01 Cvs Boardletter 2023 gemeente Raalte

Collegevoorstel

Onderwerp

Boardletter 2023 gemeente Raalte

Zaaknummer

30487-2024

B&W vergadering

21 mei 2024

Integrale advisering

Jannie Lozeman (Financiën), Gerald van Rooij (Financiën), Tamara Schrör (Sociaal Domein), Toine Penders (Domein Beheer), Henk Ruigrok (DOWR inkoop), Rudolph Hunink (DOWR FA), Hans Scholtheis (Informatiemanager) en Mieke Lammerts van Bueren (domein Bedrijfsvoering)

Portefeuillehouder

Dhr. A.H. (Alexander) Kreule

Voor informatie

Adriaan Sanders

Bestuurssamenvatting In de jaarlijkse boardletter brengt de accountant verslag uit aan raad en college over de uitgevoerde analyse en evaluatie van de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Het college leidt de boardletter via de rekeningcommissie door naar de raad.

Beslispunten 1. Kennis te nemen van de boardletter 2023 van de accountant. 2. De boardletter 2023 via de rekeningcommissie door te leiden naar de raad.

Besluit

Inleiding De accountant heeft in november 2023 de interimcontrole 2023 uitgevoerd. In de boardletter 2023 heeft de accountant zijn aanbevelingen weergegeven met betrekking tot de interne beheersing (zie bijlage). Conclusie hierbij is dat de interne beheersing in het kader van een betrouwbare jaarrekening en financiële rechtmatigheid– rekening houdend met de aanvullende gegevens gerichte werkzaamheden- van voldoende niveau is. Naast de boardletter heeft de accountant ook een managementletter 2023 uitgebracht. Deze managementletter bevat uitgebreide informatie, ten behoeve van het management, over de aanbevelingen met betrekking tot de interne beheersing. Deze aanbevelingen worden door het management opgepakt. Ten opzichte van vorig jaar heeft Baker Tilly twee nieuwe aanbevelingen gedaan en zijn drie aanbevelingen opgelost. De aanbevelingen onder andere over “functiescheiding inkoopproces” en “rechtmatigheid EU-aanbestedingen” zijn niet nieuw. Deze aandachtspunten worden meegenomen bij de inrichting van het nieuwe financieel systeem. Er is overleg met Baker Tilly hoe deze inrichting het best kan worden vormgegeven. Bij de bespreking van de managementletter is met name verder ingezoomd hoe we meer toekomstgericht kunnen doorgroeien van gegevensgerichte controles achteraf naar geautomatiseerde systeemgerichte controles vooraf, welke al 1

Collegevoorstel

in de werkprocessen zijn verankerd. Bij systeemgerichte controles wordt de werking van het proces en de beheersmaatregelen in zijn totaliteit gecontroleerd. Als dit goed werkt is achteraf minder gegevensgerichte controle nodig. Door optimalisatie van procesbeschrijvingen in combinatie met de hierbij behorende inrichting en werking van systemen kan worden toegewerkt naar meer systeemgerichte controles. De implementatie van het nieuwe financieel systeem vanaf boekjaar 2025 is hierin een belangrijke randvoorwaarde. Ook is ingezoomd hoe we in control kunnen blijven waarbij we een optimum vinden tussen de mate van administratieve vastlegging/ controle versus risicobereidheid. Door meer vanuit de bedoeling en van buiten naar binnen te werken (wat merken onze inwoners, bedrijven en maatschappelijke instellingen ervan) zien wij kansen dit groeitraject verder vorm en inhoud te geven. Dit vanuit het perspectief om de ‘paarse krokodillen’ zoveel mogelijk buiten de deur te houden tegen aanvaardbare risico’s én met behoud van ‘het in control’ blijven. Verder is de impact van de rechtmatigheidsverantwoording besproken. Wanneer onrechtmatigheden boven de met de raad afgesproken grens komen en getrouw worden weergegeven in de rechtmatigheidsverantwoording, opgenomen in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de jaarrekening, betekent dit dat de accountant een goedkeurende verklaring kan afgeven.

Beoogd effect Inzicht verkrijgen in de interne beheersing in het kader van een betrouwbare jaarrekening en financiële rechtmatigheid. Hiermee laten we, ook richting de inwoners, zien dat onze interne beheersing van voldoende niveau is, maar altijd nog verder kan verbeteren.

Argumenten 1.1.

Inzicht verkrijgen in de interne beheersing draagt bij aan de totstandkoming van een adequate jaarrekening 2023.

Het fundament van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties is dat de bedrijfsvoering en de planning & control cyclus in de bestaande omgeving op orde is. Daarom is het van belang dat de maatregelen van interne beheersing dusdanig zijn ingericht dat de verstrekte informatie voldoende betrouwbaar is en dat aangetoond kan worden dat handelingen rechtmatig zijn verricht. Met het uitbrengen van de boardletter geeft de accountant inzicht in de administratieve organisatie en interne beheersing van onze gemeente.

1.2.

De boardletter betreft een interim rapportage als opmaat naar de jaarrekening. De aanbevelingen in de boardletter zijn bedoeld als constructieve aanwijzingen voor het college in het continue proces om de beheersing van de bedrijfsvoering en de kwaliteit van de jaarrekening te verstevigen.

Duurzaamheid n.v.t.

Kanttekeningen n.v.t.

Financiën en Fiscale aspecten n.v.t.

Vervolg De aanbevelingen worden opgevolgd door het management en geborgd doordat ze zijn opgenomen in de rapportages van de interne controles. De boardletter wordt geagendeerd voor de eerstvolgende rekeningcommissie op 12 juni 2024.

Communicatie n.v.t.

2

Collegevoorstel

Bijlagen Bijlage

Boardletter 2023 gemeente Raalte

3