1. Memo proces overeenkomst en juridische entiteit Salland United

Memo Aan:

Leden Transformation Board Salland United

Van:

Linda Blokzijl (programmamanager Salland United) en Tessa van den Ende (ZO advocaten)

Datum:

30 juni 2025

Onderwerp:

Informatie proces samenwerkingsovereenkomst en juridische entiteit Salland United ten behoeve van TB en informeren toezichthouders en medezeggenschapsorganen

Inleiding Binnen Salland United wordt al sinds 2016 samengewerkt aan regionale opgaven in de zorg en het sociaal domein. Salland United is gestart als informeel netwerk waarbinnen de deelnemende organisaties kennis uitwisselen en op basis van vertrouwen met elkaar samenwerken. De samenwerking binnen Salland United ontwikkelt zich door. Met de vaststelling van het regioplan eind 2023 zijn ambities en doelstellingen vergroot en vertaald naar (omvangrijke) projecten. In het Dagelijks Bestuur (DB) en de Transformation Board (TB) van Salland United is vastgesteld dat deze doorontwikkeling ook wat vraagt van de structuur van Salland United. De organisaties in de Transformation Board hebben daarom besloten dat:  

Een samenwerkingsovereenkomst wordt opgesteld en overeengekomen met bijbehorende bijlagen. Een juridische entiteit wordt opgericht die geheel ten dienste staat aan Salland United op basis van statuten.

Deze memo schetst de aanleiding voor een samenwerkingsovereenkomst en de juridische entiteit, de stappen die tot nu toe zijn gezet en het verdere proces. Huidige manier van samenwerken behoeft formalisering Salland United is momenteel een netwerkorganisatie waar geen samenwerkingsovereenkomst of juridische entiteit aan ten grondslag ligt. Partijen werken met elkaar samen op basis van vertrouwen. Geconstateerd is dat deze manier van samenwerken risico’s met zich meebrengt, mede gezien de groeiende ambities en realisatie van het regioplan. Partijen binnen Salland United kunnen nu niet terugvallen op vastgelegde afspraken als ontwikkelingen daar wel om vragen. Wat spreken we bijvoorbeeld af over toe- en uittreding van deelnemers? Hoe verdelen we de lasten bij langdurige ziekte of uitval van medewerkers die vanuit deelnemende organisaties worden gedetacheerd aan Salland United? In een samenwerkingsovereenkomst worden de afspraken over dergelijke onderwerpen vastgelegd. Om ook een oplossing te vinden voor financiële vraagstukken die spelen, is een juridische entiteit nodig. Dit is noodzakelijk om de inkomsten en uitgaven die gemoeid zijn met Salland United ook via een eigen rekening van Salland United te kunnen laten lopen. Momenteel treedt Deventer Ziekenhuis nog op als kassier.

Met de groei van de begroting van Salland United wordt het financiële risico te groot om bij één organisatie neer te leggen. Ook is het wenselijk dat op naam van Salland United subsidies kunnen worden aangevraagd en contracten worden gesloten, waardoor niet per aanvraag/contract telkens opnieuw (of ad hoc) afspraken worden gemaakt. 1

Inhoudelijke richting: vrijheid in gebondenheid Het zwaartepunt van de afspraken die partijen binnen Salland United met elkaar maken ligt bij de samenwerkingsovereenkomst, de Samenwerkingsovereenkomst Salland United. In die overeenkomst wordt vastgelegd dat de zeggenschap over (de koers van) Salland United blijft bij het DB en de TB. De juridische entiteit staat ten dienste van Salland United voor een aantal specifieke doelen, in eerste instantie voor financiële zaken en het aan kunnen gaan van contracten. Uitgangspunt is daarom om de juridische entiteit zo licht en smal mogelijk te houden. In de projecten wordt niet alleen samengewerkt door organisaties die deelnemen in het bestuur van Salland United, maar ook met organisaties daarbuiten. Deze organisaties participeren daarmee wel binnen het netwerk. De wens is om de vrijheid te behouden om onder de vlag van Salland United, samen te kunnen werken met diverse organisaties. Er is daarom gekozen om een samenwerkingsovereenkomst voor de permanente leden van de TB op te stellen waarin de algemene zaken die gemoeid zijn met de samenwerking vast te leggen. Denk aan onderwerpen als toe- en uittreding van leden, de duur van de samenwerking en financiële afspraken.

Daarnaast worden deelovereenkomsten aangegaan voor projecten, waarin naast permanente leden ook partijen buiten DB/TB worden gebonden aan Salland United voor een specifiek project. Dit zijn de ‘deelnemende leden’. De vrijheid in gebondenheid wordt op die wijze ingericht, zodat er een opt in mogelijkheid ontstaat, zowel voor permanente leden als deelnemende leden. De structuur voorziet in een samenstel van deelovereenkomsten die binnen de organisaties van de permanente of deelnemende leden aan de medezeggenschap gebonden zijn van die organisaties. Er is vanuit de Samenwerkingsovereenkomst Salland United of Stichting Salland United geen zeggenschap ‘overgenomen’. Proces en planning De tabel op pagina 4 geeft de fasering, stappen en planning weer van dit proces. Uitgangspunten en toelichting op het proces: 





 

Het streven is om eind 2025 de samenwerkingsovereenkomst getekend te hebben en de juridische entiteit te realiseren. De statuten van deze entiteit worden opgesteld in lijn met de samenwerkingsovereenkomst. Voor het opstellen van de samenwerkingsovereenkomst is een externe jurist ingeschakeld: Tessa van den Ende van ZO advocaten. Samen met de programmamanager van Salland United begeleidt zij het proces. Dit proces voorziet in een concept van de samenwerkingsovereenkomst, die ter toetsing wordt voorgelegd aan de individuele organisaties binnen Salland United. Een eerste versie is toegelicht in het Transformation Board van 27 juni 2025. Na aanpassingen op basis van dat gesprek, krijgen de organisaties de gelegenheid om de overeenkomst intern te bespreken (managementteam, beleidsafdeling, juridische afdeling en raad van toezicht). Feedback en reacties kunnen gegeven worden middels een feedbackformulier om de verwerking te stroomlijnen, uiterlijk 8 september 2025. Na verwerking van de reacties op het concept wordt in de Transformation Board van 29 september inhoudelijk gesproken over de belangrijkste opmerkingen en worden besluiten genomen over openstaande punten. De input van deze bijeenkomst is de basis voor het voorgenomen besluit, dat wordt voorgelegd aan de medezeggenschapsorganen van de individuele organisaties in de periode 6 oktober t/m 23 november.

2





Na verwerking van de feedback van de medezeggenschap en een laatste ronde op feitelijke onjuistheden worden de definitieve stukken in de Transformation Board van 15 december ondertekend. Het is aan de individuele organisaties binnen Salland United om hun interne medezeggenschap tijdig in te richten. In de tabel is oranje omlijnd welke stappen hiervoor zijn voorzien. Het is van belang dat de bestuurders de benodigde interne toestemmingen hebben op het moment van tekenen, namelijk tijdens de bijeenkomst van de Transformation Board op 15 december 2025. Het is aan de bestuurders zelf om te bepalen wie zij op welk moment in het proces aanhaken om de benodigde toestemming tijdig te verkrijgen.

3

Planning samenwerkingsovereenkomst en juridische entiteit Salland United

2025

Stappen/fasering

Wie is aan zet?

Weeknr

Raamwerk en richting samenwerkingsovereenkomst

Externe jurist ism programmamanager SU

Gedaan

Bespreken TB 26 mei

Transformation Board

Gedaan

Opstellen eerste concept

Externe jurist ism programmamanager SU

Gedaan

Opleveren eerste concept en statuten juridische entiteit Toelichting eerste concept in TB 27 juni en verwerken opbrengst bespreking

Externe jurist ism programmamanager SU

Gedaan

Externe jurist ism programmamanager SU en TB

26-28

27 jun - 13 jul

Opleveren concept tbv toetsing afzonderlijke organisaties

Externe jurist ism programmamanager SU

29

14 juli

Tegenlezen en toetsen concept

Afzonderlijke organisaties SU: management team, beleidsmedewerkers, juridische afdeling, raad van toezicht

29-36

14 juli - 7 sept

Aanleveren feedback op concept

Afzonderlijke organisaties SU

37

8 sept

Ordenen en analyse feedback, (start) verwerken feedback

Externe jurist ism programmamanager SU

37-38

8 sept - 21 sept

Bespreken analyse opgehaalde feedback, evt. keuzes/knopen doorhakken in TB 29 sept

Transformation Board

40

29 sept

Opleveren voorgenomen besluit tbv medezeggenschap

Externe jurist ism programmamanager SU

41

6 okt

Voorleggen aan medezeggenschap door afzonderlijke organisaties TB Salland United Medezeggenschap afzonderlijke organisaties SU

41-47

6 okt - 23 nov

Aanleveren feedback door medezeggenschap

48

24 nov

48

24 nov - 30 nov

Datum/ periode

Mei Jun Jul

Aug Sept Okt Nov Dec

VOORBEREIDING

UITWERKING

Medezeggenschap afzonderlijke organisaties SU

Verwerken feedback medezeggenschap tot definitieve documenten Externe jurist ism programmamanager SU FINALISERING Toets feitelijke onjuisteden

TB

49

1 - 7 dec

Verwerken feedback na laatste toets feitelijke onjuistheden

Externe jurist ism programmamanager SU

50

8 - 10 dec

Opleveren definitieve samenwerkingsovereenkomst en statuten

Externe jurist ism programmamanager SU

50

10-dec

Ondertekening in TB 15 dec

Transformation Board

51

15-dec

4