03 Totaalbeeld Interbestuurlijk Toezicht Raalte met opvolging verbeter en aandachtspunten

Totaalbeeld Interbestuurlijk Toezicht Raalte 2024 Totaalbeeld 2024: Groen

Financiën

Wabo

Wro

Informatie- en archiefbeheer

Huisvesting statushouders

Erfgoed

Oranje

Groen

Groen

Groen

Oranje

Groen

Motivering totaalbeeld Algemeen Provinciaal toezicht is een wettelijke taak. In aansluiting op de veranderende maatschappij, wil de provincie deze taak samen met gemeenten zoveel mogelijk vanuit partnerschap oppakken. Dit is uitgangspunt van de herziene Overijsselse bestuursovereenkomst IBT (2022). Samen werken provincie en gemeente aan een goede kwaliteit van het openbaar bestuur, ieder vanuit haar eigen rol, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Het Overijsselse interbestuurlijk toezicht heeft betrekking op de domeinen Financiën, Wabo, Wro (Wet ruimtelijke ordening), Informatie- & archiefbeheer, Huisvesting statushouders en Erfgoed. Voor Financiën gaat het om provinciaal toezicht op de begroting, en voor de andere domeinen om provinciaal toezicht op de uitvoering van gemeentelijke medebewindstaken. Beoordelingskader IBT Basis voor de beoordeling is het IBT-beoordelingskader zoals dat in 2023 is gehanteerd. Kanttekening hierbij is dat in het huidige beoordelingskader nog geen rekening is gehouden met de nieuwe Omgevingswet, omdat deze in 2023 nog niet in werking was getreden. De komende maanden zal de provincie in overleg met gemeenten bezien wat de mogelijke doorwerking van deze wet zal zijn op het IBT-beoordelingskader voor 2024. Totaalbeeld van de gemeente Raalte: Groen. De bevindingen op de afzonderlijke domeinen vormen input voor het voorliggende integrale totaalbeeld.

Dit totaalbeeld is het gewogen gemiddelde van de genoemde zes domeinen. De kleur van het totaalbeeld is dit jaar groen. In 2022 en 2023 was het beeld groen. De kleuring heeft een signaalfunctie, en is niet bedoeld als ‘goed’ of ‘fout’. Wanneer een domein oranje of rood kleurt, dan betekent dat dat de provincie risico’s ziet waarop actie nodig is. Zoals afgesproken in de Bestuursovereenkomst IBT en het bijbehorende IBTbeoordelingskader gaat de provincie daarover in gesprek met de gemeente. Beelden op de afzonderlijke domeinen De domeinen Financiën en Huisvesting Statushouders kleuren oranje. Raalte heeft het VNG-advies overgenomen om realistisch te ramen en eventuele tekorten zichtbaar te maken in de begrotingsjaren 2026 en 2027. De begroting 2024 is structureel en reëel sluitend. De meerjarenraming is echter niet sluitend. Dit is de reden dat het domein financiën oranje is. Raalte heeft voor de huisvesting van Statushouders niet voldaan aan de wettelijke taakstelling voor de tweede helft van 2023. Op 1 oktober 2023 was er een tekort aan koppelingen van 9 waardoor de volledige taakstelling van 56 niet gerealiseerd kon worden. Echter, er waren halverwege de taak stellingsperiode (op 1 oktober 2023) nog wel 20 statushouders die gekoppeld waren aan de gemeente en die gehuisvest hadden kunnen worden. Dit maakt dat het kleurbeeld voor 2023 oranje is.

De overige domeinen kleuren groen. Voor deze domeinen geldt dat de gemeente voldoet aan de in het kader gestelde criteria. Voor de oranje domeinen geldt dat de provincie, zoals hiervoor is aangegeven, het inhoudelijke gesprek wil voeren met de gemeente over de gesignaleerde risico’s.

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Toezichtregime

Financiën

Beoordeling Uw begroting 2024 is structureel en reëel sluitend. Dit betekent dat de gemeente onder het reguliere (repressieve) toezicht valt en de begroting 2024 zonder onze goedkeuring kan uitvoeren. De meerjarenraming is echter niet sluitend. Daarnaast is er geen sprake van bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig kunnen beïnvloeden. Het bovenstaande heeft erin geresulteerd dat de kleuring in het IBT beeld voor het domein financiën oranje is.

Oranje

1.

Context De IBT-kleur was de afgelopen jaren groen. Ook gemeente Raalte heeft het VNG advies overgenomen om realistisch te ramen en eventuele tekorten zichtbaar te maken in de begrotingsjaren 2026 en 2027. Raalte gaat voor de begroting 2024 uit van de positieve resultaten uit de Meicirculaire 2023 en autonome ontwikkelingen. Gemeente Raalte verwacht de komende jaren geconfronteerd te worden met belangrijke investeringen, die zij nu niet hebben meegenomen in deze begroting, omdat de financiële effecten hiervan grotendeels na 2027 in de begroting landen. Denk hierbij aan de meerkosten voor de verbouwing van het gemeentehuis, Sporthal Hoogerheyne, het Integraal Huisvestingsplan (IHP), het onderhoud kapitaalgoederen en de kostenstijgingen in Sociaal Domein. Gemeente Raalte heeft een goede financiële positie; de weerstandsratio en solvabiliteitspercentage zijn ruim voldoende.

Toelichting beoordeling Wij hebben geconstateerd dat: • uw gemeente de financiële consequenties voor nieuw beleid (deels) heeft betrokken in de doorvertaling van de begroting 2024 (en verdere jaren); • uw gemeente gebruik maakt van de mogelijkheid om voor de jaren 2026 en 2027 aan zowel de baten- als de lasten kant een stelpost "Hervormingsagenda Jeugdhulp” op te nemen, conform de afspraak van het Rijk, de VNG en het IPO; • uw gemeente heeft in de begroting 2024 zowel aan de baten- als de lastenkant een bedrag (of stelpost) opgenomen voor “Tijdelijke regeling capaciteit decentrale overheden voor klimaat- en energiebeleid (CDOKE)”. Conform de afspraak van het Rijk, de VNG en het IPO. U neemt dit alleen op voor 2024 en 2025; • uw gemeente heeft in de begroting eveneens een taakstelling “Nieuw voor oud” opgenomen in de periode 20262027. Taakstellingen brengen per definitie risico’s met zich mee. U onderneemt actie in 2024 om hier concreet invulling aan te geven;

2.

3.

De geraamde uitgaven en inkomsten zijn structureel en reëel in evenwicht. Uit meerjarenbegroting is nog niet aannemelijk dat dit evenwicht behouden blijft, of, de geraamde structurele uitgaven en inkomsten zijn niet in evenwicht. Uit de meerjarenbegroting is aannemelijk dat dit evenwicht wordt hersteld, en/of, er is sprake van één of meer bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig kunnen beïnvloeden. Hierbij kan gedacht worden aan de jaarrekening, het weerstandsvermogen, de grondexploitatie of andere onderwerpen.

Intensiteit toezicht: gemiddeld • •

•

•

• • •

•

Begroting vergt geen goedkeuring. Verdiepingsvragen rondom meerjarige financiële problematiek. Intensivering ambtelijk en bestuurlijk contact (2-5 x per jaar). Monitoren van herstelmaatregelen/begrotings wijzigingen. Het zijn van sparringpartner. Themaonderzoeken. Onderzoek programma rekening met accountantsverslag. Opvragen nota’s deel onderwerpen financiële positie.

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS •

Beeld

Toezichtregime

Groen

Inzicht in uitvoering en handhaving

uw gemeente voldoende weerstandscapaciteit heeft om risico’s te kunnen opvangen.

Opvolging: De oranje kleur wordt herkend in de door de provincie geschetste context en toelichting op de beoordeling. Bij de kadernota 2025-2028 is het actueel financieel perspectief op hoofdlijnen geschetst. De verdere financiële vertaling inclusief autonome ontwikkelingen en nieuw beleid begroting 2025-2028 volgt in voorbereiding naar de komende begroting. Dan zijn ook de resultaten van de komende meicirculaire 2024 bekend. Hierbij hanteren we de voorwaarde om financieel in balans te blijven. Wabo

Beoordeling 2024 Op basis van de uitgevoerde toetsing van IBT op het domein Wabo, de onderlinge samenhang van de documenten en de voortgangsgesprekken, is het kleur beeld voor de gemeente Raalte groen.Er zijn nog wel verbeterpunten waar de gemeente Raalte het komende jaar aan kan werken. Verbeterpunten vorig jaar De gemeente is met de verbeterpunten uit het beeld 2023 aan de slag gegaan. Dit heeft geresulteerd in verbeteringen, maar er blijft op enkele onderdelen aandacht nodig. Beleidskader De gemeente Raalte beschikt over actueel VTH-beleid voor de thuistaken. Dit VTHbeleid bevat onder andere een probleemanalyse, strategieën, meerjaren doelstellingen en een risicoanalyse voor de bouw en RO-taken. Voor de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen maakt Raalte gebruik van de regionaal ontwikkelde toetsingsmatrix om te helpen bij de keuze rondom toezicht en handhaving. Dit moet in 2024 verder ontwikkeld worden tot uitvoeringsbeleid. Het huidige regionale VTH-beleidsplan dateert uit 2018. Inmiddels is gewerkt aan actualisatie van het VTH-beleidsplan. Naar verwachting wordt deze in het eerste kwartaal van 2024 vrijgegeven voor vaststelling door de individuele colleges. In dit beleid is een beschrijving opgenomen van de nieuwe risicoanalyse. Deze nieuwe risicoanalyse is gebruikt bij het uitvoeringsprogramma 2024, maar behoeft nog verdere doorontwikkeling.

Uitvoeringsprogramma Het uitvoeringsprogramma 2024 is tijdig vastgesteld. In het uitvoeringsprogramma is aangegeven welke activiteiten de gemeente wil gaan uitvoeren voor de thuistaken.

1. Sluitende beleids- en uitvoeringscyclus, die voldoet aan de beoordelingscriteria. 2. Alle stappen van de cyclus zijn ingevuld. Intensiteit toezicht: laag •

•

Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: 1 à 2 keer per jaar. Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven (steekproef)

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS Daarnaast is aangegeven op welke wijze er gewerkt gaat worden aan de bestuurlijke doelen( 6 sporen) uit het VTH-beleid die leidend zijn bij de uitvoering van de VTHtaken. In het uitvoeringsprogramma is beschreven dat er capaciteit is om te taken uit te voeren. Het uitvoeringsprogramma voor de taken belegd bij de Omgevingsdienst IJsselland is tijdig vastgesteld. Het uitvoeringsprogramma geeft inzicht in de geplande activiteiten. In het uitvoeringsprogramma ontbreekt de koppeling met zowel de doelstellingen uit het huidige als uit het voorgenomen beleid. Rapportage en evaluatie Het jaarverslag 2022 is tijdig vastgesteld. In het jaarverslag geeft de gemeente inzicht in de uitgevoerde activiteiten. In het jaarverslag geeft gemeente Raalte inzicht in de realisatie van de bestuurlijke doelen. Er ontbreekt inzicht in de mate waarin de kwaliteitsdoelen zijn gerealiseerd. In het jaarverslag is inzichtelijk gemaakt hoe gemeente Raalte voldoet aan de kritieke massa zoals deze is opgenomen in de kwaliteitscriteria. Verbeterpunten Voor 2024 heeft de gemeente Raalte volgende verbeterpunten: 1. Laat in het jaarverslag 2023 zien of de activiteiten hebben bijgedragen aan het realiseren van de voorgenomen kwaliteitsdoelen en of deze zijn gerealiseerd. Opvolging: Dit is in het jaarverslag 2023 opgenomen.

De daarvoor noodzakelijke data worden bij voortduring gemonitord. 2.

Werk in 2024 aan uitvoeringsbeleid voor Wet kwaliteitsborging voor het bouwen. Opvolging: 2024 is een oefenjaar om te zien hoe de Wet kwaliteitsborging uitpakt. Er wordt risico gestuurd getoetst en gehandhaafd op basis van een toetsings- en handhavingsmatrix gebaseerd op het bouwbesluit en afgeleid van de toetsingsmatrix onder het bouwbesluit. In het najaar van 2024 zal deze werkwijze worden geëvalueerd en, indien werkbaar, worden omgezet naar beleid.

3.

Stel in 2024 geactualiseerd VTH-beleid voor de taken belegd bij de Omgevingsdienst IJsselland vast. Opvolging: Dit uitvoeringsbeleid voor de OD-taken is inmiddels regionaal bestuurlijk geaccepteerd en is het eerste kwartaal van 2024 door het college bekrachtigd en vastgesteld.

Beeld

Toezichtregime

Domein

Wro

Beoordeling en onderbouwing door GS 4.

Werk in 2024 aan de koppeling tussen de beleidsdocumenten (geactualiseerd VTHbeleid, uitvoeringsprogramma, jaarverslag) voor de taken belegd bij de Omgevingsdienst IJsselland. Opvolging: Dit zal in regionaal verband worden opgepakt in 2024.

5.

Zorg voor verdere doorontwikkeling van de risicoanalyse voor de taken belegd bij de Omgevingsdienst IJsselland. Opvolging: Dit zal eveneens in 2024 worden opgepakt. De opdracht tot het opstellen en door ontwikkelen van de risicoanalyse voor de OD-taken is door de gezamenlijke bevoegde gezagen neergelegd bij de directeur van de OD IJsselland. Hierbij is opdracht gegeven tot samenwerking met de directeur van de OD Twente.

Structuurvisie is nog actueel volgens de beoordelingscriteria (niet ouder dan 10 jaar). De omgevingsvisie ‘Horizon Raalte 2040’ is op 26 november 2020 vastgesteld door de raad. Bestemmingsplannen Het merendeel van de bestemmingsplannen van de gemeente Raalte is jonger dan 10 jaar. De capaciteit wordt ingezet op de uitvoering van de Omgevingswet Nalevingstoezicht Het toezicht en handhaving op de naleving van ruimtelijke plannen, buiten het toezicht en handhaving in het kader van de vergunningverlening, krijgt in de gemeente Raalte voldoende aandacht in het VTHprogramma 2024. Het VTH-programma-2024 geeft concreet inzicht in hoe illegale situaties en strijdigheden opgespoord worden, welke thema’s en/of gebieden prioriteit krijgen, en welke capaciteit hierop wordt ingezet.

Beeld

Toezichtregime

Groen

Vaststelling en actualisatie structuurvisies • De gemeente heeft de structuurvisies op orde (voldoet aan de hiervoor genoemde beoordelingscriteria). Vaststelling en actualisatie bestemminsplannen • De gemeente heeft de bestemmingsplannen op orde (voldoet aan de hiervoor genoemde beoordelingscriteria) of de gemeente heeft aangetoond dat de beschikbare capaciteit ingezet wordt voor de voorbereiding op het omgevingsplan. Inzicht in nalevingstoezicht • Voor 1 januari van elk kalenderjaar is het door de raad geziene jaarlijkse programma voor toezicht en handhaving RO aan GS gestuurd en • voor 1 april, dan wel samen met de jaarrekening, is het door de raad geziene jaarverslag toezicht en handhaving RO aan GS gestuurd en • doelen en normen zijn behaald. Er is een goede en actuele analyse van de risico's. Er is sprake van een consistent programma met voldoende operationele doelen, afwijkingen zijn begrijpelijk geformuleerd.

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Toezichtregime Intensiteit toezicht: laag •

Informatieen archiefbeheer

Algemeen Het beeld van de gemeente Raalte is gebaseerd op het - door B&W op 30 januari 2024 goedgekeurde – Verantwoordingsverslag informatiehuishouding 2023 Gemeente Raalte, d.d. 18 december 2023, met bijgevoegde Status Activiteitenplanning 2023. Hiermee voldoet Raalte aan de gemaakte informatie-afspraken in het kader van het IBT. Oordeel Het informatie- en archiefbeheer is grotendeels op orde. De gemeente heeft de opgaven in beeld en acties worden door gezet. Hieruit blijkt een toenemende grip op het informatie- en archiefbeheer. Dit leidt op basis van het toetsingskader tot de kleur groen. Digitaal werken In Dimpact verband is in 2023 verder gewerkt aan de voorbereidingen voor de vervanging van de e-Suite naar de Common Ground architectuur. Een nieuw Handboek Vervanging is vastgesteld in januari 2023 en de organisatie heeft zich op het gebied van proces- en informatiebeheer voorbereid op de komst van de nieuwe Omgevingswet. De duurzame toegankelijkheid van informatie in Sharepoint heeft in DOWR verband de nodige aandacht gekregen en er is daarnaast gewerkt aan een metagegevensschema gericht op de landelijk vastgestelde MDTOnorm. Kwaliteitssysteem Om te komen tot een continue verbetercyclus is externe expertise ingezet en capaciteit aangetrokken voor het inrichten van de kwaliteitsmonitoring. Ook is (opnieuw) een strategisch informatie overleg in oprichting.

Met een gewijzigde opbouw van het medewerkersbestand wordt tegelijk een nieuwe impuls aan de kwaliteit van het informatiebeheer gegeven. Dit leidt ook tot verschuiving van meer beheersmatige taken naar ontwikkelingsgerichte taken, waardoor meer sturingsinformatie voor het management beschikbaar komt. Archiefruimten De mogelijkheden voor een e-depot voorziening zijn in onderzoek, waarbij ook de optie voor duurzame toegankelijkheid via het

Groen

Ambtelijk contact: 1 à 2 keer per jaar. • Kennisgevingsbrief van GS: situatie is conform de eisen. • Steekproef eens per 3 à 4 jaar Zorg voor en beheer van archief op orde Intensiteit toezicht: laag Frequentie algemeen inspectie bezoek: eens per 3 jaar. Jaarlijks door zorgdrager vastgestelde horizontale verslaglegging via KPI’s of vergelijkbaar, ontvangen door gedeputeerde staten. Een groene score is uitgesloten als vastgestelde verslagen niet door gedeputeerde staten zijn ontvangen.

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Toezichtregime

Oranje

Niet voldaan aan de wettelijke taakstelling, of de achterstand uit vorige periode(n) is niet volledig weggewerkt.

bronsysteem wordt meegenomen. Digitalisering en het beschrijven van oude archieven vindt plaats door de Historische Vereniging om de toegang tot deze informatie te vergroten. Daarna zal formele overbrenging alsnog plaatsvinden. Aandachtspunten voor 2024 • Digitalisering vergunningen en eventueel vervangingsbesluit; Opvolging: De digitalisering van de milieuvergunningen en bodemrapporten is afgerond. Het scannen van de bouwdossiers loopt door tot Q3 2025, waarna een vervangingsbesluit zal volgen. • Toezicht op gemeenschappelijke regelingen; Opvolging: In het verificatiebezoek van de provinciale archiefinspectie later dit jaar wordt de aanpak van dit aandachtspunt besproken. • Formele overbrenging oud archief. Opvolging: De historische archieven worden momenteel voorzien van een inventaris, zodat ze voldoen aan de eisen voor overbrenging. Huisvesting statushouder s

Beoordeling: De gemeente Raalte heeft niet voldaan aan de wettelijke taakstelling voor de tweede helft van 2023. Op 1 oktober 2023 was er een tekort aan koppelingen van 9 waardoor de volledige taakstelling van 56 niet gerealiseerd kon worden. Echter waren er halverwege de taak stellingsperiode (op 1 oktober 2023) nog wel 20 statushouders die gekoppeld waren aan de gemeente en gehuisvest hadden kunnen worden. Dit maakt dat het kleurbeeld voor 2023 oranje is. Een aandachtspunt is de opgebouwde achterstand (in totaal 29 personen) die de aankomende taakstellingsperiode weggewerkt zal moeten worden. De gemeente heeft goede stappen gezet op het gebied van huisvesting. Zo heeft Raalte het afgelopen jaar een doorstroomlocatie gerealiseerd op landgoed Den Alerdinck, waar voor een periode van 3 jaar statushouders worden gehuisvest voordat zij doorstromen naar een definitieve woning binnen de gemeente. In totaal zijn er 59 kamers beschikbaar voor statushouders op deze locatie. Ieder half jaar krijgen gemeenten per 1 januari en 1 juli door het Rijk een taakstelling opgelegd voor het huisvesten van statushouders. De beoordeling heeft plaatsgevonden op basis van de realisatiecijfers op peildatum 1 januari

Intensiteit toezicht: gemiddeld 1. Voortgang tweewekelijks monitoren. 2. Gemeente ontvangt een brief waarin acties en termijnen worden gesteld om de achterstand in te lopen. 3. Gemeente stelt in overleg met corporatie(s), regie voerder COA en de provincie een plan van aanpak huisvesting statushouders op, over het inlopen van de achterstanden (naast de taakstelling). 4. Elke 3 maanden is er ambtelijk overleg tussen gemeente en provincie over de voortgang. 5. Indien na 3 maanden (halverwege de taakstelling periode) de verwachting is dat de gemeente de achterstand niet gaat inlopen, kan dit aanleiding zijn voor bestuurlijk overleg.

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Toezichtregime

Groen

Voldaan aan eisen Erfgoedwet: • Monumentcommissies en archeologisch deskundigen adequaat om advies gevraagd • Nieuw vast te stellen bestemmingplannen actueel volgens Erfgoedwet.

2024 en aanvullende informatie verstrekt door de gemeente. NB. De taakstelling van het 2e halfjaar is in november 2023 door het Rijk bijgesteld. Voor Raalte betekende dit een bijstelling van 56 naar 38 te huisvesten statushouders. Deze bijstelling is niet meegenomen in bovenstaande tekst.

Opvolging: Sinds de tweede helft van

vorig jaar hebben we als gemeente geïnvesteerd in opvangmogelijkheden voor statushouders. Dit heeft geresulteerd in het openen van doorstroomlocatie Den Alerdinck in Laag Zuthem, die we voor de duur van 3 jaar voor dit doeleind willen inzetten. Statushouders die aan de gemeente Raalte zijn gekoppeld, vangen we op deze locatie op. Zodra er een reguliere woning beschikbaar komt, verhuist de statushouder/gezin vanuit Den Alerdinck naar de reguliere woning. Aan ons gekoppelde statushouders komen op deze manier vanuit het AZC via Den Alerdinck in de gemeente Raalte te wonen. In totaal zijn er op deze locatie 59 kamers beschikbaar voor statushouders. Sinds februari jl. hebben we een instroom van ongeveer 4 statushouders per week. Hiermee is de achterstand uit 2023 weggewerkt en liggen we op schema voor de taakstelling 1e helft 2024. Erfgoed

De gemeente Raalte kent een erfgoed verordening uit 2023. De Erfgoedcommissie heeft 5 adviezen waarvan 1x gemotiveerd is afgeweken. VTH is zorgvuldig ingericht en zijn vastgelegd in een jaarlijks programma. Cultuurhistorische en archeologische waarden zijn via de bestemmingsplannen geborgd.

Intensiteit toezicht: laag • Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: maximaal 1 keer per jaar. • Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven (steekproef).