4. Governance Salland United

Structuur Salland United Overlegstructuur en governance Bijlage 2 bij samenwerkingsovereenkomst Salland United

Toelichting Voorwerk en vertrekpunt • De doorontwikkeling van de structuur van Salland United vraagt om nadere uitwerking van verschillende overlegtafels, rollen, taken en verantwoordelijkheden. • In 2024 is hier een start mee gemaakt. In de TB van 29 april 2024 is het document ‘Voorstel organisatie Salland United i.r.t. uitvoer regioplan’ besproken. • Dat document vormde het vertrekpunt voor de verdere uitwerking in navolgende sheets. Update juni 2025 • Beschrijving overlegstructuur en governance is geactualiseerd en vormt een bijlage bij de samenwerkingsovereenkomst Salland United. • Zodra de samenwerkingsovereenkomst Salland United en statuten van de Stichting Salland United akkoord zijn, wordt de uitkomst in deze bijlage verwerkt. Bijvoorbeeld de samenstelling van het bestuur van Stichting Salland United. • De uitwerking van de governance die hierna volgt is onderdeel van de afspraken en kan worden aangevuld of gewijzigd bij besluit van de Transformation Board.

Structuur Salland United Dagelijks bestuur

Transformation Board

BT

Co

Gezond Leven

WerkPakketten regioplan

BT

Co

Vergrijzende samenleving

WerkPakketten regioplan

BT

Co

Professional centraal

WerkPakketten regioplan

BT

Co

Slimmer organiseren

WerkPakketten regioplan

Programmateam

BT

Co

Mentaal welbevinden

WerkPakketten regioplan

BT

Co

Digitale zorgsamenwerking

WerkPakketten regioplan

• BT : Bestuurlijk Trekker • Co: Coalitie Coördinator • Programmateam: programmamanager, coalitie coördinatoren, regio Co communicatieadviseurs en programmaondersteuning

Rollen, taken en verantwoordelijkheden De volgende overlegtafels en functies zijn uitgewerkt in deze bijlage: Board (permanente leden) • Dagelijks Bestuur (DB) • Transformation Board (TB)

• Bestuurlijk trekker coalitie/pijler Programmateam • Programmamanager • Coalitie Coördinator • Regiocommunicatieadviseur(s) • Programmaondersteuning Deelnemende leden

Board (permanente leden) Dagelijkse Bestuur (DB) Transformation Board (TB) Bestuurlijk trekker coalitie •

Het bestuurlijk overleg binnen Salland United is georganiseerd in het Dagelijks Bestuur (DB) en de Transformation Board (TB). Zij zijn verantwoordelijk voor het bewaken van de voortgang en doorontwikkeling van het regioplan.

•

Permanente leden van de TB vertegenwoordigen hun eigen organisatie danwel via vertegenwoordiging. Zij hebben een klankbordfunctie als het gaat om het verbinden van de sector waar zij in werken.

•

De leden van het DB zitten ook in de TB.

•

De bestuurlijk trekkers zijn lid van de TB.

•

De voorzitter van Salland United komt uit één van de permanente leden van Salland United en is voorzitter van het DB en de TB.

•

Het DB en TB vervangen geen bestaande formele besluitvormingsprocessen. Bestuurders handelen binnen hun eigen mandaat.

•

Wel nemen het DB en TB besluiten over de richting, inrichting en overige activiteiten van Salland United en leggen dit jaarlijks neer in een jaarplan Salland United.

Transformation Board (TB) Domeinoverstijgend bestuurlijk overleg Verantwoordelijk voor

Taken

Samenstelling

•

•

Permanente leden: • Gemeente Deventer en regiogemeenten (gemeente Raalte, gemeente Olst-Wijhe en gemeente Voorst) • De Parabool • Zorggroep Solis • Raster • ‘t Dijkhuis • Dimence Groep • Deventer Ziekenhuis • Carinova • HCDO • Zozijn • GGD IJsselland

• • • • • •

• •

Bewaken voortgang realisatie en doorontwikkeling van het regioplan. Kritisch reflecteren op voortgang coalities en projecten: toetsen of (voldoende) bijdrage wordt geleverd aan realiseren regioplan. Bewaken samenhang tussen en uitvoering door coalities. Aanjagen en bijsturen steunen uitvoering door coalities waar nodig. Inrichting uitvoeringsorganisatie omtrent Salland United. Goedkeuren begroting Salland United en eindafrekening. Roulerend voorzitterschap (max. 2 termijnen van 3 jaar). Huishoudelijk reglement: de voorzitter wordt benoemd door het TB, en is altijd een afgevaardigde uit de leden van het DB. Ambassadeur zijn binnen en buiten Salland United. Goedkeuren Jaarplan.

Vergaderfrequentie •

8 keer per jaar

• • •

Periodiek bespreken voortgang coalities, samenhang en knelpunten. Realiseren condities om waar mogelijk knelpunten weg te nemen. Bestuurlijke communicatie over Salland United in relevante netwerken. TB-leden spreken elkaar aan op het nakomen van regio-afspraken.

Besluitvorming op basis van consensus.

Dagelijks Bestuur(DB)

Domeinoverstijgend dagelijks bestuur Verantwoordelijk voor

Taken

Samenstelling / profiel

•

•

• •

• • • • • •

Geeft voorzetten voor richting en inrichting Salland United, het regioplan en de doorontwikkeling van het regioplan. Bewaken incl. monitoring voortgang realisatie regioplan. Bewaken samenhang tussen en uitvoering door coalities. Signaleren knelpunten voortgang regioplan t.b.v. bespreking in TB. Creëren van randvoorwaarden voor de uitvoeringsorganisaties en de coalities. Doen laten opstellen begroting en eindafrekening. Hiërarchische aansturing van de programmamanager door de voorzitter van DB.

Vergaderfrequentie • 8 keer per jaar

•

Periodiek overleg ter voorbereiding op het TB; opstellen agenda, eerste reflectie op te bespreken documenten, agenderen knelpunten. Opdrachtgever voor programmamanager.

Selectie van max. 6 bestuurders uit de TB. Oog voor diversiteit in samenstelling, zodat dagelijks bestuur een (domein overstijgende) afspiegeling is van de TB.

Samenstelling i.i.g. uit systeempartijen en werkzaam in groter gedeelte van Salland. Voorbereidende besluitvorming op basis van consensus.

Bestuurlijk trekker Aansturing coalitie Verantwoordelijk voor

Taken

Profiel

• •

•

• •

• •

•

Vertegenwoordiging coalitie in TB. Verantwoordelijk voor de einddoelen van de coalitie, leidend tot invulling van het regioplan en jaarplan van de coalitie van Salland United. Voortgang realisatie werkplan/projecten coalitie. Organisatie en inrichting (overleg)structuur coalitie. Organiseren betrokkenheid coalitiepartners.

• •

•

Functionele leidinggevende van de coördinator van de coalitie (algemeen) en specifiek voor de coördinator van de coalitie. In een huishoudelijk reglement per coalitie stemmen bestuurlijk trekkers en coördinator onderling de werkwijze af. Scheppen randvoorwaarden uitvoering (werk)plannen van de coalitie. Agenderen (overkoepelende) knelpunten voortgang coalitie, die bredere bestuurlijke inspanning van TB vragen.

Inzet • Variabel en afhankelijk van complexiteit en dynamiek coalitie. Circa 1-2 uur per week.

•

Bestuurder uit TB. Verdeling portefeuilles zodanig dat coalities waar mogelijk vanuit verschillende domeinen worden aangestuurd; bijv. combinatie wethouder en bestuurder zorg. Jaarlijks evalueren portefeuilleverdeling in TB.

Programmateam Programmamanager Coalitie Coördinatoren

Regio communicatieadviseurs Programmaondersteuning Het programmateam is verantwoordelijk voor de uitvoering van het regioplan binnen de coalities en bewaakt de samenhang en overzicht. Het werkpakket ‘regio-communicatie’ valt binnen het programmateam, onder verantwoordelijkheid van de programmamanager. Vergaderfrequentie programmateam: iedere 6 weken.

Programmamanager Aansturing programmateam Verantwoordelijk voor

Taken

Profiel

•

•

•

Aansturing programmateam. • Ondersteunen DB en TB; secretarisrol. Zie hiernaast.

• •

• • • • • • • •

Inzet •

24-32 uur per week

Geeft hiërarchisch materieel leiding aan de uitvoeringsorganisatie van Salland United: een slagvaardig team dat de uitvoeringsagenda programmatisch stimuleert en faciliteert. Bereidt in afstemming met de coördinatoren het jaarplan SU voor; Borgt en bewaakt afspraken en interventies en geeft vorm aan het leren, monitoren en evalueren en doorontwikkelen van het meerjarige regioplan en het jaarplan SU. Is in de dagelijkse gang van zaken het eerste aanspreekpunt voor de coalitie coördinatoren en regio communicatieadviseurs. Is voorzitter van het coördinatoren-overleg en zorgt voor de voorbereiding van deze bijeenkomsten. Bereidt in afstemming met de coördinatoren de bijeenkomsten voor van het TB en DB. Organiseren coalitie overstijgende activiteiten, zoals regiobijeenkomsten. Jaagt dialoog aan over de ambities uit het regioplan. Voert met de direct betrokkenen een actief omgevings/stakeholdermanagement en vertaalt dit met de communicatieadviseurs in passende interne en externe communicatie. Zorgt voor een stevig netwerk met deze individuen en organisaties. Signaleren en agenderen coalitie overstijgende vraagstukken of knelpunten en agenderen op de juiste plek. Bijv. consequenties voor de (corporate) communicatie van Salland United.

• •

•

• • • •

Heeft ruime ervaring met het aansturen van complexe programma’s en verandertrajecten (senior+ profiel). Heeft oog voor politiek-bestuurlijke verhoudingen en belangen, met waar nodig een verbindende rol. Is een stevige persoonlijkheid met daadkracht om bestuurders aan te spreken op hun verantwoordelijkheden en activiteiten, die de rug recht houdt en stevig staat. Heeft een planmatige en resultaatgerichte werkwijze om de ontwikkeling en executie van een complexe regionale transformatie tot een succes te maken. Is zelfsturend, koersvast met lange termijndoelen voor ogen. Is gedreven door het maatschappelijke belang dat hij/zij dient. Kan buiten de gebaande kaders denken en waar nodig oplossingen voor knelpunten in wet- en regelgeving en beleid initiëren. Is hands off als mogelijk, hands on als noodzakelijk.

Coalitie Coördinator

Programmatische aansturing coalities Verantwoordelijk voor

Taken

Profiel

• • •

•

•

• • •

Aansturing coalitie. Uitvoering regioplan binnen coalitie. Jaarlijks vertalen regioplan in werkplan met concrete projecten. Voortgang bewaken realisatie werkplan/projecten coalitie. Organisatie en inrichting (overleg)structuur coalitie. Organiseren betrokkenheid coalitiepartners.

• • • • •

• •

Aanspreekpunt voor coalitie binnen het coördinatoren overleg, voorgezeten door de programmanager. Organiseren/Vertalen regioplan in werkplan met concrete projecten. Regie op uitvoer en voortgang regioplan binnen coalitie. Functionele aansturing projectleiders van projecten binnen de coalitie. Organiseren periodiek overleg binnen coalitie met bestuurlijk trekkers. Signaleren knelpunten voortgang coalitie en agenderen in coördinatorenoverleg en bij programmamanager. Functie kan indien wenselijk samengaan met de functie van projectleider. Wordt hiërarchisch materieel aangestuurd door de programmamanager en formeel door de bestuurlijk trekker(s) van de coalitie.

•

Is verantwoordelijk voor het opleveren van verschillende (deel) projecten conform gestelde kaders De coördinator stuurt complexe projecten aan binnen de coalitie die een bijdrage leveren aan de veranderopgave van Salland United. Een complex project betekent in deze context het realiseren van het project waarbij meer organisaties van Salland United bij betrokken zijn, die een mate van onzekerheid kent over de te realiseren producten en/of een opdracht die een meer kritisch moment van implementatie in het primaire proces onderkent.

Inzet • 16-24 uur per week per coalitie. • Bij voorkeur in dienst van uitvoeringsorganisatie Salland United. Wel ruimte voor varianten, bv. detachering vanuit andere organisatie. • Eén persoon kan coördinator van meerdere coalities zijn. • Naast een coalitie kunnen specifieke onderwerpen/werkpakketten belegd worden bij een coördinator, bijvoorbeeld inwonerparticipatie.

Coördinator regiocommunicatie Aansturing communicatie Verantwoordelijk voor

Taken

Profiel

•

•

•

•

• • •

Aansturing plannen en uitvoering van de regiocommunicatie voor Salland United door coördinatie van de corporate communicatie, organiseren en (laten) uitvoeren van PR, woordvoering en lobby communicatie en organiseren en (laten) uitvoeren van verandercommunicatie die voorkomt uit de opgaven uit de coalities. Jaarlijks vertalen van werkplan met concrete projecten uit de coalities in een communicatiejaarplan/ communicatiekalender Voortgang realisatie communicatie SU Organisatie en inrichting communicatie(overleg)structuur coalitie. Organiseren betrokkenheid communicatieprofessionals van de coalitiepartners.

• • • • •

•

•

Aanspreekpunt voor communicatie binnen het coördinatoren overleg, voorgezeten door de programmamanager. Organiseren/Vertalen werkplannen met concrete projecten in communicatiejaarplan. Regie op uitvoer en voortgang regio-communicatie. Functionele aansturing van communicatieadviseurs/medewerkers van projecten binnen de regiocommunicatie. Periodiek overleg met programmamanager en coalitie coördinatoren. Signaleren van kansen, issues met maatschappelijke impact en agenderen communicatie in coördinatorenoverleg en bij programmamanager. Agenderen van onderwerpen die landelijk spelen waarop Salland United wil inhaken in de media of politiek. Goede voorbeelden voor het voetlicht brengen. Wordt hiërarchisch aangestuurd door de programmamanager en functioneel door de bestuurlijk trekker(s) van de coalitie.

Inzet • 8 uur per week strategisch communicatieadviseur, plus ondersteuning van een redacteur/adviseur voor 8 uur per week • Eerst inhuur, in de loop van 2025 bepalen of detachering vanuit andere organisatie mogelijk is. • Specifieke onderwerpen/strategische communicatievraagstukken kunnen worden belegd bij deze coördinator.

•

•

Is verantwoordelijk voor het opleveren van een strategisch communicatieplan en communicatiekalender (jaarplan) waaruit duidelijk wordt waar we (komende tijd) voor gaan en waar we voor staan, wat we gaan doen en wie wat wanneer gaat doen. Planmatig met oog voor de politieke agenda en jaarcyclus. Is verantwoordelijk om een communicatiecoalitie te bouwen binnen de regio Salland. Met als resultaat: zichtbaarheid en herkenbaarheid binnen en buiten de regio en verbinding tussen de betrokken partijen. Link met de verantwoordelijke voor inwonersparticipatie is noodzakelijk.

Deelnemende leden ‘Deelnemende leden’ zijn partijen die wel participeren in het netwerk, maar geen permanent lid zijn van het TB van Salland United. Deelnemende leden verbinden zich in deelovereenkomsten voor de specifieke projecten waarin zij participeren. In de deelovereenkomst wordt vastgelegd wat de rol en verantwoordelijkheid is van het deelnemende lid.