijk is. Pas data driven classification toe Voer z.s.m. verbeteringen uit m.b.t. digitaal Informatiebeheer in de e-Suite. Voor Raalte is dat vermeld in het in 2017 bestuurlijk vastgestelde DIV Verbeterplan (op basis waarvan financiële middelen ter beschikking zijn gesteld). Voor Deventer is dat noodzaak vanwege uitfasering Meridio

Meenemen met actiepunt metagegevens (6). Schuift door naar 2021.

Q3 2021

12

Regel het beheer van het analoog archief vanaf het moment dat het contract met DigiWerkt Deventer (KonnecteD) is komen te vervallen. Bestanden zijn bij DigiWerkt geplaatst, maar ook bij VADA (Nijverdal) en het HCO. Start hiervoor een onderzoek op.

GEREED

20

-

Besloten is om het contract voor Konnected te verlengen met minimaal 2 jaar. Structureel analoog archiefbeheer is geborgd. Plannen t.b.v. het analoge archiefbeheer worden opgesteld, waarmee dit de komende jaren op orde kan worden gebracht. Betreft archiefbestanddelen Deventer 1999-2019. Gereed.

21

-

11

-

Q1/Q2 2020

GEREED

Zorg voor de formele overbrenging en openbaarmaking van de daarvoor in aanmerking komende bestanden Raalte. Inclusief archief van de voormalig gemeente Heino.

DIV Raalte

29

Actualiseren van de interne regelgeving

DOWR-I

30

Breng analoog archief formeel over naar de archiefbewaarplaats

PM Deventer

16

1

Q3 2021

-

Verrijk het analoge bouwvergunningenbestand teneinde de vindbaarheid en toegankelijkheid daarvan te verbeteren. Actuele adressen worden aan de analoge dossiers gekoppeld. Herstructureer het bestand milieuvergunningen en richt dat in conform de algemene indeling van het archief. Breng analoog archief formeel over (na selectie, vernietiging, opschoning). Dit is voor Raalte als IBT aandachtspunt aangegeven. Inventariseer het analoge archief van de vm. gemeente Heino en maak dat toegankelijk voor overbrenging

Gereed. Project SIC (Samenwerken in de Cloud) is afgerond. Implementatie en migratie van informatie is uitgevoerd. Enkele punten van aandacht resteren. Hiervoor is een nieuwe activiteit opgevoerd.

Door de ontwikkelingen is deelname aan de e-depotvoorziening ‘on hold’ gezet. In de Bewaar en beheerstrategie (actie 11) wordt dit nader onderzocht.

Gereed. Er is gestart met opleiding om de kennis bij gebruikers van de e-Suite op orde te krijgen. Ook monitoring en controle is gestart. Nadere voorstellen t.b.v. IB-specialisten zijn ingediend. Na afronding Project Uitfasering Meridio kan de focus op het Informatiebeheer in e-Suite e.a. komen te liggen.

Gereed. Er zal een plan moeten worden opgesteld. Een en ander ook gerelateerd aan de nog op te stellen Bewaar en beheerstrategie.

Q3 2021

23

Voortgang loopt vertraging op a.g.v. de coronacrisis.

3

2022

New

Als gevolg van de aanpassing Archiefwetgeving e.a. Zullen Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer e.a. Moeten worden geactualiseerd.

Nieuw. Vloeit voort uit nieuwe regelgeving.

2

2021

New

Op basis van nader onderzoek is gebleken dat de archiefblokken 1991-1998 nog niet gereed is voor overbrenging. Daarnaast moet blok 1999-2019 op orde en compleet worden gemaakt. In samenwerking met HCO en KonnecteD

Nieuw. Vloeit voort uit nadere beoordeling van de betreffende analoge bestanddelen.

31

32

Enkele informatiebeheer aspecten voor de in 2020 uitgerolde SharePoint omgeving worden uitgevoerd. Digitalisering locatiedossiers (milieudossiers)

33

Borg de vernietiging uit vak-applicaties

DOWR-I

2

2021

New

Archiveren oude sites, records management in de praktijk toepassen en monitoren op basis van het RMP (records managementplan).

Nieuw. Vloeit voort uit het afgeronde Project SIC.

DIV Raalte

2

Q3 2021

New

Project locatiedossiers gaat over het digitaliseren en vervangen van de analoge dossiers. Een ‘scanstraat’ is ingericht. Medewerkers ingehuurd. Bestuurlijke besluitvorming Q1 2021. Digitale archivering en vernietiging alleen in de e-Suite volstaat niet meer. Ook in de vak-applicaties moet vernietiging worden geborgd. Afspraken over de uitvoering, bijvoorbeeld delegeren aan medewerkers van Informatiebeheer of Functioneel beheer, moeten voor alle (aan de e-Suite gekoppelde) vakapplicaties nog worden gemaakt.

Nieuw. Vloeit voort uit wensen vanuit de eigen organisatie en de Omgevingsdienst (milieu; toezicht en handhaving). Nieuw. Vloeit voort uit o.a. activiteit 18. Activiteit 15 “alle informatie in beeld” is een randvoorwaarde voor deze actie.

2

New