1c. Toelichting rechtmatigheidsverantwoording Rekeningcommissie.docx

Bijlage 2:

Toelichting rechtmatigheidsverantwoording

Inleiding Rechtmatigheidsverantwoording door het college Over boekjaar 2021 verricht de externe accountant nog controlewerkzaamheden om in de controleverklaring een uitspraak te kunnen doen over de getrouwheid en rechtmatigheid. Als gevolg van een wetswijziging doet het college van B&W met ingang van boekjaar 2022 zelf een uitspraak over de rechtmatigheid en legt hierover verantwoording af met een rechtmatigheidsverklaring in de jaarrekening 2022 met nadere toelichting hierop in de paragraaf bedrijfsvoering. Het college van B&W is verplicht zorg te dragen voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Met ingang van 2021 is een intern controleplan 2021 opgesteld. Dit intern controleplan geeft inzicht in de belangrijkste financiële processen binnen onze organisatie en de interne controlewerkzaamheden die nodig zijn om het financieel rechtmatig handelen te toetsen en te borgen. Dit intern controleplan 2021 dient voor 2022 als belangrijk startpunt om het college in staat te stellen deze rechtmatigheidsverantwoording adequate invulling te geven. De uitvoering van dit plan, onder verantwoordelijkheid van de directie, evaluatie van de bevindingen en de eindrapportage vormen het sluitstuk om deze verantwoording adequaat in te vullen.

Het boekjaar 2021 wordt hierbij gebruikt als “proefjaar” om vast te stellen in hoeverre het college voorbereid is op het afleggen van de rechtmatigheidsverantwoording over het boekjaar 2022. De uitkomsten van de interne controlewerkzaamheden worden via rapportages gedeeld met het management en vanaf boekjaar 2022 ook met het college. Hierin heeft de opvolging van aanbevelingen vanuit boardletter en accountantsverslag ook een plaats, waardoor een cyclus ontstaat die onze organisatie in staat stelt om tijdig opvolging te geven aan eventuele bevindingen, fouten en aanbevelingen en daarmee ook de kwaliteit van de bedrijfsvoering te verbeteren. Het interne controleplan is afgestemd met onze externe accountant en sluit naadloos aan op de minimale vereisten voor de externe accountantscontrole. In het intern controleplan is ook de relatie met het normenkader weergegeven, wat de basis vormt voor de rechtmatigheidscontrole. Het normenkader 2021 is door het college op 21 december 2021 vastgesteld en vanaf normenkader 2022 zal vaststelling door de Raad gebeuren. Met alle hierboven in gang gezette werkzaamheden ligt onze gemeente op koers om de aanstaande wijziging in deze wet- en regelgeving vanaf boekjaar 2022 adequaat te kunnen implementeren.

1

Positionering en verantwoordelijkheden Hieronder zijn de verschillende gremia opgenomen met daarbij de rollen en bevoegdheden en de verandering daarin vanuit de huidige situatie naar de situatie vanaf 2022. Actoren Gemeenteraad

College

Interne organisatie en interne controle

Tot en met 2021 • Ontvangt jaarlijks het normenkader ter kennisname. • Goedkeuringstolerantie maximaal 1% van totale lasten volgens BADO1. • Rapportagetolerantie maximaal 1% van totale lasten volgens BADO. • Normenkader primair bestemd voor de externe accountant voor de controle op de rechtmatigheid. • Verantwoordelijkheid voor naleving wet- en regelgeving. • Geeft organisatie opdracht interne controles te verrichten op de eigen processen. • Gaat met de gemeenteraad in gesprek over bevindingen rechtmatigheid zoals beschreven in het accountantsverslag.

• Organisatie zelf – interne controle dan wel in de lijn – verricht jaarlijks alle minimaal benodigde rechtmatigheidscontroles.

Met ingang van 2022 • Stelt jaarlijks het normenkader vast. • Voor de getrouwheidscontrole door de accountant: goedkeuringstolerantie en rapportagetolerantie maximaal 1% volgens BADO. • Voor de rechtmatigheidscontrole door het college c.q. de organisatie: verantwoordingsgrens (zijnde: goedkeuringstolerantie en rapportagetolerantie) tussen de 0% en 3%. • Normenkader primair voor het college en de interne organisatie. • Blijft verantwoordelijk voor naleving wet- en regelgeving. • Blijft verantwoordelijk voor de interne controle van de ambtelijke organisatie. • Neemt de rechtmatigheidsverklaring op in de jaarrekening. • Neemt toelichting op in paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag over de interne beheersing, rapportage en verbetermaatregelen. • Blijft in gesprek met gemeenteraad over bevindingen. • Organisatie zelf – interne controle dan wel in de lijn – verricht jaarlijks alle minimaal benodigde rechtmatigheidscontroles.

1 BADO: Besluit Accountantscontrole Decentrale overheden.

2

Actoren Externe accountant

Tot en met 2021 • Bepaalt omvang en diepgang rechtmatigheidscontroles. • Controleert jaarrekening op getrouwheid en rechtmatigheid. • Beoordeelt het jaarverslag op tegenstrijdigheden met de jaarrekening. • Rapporteert onrechtmatigheden in accountantsverslag bij de jaarrekening.

Met ingang van 2022 • Organisatie bepaalt in overleg met de accountant de diepgang en omvang van de rechtmatigheidscontroles. • Controleert de jaarrekening op getrouwheid en controleert de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. • Beoordeelt het jaarverslag – waaronder paragraaf bedrijfsvoering – op tegenstrijdigheden met de jaarrekening. • Rapporteert niet meer over de rechtmatigheid, alleen nog over getrouwheid. Ten aanzien van rechtmatigheid heeft de accountant puur een adviserende rol.

Vervolg In januari 2022 zal de rekeningcommissie worden bijgepraat over het onderwerp rechtmatigheidsverantwoording en de te maken keuzes hierin door de raad. Verwacht wordt dat in het 2e kwartaal 2022 aan de rekeningcommissie de keuze kan worden voorgelegd m.b.t. de verantwoordingsgrens/rapportagetolerantie. Het normenkader 2022 zal in het najaar 2022 worden voorgelegd.

3