20240613 - Startnotitie Eenvoudig geregeld

STARTNOTITIE ‘EENVOUDIG GEREGELD’ Introductie De gemeenteraad wil ontdekken wat er makkelijker kan. Al het nieuwe beleid, en ontwikkelingen die op de gemeente afkomen, zorgen ervoor dat ambtenaren het druk hebben. Ook denkt de raad dat sommige dingen makkelijker kunnen voor inwoners. Dit zodat inwoners een zo makkelijk en prettig mogelijke ervaring hebben wanneer zij met de gemeente van doen hebben. Kortom, door dingen eenvoudig te regelen, neemt de werkdruk af en verbetert de ervaring van inwoners.

Achtergrond Hierna volgen enkele voorbeelden van denkrichtingen, om te schetsen wat voor soort verbeteringen de raad hoopt te vinden. Dit zijn puur willekeurige ideeën ter illustratie. De gemeenteraad wil uiteindelijk aan de slag met suggesties vanuit inwoners en de ambtelijke organisatie. •

Sportsubsidies: Voor sport zijn er zo’n zes subsidies. Misschien kan hier wel wat in versimpeld worden. Niet omdat twee subsidies hetzelfde zijn, maar door integraal naar al deze subsidies te kijken kan er misschien wel naar één of twee regelingen worden gewerkt. Daarmee maken we het misschien makkelijker voor buurtsportcoaches, om zicht te houden op wat er allemaal mogelijk is. En voor sportverenigingen wordt het subsidie-aanbod overzichtelijker.

•

Belastingen: Kijk naar belastingen die heel weinig opbrengen. Het administreren ervan kost wel geld en capaciteit. Wellicht dat sommigen gedateerd zijn en geschrapt kunnen worden. Voorbeeld: de baatbelasting, dat is een belasting waar in de gehele gemeente Raalte 194 euro mee wordt binnengehaald.

•

Digitalisering: Kijk of er meer processen digitaal kunnen plaatsvinden. Bijvoorbeeld: aangifte van geboorte kan in Zwolle digitaal, maar in Raalte moet je ervoor naar het gemeentehuis. Misschien zijn er nog wel meer projecten waarbij de mogelijkheid wordt geboden het digitaal te doen voor hen die dat willen, waarbij de optie om het fysiek te regelen moet blijven bestaan voor hen die het niet willen of kunnen.

•

Tuintegels: Raalte doet mee met het NK Tegelwippen. Daarnaast is er een Tegelophaalservice. En is Raalte ook partner van de Stichting Steenbreek. En vanuit de duurzaamheidssubsidie kun je ook nog een subsidie aanvragen wanneer je stenen uit je tuin haalt om te ‘vergroenen’. Dat zijn veel verschillende initiatieven met hetzelfde doel. Wellicht is het ambtelijk prettiger als er één initiatief is.

Verloop van het traject Starten met een inspirerend rond-de-tafelgesprek In de aanloop naar dit onderwerp werd vanuit de ambtelijke organisatie voorgesteld dat wij ons als gemeenteraad ook laten inspireren. Het voorstel is om een centrale start te houden door een rond-de-tafelgesprek in het kader van dit onderwerp te agenderen. Tijdens dit gesprek nodigen we twee of drie sprekers uit om ons te inspireren. Omdat een rond-de-tafelgesprek openbaar is en wordt opgenomen, kunnen geïnteresseerde inwoners het bijwonen en is het ook terug te kijken voor medewerkers van de gemeente die ook benieuwd zijn. Een voorstel voor de agenda kan het volgende zijn, waarbij we uitgaan van een invulling van drie keer 25 minuten een korte presentatie: •

De Nationale Ombudsman deed in 2019 een onderzoek waaruit bleek dat inwoners willen dat de overheid in 2030 is versimpeld: werkt met begrijpelijke taal en eenvoudige procedures. We nodigen iemand uit om over dit onderzoek te vertellen.

•

•

Topambtenaar Roel Bekker schreef het boek ‘Dat had niet zo gemoeten’. Dat gaat over het maken van fouten door de overheid, en ook hoe de overheid daarmee omgaat. Kunnen we hier in Raalte iets van leren? Fouten blijven gemaakt worden, misschien juist als we minder regels kennen, maar hoe creëren we een cultuur waarin fouten juist als leerzaam worden gezien? De gemeente Hollands Kroon schrapte enkele jaren geleden 70% van alle regels in hun APV. De effecten van deze deregulering zijn in kaart gebracht door onderzoekers van de Radboud Universiteit. We nodigen iemand uit van de gemeente, of uit de gemeenteraad, om 8 jaar na dato over de opgedane ervaring te vertellen en te leren van hun opgedane lessen.

Ophalen van inbreng Het startpunt is het ophalen van de mogelijke verbeterpunten. Hierbij geeft de raad een opdracht aan de gemeentesecretaris om te inventariseren: wat kan er eenvoudiger, wat kan er slimmer? Jaarlijks voert de raad namelijk een gesprek met de gemeentesecretaris, en ter voorbereiding op dat gesprek wordt de gemeentesecretaris gevraagd deze inventarisatie uit te voeren. Deze inventarisatie is tweeledig. Enerzijds zijn de inwoners van de gemeente de echte ervaringsdeskundigen. Zij kunnen – nadat zij een contact met de gemeente hebben gehad – bevraagd worden naar hun ervaring en ideeën. Daarnaast kan de gemeentesecretaris bij de ambtelijke organisatie ook vragen mee te denken wat anders zou kunnen. Voor inwoners is de insteek heel concreet: welke ervaring heb jij gehad met de gemeente, en waarom denk jij dat deze nog beter zou kunnen? Daarbij moeten we inwoners breed zien: ook de inbreng van ondernemers of besturen van verenigingen zijn enorm waardevol en ook zij worden aangemoedigd om mee te denken. Dit kan bijvoorbeeld gedurende een maand worden gedaan, waarbij het ook in een persbericht vooraf wordt aangekondigd dat inwoners gevraagd kunnen/gaan worden naar hun feedback.

De vraagstelling moet daarbij zo ingestoken worden dat duidelijk is dat de gemeenteraad geen klachten op gaat halen over bijvoorbeeld een verkeerssituatie, maar juist wil leren wat er makkelijker kan in het proces dat inwoners ervaren. De focus moet liggen op problemen die komen door beleid of regels die de raad heeft vastgesteld. Bepalen of de raad invloed heeft Om dingen te kunnen veranderen moet vervolgens in kaart gebracht worden waar de gemeenteraad invloed op heeft, en waarop niet. Soms kunnen dingen niet anders, omdat het wettelijk zo moet of omdat er geen personeel is om de verandering te kunnen ondersteunen. Dat gebeurt in de tweede fase, waarbij de haalbaarheid van de opgehaalde suggesties wordt bepaald. Hier is ambtelijk advies bij nodig. De gemeenteraad moet hierbij wel het gesprek voeren over de capaciteit die hiervoor gevraagd wordt. Een goede analyse van de oorzaken is belangrijk. Komt het door de werkdruk? Door de interne procedures? Door onduidelijke taakverdeling? De gemeenteraad gaat op basis van ambtelijk advies het gesprek aan over dienstverlening, en werkt waar mogelijk aan voorstellen voor passende oplossingen. Doorvoeren van haalbare ideeën Uiteindelijk blijft er een lijst met ideeën over die haalbaar worden geacht, na het gesprek over dienstverlening in de rond-de-tafel.

Sommige suggesties kunnen zonder raadsbesluit worden doorgevoerd, bijvoorbeeld omdat het een inzicht is dat er voorheen niet was. Daar hoeft de gemeenteraad niets mee te doen, en kan de ambtelijke organisatie het verder oppakken. Voor andere onderwerpen kan het zijn dat een raadsbesluit vereist is. Daarbij kijkt de gemeenteraad, via bijvoorbeeld de agendacommissie, wat een logisch moment van doorvoeren is. Als het kan via het vaststellen van een nieuw beleidsplan dat in deze raadsperiode toch al op stapel staat. Dan stelt de gemeenteraad dit bijvoorbeeld voor aan het college om de suggestie daarin mee te nemen. Is er geen logisch voorzien moment in deze raadsperiode, dan zal er vanuit de gemeenteraad een voorstel voor bijvoorbeeld een verordening ingebracht kunnen worden.

2

Financiën Onderstaande tabel is een hoog-over inschatting van de kosten van de verschillende activiteiten. Ambtelijke uren zijn hierbij niet meegenomen. Deze ondersteuning is op meerdere punten in het proces nodig, bijvoorbeeld om de ideeën te beoordelen of bijvoorbeeld inzet van de afdeling communicatie. Het is uitdrukkelijk een schatting, voornamelijk om aan te geven dat er aan dit proces ook kosten verbonden zijn.

Vergoeding sprekers rond-de-tafelgesprek Communicatie uitvraag bij inwoners Totaal

€ 1.500 € 6.000 € 7.500

Tijdslijnen In de maand mei zou er inbreng opgehaald kunnen worden bij inwoners en de organisatie. De resultaten kunnen dan in juni worden besproken. Deze tijdslijnen sluiten aan bij het tijdspad van de zoektocht naar een nieuwe burgemeester. Aangezien dienstverlening een belangrijk deel is van de burgemeestersportefeuille kan de nieuwe burgemeester op deze manier ook actief betrokken worden, bij het bespreken van de opgehaalde resultaten.

3